Переваги ефективного управління часу

Міністерство  освіти та науки, молоді та спорту України

Сумський  Державний Університет

Кафедра управління 
 
 
 

Реферат на тему:

«Переваги ефективного управління часу» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Зміст

1. Поняття управління часом. 4 покоління управління часом
2. Ефективне використання робочого часу індивіда
3. Ефективне використання робочого часу менеджера

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Управління часом (від англ. time management) – сукупність методик оптимальної організації для виконання поточних задач, проектів та календарних подій. Типовими підходами в управлінні часом є постановка пріоритетів, розбиття великих завдань та проектів на окремі дії та делегування іншим людям. До управління часом належать також методи впливу на мотивацію та контролю результатів.

Організація і управління на основі пріоритетів  — це результат еволюції трьох  поколінь теорії управління часом.Кожне покоління теорії ґрунтується на основі попередньої і кожна з цих теорій дає все більше можливостей керувати своїм часом та своїм життям.

Перше покоління характеризується записками, пам'ятками, наявністю записних книжок. Це була спроба упорядкувати і систематизувати  все, що вимагає від нас витрат часу і сил.

Друге покоління характеризується появою календарів і ділових щоденників. Це спроба подивитися вперед, спланувати події і свою діяльність на майбутнє.

Третє покоління — це сучасний етап управління часом, для якого характерна ідея виділення пріоритетів, цінностей  і порівняння значимості різних справ. Це також постановка конкретних цілей  — довгострокових, проміжних і  короткострокових, а також щоденне  планування. Це націлює на відповідну продуктивність та ефективність роботи.

Нині  вже існує четверте покоління. Воно характеризується тим, що фокусує нашу увагу на збереженні й розвитку відносин із людьми і, як результат, — на досягненні відповідних успіхів, тобто концентрація на підтриманні балансу вкладання  ресурсів та отримання результату.

Ми схильні  вирішувати проблеми термінові та неважливі. Важливі — це ті, що мають відношення до кінцевого результату, до наших  життєвих цілей. Саме ці проблеми бомбардують  нас щоденно.

Тобто теорія четвертого покоління часу потребує не тільки планування свого часу з  урахуванням пріоритетів, що створює  ефективність роботи, а й відповідає на запитання "заради чого?", "з  якою метою?", "яка кінцева мета?", тобто, яка результативність цих  дій, справ.

Якщо  наша драбина прихилена не до тієї стіни, то кожен її щабель наближає не до того місця. Можна бути дуже зайнятими, продуктивними, але по-справжньому  ефективними стати лише тоді, коли уявляти кінцеву мету.

Ефективно управляти іншими керівник чи менеджер може тільки тоді, коли він ефективно  управляє самим собою. Ефективно  керувати своїм життям — значить  базуватися на значимих принципах, розуміти смисл свого життя і направляти свої зусилля не тільки на термінові, а й на важливі справи, підтримувати баланс, приділяти увагу спочатку людським стосункам і результатам, і лише тоді — часу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.При управлінні часом слід виходити як з принципу ефективності (використання часу повинне відповідати вашим основним принципам), так і з принципу розумності (зробити більше за рахунок скорочення втрат часу). Існує безліч методів, які дозволяють щодня використовувати свій робочий час розумніше.

Один  з шляхів до підвищення ефективності використання свого робочого часу полягає в боротьбі з власною безрозсудністю. Наприклад, якщо ми займатимемося спочатку запланованими, а потім незапланованими справами, деякі важливі завдання так ніколи і не будуть вирішені нами, оскільки вони не внесені до плану. Через властиву багатьом людям тенденції займатися, перш за все, невідкладними справами, тобто, відкладати важливі справи, поки не будуть зроблені термінові справи, вони періодично переживають почуття перевантаження, бачивши перед собою громаду невирішених життєво важливих завдань. Якщо спочатку ми робитимемо найпростіші і легші речі, у нас може не залишитися часу на розгляд предметів важких, але важливих, і проблеми такого роду можуть перейти в категорію нерозв`язних.

Нижче приведені типові схеми використання часу, характерні для більшості індивідів:

  •   спочатку ми робимо те, що нам  подобається, а потім те, що  нам не подобається;

•  спочатку ми робимо те, про що ми знаємо, як це зробити швидше, а потім те, що ми не знаємо, як робити;

•  спочатку ми робимо найлегше, а потім те, що важче;

• спочатку ми робимо те, на що у нас йде трохи  часу, і тільки потім переходиться до завдань, вирішення яких може виявитися  тривалим;

•  ми займаємося лише тими справами, які  забезпечені необхідними ресурсами;

• спочатку ми вирішуємо завдання, включені в  наш робочий розпорядок (наприклад, проведення нарад), після чого переходиться до

незапланованих  завдань;

•  ми вважаємо за краще займатися позаплановою діяльністю тільки після того, як покінчимо із справами, включеними в план;

•  спочатку ми розбираємося з чужими вимогами, після чого переходимо до власних проблем;

•  спочатку ми займаємося терміновими, а потім  важливими справами;

•  спочатку ми робимо найцікавіше затим переходиться до менш цікавого;

•  ми робимо те, що сприяє досягненню наших  особових цілей або політично  вигідне;

•  зазвичай ми тягнемо до останнього, після чого приступаємо до справи;

•  ми робимо те, що забезпечує найбільш високу вигоду;

•  ми виходимо з того, хто саме цього  хоче;

•  ми робимо (або не робимо) щось, виходячи з того, якими будуть для нас  наслідки цієї справи;

•  ми переходимо від дрібних справ до великих;

•  ми вирішуємо завдання в порядку їх надходження;

•  усвоїй роботі ми керуємося принципом скрипучого колеса (скрипучі колеса потребують мастила);

•  ми працюємо на основі визначення важливості справи для групи;

Зрозуміло, жодна людина не може і не повинна використовувати разом всі приведені тут методи управління часом. Краще всього освоювати ці методи послідовно. Це дозволить вам використовувати час істотно ефективніше. Економія хоч би 10% часу або «збільшення» свого робочого дня хоч би на півгодини може дати за місяці і роки вельми і вельми відчутні результати. Щоденна економія 30 хвилин через сорок вісім років буде еквівалентна економії цілого року, що не переривається ні сном, ні обідніми перервами! Ефективне управління часом не тільки дозволяє індивідові зробити свій робочий день продуктивнішим, але і знімає психологічні перевантаження, що виникає внаслідок браку часу, що негативно впливають на продуктивність праці і на задоволеність.

Нижче представлено резюме досліджень сорока таких методів. Перші двадцять застосовні до будь-яких аспектів життя будь-якої людини, останні ж стосуються діяльності, перш за все, менеджерів і управлінців.

Правило 1. Читайте вибірково. Це відноситься, в першу чергу, до людей, яким за службовим  обов`язком доводиться прочитувати дуже багато листів, журналів, газети, книги, брошури, інструкцій і так далі. Всі тексти (за винятком тих книг, які ви читаєте в годинни дозвілля) слід читати приблизно так само, як ви прочитуєте газету, тобто пробігати їх очима, зупиняючись тільки на найважливіших місцях. Навіть найбільш важливі матеріали не вимагають дуже уважного читання, оскільки самі значущі їх положення зазвичай приводяться на початку параграфа або розділу. Якщо при цьому ви позначатимете найважливіші місця тексту, при необхідності ви зможете дуже швидко запам`ятати його зміст.

Правило 2. Привчайте себе складати список завдань  на майбутній день. Слід зосереджувати  увагу не на тому, що ви хочете зробити, а на тому, чого ви хочете досягти. Це не тільки привчить вас до планування своєї діяльності, але і дозволить вам розвантажити свою пам`ять. (Список повинен бути один і розміщуватися він винен на одному листі, а не на розрізнених клаптиках паперу).

Правило 3. Все повинно знаходитися у  вас на своєму місці. Недотримання цього  правила приведе до непродуктивних витрат часу, обумовлених двома причинами: ви витрачатимете час на пошуки потрібної  речі, і у вас раз у раз виникатиме спокуса залишити поточне завдання і зайнятися чимось іншим. Наприклад, якщо матеріали, що відносяться до різних проектів, будуть розкидані на столі, ви будете раз у раз мимоволі перемикатися з однієї теми на іншу.

Правило 4. Привласнюйте всім вирішуваним вами завданням певні пріоритети. Кожен робочий день слід починати з найважливіших справ, за якими повинні слідувати термінові справи. Генерал Дуайт Ейзенхауер в роки Другої світової війни завжди слідував цьому правилу, що дозволяло йому справлятися з безліччю справ. При цьому він фокусував увагу строго на важливих справах, які ніхто, окрім нього, не міг вирішити, надаючи своїм заступникам можливість займатися терміновими, але менш важливими питаннями.

Правило 5. Можна займатися декількома тривіальними справами одночасно, але важливу  справу слід робити тільки одну за раз. Ви можете заощадити немало часу, займаючись одночасно декількома простими або звичними справами. Це правило дозволяє менеджерам звільнитися від гніту тривіальних проблем і завдань за порівняно короткий час (скажімо, ви можете підписувати листи, не перериваючи розмови по телефону). Якщо ж ви займатиметеся по-справжньому серйозною проблемою, вам слід на якийсь час залишити решту всіх справ, подібно до того, як це роблять льотчики, роздрібні торговці або офіціанти, приділяючи всю увагу одній важливій справі або людині.

Правило 6. Складіть список невеликих справ, на виконання яких у вас піде 5-10 хвилин. Це дозволить вам належним чином використовувати невеликі вікна, якими зазвичай наповнений ваш робочий день (очікування початку засідання, час між зустрічами, телефонна розмова і тому подібне). Важливо, щоб виконання цих невеликих справ не заважало вашій роботі над вирішенням високо пріоритетних завдань.

Правило 7. Розбивайте великі проекти на частини  або етапи. В цьому випадку  вони вже не пригнічуватимуть вас своїми масштабами, терміновістю або значущістю. Відчуття, що завдання дуже велике, обернеться відчуттям перевантаженості і розгубленості.

Правило 8. Виявите 20% завдань, які представляються  вам найбільш вирішальними. Згідно закону Парето, тільки 20% робіт забезпечують досягнення 80% результатів. Звідси дуже важливо визначити, які завдання складають ці найбільш важливі 20% і  витратити основну масу вашого часу на них.

Правило 9. Присвячуйте найважливішим питанням кращі години роботи. Не витрачайте цей час на звичні справи. Рутинними  справами краще займатися в ту пору, коли ви відчуваєте втому, ваша увага притупилася або коли ви не відчуваєте себе «на коні». Час, протягом якого ви особливо енергійні і зібрані, слід присвячувати найважливішим і терміновішим справам. Багато хто з нас схожий на маріонетки, яких смикають за вірьовки абсолютно незнайомі і неорганізовані люди. Не дозволяйте іншим людям без крайньої необхідності порушувати кращий час, що відводиться вами для здійснення найвідповідальнішої роботи. Ви самі повинні управляти своїм кращим часом.

Правило 10. Відведіть деякий проміжок часу протягом дня, коли інші не матимуть доступу  до вас. Використовуйте цей час для  вирішення завдань або для  їх обдумування. Це може бути час, коли всі останні прямують додому або ще сплять, або певне місце, в якому ви абсолютно одні. Ні ст. якому випадку не допускайте, щоб в «лихоманці буден» був хоч би один день без вашого особистого контролю над вашим часом.

Правило 11. Не відкладайте «на потім». Якщо ви виконуватимете всі справи своєчасно, вони не зажадають від вас зайвого витрачання часу і сил. Зрозуміло, необхідно стежити і за тим, щоб рутинні, сьогохвилинні справи не затуляли від вас по-справжньому важливих завдань і цілей. У жодному випадку не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні.

Правило 12. Ведіть журнал обліку свого часу. Це одна з кращих стратегій управління часом. Ви не зможете зробити управління часом ефективнішим або усунути деякі проблеми, не знаючи того, як ви використовуєте свій робочий час. Проводите відповідні записи достатньо часто і регулярно, проте не настільки часто, щоб ця процедура породжувала у вас відчуття незадоволеності. Записуйте, що ви робите кожні 30 хвилин або годину