Процессный подход

Введение

    Управление в  той или иной форме существовало  всегда там, где люди работали  группами и, как правило, в  трех сферах человеческого общества: социальной, экономической, оборонительной.

Прежде чем выделиться в самостоятельную область знаний, человечество тысячелетиями по крупицам накапливало опыт управления. В развитии теории и практики управления, выделяют несколько исторических периодов. Первые, самые простые, зачаточные формы  упорядочения и организации совместного  труда существовали на стадии первобытнообщинного  строя. Переход к производящей экономике  и стал точкой отсчета в зарождении управления, вехой в накоплении людьми определенных знаний в этой области.

           Вопрос о принципах справедливого  и эффективного управления составлял  предмет размышлений многих великих  мыслителей античности. В частности,  Платон рассматривал управление  как науку об общем питании  людей и доказывал, что деятельность  по управлению является важным  элементом системы жизнеобеспечения  общества. В свою очередь Аристотель  указывал на необходимость разработки  “господской науки”, обучающей  рабовладельцев навыкам обращения  с рабами, искусству управления  ими. 

            История научной мысли показывает, что теоретическое осмысление  управленческих процессов протекало  неравномерно. Причем успехи в  теории управления всегда завысили  от развития промышленности, успехов  в других, связанных с управлением  областях, таких как математика, инженерные науки, психология, социология, антропология. При этом следует  помнить замечание Ф. Тейлора  о том, что искусство научного  управления – это эволюция, а  не изобретение; 

           К настоящему времени известны  четыре важнейших подхода к  выделению научных направлений,  которые внесли существенный  вклад в развитие теории и  практики управления:

1. Количественный подход.

2. Процессный подход.

3. Системный подход.

4. Ситуационный подход.

          Приверженцы каждого из этих  направлений полагали в свое  время, что им удалось найти  ключ к наиболее эффективному  достижению целей организации.  Однако практика управления показала, что приемы, которые оказались  успешными в одних ситуациях  и в конкретное время, не  всегда успешны в других. Поэтому  очень важно рассмотреть в  работе каждый из подходов  и определить, какой из них  является самым рентабельным  в настоящее время в управленческом  процессе. Таким образом, тема  моего реферата является актуальной.

    Цель моей  работы  – определить сущность и дать  характеристику  процессному, системному и ситуационному подходам  в управленческом процессе.

         Основная задача - изучить возможности  применения процессного, системного  и ситуационного подходов к  управлению.

        Предмет  исследования –  процессный, системный  и ситуационный подходы в управлении.

                                           

 

 

Процессный подход

- Основные положения

(1920 г. особенно 1950 – н.в.)

       Процессный  подход - один из методов управления, суть которого заключается в  построении системы процессов  организации и управлении этими  процессами для достижения максимальной  эффективности работы.

   Этот подход  широко  применяется и в настоящее  время в управленческом процессе. Внедрение процессного подхода  к управлению дает организации  следующие возможности: 

1. Оптимизировать и максимально  автоматизировать систему общего  корпоративного управления, сделать  ее прозрачной для руководства  и способной гибко реагировать  на изменения внешней среды. 

2. Распределить полномочия  и ответственность за результаты  работ, входящих в состав процессов 

3. Определить порядок  взаимодействия процессов между  собой и с внешними поставщиками  и потребителями 

4. Определить порядок  и формы отчетности - перечень  документации, необходимой для функционирования  процессов (стандарты, положения,  методики, инструкции и т.д.)

5. Установить показатели  деятельности процессов, характеризующие  результативность и эффективность  деятельности организации в целом  и ее подразделений 

6. Постоянно повышать  эффективность системы управления  и максимально учитывать потребности  всех заинтересованных сторон  – акционеров, потребителей на  рынке, персонала организации,  поставщиков и общества 

7. Эффективно использовать  информационную систему (ИС) предприятия,  принимая взвешенные, основанные  на фактах решения. Если в  организации нет информационной  системы, то внедренное процессное  управление позволит выбрать  оптимальную ИС, избежав лишних  затрат на покупку избыточной  или неполноценной ИС.

Курс ориентирован на руководителей  компаний и менеджеров, занимающихся совершенствованием и развитием  деятельности организации.

- Внешние и внутренние  процессы

     В зависимости  от того, где находится потребитель,  процессы делятся на внутренние и внешние. Примером внутреннего процесса может служить разработка и внедрение на предприятии системы качества. Внешние процессы порождаются, как правило, клиентами. Во всех случаях процессы идут внутри организации и содержат цепочки операций. Для систем качества крайне важно рассматривать каждый элемент любого процесса как процесс, имеющий своих потребителей и поставщиков, свои входы и выходы. Допустим, что мы обрабатываем на станке некоторую деталь, дабы придать ей форму, желанную для клиента. Очевидно, эта операция вносит для него добавленную ценность. Следующая операция связана с просверливанием в этой детали отверстия, что тоже желанно для клиента. Но для осуществления этой второй операции мы кладём деталь на автопогрузчик и отвозим в соседний цех, где установлен сверлильный станок. Там мы складываем деталь в бункер, где она ждёт своей очереди. Все эти операции не нужны клиенту. Но для их устранения требуется значительная переделка нашего процесса. Такая переделка, помимо прочего, требует ещё экономического обоснования.

   - Функции менеджмента  при рассмотрении процессного  подхода

     Управление  рассматривается  как  процесс,  потому что работа по достижению  целей с помощью других  —   это  не  какое-то единовременное  действие, а серия непрерывных  взаимосвязанных  действий.  Эти действия, каждое из которых само по себе  является  процессом,  очень  важны для  успеха  организации.  Их  называют  управленческими  функциями.  

     Каждая управленческая  функция тоже представляет собой   процесс,  потому  что  также  состоит из  серии  взаимосвязанных   действий.  Процесс  управления  является общей суммой всех  функций. 

      Анри Файоль, которому приписывают первоначальную разработку этой  концепции, считал, что существует пять исходных  функций.  По  его словам,  «управлять означает  предсказывать и   планировать,   организовывать,   распоряжаться, координировать и контролировать». Другие  авторы  разработали иные  перечни функций, которые в конечном итоге группируются  планирование,  организацию, мотивацию, контроль. Эти четыре  первичных функции управления  объединены связующими  процессами  коммуникации   и   принятия   решения.  

           Для  проведения  анализа   процессного   подхода,   рассмотрим  управление  как  процесс  планирования,   организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать  и  достичь целей организации.

    Функции   управления   в   процессном   подходе   имеют   две   общие характеристики: все они требуют принятия  решений,  и  для  всех  необходима  коммуникация.  Принятие  решений   и  коммуникация  играют   роль   связующих процессов   при  осуществлении   планирования,   организации,   мотивации   и  контроля.

  1.Функция планирования.     

     При планировании  руководитель  вначале  должен  сформулировать  цели организации.  Затем, поставив  общие  задачи,  он  должен определить,  какие  конкретные работы (задания) необходимо  выполнить сотрудникам  организации  в определенный отрезок времени. Для того чтобы  планы  были  реальными,  а  не иллюзорными,  руководителю  следует  учесть  наличие   всех   ресурсов   как организации в целом, так и каждого подразделения в отдельности.

          При планировании руководитель обязан всякий раз четко ответить на три основных вопроса:

1. Где мы находимся  в настоящее время?

2. Куда мы хотим двигаться?

3. Как мы собираемся  это делать?

       Другими словами,  планирование  -  это  способ,  с  помощью  которого руководитель пытается задать единое направление вектору усилий  всех  членов организации на достижение ее общих целей  в  определенный  отрезок  времени. При этом необходимо  учитывать  две  существенные  характеристики,  присущие организационным  структурам,  а  именно:   горизонтальное   и   вертикальное разделение труда.

        По окончании процесса планирования руководитель,  должен  организовать выполнение запланированных  работ,  поскольку  без  осуществления организационных мероприятий сами по  себе  планы,  разумеется,  в  жизнь  не воплотятся.

      Руководитель  должен распределить между   структурными  подразделениями работы, а также в соответствии с  планом  довести  до  исполнителей  порядок   их   выполнения    и    порядок    взаимодействия    подразделений (горизонтальное разделение  труда).

2.Функция организации.    

   Важным  средством,  с  помощью  которого  руководитель   осуществляет функцию  организации   в  процессе  управления,   является   выдача   заданий  подчиненным  ему  линейным  руководителям  и  делегирование  им  необходимых полномочий (вертикальное разделение труда).

         Линейные руководители  организуют  выполнение  поставленных  задач  в подразделениях. Рядовые исполнители получают инструкции и  необходимые  орудия  труда для  выполнения  конкретной  работы  (задания)  в  соответствии  с  принятым руководителем планом.

3.Функция контроля     

    Контроль - это  каждодневный текущий  процесс,  призванный  обеспечить выполнение  планов организации. Существуют  три аспекта управленческого  контроля:

1.  Установление   стандартов   -   точное   определение   конкретных промежуточных целей,  которые  должны  быть  достигнуты  в  обозначенный  при планировании  отрезок времени.

  2.  Измерение  того,  что  было  в  действительности  достигнуто,   и сравнение достигнутого  с ожидаемыми результатами.

   3. Определение отклонении от первоначального плана и выявление причин отклонений, в целях его корректировки.

  4.Функция мотивации. 

        Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу  в соответствии  с делегированными им  обязанностями и сообразуясь с планом. Руководители  всегда  осуществляли  функцию мотивации   своих   работников, осознавали они это сами или нет. В древние времена для этого тужили  хлыст и угрозы, для немногочисленных избранных — награды. С конца XVIII и по XX  век было  широко  распространено  убеждение,  что люди  всегда  будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше.  Считалось,  таким образом, что мотивирование — это простой вопрос,  сводящийся  к  предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за  прилагаемые  усилия. 

          Исследования    в    области    поведенческих    наук     продемонстрировали несостоятельность чисто экономического  подхода.  Руководители  узнали,  что мотивация,  т.е.  создание  внутреннего побуждения  к действиям,  является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются.

          В настоящее время мы  понимаем,  что для того,  чтобы мотивировать  своих работников эффективно, руководителю следует определить, каковы же  на  самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников  удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

          Каждая из названных функций  управления  должна  осуществляться  либо самим руководителем предприятия или подразделения либо при  помощи  плановой службы, но под тщательным и постоянным контролем  со  стороны  руководителя. Фактически  детальное  планирование  и  постоянный   контроль   неотъемлемые составляющие полноценного труда любого руководителя.

           Если, возглавляя организационную структуру, руководитель не  утруждает себя планированием текущей  оперативной деятельности предприятия или подразделения,  пускает  на  самотек   решение   организационных вопросов  и  не  уделяет  достаточного  внимания   контролю,   можно   смело утверждать, что  руководитель  не  управляет  организацией.  В  этом  случае практически не имеет смысла ожидать ее эффективного функционирования.

          Сами  по   себе   такие   важные   управленческие   процедуры,   как планирование, организация и контроль, не представляют  особой  трудности.  Тем не  менее,  процесс  управления  в  целом  остается  по-прежнему сложным  и,  как  следствие,  крайне  неэффективен. Концепция   процессного подхода по-прежнему остается нереализованной в  полной  мере.  Она  не  дает руководителю четкого  и  ясного  алгоритма  эффективного  управления.  Число основных функций, входящих  в  процесс  управления,  строго  не  определено. Отсюда нет единого мнения о том, какие из них следует считать  существенными в процессе управления, а какие нет. Очевидно, причиной  этому  является  все та же непредсказуемость человеческого поведения.

                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Системный подход

- Понятие системы 

(1950 г. – по настоящее  время)      

   Система - это некоторая  целостность,  состоящая  из  взаимозависимых частей, каждая  из которых вносит свой вклад  в характеристику целого.

   Машины, компьютеры, телевизоры — все это  примеры   систем.  Они  состоят  из  множества частей, каждая из которых  работает  во  взаимодействии  с  другими для  создания  целого,  имеющего  свои  конкретные   свойства.   Эти   части взаимозависимы.

- Два типа систем   

        Существуют  два типа систем:  закрытые  и  открытые.  Закрытая  система  имеет жесткие фиксированные  границы, ее действия относительно  независимы  от среды, окружающей  систему.  Часы - вот знакомый пример закрытой системы.