Отчет о прохождении учебной практики в ОАО "Фонд Агропромышленный комплекс"

Данный тип организационной  структуры можно охарактеризовать как линейный. Наиболее существенными  ее недостатками, на мой взгляд являются следующие: частичное наложение  функций различных структурных  элементов (генеральный директор и  заместитель генерального директора); существование значительного количества персонала, который большую часть рабочего времени не выполняет свои функциональные обязанности (4 офис-менеджера); отсутствие  ряда должностей, функционально необходимых для эффективной работы организации.

Рассмотрим эти недостатки. Наложение  функций – один из недостатков, которые  довольно легко, взглянув с другой стороны, охарактеризовать и как положительные  черты.  В данном случае, на мой  взгляд. Это является положительной  чертой. Все постоянные сотрудники в этой компании – женщины и молодые девушки, между ними очень сильное чувство единство, они очень хорошо друг к другу относятся и наблюдается наличие сильной неформальной организации во главе с заместителем генерального директора. Она решает практически все вопросы организации, выполняет практически всю работу, связанную с финансовыми ресурсами, она старше всех и она очень опытный работник – ее авторитет непререкаем. Практически вся жизнь компании концентрируется вокруг нее. Директор тут выступает в роли «высшей силы» - нежесткого контроля над деятельностью, но жесткого контроля над результатами, мудрого человека, который в случае любой проблемы всегда сможет принять верное решение, силы, которая решает, в каком направлении будет дальше двигаться компания. В общем, можно сказать, что это сложенный коллектив, которому абсолютно не мешает определенное наложение функций, по крайней мере в тех незначительных пределах, в которых оно сейчас находится.

Наиболее значительно на результатах  деятельности на мой взгляд отражается отсутствие  ряда должностей, функционально необходимых для эффективной работы организации. В данном случае по другому эту проблему можно охарактеризовать как перегруженность работой заместителя генерального директора. На мой взгляд, это следствие того, что именно этот самый заместитель не доверяет никому из молодых специалистов ту работу, которую она выполняет. В качестве примера можно привести мою практику. Первоначально я прошел собеседование с генеральным директором, которая указала мне на мои будущие обязанности. Она сказала, что моей основной задачей будет ежедневное наблюдение за показателями деятельности предприятий. Пакеты акций которых находятся в собственности ЗАО «Татарский капитал», а также мне будет дана задача попытался разработать такую форму, которая, будучи заполненной бухгалтером на предприятии, давала бы  не бухгалтерские показатели, как бухгалтерская отчетность, а финансовые. То есть разработать финансовую отчетность, удобную для заполнения бухгалтером. Также мне было обещано, что мне придется съездить в командировку в Чистополь. В день начала моей практики я был передан в подчинение заместителю генерального директора, которая уточнив, что у нее нет времени заниматься мной, назначила меня на должность офис-менеджера взамен ушедшей в отпуск девушки. Таким образом, можно сделать вывод, что она просто не доверила мне часть дел, которые я бы мог вести. На мой взгляд, чрезмерная загруженность заместителя может негативно сказаться на деятельности организации, и в любом случае часть своих функций (например, по работе с физическими лицами, по работе с юридическими лицами, по мониторингу за финансовым рынком) ему придется передать своим будущим заместителям, а то, что эта загруженность еще не оказала серьезного влияния на эффективность компании является следствием низкой инвестиционной активности резидентов и того, что организация в основном работает с собственными финансовыми ресурсами и ресурсами своих учредителей.

Наиболее заметная на первый взгляд проблема – это проблема существование значительного количества персонала, который большую часть рабочего времени не выполняет свои функциональные обязанности. Действительно, в помещении сидят 4 офис-менеджера, которые большую часть своего рабочего времени играют на компьютере в игры, «сидят» на развлекательных сайтах в Интернете, слушают музыку, в общем, не делают абсолютно ничего, что составляет их функциональные обязанности. На мой взгляд, вполне достаточно 1 офис-менеджера, так как офис-менеджер-консультант большую часть звонков сразу передает для ответа заместителю генерального директора, которая сама лично общается с клиентами, а обязанности офис-менеджеров вполне может выполнить и 1 человек: в случае если необходимо набрать несколько документов или сделать их ксерокопии, 1 человек вполне с этим справится, а если необходимо сделать их в большом количестве, то этот человек вполне может доставить их образец в какую-либо из близлежащих фирм, занимающихся набором и тиражирование документов, в любом случае профильная фирма справится с их тиражированием быстрее нескольких офисных сотрудников. К тому же следует учесть, что ЗАО «Татарский капитал» арендует помещения в центре города на улице Толстова и благодаря уменьшению числа сотрудников вполне может значительно сократить как площадь занимаемых помещений, так и арендную плату за них. К тому же для любого клиента будет гораздо более привлекательной фирма, в которой, входя, он увидит не скучающих девушек, которые еле поворачиваются в его сторону от компьютера, а энергичных работников, которые при его виде сразу обращают на него внимание и предлагают свои услуги.

 Одной из основных причин, которая подтвердилась при бесед  с одной из них является  то, что в качестве нескольких  офис-менеджеров работают родственницы  генерального директора. На мой  взгляд, если организация намеревается достичь значительных высот в своем бизнесе, в ней должны работать профессионалы, а устраивать туда родственников или по признаку родства или знакомства просто-напросто несерьезно.

В настоящее время на мой взгляд, для данной организации оптимальной будет следующая организационная структура:

 

 

 

 

 

Эта схема будет также как  и ныне существующая линейной, однако на мой взгляд, она будет максимально  соответствовать специфике деятельности фирмы, которая практически не работает с «чужими» деньгами, при этом будут снижены затраты путем сокращения численности сотрудников и уменьшена нагрузка на заместителя генерального директора, основной центр деятельности организации путем передачи части ее функций, не требующих специфических знаний, другому сотруднику.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кейс управленческой ситуации

Поиск  соответствующей управленческой ситуации в моем конкретном случае был достаточно тяжелым, так  как  в ЗАО «Татарский капитал» никто  не смог вспомнить ни одного трудового конфликта, также нет у них и книги жалоб и предложений, в связи с отсутствием у них как жалоб, так и предложений. В качестве объекта анализа я выбрал одну ситуацию, которая возникла в результате комплексной проверки предприятия налоговой инспекцией. Налоговая инспекция проводила комплексную проверку ОАО «Фонд Агропромышленный комплекс», которое является учредителем ИК «Татарский капитал» и расположено в одном здании с ним.  Благодаря такому размещению  налоговой инспекцией было принято решение одновременно проверить и ЗАО «Татарский капитал». Была проведена выемка документов из бухгалтерии, которая заняла несколько часов, превысила рабочее время и значительно мешала работе сотрудников организации. Инспекторами были привлечены в качестве понятых офис-менеджеры, которым пришлось переписывать все тома с документацией, находившейся в бухгалтерии, после чего были проведены выемки документов уже в самом офисе, был изъят сейф с документами и с наличными деньгами. Генеральным директором для прекращения подобных помех работе, в том числе и в последующие дни (налоговая инспекция не успела до конца провести выемку всех интересующих ее документов), приняла решение отправить весь персонал в отпуск на 2 дня. Инспекторы, явившиеся на следующий день на проверку обнаружили, что организация не работает. В результате они не стали проводить выемку документов, ограничившись теми документами, которые были изъяты в « Фонде Агропромышленном комплексе» и теми, которые они успели изъять в первый день проверки. В течение нескольких месяцев после этой проверки сотрудниками ИК «Татарский капитал» возвращались изъятые деньги и документы, а сейф до настоящего времени все еще остается в налоговой инспекции.

В результате проверки налоговых нарушений  не было обнаружено, однако после нее генеральный директор фирмы ушла в отпуск на 2 недели и легла в санаторий, с целью поправить свое здоровье после переживаний, связанных с проверкой.

Таким образом, можно сказать, что  проверка государственным органом  принесла значительные убытки организации, связанные с помехой работе, вынужденным простоем, а также нервным напряжением, сопровождавшим ее.

Причиной данной ситуации является нахождение дочерней и материнской  организации в одном здании и  неудовлетворительная с точки зрения бизнес-структур система налогового мониторинга организаций и предприятий. На мой взгляд, есть еще одна причина такого явления, связанная с проводимой предприятием учетной политикой, но о ней будет сказано ниже.

Основными движущими силами в данной ситуации являлись инспекция министерства по налогам и сборам и администрация ЗАО «Татарский капитал». В идеальном случае проверка и выемка должна проходить в следующем виде: Инспектора ИМНС проводят выемку в присутствии посторонних понятых и представителей организации, в том числе желательно и лица, имеющего юридическое образование. Проведена она была с привлечением в качестве понятых сотрудников самой фирмы, которым к тому же пришлось заниматься переписыванием изъятых документов. Также препятствовало работе организации и выемка документов в самом офисе.

На мой взгляд, генеральный директор поступила грамотно, поставив перед  собой задачу не нарушая закона воспрепятствовать  выемке документов таким образом, однако остается неясным, какой смысл препятствовать сотрудникам ИМНС? Тут возможны 2 варианта: во-первых, вполне возможно, что на предприятии были какие-либо налоговые нарушения, однако они не были обнаружены после анализа изъятых документов. Во-вторых, возможно директор опасалась, что инспектора могут изъять такие документы, без которых невозможно будет осуществлять полноценную уставную деятельность. Ясно только одно, опасения директора относительно этой проверки были очень серьёзными, о чем говорит тот факт, что ей пришлось уйти в отпуск после нее.

На мой взгляд, иного варианта прекращения проверки у директора не было. Однако препятствование ей могла таить в себе такую угрозу, что в ИМНС наоборот заинтересовались бы деятельностью «Татарского капитала» и провели бы проверку одновременной с какой-нибудь другой проверяющей организацией, и эта проверка могла бы быть более длительной и принесла бы компании больший ущерб.

На мой взгляд существует один способ максимально сократить время  проходящей выемки документов и при  этой оставить у себя копии изъятых  документов. Необходимо вести всю финансовую информацию не на бумажных носителях, а на электронных, и таким образом достигается значительная экономия в бумаге, удобство хранения (значительно экономится место, так как на компакт-диске можно сохранить информации столько же, сколько в нескольких томах с документами), также можно создавать копии дисков с документацией, которые в случае выемки могут оставаться в организации. В случае с налоговой проверкой, выемка документов не займет много времени. Однако может возникнуть проблема в случае, если часть информации будет хранится в памяти компьютера, тогда потребуется уже и изъятие компьютера. Также при выемке документов будут изыматься и первичные документы, которые не могут иметь электронный вид, однако при введении на предприятии электронной системы бухгалтерского учета в любом случае сократится время, которое будет требоваться сотрудникам ИМНС для выемки документов.

На мой взгляд, ведение электронной  бухгалтерии, совместно с не препятствованием сотрудникам налоговых органов  и грамотным ведением бухгалтерского учета может гарантировать, что подобные проверки не будут занимать много времени и оказывать серьезное воздействие на работу организации. 
Заключение

Мною была пройдена практика в организации, работающей в сфере фондового  рынка в должности офис-менеджера, в пределах моих возможностей была изучена эта организация. ЗАО «Татарский капитал» является дочерней организацией ОАО «Фонд Агропромышленный комплекс», и на мой взгляд, работает большей частью именно с финансовыми ресурсами этого ОАО, так как у «Татарского капитала» практически отсутствуют клиенты среди частных лиц, организации же обращаются к его услугам также достаточно редко, в то же время согласно рейтингу национальной ассоциации профессиональных участников фондового рынка НАУФОР, ИК «Татарский капитал» стабильно входит в top- 50 ведущих инвестиционных компаний России.³

Для работы такого типа (с ресурсами  одной организации) у данной инвестиционной компании имеется достаточно людских  ресурсов, подготовленных кадров, однако в организационной структуре есть некоторые странные, на мой взгляд, недостатки, связанные со избыточной численностью офисного персонала.

Также для меня  странным было и  то, что документы, которые должны предъявляться каждому клиенту  по первому его требованию не дали мне для ознакомления, и вообще, постарались в курс дел компании никак не вводить. Также мне показалась странной низкая активность по привлечению клиентов – несколько статей в газете «Комсомольская правда» и «Рынок ценных бумаг».

Компания опасается разглашения  любых сведений относительно ее деятельности, и, на мой взгляд, для успешной деятельности в будущем, в ней необходимы значительные изменения как в проводимой рекламной и маркетинговой политике, так и в организационной структуре и внутренней среде.

 

Список использованной литературы и прочих источников информации

 

 

 

Приложения

Приложение № 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №2