Самоменеджмент — условие личного и профессионального успеха

Л.Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее  выполняя возложенные задачи с меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто  не хватает – время – путем  составления планов работы, где каждому  виду деятельности нужно уделять  место, указав временный интервал, то есть определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно  научиться контролировать себя и  контролировать исполнение каждодневных задач.

Ежедневное решение  разного рода задач и проблем  можно представить в виде различных  функций, которые находятся в  определенной взаимозависимости между  собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте  последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

• постановка цели – анализ и формирование личных целей;
• планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
• принятие решений по конкретным делам;
• организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;
• контроль – самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости – корректировка целей);
• информация и коммуникация – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции  не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться.

1.2. Основы и методики  планирования и принятия решений

 

Преимущества овладения  искусства самоменеджмента состоят  в следующем: выполнение работы с  меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и  стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных  целей кратчайшим путем.

Существует несколько  методик планирования времени и  принятия решений. Рассмотрим некоторые  из них.

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий:

1. Составление заданий дня.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени «про запас» (60:40).
4. Принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению (делегирование).
5. Последующий контроль – перенос несделанного¹.

Ведение дневника времени, который представляет собой  одновременно календарь–памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

Применение принципа Парето (соотношение 80 : 20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени².

Установление приоритетов с  помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

• Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;
• На важные задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20 % значимости задач и для руководителя;
• Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Нужно учесть, что  установление приоритетов – важное правило эффективной технической  работы. Нужно уяснить, что не все  можно сделать и не все нужно  сделать. Всегда надо начинать с самых  важных дел.

 

Анализ по принципу Эйзенхауэра

Согласно этому  правилу устанавливаются по таким  критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности  их оценки и (в итоге) выполнением:

1. срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.
2. Срочные/менее важные дела.
3. Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.
4. Менее срочные/менее важные задачи¹.

Рассмотренные аспекты  самоменеджмента по своему характеру  носят рационалистический подход или  так называемый западный, развивающий  способности и силу ума.

Задачи самоменеджмента  учитывают и такой фактор деятельности человека, как биологический, который  включает в себя понятие естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке»  и о «человеке вечера» или  «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к  этим колебаниям своей работоспособности. Необходимо изучать свои способности  и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.

В жизни каждого  человека присутствуют и воздействуют три различных потоков энергии:

• физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);
• психический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);
• интеллектуальный ритм (влияет на умственные способнсоти).

Поскольку продолжительность  отдельных периодов различна (23, 28 и 33 дня), у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно  меняющиеся комбинации характеристик  физического, психологического и интеллектуального  состояния.

Учет своего индивидуального  биоритмического состояния позволяет  улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

Внутренний путь самосоврешенствования гораздо  труднее, хотя и окупается во много  раз больше. Результаты его ощущаются  практически сразу, если Вы нашли  свой истинный, индивидуальный, свой неповторимый путь. Так важна не внешняя сторона  благополучия (хотя это является лишь следствием внутренних причин), а состояние  внутреннего душевного комфорта, определение истинных целей и  желаний. Чаще всего мы стремимся  к чему-то, что не является нашим  собственным желанием, а определено желаниями и целями социума, в  котором мы находимся. Именно поэтому  достижение поставленных целей происходит очень трудно, с большими усилиями или вообще не осуществляется. Мы движимы  какими-то потребностями, какие на самом  деле, не являются нашими, а продиктованы нашими родными, близкими, учителями, знакомыми  и пр. Движемся потоком, не осознавая себя полноценной единицей Вселенной и мира. А потом оказываемся погруженными в разного рода проблемы, неприятности.

Поэтому в первую очередь, мы должны научиться не отождествлять  себя с другими, определить границы  своего «я», изучить его слабые и  сильные стороны. Обрести свою истинную свободу, которая есть свобода внутренняя, это свобода духа, свобода мыслей и поступков. Человек овладевший этой свободой, идет в жизни своим  путем, обретает свой, индивидуальный смысл жизни и делает только то, что нужно именно ему, а не то, что от него окружающие.

Помочь в этом сможет система ДЭИР – система  дальнейшего энергоинформационного  развития. Это один из путей достижения внутренней гармонии, определения своих  жизненных ценностей, следование им и притворение их в жизнь. Это  способ как меньше всего зависеть от внешних обстоятельств, быть определяющим, а не определенным. Система ДЭИР поможет «заметить» свои истинные желания  и эффективно претворить в жизнь, не зацикляясь на них и не привязываясь к ним.

В самом человеке заложено все необходимое для  того, чтобы жить, развиваться, совершенствоваться, помогать себе самому справляться со своими проблемами. Каждый человек  создан так, чтобы суметь помочь себе самому. Нет и не может быть истинной помощи, кроме самопомощи. «Спасение  утопающих – дело рук самих  утопающих». Об этом говорит Д.Верищагшин, предлагая самому научиться управлять  собственной судьбой, привнести  гармонию и независимость в свою жизнь¹.

Глава 2. Сущность и принципы самоменеджмента

2.1. Сущность самоменеджмента

 

По Эбелингу, диссипативными структурами называются сущности, организованные (во времени и пространстве) в  результате скачка управляющих параметров через критический режим неустойчивости с последующей самоликвидацией.

Для самоменеджмента  более актуален промежуточный диссипативный  порядок, соответствующий переходным процессам в экономике РФ, т.е. для социально-экономических систем, находящихся в переходных неравновесных  состояниях методами самоменеджмента  можно обеспечивать (или учитывать) именно промежуточный и временный, но порядок. Задача самоменеджмента  здесь состоит не столько в  минимизации хаоса (как раньше), сколько  в оптимизации или поддержании.

Однозначный концептуальный от закрытых систем к открытым в  самоменеджменте – фундаментально вынужденная, корректная задача, но при  условии продолжающегося игнорирования фактора полупрозрачности границ всех оргсистем для диффузных неравновесных процессов ресурсообразования, т.е. для реализации самоорганизации.

Перед самоменеджментом встает постоянно исходная задача выявления  траекторий саморазвития системы.

Концептуализация  диссипативных структур предполагает необратимость самопроизвольных процессов (в природе в первую очередь). При  разрушении структур вблизи положения  равновесия или с возникновением новых синергетических структур вдали от него вторые самоорганизуются в результате действия конкретных факторов. В связи с тем что основой  самоорганизации социально- экономических  мягких систем являются человеческие отношения, процессы диффузно-диссипативных  парадоксально обратимы.

В отличие от традиционного  понимания менеджмента, при котором  управленец (руководитель) всегда должен находится в составе системы, самоменеджмент имеет дело с так  называемыми самоорганизованными, или в терминах естественных наук коллапсирующимися (сжимающимися, самоликвидирующимися во времени и в простарнстве, системами. В ним менеджеры могут находится  как внутри, так и вне системы; при этом наблюдаемая или управляемая  ситуация для внешнего менеджера  скрывается горизонтами событий.

Сущность самоменеджмента  состоит в учете и применении задач, методов, особенностей и т.д. индивидуального самосовершенствования  каждого менеджера (что хорошо известно)¹ и в работе с «системами систем» как совершенно нового аспекта самоменеджмента вообще и независимого менеджера в частности, то сущность самоменеджмента проявляется в работе с феноменами, порожденными самодвижением систем: самоприватизацией ресурсов, их антикатострофическим ситемообразующим поведением (анастрофой) и с амоорганизацией как результатом эмерджентного характера в форме самоприватизации и горизонтальной структуризации диссипатвиного временного характера и происхождения. Возникая самопроизвольно в устойчивых и неустойчивых ситуациях, системах, структурах и самоликвидируясь где-то в бесконечности или в сходной с начальной устойчивости, они «не дают в руки самоменеджменту» видимых возможностей для управления, что принципиально его изменяет и даже может свести к нулю. Таким образом, сущность (смымсл) самоменджмента скрыта в фундаментальных закономерностях социума, биоса, управления в совокупности.

Самоменджмент является эффективным способом учета и  реализации новых реальностей переходных процессов.

Самоменеджмент  в своей сущности произошел явно из множества теорий и методик  социального управления и несет  многие их достоинства и недостатки. До последнего времени его предметная область искусственно сужалась саморазвитием  индивидов, занимающихся менеджментом в предположении абсолютной идентичности понятий управления и менеджмента  даже в условиях переходных экономик. Однако работа в условиях рыночных инфраструктур и дальнейшее развитие демократизации и методов децентрализации, а также учет пермаментной полупрозрачности любых границ потребовали углубленного анализа причин и обстоятельств  неэффективности многих методов  командного управления, выявления методов  для деятельности в условиях неопределенности и т.д. Иначе – учета сущности самоменеджмента. Оказалось, что работа с равноправными клиентами, малым  бизнесом, филиалами, мировыми рынками  и др. отличается от командования в  линейно-функциональных структур отраслевого  плана.

Самоменеджмент  по своей сущности представляет собой  специфическую область деятельности феноменологического плана, которая  всегда имеет место с пульсациями  и неопределенностями человеческих ресурсонесущих отношений как системы  систем.

2.2. Принципы самоменеджмента

 

Сущность самоменеджмента  базируется на ряде моментов: принципов, условий проявления оснований), концептуализации и т.д. Если принципы самоорганизации  представляют собой сущность конечного  феномена системы систем, то принципы самоменеджмента, «пересекаясь» частично с принципами самоорганизации, определяются на концептуальном уровне смысл менеджмента  в условиях самоорганизации человеческих факторов. Самоорганизация в свою очередь предполагает многоэтапную их реализация. а) Самопроизвольность

Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление тенденций и наблюдаемых  фактов эффекта в условиях конкретных рыночных сегментов и сответствующих управляемых систем независимо от форм собственности. В определенных условиях этот принцип позволяет не только учитывать огромные скрытые возможности  любых социально-экономических систем, но и передавать им подавляющее большинство  функций , в том числе самоменеджмента. Учет данного принципа требует определенности в поведении администраторов-руководителей, предпринимателей, менеджеров и самих  исполнителей процессов.

б) «Погруженость» системы

Данный принцип  при реализации самоменеджмента, как  право опережает по времени процесс  практического системообразования, т.е. явно последовательный. Параллельность возникает несколько позже. Эффект самоорганизации, саморазвиваясь и  возникая лишь в так называемых «погруженных»  в свою внешнюю ресурсодержащую  среду ситуациях, во-первых, зависит  от состояния необходимых ресурсов и характеристики соответствующих  отношений в части доступа  к ним, во-вторых, спонтанно может  ограничивать свой континуум состояний  по формирования новых видов своего материализованного системообразования лишь тремя конечными результатами: 1) для «себя»; 2) для теневого рынка; 3) для общества.