Проблемы организационного поведения руководителя

   если возникает необходимость внести изменения в принятые заместителем решения, то заместитель должен сделать это сам;

   если возникает необходимость передачи указаний минуя заместителя, то руководитель обязательно должен поставить заместителя в известность о содержании отданного распоряжения;

   руководитель должен заботиться о том, чтобы его заместитель постоянно повышал свою квалификацию и формировался как будущий руководитель;

   руководитель должен способствовать укреплению авторитета своего заместителя, публично подчеркивая свое уважение и доверие к заместителю;

   руководитель должен внимательно относиться к предложениям заместителя по совершенствованию деятельности органа, подразделения, аппарата управления и способствовать внедрению их в жизнь;

   руководителю необходимо знать интересы и склонности своего заместителя, проявлять особу заботу об условиях его труда. После каждого своего отсутствия руководитель должен выслушать доклад заместителя.

Руководитель не должен совершать по отношению к своему заместителю следующих действий:

   перегружать заместителя текучкой;

   отстранять заместителя от участия в процессе принятия решений по принципиальным вопросам;

   отстранять заместителя от решения кадровых вопросов;

   держаться с заместителем подчеркнуто официально или слишком панибратски;

   отменять распоряжения заместителя, с указанием исполнителям на его неспособность, неграмотность, неопытность; вести разговоры о профессиональной, деловой и личной непригодности своего заместителя со своими подчиненными и подчиненными заместителя;

   нельзя критиковать своего заместителя в присутствии посторонних;

   нельзя ставить заместителя в смешное и глупое положение;

   нельзя делать из своего заместителя «козла отпущения».

Для обеспечения эффективной совместной работы с руководителем заместитель должен:

   понимать позицию руководителя по важнейшим направлениям деятельности органа, подразделения, аппарата управления;

   организовать выполнение распоряжений руководителя;

   проявлять интерес к планам руководителя и быть готовым в любой момент взять выполнение дел на себя;

   воздержаться от принятия решений по вопросам, которые руководитель считает сферой своей личной компетенции;

   поддерживать и укреплять авторитет руководителя, особенно в сложных, напряженных ситуациях;

   уметь взять на себя ответственность за ошибочные и нерациональные действия своих подчиненных;

   активно разрабатывать предложения по совершенствованию стиля и методов работы. Руководитель и заместитель должны постоянно общаться, откровенно обсуждать и оценивать достоинства и недостатки принятых решений, говорить о своих упущениях и о путях их преодоления.

При подчиненных и посторонних руководитель и заместитель должны быть особенно корректны друг с другом.

3. Взаимоотношения с помощниками

Секретарь руководителя один из его главных помощников. В его обязанности входит помощь руководителю в выполнении его основных обязанностей.

Секретарь руководителя должен исчерпывающе ответить примерно на половину телефонных звонков, примерно четверть звонков переадресовать другим работникам, давать необходимые ответы и информацию посетителям. Кроме того, секретарь должен регулировать поток документов, поступающих к руководителю, отбирать для него те документы, на которые он должен реагировать, выделять в этих документах главное, чтобы он не тратил время на чтение всего документа и т.д.

Обязанности секретаря определяются той конкретной работой, которая поручается ему. Главные среди них:

1. Получение и обработка входящей и исходящей почты для руководителя, ведение дел;

2. Ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей;

3. Помощь руководителю в планировании его рабочего времени: планирование встреч, переговоров, работы с подчиненными, работы с документами и т.п.;

4. Организация деловых совещаний и участие в них, включая подготовку повестки дня, рассылку приглашений и проектов решений, составление протокола и т.п.;

5. Организация и контроль дел, хранящихся в кабинете руководителя, организация и контроль информационных материалов, хранящихся в компьютере руководителя, и, при необходимости, их корректировка и обновление;

6. Информационное обеспечение работы руководителя, т.е. сбор, обработка, хранение и выдача ему необходимых для работы данных;

7. Обеспечение руководителя необходимыми средствами оргтехники [3, c.506].

Значительное место в работе любого руководителя занимают телефонные переговоры. Они отнимают у руководителя от 4 до 10% рабочего времени, нарушают запланированный ход работы. Поэтому все вызовы руководителя должны идти только через секретаря, который «фильтрует» и оценивает их с точки зрения их важности и срочности.

Результаты многих исследований показывают, что от 18 до 22% рабочего времени руководитель затрачивает на прием и беседы с посетителями. Поэтому организация приема посетителей руководителем является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретаря.

Секретарь часто является первым работником организации, с которым встречается посетитель. Мнение посетителя об учреждении в значительной степени складывается из впечатления от организованного ему приема. Поэтому секретарь должен обладать необходимыми для этого деловыми и личными качествами, иметь высокий уровень культуры поведения, уметь встречать посетителей и обеспечивать эффективность встречи.

Исключительно важным для быстрой реализации решений руководителя является наличие «команды»: коллектива ближайших помощников, ведущих специалистов и т.д., разделяющих цели руководителя.

Было более правильным считать, что управление реализует не один человек, а группа управляющих — каждый в пределах своей компетенции и полномочий. Первый руководитель часто даже и не знает, какие решения приняты по ряду вопросов.

Вместе с тем руководитель должен постоянно владеть ситуацией, не допускать утраты руководящей роли. Он может и должен делегировать часть своих полномочий, но не передоверять своих функций, имеющих ключевое значение. Одним из способов предупреждения такой ситуации является использование руководителем нескольких источников информации, среди которых должны быть прямые (или хотя бы с минимальным количеством передающих звеньев). Японский специалист в области управления Исикава Каору рекомендует не принимать на веру никакой информации, т.к. подчиненные могут ее приукрасить во избежание возможных негативных последствий для себя [3, c.510] Если руководитель не будет иметь достоверной и полной информации, то он не в состоянии будет принимать правильные решения, то есть, по сути, станет марионеткой в руках своей «команды».

Заключение

Концептуальные решения принимаются, прежде всего, на высшем уровне руководства, тогда как использование профессиональных знаний и умений больше всего необходимо в низовом звене, где искусство выполнения управленческих процедур, применения специальных знаний, методов и подходов приобретает значение примера или даже образца для подражания, а также повышает уверенность исполнителей в управленческой компетенции руководителей.

В настоящее время наметилась проблема ухудшения взаимоотношений между рабочими и менеджерами. Основная причина заключается в том, что большинству занятых присуще циничное отношение к жизни и своей работе.

Исследователи уделяют также существенное внимание проблемам взаимоотношений в системе «руководитель — заместитель», что имеет важное значение для эффективного управления. В исследованиях анализируются существующие варианты взаимоотношений руководителей и их заместителей, распределение между ними обязанностей и полномочий: например, начальник и заместитель руководят определенными организационными подразделениями в рамках отдела; начальник распределяет руководство отдельными структурами между своими заместителями, оставляя за собой общее руководство отделом; начальник и заместитель имеют различные функции и т. д.

Секретарь руководителя является одним из его главных помощников, помогающим сберегать до 40% его рабочего времени путем фильтрации корреспонденции, телефонных звонков, визитов. Для быстрой реализации решений руководителя имеется команда ближайших помощников, ведущих специалистов, руководителей структурных подразделений.

поведение взаимоотношение руководитель подчиненный

Задание

Важная задача менеджера - максимально задействовать творческий потенциал коллектива. Для этого менеджер может:

1.        Предлагать сотрудникам работу, способствующую их общению.

2.        Проводить с коллективом совещания, советоваться с ним по делам фирмы.

3.        Сохранять неформальные группы в коллективе, не мешающие функционированию фирмы.

4.        Создавать условия для социальной активности работника.

5.        Предлагать сотрудникам более содержательную творческую работу.

6.        Обеспечивать им обратную связь в соответствии с достигнутыми результатами.

7.        Оценивать и поощрять все положительные достижения каждого сотрудника.

8.        Привлекать подчиненных к формулировке целей фирмы и выработке решений.

9.        Делегировать подчиненным часть своих прав и полномочий.

10.   Обеспечивать продвижение инициативных подчиненных по служебной лестнице.

11.   Организовывать постоянную подготовку и переподготовку сотрудников для повышения их компетентности.

12.   Открывать для подчиненных возможности развития их потенциала.

13.   Представлять сотрудникам сложную и ответственную работу, которая потребовала бы от них полной самоотдачи.

14.   Постоянно развивать у подчиненных творческое начало в работе.

Вопрос №1. Какие действия менеджера по увеличению творческой отдачи в работе подчиненных вы считаете главными и почему?

Ответ

Главными действиями в данной ситуации, на мой взгляд, являются предложение сотрудникам более содержательной творческой работы, открытие для подчиненных возможности развития их потенциала, постоянное развитие у подчиненных творческого начала в работе. Данные мероприятия послужат предпосылкой к раскрытию творческих способностей сотрудников.

Нельзя забывать и том, что для развития сотрудников необходимо обучение, т.е. подготовка и переподготовка сотрудников для повышения их компетентности. Безусловно, каждая работа должна оплачиваться, т.е. необходима оценка достижений каждого сотрудника. Оценка и карьерный рост обеспечат достойную мотивацию сотрудников к творческой отдаче.

Коммуникации, как горизонтальные (общение сотрудников), так и вертикальные (совещания), важны в работе предприятия, но далеко не всегда они будут способствовать творчеству сотрудников. Вместо этого могут появиться излишняя разболтанность среди сотрудников, нарушения трудовой дисциплины. Общение должно присутствовать в организации, однако необходимо помнить о рабочем времени и времени отдыха. Также в неформальном общении часты случаи плагиата идей.

Вопрос №2. Какие еще меры, по вашему мнению, может предпринимать менеджер, чтобы добиться роста производительности и повышения активности труда подчиненных?

Ответ

На потребность в профессиональном развитии работника влияет динамика внешней среды, появление новых образцов техники и технологии, изменение стратегии и структуры организации, необходимость освоения новых видов деятельности. Ответственность за развитие персонала несут администрация, линейные руководители (их обязанности, с одной стороны, быть образцом для подчиненных в этой области, а с другой — грамотно наравлять их усилия), а также сами работники, которые должны быть активными и нацеленными на постоянное самосовершенствование.

При формирование конкретной команды должны четко оговариваться цели и намеченный результат, а каким способом он будет достигнут – решать подчиненным. Руководители на основе наблюдения за работником и с учетом его развития и собственного мнения и индивидуального плана карьеры формулируют конкретные цели развития и обучения, которыми могут быть выработка профессиональных навыков, формирование определенного типа мышления и поведения, получение дополнительных знаний.

Очень важно в единой команде разделение функций и ролей, при этом руководитель должен сам их распределить, исходя из знаний, умений, навыков, способностей, черт характера, темперамента личности.

Современным средством мотивации труда считается установление гибкого рабочего графика. Этот прием часто и эффективно используется в компаниях, предусматривающих творческие способности сотрудников – программисты, рекламисты и т.п.

Список литературы

1. Архипова Н.И., Кульба В.В. и др. Организационное управление. – М.: Изд-во РГГУ, 2007. – 733 с.

2. Лукичева Л.И. Управление организацией: Уч. пособие. – М.: Омега-Л, 2006. – 360 с.

3. Раздорожный А.А. Управление организацией (предприятием). – М.: Экзамен, 2006. – 637 с.

4. Управление организацией / Под ред.А.Г. Поршневой, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 716 с.

5. Шапарь В.Б., Мирошниченко В.Н. Этики и психология менеджмента: Уч. пособие. – Ростов н/Д.: Феникс, 2002. – 384 с.