Принципы краткосрочного планирования профессиональных целей

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ТУРИЗМА И СЕРВИСА»

(ФГБОУ ВПО «РГУТиС»)

 

 

 

                           Факультет туризма и сервиса  (г. Люберцы) 

 

 

 

 

 РЕФЕРАТ 

 

на тему: «Принципы краткосрочного планирования профессиональных целей.»

 

                                                                                  

 

 

Выполнил(а):

студент(ка) группы 04.МТЗбс-11-1  

Зенковский М.В.

(Ф.И.О.)                                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

        2014г.

 

Введение.

Краткосрочные планы — это планы, которые могут, в зависимости от производственной необходимости, составляться на шесть временных периодов: на год; на полугодие; на квартал; на месяц; на десятидневку или на неделю.

Оперативные (ежедневные) планы — это планы на день.

Бывает так, что со временем очень важные долгосрочные или среднесрочные дела иногда становятся совсем малозначимыми или вообще не представляют интереса. В этих случаях необходимо найти в себе мужество изменить приоритеты или вообще отказаться от таких дел.

В конечном счете любой план или несколько ваших планов трансформируются в оперативный (ежедневный) план. Это есть не что иное, как расписание на один день.

Оно должно быть детализировано с разбивкой по часам или даже по минутам. На начальном этапе планирования дискретность времени выполнения дел можно выбрать порядка 10-15 минут. В дальнейшем дискретность может быть уменьшена до 5 минут.

Целесообразность и необходимость теоретических знаний и практических навыков по разработке и выполнению ежедневных планов для многих людей не всегда очевидна.

Однако те, кому приходилось заниматься планированием достаточно серьезно, испытали на себе, что это далеко не просто, а чаще даже очень и очень сложно.

Для упрощения и улучшения самого процесса составления планов и последующего их выполнения человечество разработало много различных способов и приемов. Иногда для эффективного достижения целей приходится использовать и уловки.

По вопросам планирования написано большое количество книг, статей и методик. Мы, уважаемый читатель, рассмотрим наиболее простые и эффективные методы, способы и методики планирования, которые многократно проверены жизнью.

Здесь и далее будем руководствоваться правилом: «Зачем самому наступать на грабли, если на них уже наступали другие?» Это позволит вам не повторять многих ошибок как при планировании, так и при выполнении намеченных дел, избежать «ловушек», ведущих к значительным потерям времени.

Следует отметить, что в зависимости от важности задач и срока выполнения планируемых работ могут применяться различные методы и способы как при составлении планов, так и при их выполнении.

Достаточно часто человек выбирает для себя уже известный механизм планирования и достижения результатов или модернизирует одну или несколько методик с учетом своих личностных качеств.

Иногда это происходит целенаправленно, но чаще интуитивно. Бывает обидно за состоявшегося руководителя, когда он считает, что благодаря знанию одного метода планирования или интуиции он выработал свою систему планирования, и больше ничего не желает знать.

Опыт специалистов в области тайм - менеджмента, личный опыт автора показывает, что каждый индивидуум из всего многообразия существующих методов и методик рано или поздно выбирает что-то одно или создает свою личную систему планирования. Как правило, такая система планирования существует определенное время, до тех пор пока не появятся новые, более сложные проблемы и задачи, либо когда существенно возрастет их объем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Методы составления оперативных планов

Какие же методы и приемы краткосрочного и оперативного планирования используются сегодня в практической деятельности?

Таких методов и приемов достаточно много. В первую очередь к ним относятся:

• метод простого планирования;
• метод приоритетного планирования;
• метод «шести задач»;
• метод А, В, С;
• метод Д. Эйзенхауэра;
• система учета времени А. А. Любищева;
• система управления временем Б. Франклина;
• принцип 80/20;
• правило 60/20/20.

Рассмотрим некоторые конкретные методики оперативного планирования.

Возможно, некоторые из них вы уже успешно применяете.

Первоначально предлагаю вам воспользоваться одной замечательной идеей, которой автор пользовался в течение значительного времени.

Метод «шести задач»

Стоимость этого метода, этой прекрасной идеи составила 25 тысяч американских долларов.

Президент большой сталелитейной компании «Bethlehem Steel Corporation» Чарльз Шваб пообещал выплатить любую сумму вознаграждения, естественно, в разумных пределах, консультанту в области эффективности бизнеса, если тот поможет повысить эффективность его собственной работы и работы менеджеров компании.

И он заплатил 25 ООО долларов за двадцатиминутную консультацию. За эти 20 минут была предложена идея, которая, как подтвердил мистер Шваб, позже стоила этих денег до последнего цента. Консультантом был эксперт по эффективности Айви Ли. Кроме денег автор получил еще и записку от Чарльза Шваба, в которой он отметил, что с финансовой точки зрения это был самый ценный урок в его жизни и поблагодарил за идею.

Вот эта идея.

Возьмите лист бумаги и запишите все дела, которые необходимо сделать в ближайшем будущем.

Выберите из них шесть самых важных дел, которые нужно сделать завтра.

Пронумеруйте дела в порядке убывающей важности и перепишите на листок небольшого формата.

Например, задачи на ближайшие дни.

№	Наименование задачи
1	Закончить рукопись книги
2	Сдать книгу в издательство «Питер»
3	Разработать план семинара «Как управлять прибылью»
4	Разработать программу семинара «Как управлять прибылью»
5	Определить каналы продвижения информации о семинаре
6	Разработать методические материалы для семинара «Как управлять прибылью»

Положите листок в карман и больше не смотрите на него и не думайте о делах.

Утром взгляните на листок и начинайте выполнять дело № 1.

Не беспокойтесь о деле № 2 и о делах № 3-6, продолжайте выполнять дело № 1, пока его не закончите.

Как только дело № 1 завершено, приступайте к делу № 2, затем к делу № 3 и так далее до выполнения дела № 6.

Впишите ваши важнейшие задачи на завтра и на ближайшие дни.

 

№	Наименование задачи
1
2
3
4
5
6

Метод простого планирования

Суть этого метода состоит в том, что все дела, которые необходимо сделать, записываются на листе бумаги, в записную книжку, блокнот, на компьютер или на другой носитель последовательно по мере поступления.

Записи обычно ведутся в столбик, а дела, как правило, нумеруются.

Возможны и другие варианты реализации этого способа. Например, один из моих друзей предпочитает, в силу сложившейся привычки, все планируемые дела записывать в «шестидневник» (еженедельник). Все планируемые дела в пределах одного дня он записывает последовательно по мере их поступления.

В повседневной жизни этот метод используют многие. Например, когда мы идем в магазин, то составляем перечень предполагаемых покупок, или когда собираемся в отпуск или командировку, то составляем список вещей, которые необходимо взять с собой. В этих случаях нам важно не пропустить, не забыть что-нибудь.

 

Метод приоритетного планирования

Этот метод очень похож на предыдущий. Главное отличие состоит в том, что все дела ранжируются по степени важности или срочности, а чаще — с учетом и важности, и срочности.

Каждому делу присваивается приоритет, а дела располагаются по порядку согласно важности и срочности. Иногда в качестве .критерия расстановки приоритетов выступает принцип «кнута и пряника». Какие последуют наказания, если данное дело не будет выполнено в срок или будет сделано некачественно? Какие выгоды вам сулит, если данное дело будет выполнено качественно в срок или ранее срока?

В этих случаях, как правило, самым приоритетным делом является наиболее неприятная работа. Почти всегда, если вспомнить даже школьные уроки, возникает соблазн сначала сделать быстрые и легкие дела, а затем делать неприятные и трудные. Однако не обольщайтесь, выполнение легких и быстрых дел не даст вам полного удовлетворения, да и сделаны они будут не всегда качественно. Это связано с тем, что сознание и подсознание будут держать вас в напряжении, ведь все равно необходимо будет выполнить трудные и неприятные дела. И наоборот, когда вы заканчиваете неприятную и трудную работу, у вас появляется второе дыхание, возникает масса положительных эмоций, вы испытываете чувство заслуженной гордости. Вы готовы свернуть горы, и оставшиеся дела решаются с удовольствием и очень быстро.

Домохозяйке мысленно или на бумаге часто приходится решать задачу по расстановке приоритетов. Например, что выполнить при ограниченном ресурсе времени сначала: приготовить обед, ужин или постирать белье, при условии, что у нее сломалась стиральная машина. В этом случае необходимо учесть последствия: поругает, «побьет» муж за неправильный выбор последовательности дел либо белье прокиснет в тазу.

 

Основная идея этого метода заключается в том, что все дела разбиваются на три группы: А, В и С.

Очень важные дела входят в группу А.

Важные дела входят в группу В.

Неважные дела входят в группу С.

Алгоритм составления плана по методу А, В, С

Возьмите лист бумаги и разделите его на три части. Если у вас большое количество дел, то возьмите три листа бумаги.

Озаглавьте каждую часть или, соответственно, лист: А, В, С.

Запишите самые важные дела в А, важные дела в В и неважные дела в С.

Расставьте приоритеты для каждого из дел в А, В, С в порядке убывающей важности.

Отложите листок (листки) на некоторое время в сторону и не думайте о записанных делах.

Возьмите лист с делами группы А и внимательно проанализируйте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите исправления. Оцените, можно ли часть дел из группы А перенести в группу В, если да, то перенесите.

Возьмите лист с делами группы В и также проанализируйте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите изменения. Оцените, можно ли часть дел из группы В перенести в группу С, если да, то перенесите.

Возьмите лист с делами группы С и проверьте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите исправления. Оцените, можно ли часть дел из группы С удалить, то есть вообще не делать, если да, то удалите.

Пример распределения дел, с последующей корректировкой после их детального анализа, приведен ниже.

Возьмите чистый лист бумаги и выпишите все дела из групп А, В, С, которые необходимо сделать завтра или сегодня, если составляете расписание утром. Подумайте, можно ли сделать корректировку, как было сделано в предыдущем примере.

Метод (принцип) Эйзенхауэра

Этот метод был предложен призедентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром, который разработал и успешно применял его для эффективного решения разнообразных задач во время Второй мировой войны.

Основная идея этого метода заключается в том, что все дела группируют в четыре основные блока: А, В, С и D.

• Очень важные дела, которые необходимо срочно выполнить, входят в состав блока А.
• Важные дела, но не очень срочные входят в состав блока В.
• Срочные, но не важные дела, входят в состав блока С.
• Неважные и несрочные дела входят в состав блока D.

 

Основные положения по составлению плана по методу Эйзенхауэра

• Составьте перечень целей и задач.
• Отметьте их сравнительную важность и срочность.
• Все дела распределите по степени важности и срочности с учетом приоритетов в таблице или в четырех квадрантах: