Принципы краткосрочного планирования профессиональных целей

Попробуйте спокойно и вдумчиво проанализировать следующие идеи и мысли:

• ваши знания, умения, навыки в области культурного, интеллектуального и физического развития были приобретены за небольшие промежутки времени;
• основная часть успехов, побед, достижений реализовывалась в ограниченные интервалы времени, как правило, 80 % результатов было реализовано за 20 % времени, а 80 % остального времени позволило обеспечить оставшиеся 20 % результатов;
• 80 % радости, счастья и удовольствия вы испытывали в 20 % интервале вашей жизни, а на остальные 20 % радости, счастья и удовольствия пришлось 80 % вашей жизни.

Теперь проверьте, действительно ли это так и есть или, в силу специфики вашей жизни, предложенные соотношения не справедливы. Возможно, вы очень удачливый человек и никакие новые дополнительные

знания, на ваш взгляд, просто не нужны, тогда рассматривайте только классические вопросы планирования и управления временем.

Однако если принцип 80/20 для вас оказался справедливым, то можно сделать довольно суровые выводы и дать некоторые простые рекомендации:

• значительная доля наших дел имеет малую ценность;
• к сожалению, 80 % вашего времени используется неэффективно;
• некоторые интервалы времени имеют для вас большую ценность, чем сумма всех остальных интервалов времени;
• повышение эффективности использования своего времени по классическим методам и приемам сегодня уже может оказаться нецелесообразно;
• остановитесь, прекратите выполнять дела и сделайте перерыв. Подумайте, действительно ли вы сейчас выполняете самые нужные дела;
• прекратите делать то, что не дает результата;
• пересмотрите и осознайте свои цели и задачи с учетом затрат и результатов;
• оцените, а если возможно, проведите расчеты, насколько целесообразно то, что вы сейчас делаете;
• если вы сможете правильно использовать 20 % своего рабочего времени, то у вас появится много «свободного» времени.

Рассмотрим алгоритм составления плана с учетом принципа 80/20.

Первое: ранжируйте (сортируйте) ваши дела по выбранному критерию. Например, по уменьшению, увеличению прибыли, уменьшению, увеличению объема продаж, значимости партнера и т. п.

Выберите главное, самое важное дело, затем менее важное и т. д.

Определите приоритеты доходности дел и расположите их в порядке убывания, то есть на первом месте будет самое прибыльное дело. Подсчитайте и определите, какие дела дают вам большую прибыль.

Допустим, что это дела А-1, А-2, А-3, А-4. Именно они приносят вам основную часть прибыли, возможно, те же 80 %, а остальные дела приносят вам оставшиеся 20 % прибыли.

Как мы уже отмечали, соотношение 80/20 для различных отраслей может быть разным — и 70/30, и 90/10, однако эти соотношения достаточно устойчивы в пределах одной отрасли или под отрасли.

Второе: составьте план дел на день с учетом последовательности выполнения дел, начиная с А-1.

Третье: проверьте на непротиворечивость работы и наличие необходимых ресурсов.

Четвертое: разработайте перечень и план работ быстрого реагирования, то есть работ, которые занимают незначительные промежутки времени от одной-двух минут до десяти-пятнадцати минут. Дела быстрого реагирования выполняйте в промежутках между основными делами или во время поездок в транспорте, отдыха, прогулок.

Пятое: приступайте к выполнению выбранной последовательности работ немедленно.

Правило 60/20/20

В дальнейшем для удобства и детализации рассмотрения вопросов планирования введем термин «правило 80/20» вместо уже привычного «принципа 80/20». Применение правила 80/20 при разработке краткосрочных и оперативных планов по некоторым причинам оказалось недостаточно эффективным. Например, при краткосрочном планировании не учитываются непредвиденные обстоятельства, в частности, необходимость быстрого изменения приоритетности задач и многое другое. Для устранения этих недостатков был разработан более детальный подход, который получил название «правило 60/20/20».

Это правило распределяет время планирования в следующей пропорции:

• 60 % запланированного рабочего времени отводится для выполнения дел категории А и В;
• 20 % времени отводится для коллективной деятельности, выполнения дел, связанных с делегированием полномочий, проверкой качества и своевременного окончания, завершения работ;
• 20 % приходятся на непредвиденные дела (звонки, сверхсрочные совещания и обсуждения, незапланированный приход визитеров и т. д.).

Это правило, в силу его значимости, часто называют «основным правилом планирования».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Как и когда применять методики планирования времени.

Все рассмотренные методики планирования времени были опробованы автором. Поэтому, исходя из личного опыта и опыта работы многих других специалистов, проведем сравнительный анализ рассмотренных методов планирования.

Наиболее простой из них — метод простого планирования. Он часто применяется в обыденной жизни. Например, список дел и работ по дому, поход в магазин или на рынок со списком товаров, которые необходимо приобрести.

Метод приоритетного планирования более сложен по сравнению с предыдущим, но в практической деятельности он встречается довольно часто. Многие менеджеры считают его основным.

Метод «шести задач» встречается реже, и его в основном используют топ-менеджеры и владельцы фирм.

Метод А, В, С значительно сложнее всех предыдущих, однако его эффективность при правильном применении высока. Его применяют владельцы фирм, высшее руководство и руководители служб маркетинга, сбыта и снабжения.

Метод Эйзенхауэра является наиболее сложным, но эффективность его очень высока, поскольку все дела рассматриваются, планируются и выполняются с учетом важности, срочности и приоритетности.

Система учета времени А. А. Любищева позволяет вести учет времени, которое затрачивается на выполнение основных и вспомогательных дел. Благодаря этой системе можно с большой точностью делать прогноз о времени на многие виды работ.

Система управления временем Б. Франклина широко используется в Америке и позволяет вести «сквозное» планирование деятельности, от принятых жизненных ценностей до выполнения повседневных дел и задач.

Многие специалисты, применяющие систему Франклина, отмечают ее высокую эффективность за счет оптимального планирования дел и рационального управления временем.

Следует отметить, что в нашем случае данная система не противоречит системе А. А. Любищева.

При одновременном использовании этих двух систем можно достигнуть двойного эффекта, поскольку появляется возможность посмотреть как «вперед», так и «назад».

Принцип 80/20 может применяться как в сочетании с перечисленными классическими методами, так и совершенно независимо, когда во главу утла ставится достижение максимальных результатов при минимизации затрат. Вы должны четко понимать, как можно достигнуть максимальных результатов за заданное и/или ограниченное время.

Правило 60/20/20 позволяет вам с меньшими эмоциональными и физическими затратами достигать намеченных целей. Зная и успешно применяя это правило, можно за меньшее время сделать больше дел, то есть повысить свою личную эффективность.

Независимо от того, какой вы метод выберете или создадите свой, не делайте расписание жестким. В противном случае любой сбой в расписании по вашей вине или по вине других будет приводить к срыву остальных дел. Появление отдельных сбоев в расписании однозначно приведет вас к чувству вины, которое по мере ежедневного, еженедельного накопления может привести к стрессу. Если вы почувствовали, что очень устали, сделайте перерыв, отдохните. По возможности перенесите запланированные встречи. Всем известно, что на «свежую» голову вы сделаете работу быстрее и качественнее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Когда составлять расписание.

Расписание на день составляется накануне вечером или утром текущего дня. Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы.

Когда вы составляете расписание утром, то уже в процессе его составления вы включаетесь не только в планирование, но в реализацию некоторых пунктов плана.

Процесс планирования «мягко» перетекает в выполнение плана.

Если расписание составлять накануне вечером, в конце рабочего дня, то вам известно, на чем вы остановились и с чего продолжить завтра. Более того, вам уже не придется утром думать, что сделать сначала, а что потом. Кроме того, существует один отрицательный фактор, который почему-то не замечают те, кто составляет расписание утром. Начинается новый рабочий день, а это значит, к вам идут сотрудники со своими задачами и проблемами, раздаются телефонные звонки, вызывает руководство, включается факс, а вы пытаетесь в этой суматохе составить план работ. Конечно, если вы придете пораньше, то у вас есть возможность сосредоточиться и составить расписание с учетом приоритетов выполнения задач, делегированием отдельных вопросов подчиненным и т. д. Однако как только это станет вашей системой планирования, подчиненные и сослуживцы очень быстро о ней узнают. История «нового рабочего дня» повторится: снова посетители, опять телефонные звонки и т. д. Через какое-то время, возможно, вы осознаете, что обстоятельства вами не контролируются. Вы понимаете, что не вы координируете и управляете процессом, а ситуация управляет всеми вашими действиями. И в заключение: наиболее высокая работоспособность человека в утренние часы или, по крайней мере, в первой половине дня, поэтому направьте энергию на решение первоочередных дел.

Многие специалисты, в том числе и автор, теперь склоняются к тому, что расписание на следующий день лучше составлять вечером после окончания или, еще лучше, в конце рабочего дня. Ваша работа по составлению плана на завтра фактически является продолжением сегодняшней.

Еще одним важным моментом является то, что ваше подсознание включится в работу вечером и будет «трудиться» даже ночью. Существует довольно большое количество методик: как контролировать мозг во время сна, как сделать сны управляемыми, но это лежит за пределами нашей темы.

Когда вы добьетесь того, что вечернее планирование станет привычкой, на подготовку плана на следующий день уйдет всего несколько минут.

 

 

 

 

Заключение.

Выделяйте время для планирования.

Не планируйте слишком много дел на день.

При планировании концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.

Организация личного планирования — дело жизненно важное, которое сильно зависит от особенностей характера и рода деятельности человека.

Каждый из нас в той или иной степени психолог и имеет возможность оценить себя адекватно или не совсем адекватно. Зная свои особенности, можно как превысить свою производительность, так и работать с позитивным настроем.

Эффективную систему краткосрочного и оперативного планирования человек может разработать только сам, взяв за основу существующие методы и критически оценив преимущества и недостатки каждого из них.

Постоянно отслеживайте важные дела по принципу 80/20/20 % затраченного времени дают 80 % результатов. Концентрируйте свое внимание на этих 20 % важных дел.

Попробуйте в своей практической деятельности применить изложенные методики, которыми вы еще не пользовались. Апробируйте каждую методику в течение одной недели.

Определите, какая из них боле всего вам подходит.

Модернизируйте или создайте свою систему планирования.

Каждый день выполняйте хотя бы одно дело, которое кажется вам не по силам.