Переваги ефективного управління часу

Правило 13. Задавайтеся конкретними термінами. Це допоможе вам використовувати  свій час розумніше. Робота завжди віднімає у вас рівно стільки часу, скільки ви їй присвячуєте. Якщо ви не задастеся якимись тимчасовими межами, вона може тривати довше, ніж потрібно.

Правило 14. Прагніть присвятити час очікування чомусь корисному. Дослідники встановили, що близько 20% свого часу в середньому людина витрачає на очікування. Це час ви можете присвятити читанню, плануванню, підготовці, повторенню, перегляду і іншим видам діяльності, які можуть сприяти виконанню вами своєї роботи.

Правило 15. Відведіть певний час для розгляду серйозних питань. Оскільки прості проблеми можуть затулити собою проблеми, на рішення останніх необхідно виділити особливий час. Відмова відповідати на листи або проглядати пресу до настання певної години дозволить вам зберегти існуючі пріоритети.

Правило 16. Візьміть за правило вирішувати остаточно  протягом робочого дня хоч би одну проблему. Якщо ви підійдете до кінця робочого дня з відчуттям незавершеності жодного завдання, у вас зросте відчуття перевантаження і стресу із-за дефіциту часу. Остаточне вирішення ж проблеми, навпаки, викличе у вас полегшення і сприятиме зняттю стресу.

Правило 17. Розплануйте особистий час. Вам  необхідно повністю на якийсь час  забути про вантаж проблем і побути одному(-ою). Цей час можна присвятити плануванню, визначенню пріоритетів, медитації або звичайному розслабленню. Подібна діяльність, крім цього, сприяє підтримці рівня вашої самооцінки.

Правило 18. Не дозволяйте собі турбуватися про  що-небудь тривалий час. Дозволяйте собі випробовувати неспокій з приводу тих або інших питань тільки в певні години роботи, а в інший час відчуття тривоги виганяйте. Завдяки цьому ви зможете зберегти ясність свідомості і концентруватися на вирішенні актуальних завдань. Навчитися цьому непросто, проте контроль над «часом для неспокою» дозволить вам більш грамотно використовувати свій час і звільнитися від стресу.

Правило 19. Фіксуйте на папері свої довгострокові  цілі. Це зробить ваші дії більш  послідовними. Відсутність ясних цілей неможливо компенсувати ні компетентністю, ні організованістю. Довготривалі цілі, які записані, стануть для вас зримим орієнтиром.

Правило 20. Постійно підвищуйте ефективність використання свого робочого часу. Кожному з нас потрібні нагадування, і все це допоможе постійному вдосконаленню використання вами вашого часу і перетворенню грамотного управління часом на частину вашого стилю життя. 
 
 
 
 

3.Інший список правил призначений, в першу чергу, для менеджерів. Перші сім правил відносяться до області ведення зборів, оскільки, згідно навичкам менеджерів, вони витрачають на участь в них до 70% свого часу.

Правило 1. Рутинні збори слід проводити  в кінці робочого дня. Творчий і енергетичний рівні досягають максимуму в першій половині робочого дня, і тому цей час не слід розтрачувати на тривіальні справи. Крім іншого, кінець робочого дня стане природною межею цих зборів.

Правило 2. Короткі збори краще проводити  прямо по ходу справи, тобто, буквально, на ходу. Це гарантує їх короткочасність. Давно відмічено: чим в комфортніших умовах знаходяться учасники зборів, тим довше воно триває.

Правило 3. Встановлюйте ліміт часу. Це сформує  очікування щодо терміну завершення зборів і змусить пристосовуватися до його рамок. Починайте кожні збори  з повідомлення про їх тривалість і ціль.

Правило 4. Відміняйте збори, якщо в них немає особливої потреби. Будь-які збори повинні відбуватися, тільки якщо це необхідно. Якщо повістка зборів здається вам порожньою або такою, що не відповідає вашим основним цілям, сміливо відміняйте їх. Завдяки цьому, збори, що проводяться вами, стануть результативнішими і оптимальними за витратами часу. (Крім іншого, люди відчують, що їх зібрали по якихось дійсно серйозних причинах).

Правило 5. Готуйте заздалегідь письмову ціль зборів, прагніть неухильно дотримуватися  її і стежте за дотриманням регламенту. Дотримання цих правил полегшує підготовку зборів, дозволяє не відхилятися від предмету і залишатися в рамках ділових питань. Визначати ціль зборів слід до їх початку, оскільки в процесі її обговорення деякі питання будуть вирішені ще до початку зборів. Будь-які збори слід починати з представлення цілі («На сьогоднішніх зборах ми розглянемо наступні питання...»). Ведення протоколу зборів забезпечує упевненість, що рішення не будуть забуті, що виконавці і відповідальні визначені і що очікування кожного збудуться. Необхідність дотримання регламенту стимулює учасників зборів бути раціональними і завершити збори у встановлений час.

Правило 6. Починайте збори точно у визначений час. Це дозволить гарантувати, що люди прийдуть вчасно. (Деякі менеджери  свідомо починають збори в достатньо незвичайний час, наприклад, о десятій годині тринадцять хвилин, щоб зайвий раз звернути увагу співробітників на

значущість  чинника часу). Своєчасний початок зборів сприяє заохоченню тих, хто прийшов своєчасно.

Правило 7. Складіть протокол зборів і прагніть неухильно слідувати ухваленим  на них рішеннях. Це дозволить вам уникнути повторного повернення до питань, що вже обговорювалися на зборах. Подібна практика створює відчуття відповідальності за виконання робіт відповідно до рішень зборів. Зафіксовані публічно в протоколі завдання виконуються з більшою вірогідністю.

Правило 8. Запропонуєте підпорядкованим представити свій варіант вирішення проблеми. Ця практика дозволить вам покінчити з властивою вашим співробітникам тенденцією перекладати вирішення всіх важких питань на плечі начальства. В цьому випадку вони будуть вимушені взяти посильну участь у вирішенні поставленої перед ними проблеми. Аналіз запропонованих співробітниками варіантів дозволить вам прийти до оптимального рішення.

Правило 9. Зустрічайте відвідувачів на порозі свого кабінету. Це дозволить вам контролювати свій час шляхом контролю над простором вашого офісу. Час вашої розмови з відвідувачем багато в чому залежить від того, чи сидите ви за своїм робочим столом або ж стоїте в дверях.

Правило 10. Прагніть почастіше відвідувати  кабінети підлеглих для коротких зустрічей. Це корисна практика. Така тактика дозволить вам перервати розмову з працівником в потрібний вам час. Але стежите за тим, щоб весь ваш час не йшов на подорожі по кабінетах підлеглих.

Правило 11. Не перенавантажуйте планами свій робочий день. Ви винні щодня повністю розпоряджатися хоч би частиною свого робочого часу. Незаплановані зустрічі і несподівані претензії з боку інших людей можуть позбавити вас належної ініціативи і можливості розпоряджатися власним часом. Втім, це не означає, що у вас повинні бути великі періоди часу, коли ви зовсім вільні. Пам`ятаєте: хороший менеджер повинен бути паном, але ніяк не рабом часу.

Правило 12. Обзаведіться місцем, в якому ви могли б працювати абсолютно  спокійно, не боячись, що вам перешкодять. Це дозволить вам концентруватися  на вирішенні серйозних завдань. Спроби сфокусувати увагу на завданні або проблемі ще раз після того, як вас перервали, вимагають додаткового часу. Розумова діяльність неекономна, якщо потрібне повторення.

Правило 13. Ухвалюйте певні рішення по всіх документах, що поступають до вас, і службових записках. Це позбавить вас від необхідності вирішувати одне і те ж питання кілька разів. Деякі з цих паперів можна тут же відправити до сміттєвої корзини.

Правило 14. Держіть своє робоче місце в порядку. Це дозволить вам мінімізувати непродуктивні витрати часу (яке йтиме у вас у тому числі і на пошук потрібних документів).

Правило 15. Делегуйте завдання, визначайте рамки  особистої ініціативи підлеглих і вселяйте упевненість в успіху. Всі ці правила пов`язані з ефективним делегуванням повноважень, одним з ключових методів управління часом.

Пам`ятаєте про те, що ці методи є засобом, а  не метою. Дослідження показують, що менеджери, що використовують такі методи, краще контролюють свій час, досягають кращих результатів, мають кращі відношення з підлеглими. Щоденна економія всього тридцяти хвилин дозволить вам заощадити за роки вашої роботи цілий рік, або 8760 годин! Якщо ви випробуєте деякі із запропонованих вашій увазі методів на практиці, ви дуже скоро переконаєтеся в їх ефективності, що знайде вираз, перш за все, в ослабленні тимчасового стресу.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Використана література

1. http://toplutsk.com/articles-article_274.html
2. http://pidruchniki.com.ua/17760613/menedzhment/sistema_planuvannya
3. http://www.johns-company.com/index.php?lang=uk&cat=165&month=2010-02&id=46601