Персональный менеджмент. Учет компьютерного оборудования на предприятие

Для запуска  данной базы данных требуется Visual Fox Fox Pro 6 и операционную систему: Windows 98/ME/NT 4.0/2000/XP.

Основные объекты  данной информационной системы:

• «Сведения о сотрудниках» — содержит данные сотрудниках;
• «Сведения о компьютерах» — содержит данные о компьютерах
• «Сведения об устройствах» — содержит информацию об устройствах

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Связывание  таблиц

Access 2007 позволяет  строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.

 

Простейшей  и наиболее редкой формой связи между таблицами является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице.

Гораздо чаще встречается  связь «один ко многим», при которой  для каждой записи в одной таблице  существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь дело также со связью «многие  ко многим», при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».

С базе данных «Компьютеры и комплектующие» таблицы связаны друг с другом двумя связями «один ко многим».

 

2.4. Запросы

Запрос представляет собой специальную функцию, позволяющую  выводить необходимые поля из таблицы, а также производить операции с данными полями в режиме конструктора, например, подсчет суммы, выборка полей, подсчет среднего итога. Существует несколько типов запросов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на создание таблиц, перекрестный запрос. Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция.

Таблица 3 «Функции и выполняемые операции»

Функция	Выполняемая операция
Sum	Суммирование  значений определенного поля
Avg	Вычисление  среднего значения
Min	Вычисление  минимального значения
Мах	Вычисление  максимального значения
Count	Вычисление  количества записей в определенном поле
First	Определяется  первое значение в указанном поле
Last	Определяется  последнее значение в указанном поле
StDev	Вычисляется стандартное  отклонение значений данного поля
Var	Вычисляется вариация значений данного поля

Перечень запросов, применявшихся в данной базе данных приведен ниже.

 

 

 

Запрос «Users»

Запрос «Users» позволяет вывести фамилии сотрудников, работающих по данной специальности и в каком кобинете.

Запрос «Computers»

Запрос «Computers» позволяет узнать какой компьютер привязан к определенному сотруднику

Запрос «peripherals»

Запрос «peripherals» отображает фирму и тип периферийных устройств и кому они принадлежат .

Запрос «Comp_hard»

Запрос «Comp_hard» отображает какие устройства и их фирму принадлежат определенному компьютеру.

Запрос «Hardware»

Запрос «Hardware» отображает название основных устройств

 

Запрос <<peripheral_types>>

Запрос <<hardware_types>>

Данные запросы  отображают какие основные и периферийные устройства имеются у нас в базе.

 

 

 

 

 

 

2.5. Формы

Работа с  данными в режиме таблицы имеет  существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.

После создания базы данных (и, возможно, одной или  более таблиц) вы можете создать формы для просмотра данных в более удобном виде. Форма может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

Любая форма  строится на основе Access-таблицы или  запроса. Имена полей извлекаются  из спецификации таблицы, а поля в  форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.

В Access 2007 существует несколько способов создания форм:

Таблица 4 Способы  создания форм

Автоформа	Автоматическое  создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм	Создание формы  с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.
Конструктор	Создание формы  на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Также предназначен для обработки готовых форм.
Сводная диаграмма	Создание формы  с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Сводная таблица	Создание сводной  таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access XP

Существует  несколько разновидностей автоформ:

Форма — создание формы для ввода данных по одной  записи за раз

Разделенная форма  — создание разделенной формы, в  верхней части которой отображается таблица, а в нижней – форма  для ввода данных в запись, выделенную в таблице.

Несколько элементов  — создание формы, в которой записи отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку

При каждом открытии сохраненной формы обновляются  данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах или запросах.

Перечень форм, применявшихся в данной работе приведен ниже:

Форма «Users»

Форма «Users» показывает данные сотрудника его должность и кабинет

 

 

 

Форма <<computers>>

Форма “Computers” предназначена для открытия запросов, форм и отчетов базы данных, путем нажатия соответствующей кнопки о области главной кнопочной формы.

Форма «Computers_hard»

Форма «Computers_hard» показывает название детали.

 

 

 

 

 

 

 

2.7. Макросы 

Удобно разрабатывать  макросы для автоматизации несложных  процессов, таких как открытие и  закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.

При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций  Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее.