Автор: Пользователь скрыл имя, 12 Ноября 2014 в 11:05, реферат
Информационные технологии оказались сегодня весьма востребованными для управленческой деятельности и автоматизации документооборота. При применении компьютерных сетей, электронной почты и средств групповой работы жизненный цикл документа сокращается многократно, повышая оперативность и эффективность работы. Исключены потери документов, поиск осуществляется мгновенно, даже при отсутствии полной информации о документе - достаточно знать приблизительно, о чем идет речь в содержании, чтобы разыскать документ среди тысяч.
Министерство образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Московский государственный университет печати
имени Ивана Федорова»
Кафедра управления бизнес-процессами в медиаиндустрии
РЕФЕРАТ
по дисциплине
«Автоматизированные системы документационного обеспечения управления»
на тему:
«Проблемы современного документооборота»
Студент ФЭиМ группа ЗЭмБ-2-2
Кобозев К.И.
Проверил:
асс. Зимина Е.А.
Москва, 2013
Оглавление
Согласно российским исследованиям1 доля структурированной информации в организации составляет 4%, неструктурированной - 16% и целых 80% - личная (персональная) информация сотрудников.
Большая часть информации «теряется в головах» сотрудников, что делает управление организацией недостаточно эффективным.
Информационные технологии оказались сегодня весьма востребованными для управленческой деятельности и автоматизации документооборота. При применении компьютерных сетей, электронной почты и средств групповой работы жизненный цикл документа сокращается многократно, повышая оперативность и эффективность работы. Исключены потери документов, поиск осуществляется мгновенно, даже при отсутствии полной информации о документе - достаточно знать приблизительно, о чем идет речь в содержании, чтобы разыскать документ среди тысяч. Но главное, показатели надежности и качества документооборота возрастают на порядок, а стоимость хранения и обработки информации снижается. Возрастает уровень исполнительской дисциплины: процессы исполнения поручений и приказов становятся быстрыми, «прозрачными» и абсолютно управляемыми. Документы были, есть и будут. Единственное, что меняется со временем - это их носители. Не секрет, что документы как носитель информации в государственных учреждениях и коммерческих компаниях играют очень важную роль. Они выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. В процессах создания, движения, обработки, распространения и хранения документов так или иначе задействованы все участники бизнес-процессов - от рядовых сотрудников до руководителей. И если сравнивать организацию с живым организмом, то документооборот по своей сути выполняет функции его кровеносной системы. Поэтому от эффективности документооборота зависит и эффективность деятельности всего предприятия. Повсеместная компьютеризация привела к тому, что все чаще электронные документы заменяют бумажные. К сожалению, этот переход, кроме большего удобства при создании документов и небольшой экономии расходных материалов (тонера и бумаги), ничего не дает. И поэтому все чаще для повышения качества работы с документами предприятия используют специальные комплексные информационные системы. Это позволяет не только автоматизировать традиционное делопроизводство, но и выйти на более высокий уровень управления организацией и повысить ее корпоративную культуру. А, следовательно, получить дополнительные конкурентные преимущества для достижения поставленных целей и успеха во внешней среде. Обратившись все к той же аналогии документооборота как кровеносной системы, систему электронного документооборота по праву можно назвать сердцем бизнеса.
Наш динамичный и требовательный ХХI век позволяет нам не волноваться о том, захватили ли мы с собой записную книжку, или папку с документами.
«Все свое ношу с собой» - высшая мудрость древних нашла свою реализацию в наши дни благодаря тому, что все документы огромного предприятия могут храниться и переноситься внутри одного персонального компьютера. Однако, пока на большинстве предприятий документооборот существует в бумажной форме. Безусловно, в таком виде документооборот более привычен и традиционен, но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинство его привычности.
К минусам бумажного документооборота необходимо отнести:
Таким образом, традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота (СЭД). Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.
Главными преимуществами системы электронного документооборота являются:
По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается, не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.
Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В этих системах существует возможность автоматически отслеживать изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролировать все их версии и подверсии.
Комплексная система электронного документооборота охватывает весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. В такую систему объединяются разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий (в частности филиальная сеть). Система электронного документооборота обеспечивает гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В электронном документообороте может быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий.
Ключевой возможностью системы электронного документооборота (СЭД) является простота пользования для сотрудников, они имеют дело только с обычными прикладными программами: например, пользователь текстового процессора «MS Word», открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам. СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов, он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом. В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком - низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто.
Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия «свободной» и «жесткой» маршрутизации документов.
При «свободной» маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут).
При «жесткой» маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при такой маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации установлен разработчиком.
В системах электронного документооборота реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля доступа к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной системы):
При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия или подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа).
В связи с этим, в некоторых системах существует так называемая функция «красного карандаша», с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении.
В настоящее время существуют следующие основные типы систем электронного документооборота (при этом некоторые из таких систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):
Таким образом, при использовании систем электронного документооборота появляются следующие преимущества: