Система управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              Введение

Система управления — систематизированный (строго определённый) набор средств сбора сведений о подконтрольном объекте и средств воздействия на его поведение, предназначенный для достижения определённых целей. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей.1  Часто, системы управления с участием людей в виде объектов управления называют системами менеджмента.

Для того чтобы целенаправленно осуществлять поиск и выбирать для практического применения метод исследования систем управления, наиболее соответствующий реальным условиям, необходимо классифицировать методы исследований систем управления, ее цели и факторы .

Процесс исследования систем управления проводится благодаря  реализации нескольких видов исследований: прогнозного, проектного и планового. Их называют предшествующими исследованиями. Необходимо обратить внимание на то , что исследование систем управления может происходить в двух вариантах: 
1) создание новой системы управления; 
2) изменение существующей системы управления.

Создание новой системы управления необходимо при открытии нового производства, новой компании, а изменение существующей системы управления часто назревает как необходимость в борьбе с конкурентами. 

 

 

 

 

 

                            Методы прогнозирования

При прогнозном исследовании одновременно используют: гипотезы и экспертные оценки на базе интуитивных знаний; предметную информацию и логику; количественные данных и математические методы. Преобладание одного из видов информации или методов - еще не повод отрицать прогнозирование вообще.

С другой стороны, необходимо учитывать, что плановый характер решения порождает неопределенность в оценке последствий принимаемого решения и риски в управлении. Эта неопределенность связана с тем, что за период с момента получения информации до момента исполнения управляющего воздействия может происходить старение информации, на основании которой принималось решение, в частности, изменение функций, структуры, параметров объекта прогнозирования и(или) внешней среды. Кроме того, возможны неполнота знаний, ошибки в выборе метода (риски изучения), неправильный баланс в треугольнике «люди - цели - ресурсы» при менеджменте (риск действия) 2.

 Прогноз — научно обоснованное суждение о возможных состояниях объекта в будущем или об альтернативных путях и сроках достижения этих состояний (либо как о том, так и о другом)3.

Прогнозирование — 1) одна из управленческих функций, направленная на предвидение возможных изменений внешней и внутренней среды организации и их учет при управлении ею4;

2) регулятивный психический  процесс, выступающий в индивидуальной  деятельности в форме антиципации5;

3) метод планирования, в  котором предсказание будущего  опирается на накопленный опыт  и текущие предположения относительно  будущего6.

Прогноз определяет возможности, в рамках которых могут становится реалистичные задачи планирования развития экономики или работы предприятия.

Существуют разные виды прогнозов:

1) Экономические прогнозы;

2) Прогнозы развития  технологии;

3) Прогнозы развития  конкуренции;

4) Прогнозы на  основе опросов и исследований;

5) Социальное прогнозирование;

6) Экономико-математические методы прогнозирования;

7) Статистические методы занимают особое место в прогнозировании;

8) Метод сценариев.

Объектом прогнозирования обычно становятся совокупность системы управления и внешней среды. Прогнозирование в большей частью направлено на исследование развития внешней среды организационно-производственной системы, имеет системный характер, рассматривает бизнес или его элемент как некую целостность. Прогнозирование в большей мере имеет исследовательско-информационный характер и позволяет определить: 
 
1) возможные состояния внешней среды; 
2) перечень и вероятности достижения возможных целей; 
3) перечень путей и соответствующие им вероятности достижения каждой из целей. 
Прогноз бывает поисковым и нормативным. 
Поисковый прогноз - прогноз, устанавливающий возможные состояния объекта прогнозирования в будущем7. 
Нормативный прогноз - прогноз, устанавливающий пути и сроки достижения определенных состояний объекта прогнозирования8. 
Продолжительность прогнозируемого периода зависит от назначения и цели прогноза.

•    краткосрочные;

•    среднесрочные;

•    долгосрочные.

Большинство предприятий готовят краткосрочные прогнозы для операций за финансовый или календарный год. Этот прогноз используется в качестве основы для планирования всех потребностей в ресурсах. Некоторые предприятия ограничивают период прогноза продолжительностью одного операционного цикла, период которого измеряется длительностью одного оборота оборотных средств.

Среднесрочные прогнозы могут составляться на 2-5 лет. Эти прогнозы часто основываются на предположении о сохранении существующих тенденций в будущем с учетом воздействия предполагаемых изменений определенных факторов.

Долгосрочные прогнозы составляются на срок свыше 3-5 лет. Многие большие организации заглядывают далеко вперед и составляют прогнозы с горизонтом до 50 лет. Значение долгосрочного прогноза зависит от сферы деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                  Методы планирования

Планирование не является отдельным одноразовым событием в силу двух причин. Во-первых, большинство организаций стремятся продлить существование как можно дольше и изменяют цели функционирования в соответствии с изменением внешних условий или состоянием элементов системы. Во-вторых, планирование должно осуществляться непрерывно в силу неопределенности будущего.

Планирование в большей степени относится к процессу управления внутренней средой организационно-производственной системы, а также менеджменту, который может быть представлен четырьмя взаимосвязанными функциями: планированием, организацией, мотивацией, контролем. Планирование осуществляется после принятия решений. 
Планирование осуществляется во внешних условиях, которые принимают определенными.  
Планирование проводится: 
1) по составу множества целей функционирования; 
2) по выделяемым ресурсам (времени, средствам и т.д.); 
3) по путям и критериям достижения поставленных целей. 
Планирование позволяет уточнить критерии достижения цели и критерии оценки эффективности выбранных путей, определить состав работ, сроки, ресурсы, необходимые для выполнения работ. Планирование в большей степени имеет декомпозиционный, функциональный характер в соответствующих сферах бизнеса.

Планирование исследования, как уже указывалось, необходимо для расчета и определения организационных характеристик его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействий и пр.), распределения используемых ресурсов в организационном и временном пространстве, ограничения времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля.

План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы9.

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организационными возможностями и вариантами ее практического решения.

Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и успешно этап за этапом. В процессах ее решения могут возникать возмущающие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на выполнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывают случаи, когда план вообще может быть разрушен. Поэтому по сложным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных решениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвратов. 

Алгоритм — это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и возможности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем10.

В этом случае составляется гибкий план исследований, учитывающий его алгоритм, в котором, в свою очередь, находит отражение сложность и неординарность проблемы. В плане такого типа указываются не жесткие, а нормативные величины сроков выполнения различных работ, имеются дополнительные пункты согласования и оценки результатов.

В реальной практике не всегда проведению исследования предшествуют разделенные процедуры составления программы, алгоритма и плана исследования, хотя это очень полезно для обеспечения эффективности исследования.

Но возможно и совмещение этих процедур, оформление их в одном документе. Однако надо стремиться к тому, чтобы требования составления программы, разработки алгоритма и расчета плана исследования были выдержаны и учтены в полной мере.

Основными принципами планирования исследования можно назвать следующие:

1. Принцип конкретности формулирования  заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.

2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.

3. Принцип соизмеренной и рассчитанной  трудоемкости. 

Исследование — это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения11.

4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.

5. Принцип контролируемости. Все  задания, показатели плана должны  отвечать потребностям контроля  его исполнения, и система контроля  должна быть заложена в план. Не следует включать в план  положения, которые трудно контролировать.

6. Принцип ответственности. Как  правило, план включает графу  ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.

7. Принцип реальности. План не  может содержать заданий желательных, по маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий  плана должна оцениваться наличием  ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

Разработка плана исследований является важным фактором успеха. Она требует особого внимания. Управление является сложной областью исследований. Здесь в большей мере, чем где-либо действуют факторы амбициозности, дозирования информации, привычки к власти, круговой поруки.

Успешное исследование любого элемента и компонента СУ во многом зависит от планирования исследовательских работ. ^ Планирование исследования СУ — одна из важнейших функций менеджмента любой организации. Серьезный подход к планированию создает основу для получения объективных знаний о системе.  
Планирование — это не только умение составить весь порядок действий для осуществления исследования, но и способность предвидеть всякие неожиданности при выполнении исследовательских работ. Отсутствие плана исследования СУ ведет, как правило, к безвозвратным потерям времени и других ресурсов, а в конечном итоге — к невозможности получения эффективных результатов познавательной деятельности. Планирование обычно носит формально-директивный и достаточно жесткий характер. Однако применительно к исследованиям оно таковым может быть частично, поскольку из-за наличия неопределенностей, которые появляются в ходе проведения исследовательских работ, трудно заранее формализовать все детали и нюансы процесса познания, а также возможные риски и последствия принимаемых при этом решений. Тем не менее планирование необходимо для формирования исследовательских групп и исполнителей, установления и распределения функций, выявления взаимосвязей и взаимодействия между ними, определения необходимых ресурсов и их распределения, установления последовательности проведения исследовательских работ и их контроля.

При планировании исследования СУ необходимо руководствоваться рядом принципов, например: 
1) системность — планирование при соблюдении этого принципа должно учитывать цели исследования, взаимосвязь и взаимодействие всех элементов исследуемых объектов, подразделений и выполнение общего цикла управления при исследовании; 
2)необходимое участие — при проведении исследований, в зависимости от объектов и масштабов проводимых исследовательских работ, должны принимать плановое участие все, кто связан с этим процессом, т.е. планирование должно быть партисипативным; 
3)непрерывность — планировать работу так чтобы она осуществлялась постоянно и непрерывно, т.е. плановые работы должны следовать одна за другой; 
4)гибкость — выполнение этого правила позволяет вносить изменения в направленность плановых работ с учетом возникающих внутренних и внешних воздействий; во многом гибкость планирования может достигаться наличием различного вида ресурсов; 
5)достаточная значительность — плановые работы должны соответствовать поставленным исследовательским целям и задачам;  
6)необходимая трудоемкость -— трудоемкость плановых работ должна быть соизмеримой с целями и задачами исследования;  
7)реальность — плановые работы по проведению исследований должны быть реально выполнимыми обеспеченными ресурсами;  
8)конкретность — все плановые работы должны быть сформулированы ясно, доходчиво и конкретно;  
9) адресность и ответственность — форма планов должна предусматривать адресную регламентацию ответственных лиц и исполнителей по каждому из мероприятий;  
10)контролируемость — плановые работы должны предусматривать возможность простого, наглядного и эффективного контроль их исполнения, а также возможность корректировки отклонений от запланированных мероприятий. 
Формы представления планов исследования могут быть различными. Наибольшее распространение получили планы следующих видов: матрично-столбцовые, планы-графики, сетевые графики, циклограммы и др.