Організація праці менеджера

 

Невпорядкованість робочого дня, постійна зайнятість, безперервна  штурмовщина у справах, які потребують вдумливого, планомірного вирішення, створюють  у самому апараті управління такий  стиль роботи, який призводить до нераціонального  використання часу в усіх підрозділах.

Щоб правильно спланувати розподіл часу між різними видами діяльності, необхідно перш за все  його класифікувати за певними ознаками.

За змістом роботи поділяють  на економічні, технічні, комплексні тощо. Роботи розрізняються:

- за характером спонукальних причин (особиста ініціатива, ініціатива підлеглих, вказівки зверху, ініціатива громадських організацій);

- за періодом, що охоплюється керівною діяльністю (питання перспективні, поточні та ін.);

- за формами діяльності (індивідуальна робота, збори, наради, прийом відвідувачів, телефонні розмови, відвідання робочих місць та ін.).

Планування має бути як довгостроковим (рік, квартал, місяць), так і оперативним (тиждень, один день). Починати треба з довгострокового  плану. Для цього необхідно скласти  перелік найбільш важливих робіт  року, кварталу, місяця, а потім встановити терміни їх початку і закінчення. До цих робіт належать, такі, які  повторюються із року в рік. Наприклад, річний звіт, збори трудового колективу  щодо підсумків року та ін. Існує  практика складання робочих графіків на один день, тиждень, рідше - декаду чи місяць. Ці графіки дисциплінують  не тільки працю самого менеджера, але  і підпорядкованого йому колективу.

Менеджер, який планує свою працю, повинен враховувати час, необхідний для підвищення ділової  кваліфікації, рівня політичних і  економічних знань, виконання громадських  доручень і прийом працівників підприємства зі службових і особистих питань.

План має чітко визначати  час на роботу з документами, прийом відвідувачів, перебування в структурних  підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими тощо. Розробка такого плану створює нормальний ритм роботи апарату управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатися постановкою і вирішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.

Процес розробки плану  особистої праці менеджера пропонується здійснювати за схемою, наведеною  на рис. 1.5.

Перший етап: менеджер складає  перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Це можуть бути завдання з перспективного переліку справ, не виконаних у минулому періоді, інші справи, завдання, які періодично виникають. Перелік робіт слід складати у письмовій формі. Наприклад, у  переліку справ на день відображають такі питання: проведення нарад, прийомів, робота з документацією, поїздки, контроль, телефонні переговори тощо. На цій  стадії достатньо лише наближеного  ранжування завдань, тобто розподілу  їх за ступенем важливості або терміновості.

Другий етап: після складання  переліку робіт на плановий період необхідно визначити витрати  часу, необхідного для виконання  кожного виду роботи. Безумовно, це складне завдання, оскільки керівнику  важко заздалегідь передбачити, скільки часу потребує та чи інша робота. Тут багато залежить від складності та незвичайності вирішуваних завдань, досвіду і професіоналізму самого керівника, кваліфікації управлінського персоналу та інших факторів. Разом  з тим, тривалість деяких управлінських  дій можна оцінювати досить точно. Наприклад, керівники заздалегідь  регламентують тривалість прийому  відвідувачів з особистих питань, нарад тощо.

Зрештою, оцінка витрат часу буде приблизною, що потребуватиме  коригування їх в ході реалізації завдань. Разом з тим, встановлення тривалості робіт дисциплінує керівника, змушує його вкладатися у встановлені  терміни. Не дарма кажуть, що робота забирає стільки часу, скільки  його на неї виділено.

Третій етап: оскільки неможливо  передбачити, які завдання потрібно буде виконати протягом планового періоду, слід зарезервувати час для непередбачених справ.

Робочий час керівника  поділяється на три частин:

- заплановані справи - 60 %. Виходячи з 8-годинного робочого дня, запланована активність не повинна перевищувати 5-6 год.;

- резерв часу на непередбачені роботи - 20 %;

- резерв часу на творчу діяльність керівника - 20 %.

Отже, співвідношення між  плановим часом і резервом має  становити 60:40.

Четвертий етап: необхідно  визначити фонд робочого часу планового  періоду. При цьому, слід виходити з 5-6 годин на день. Таким чином, у  тижневому плані за п'ятиденний  тиждень загальний фонд робочого часу становитиме 40 годин, а для розв'язання планових завдань - не більше 30.

П'ятий етап: перш ніж остаточно  встановити план власної роботи, необхідно  здійснити контроль шляхом співставлення  розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт  з фондом робочого часу. Якщо необхідні  витрати часу перевищують фонд планового  періоду, необхідно переглянути  перелік планових робіт. Менеджеру  слід проранжувати планові роботи з  точки зору важливості і невідкладності їх і вилучити другорядні дії. Так, не дуже термінові справи можна перенести  на наступний період. Слід також  делегувати частину робіт підлеглим.

Шостий етап: менеджер складає  план власної роботи до виконання. Для  зручності їх рекомендується розробляти за допомогою щоденників часу, в  яких відображають завдання, необхідні  дії, номери телефонів, адреси та іншу інформацію.

Сьомий етап: корегування  плану, за необхідності - внесення змін і доповнень. Завдяки встановленому  резерву часу менеджер має змогу  протягом планового періоду адекватно  реагувати на можливі ускладнення  в процесі реалізації тих або інших завдань, вирішувати непередбачені справи, займатися творчою роботою.

 

 

 

Рис. 4.1. Схема процесу  планування праці менеджера

 

Якщо у менеджера немає  особистого плану роботи, то в колективі  виникає нервова напруга, що призводять до неякісного вирішення завдань, зниження результативності управлінської праці.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ЖУРНАЛЬНА ФОРМА  РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ. ПРИКЛАДИ  ДЛЯ КОНКТРЕТНОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Організація та планування особистої роботи менеджера

Планування особистої праці менеджера полягає у правильному виборі ним форм своєї участі у виконанні стратегічних, тактичних і оперативних планів виробничої діяльності, встановленні взаємозв'язків з іншими організаціями, прийнятті рішень і здійсненні контролю за їх виконанням. Крім цього, планування особистої праці передбачає самовдосконалення та встановлення раціонального режиму діяльності й відпочинку менеджера. План має складатися у письмовому вигляді і регулярно переглядатися та поновлюватися. У вужчому розумінні план роботи менеджера - це список справ на день, тиждень або місяць, а також ідей щодо праці на наступний період. Чим краще сплановано час, тим продуктивнішою буде праця менеджера. Якщо її спеціально планувати, то завжди можна знайти можливість скоротити непродуктивні затрати часу. План має чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участі у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад, бесід з підлеглими та ін. Розробка такого плану створює нормальний ритм роботи, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виокремити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення кваліфікації. Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в колективі організації створюється нервове напруження

Планування своєї особистої  праці менеджер починає з визначення стратегії та цілей. Стратегія - це визначення основного шляху (напряму, курсу) до довготривалої цілі. І. Ансофф у книзі "Стратегічне управління" розглядає стратегію як набір правил для прийняття рішень, якими менеджер керується в своїй діяльності.[7] Спосіб руху визначеним шляхом, тобто форма реалізації стратегії - це тактика. Планування стратегії завжди пов'язане з розробленням методу дій або способу досягнення цілей. Ціль - це уявне передбачення результату діяльності і шляхів його досягнення за допомогою різних засобів.

Так, наприклад, якщо менеджер ставить головною ціллю підвищення прибутковості організації, то з огляду на неї розробляє стратегію експансії і визначає такі тактичні задачі:

а) розширення ринку (залучення нових покупців);

б) розширення виробництва (його диверсифікація);

в) зростання організації (відкриття філій, приєднання інших  організацій тощо).

Цілі особистої праці кожного  менеджера мають чітко визначати  його внесок у досягнення цілей організації  у всіх ключових сферах бізнесу. Пітер  Друкер називає вісім сфер, в яких цілі особистої праці менеджера  спрямовуються на забезпечення цілей організації: становища на ринку, інновацій, продуктивності, матеріальних та фінансових ресурсів, прибутковості, забезпечення роботою та навчання менеджерів, роботи з персоналом, відповідальності перед суспільством.[3]

Чому організація праці менеджера повинна починатися з визначення цілей? По-перше, тому, що, прагнучи поставленої цілі, людина скеровує свою увагу й зусилля на задачі та процеси, безпосередньо пов'язані з її досягненням. По друге, цілі заряджають людину енергією. Перспективні цілі приводять до вищих досягнень, аніж ті, яких досягти легко. По-третє, цілі впливають на наполегливість і витривалість. По-четверте, цілі мотивують використання знань, здобуття нових, розвиток творчості.

Зміст цілі визначається умовами і залежить від реальних можливостей суб'єкта й засобів, що він використовує. Таким чином, ціль виступає як регулятор праці менеджера, визначає характер і спосіб його дій. План тоді буде хорошим, якщо в ньому поставлені чіткі цілі, в іншому разі їх здійснення забере багато часу і не дасть позитивних результатів. До того ж треба передбачати перебіг виконання майбутньої роботи, і чим краще менеджер навчиться це робити, тим менше у нього буде критичних (і стресових) ситуацій.

Процес встановлення особистих  цілей менеджера передбачає три  етапи:

1.) Визначення цілей (менеджер має визначитися з тим, чого він хоче досягти професійно та особисто);

2.) Аналіз можливостей для досягнення постановленої цілі (слід проаналізувати свої сильні та слабкі сторони, які можуть полегшувати або ускладнювати досягнення цілі, а також відповідність цілей наявним ресурсам);

3.) Уточнення та конкретне формулювання цілей (для подальшого планування потрібно залишити тільки ті цілі, які реальні для досягнення, вони мають бути чітко сформульовані і мати часову характеристику (довго-, середньо- або короткострокові).

Досвідчені менеджери використовують для побудови цільової моделі так  зване "дерево цілей".[додаток] Воно дає змогу упорядкувати ієрархію цілей і задач. При цьому використовуються такі принципи [2]:

- корінь дерева мають становити задачі, що представляють формулювання робіт, які можуть бути виконані певними способами в установлені терміни;

- кількість рівнів декомпозиції залежить від масштабів і складності поставлених цілей, прийнятих в організації структури, ієрархії її менеджменту;

- під час розкладання головної цілі в ієрархічну структуру цілей дотримуються правила: реалізація під- цілей кожного наступного рівня є необхідною і достатньою умовою досягнення цілей попереднього рівня;

- при формулюванні цілей різних рівнів слід описувати очікувані результати, а не способи їх досягнення;

- підцілі кожного рівня мають бути незалежними одне від одного і не випливати одне з одного;

- головну ціль як кінцевий результат розташовують на верхівці дерева.

План особистої праці менеджера  має забезпечувати успішну діяльність організації, а тому має відповідати  таким вимогам [6]:

- допомагати збільшенню масштабу  задач, їх комплексності (кожна виконана робота має привносити свою частку у вирішення задачі, а вирішення кожної задачі - у досягнення цілей організації);

- допомагати організації вкладатися в терміни, відведені для виконання поставлених задач;

- бути розробленим таким чином, щоб використання обмежених ресурсів було оптимальним і давало змогу ними маневрувати;

- сприяти реалізації продукції у встановлені строки;

- передбачати небажані наслідки непередбачених ситуацій, для чого в план закладаються контрольні заходи;

- забезпечувати єдність цілей для членів організації, підвищення ефективності їхньої роботи, що має сприяти підвищенню продуктивності праці.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАННОЇ  ЛІТЕРАТУРИ