Открытая
система характеризуется
постоянным взаимодействием
с внешней средой. Общепризнанно,
что все организации являются
открытыми системами.
- Модель организации как
открытой системы
Представляет собой упрощенное
изображение организации
как открытой системы.
На входе организация получает
от окружающей среды информацию,
капитал, человеческие ресурсы
и материалы. Эти компоненты
называются входами. В
процессе преобразования организация
обрабатывает эти входы,
преобразуя их в продукцию
или услуги. Эта продукция и
услуги являются выходами организации,
которые она выносит
в окружающую среду. Если
организация управления эффективна,
то в ходе процесса преобразования
образуется добавочная стоимость
входов. В результате появляются многие
возможные дополнительные выходы,
такие как прибыль, увеличение доли рынка,
увеличение объема продаж (в бизнесе),
реализация социальной ответственности,
удовлетворение работников, рост организации
и т.п.
Выживание любой организации
зависит от внешнего мира. Поэтому
организации должны приспосабливаться
к его воздействию.
Более того,
поскольку люди как компоненты
организации (социальные компоненты)
используются для выполнения
работы наряду с техникой,
организационные системы являются социотехническими.
Не имеет никакого значения,
насколько упорно работает управляющий
национальной службой сбыта «Ар Си Эй»,
стараясь привлечь новых покупателей
видеомагнитофонов, если конструкции,
разрабатываемые техническим отделом,
несовершенны, люди на конвейерах «Ар
Си Эй» отказываются собирать выпускаемое
оборудование, или же компания
не может оплатить поставку
комплектующих деталей.
Осознав этот
факт, исследователи менеджмента
в поисках путей эффективного
управления пришли к идее перенести
положения теории систем на
практику управления. Так появилась
концепция системного подхода.
Системный
подход представляет собой исключительно
способ мышления по отношению
к организации и управлению, но
ни в коей мере не является
набором каких бы то ни было руководств
или принципов для управляющих. Он
позволяет лишь умозрительно представить
организацию в единстве составляющих
ее элементов.
С точки
зрения системного подхода при
воздействии на любой элемент
системы организация всегда изменяется
во всех взаимосвязях и
становится некой иной целостностью,
находящейся в другой позиции
на пути к достижению своих целей,
чем это было бы, если бы изменения не произошли.
- Понятие подсистем
Крупные составляющие
сложных, систем, таких, как
организация, люди или машины,
зачастую сами являются системами.
Эти части называются
подсистемами.
Подсистема
- важное понятие в системном
подходе. Подразделения, отделы, цеха
являются подсистемами, каждая из которых
играет важную роль в организации
в целом. Подсистемы могут состоять из
более мелких подсистем. Поскольку
все они системно взаимосвязаны,
неправильное функционирование самой
маленькой подсистемы может негативно
повлиять на функционирование системы
в целом.
Так, работа
каждого отдела, каждого работника
в организации очень важна для
успеха организации в целом.
Несмотря
на то что системный подход
постулирует необходимость рассматривать
организацию как единое целое, сам по
себе он не указывает руководителю,
какие элементы организации как системы
особенно важны, поскольку рассматривает
людей только как равный среди
прочих элемент. Системный подход является,
таким образом, очередной попыткой приблизиться
к эффективному управлению организацией
без учета основного фактора, влияющего
на ее эффективность, - человеческого.
Отсюда — изначально заложенная
в самом подходе его неспособность конструктивно
повлиять на эффективность управления.
Вместе с тем
в системном подходе как таковом,
к сожалению, не было выявлено
одно; существенное рациональное
зерно. Суть его в том,
что эффективное управление организациями
как системами возможно
только при наличии эффективных
систем управления.
Если система
управления не позволяет
эффективно координировать движение
всех составных частей, организационной
системы, то такая система
управления является неэффективной,
в ней кроется какой-то
дефект. Хороший пример тому -
бюрократическая система
управления организациями, обоснованная
Максом Вебером. В ее "классическом"
виде она оказалась неэффективной
в силу того, что в
рамках данной системы не
оказалось места для человека
как первоочередному объекту
управления.
Таким образом, можно прийти
к заключению: от системы управления
в значительной степени зависит
эффективность процесса управления.
Ситуационный
подход
- Основные положения
(1960- по настоящее время).
Ситуационный
подход - предполагает, что в эффективности
руководства решающую роль могут
сыграть дополнительные факторы.
Эти ситуационные факторы включают
потребности и личные качества
подчинённых, характер задания,
требования и воздействия среды.
Главной идеей ситуационного
подхода было предположение, что
поведение руководителя должно
быть разным в различных ситуациях.
Успех или неуспех
ситуационного подхода в
значительной степени
определяется тем, насколько
руководитель сумел правильно
интерпретировать ситуацию. Необходимо
правильно определить, какие факторы
являются наиболее важными в
данной ситуации и какой вероятный
эффект может повлечь за собой
изменение одного или нескольких
из них. Ситуационный подход
представляет собой наиболее широкую
и удовлетворительную систему,
разработанную к настоящему
времени, для того, чтобы сделать
управление эффективным.
- Две среды организации
Ситуационный
подход также фокусирует внимание
менеджеров на отношениях между
внутренней и внешней средой
организации.
Внешняя среда
состоит из социальных, политических
и экономических факторов, которые
могут влиять на организацию.
Внутренняя
среда является средой внутри
организации.
Согласно ситуационному
подходу, менеджеры должны знать
о взаимодействии между этими
двумя средами. Завод, производящий
автомобили имеет внутреннюю
среду, состоящую из всех подразделений,
вовлеченных в сборку автомобиля. Но менеджер
может быть также связан с внешней средой,
которая влияет на производство автомобилей.
Например, потребность общества в охране
окружающей среды потребовала изобретения
безопасных и эффективных топливных выхлопных
систем. Внешняя среда, конечно, не ограничивается
“окружающими представлениями “? Она
включает все факторы (исключая вовлеченные
во внутреннюю деятельность компании),
которые могут воздействовать на фирму,
в том числе многообразные правительственные
воздействия.
- Три основных
ограничения в ситуационном подходе
Менеджеры,
которые используют ситуационный
подход, должны знать об ограничивающих
или сдерживающих факторов, которые существуют
внутри их собственных организаций. Ситуационный
подход признает три основных ограничения:
технологическое, человеческое и ограничение
в постановке задачи.
Технологические
ограничения определяются типом
и гибкостью организационных
средств производства товаров или услуг.
Различные типы организации требуют различных
видов технологических ресурсов. Машины
и оборудование в производстве стали,
например, обходится очень дорого. Из-за
столь огромных капитальных расходов
таким компаниям трудно быстро изменить
технологию, чтобы приступить к удовлетворению
новых потребностей.
Технология во многом определяет
и степень взаимозависимости
среди различных сегментов организации.
Чем выше степень взаимозависимости,
тем больше требуется координации
и, следовательно, больше управленческого
искусства.
Ограничение в постановке задачи
возникает из фактического характера
работ, выполняемыми рабочими. Некоторые
работники могут работать в
методической манере с небольшой
вариацией в своих действиях.
Как в случаях сборочного конвейера.
Другие могут быть вовлечены в более комплексные
и менее регламентированные работы, такие,
как выполнение проверки телеаппаратуры,
где рабочие должны устранять самые различные
дефекты в изделиях.
Человеческие
ограничения отражают уровни
компетенции людей, работающих
в организации. Один из случайных
факторов здесь состоит в определении
мотивации групп рабочих. Интересуются
ли они заработной платы и
гарантией работы? Или работники
больше заинтересованы в продвижении,
личном развитии и в отношении
к их личности?
Системный
подход придает особое значение
объединению связей между различными
организациями. Заостряя свое
внимание на характере этих
связей, ситуационный подход актуализировал
эту проблему. В результате ситуационный
подход сегодня является передовым
подходом в управленческой мысли.
Однако и этот подход подвергается
критики. Некоторые считают, что
у него недостаточно теоретическое
обоснование, которое проявляется
в отсутствии базы для познания,
недостаточной прогностической
способности и инициативности. С
другой стороны, его защитники
утверждают, что одним из наиболее
полезных ответов на вопросы
“Как мы будем делать это?”
и “Что мы будем делать дальше?”
является : ”Это все зависит от…”. В ситуационном
подходе каждая ситуация рассматривается
так, чтобы ее определенное уникальное
свойство перед тем, как принять управленческое
решение. Это заметно контрастирует с
ранними подходами, которые имели тенденцию
к универсальным принципам, которые часто
были неприменимы к специфическим ситуациям.
Прежде чем принять какой – либо подход,
современные менеджеры должны проанализировать
ситуацию, а затем, посмотрев все разнообразные
школы управленческой мысли, определить
какая комбинация управленческих методов
оказывается наиболее подходящей.
- Четыре
шага для эффективного управления
Ситуационные теории управления
дают рекомендации относительно
того, как следует поступать в
конкретных ситуациях. При этом
выделяются четыре обязательных
шага, которые должны быть осуществлены
менеджером для того, чтобы добиться
эффективного управления в каждой
конкретной ситуации:
Во-первых, Руководитель должен
быть знаком со средствами профессионального
управления, которые доказали свою
эффективность. Это подразумевает
понимание процесса управления, индивидуального
и группового поведения, системного
анализа, методов планирования и
контроля и количественного методов
принятия решений.
Во-вторых, каждая
из управленческих концепций
и методик имеет свои сильные
и слабые стороны, и сравнительные
характеристики в случаи, когда
они применяются к конкретной
ситуации. Руководитель должен уметь
предвидеть вероятные последствия,
- как положительные, так и отрицательные,-
от применения данной методики
и концепции. Приведу простой
пример. Предложение удвоить заработную
плату всем служащим в ответ
на дополнительную работу, вероятно,
вызовет значительное повышение
их мотивации на какое–то время.
Но, сравнивая прирост затрат
с полученными выгодами, мы видим,
что такой путь может привести
к разорению организации.
В-третьих,
руководитель должен уметь правильно
интерпретировать ситуацию. Необходимо
правильно определить, какие факторы
являются наиболее важными в
данной ситуации и какой вероятный
эффект может повлечь за собой
изменение одной или нескольких
переменных.
В-четвертых,
руководитель должен уметь увязывать
конкретные приемы, которые вызвали
бы наименьший отрицательный
эффект и таили бы меньше
всего недостатков, с конкретными
ситуациями, тем самым обеспечивая
достижение целей организации самым эффективным
путем в условиях существующих обстоятельств.
Ситуационные теории, давая описание
того, как подстроить организацию
к конкретным требованиям, как
производить изменения и перестановки
наиболее рационально и безболезненно,
как создавать и развивать
адаптационный потенциал, отрицают
наличие универсальных подходов
к управлению. Наличие обобщенных,
всеохватывающих принципов построения
и осуществления любого управления.
С точки зрения этих теорий,
управление – это в первую
очередь искусство менеджеров
понять ситуацию, вскрыть ее характеристики
и выбрать соответствующее управление,
а уж потом следовать научным
рекомендациям в области управления,
носящих универсальный и обобщающий
характер.
При ситуационном
подходе фирма рассматривается
как "открытая система".
Главные предпосылки ее успеха
лежат не внутри, а вне
ее. Успех связывается с
тем, насколько удачно фирма
вписывается во внешнюю
среду (экономическую, научно-техническую,
социально-политическую) и приспосабливается
к ней. Ситуационный подход
к управлению означает, что все
внутреннее построение системы
управления есть ответ на воздействия
внешней среды.
В условиях
ситуационного подхода формы,
методы, системы, стиль руководства
должны существенно варьироваться
в зависимости от объективных
условий организационного контекста,
приближаясь то к идеалам
рационалистической модели (в
условиях высокой степени
определенности и стабильности),
то к принципам поведенческого
направления (в условиях
высокой степени неопределенности).