Организация труда менеджеров

      Принцип системного подхода  к управлению в отличие от других подходов (функционального, аспектного) располагает инструментом взаимной увязки и согласования отдельных групп  задач и их решений. Назначением системного подхода является решение всего комплекса возникающих задач с учетом их взаимосвязей и влияния факторов любой природы.

      Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности предполагает, что каждый человек в организации наделяется конкретными правами, несет ответственность за выполнение своих обязанностей.

      Принцип иерархичности и  обратной связи заключается в создании многоуровневой системы управления, в которой осуществляется контроль за деятельностью всех звеньев системы на основе обратной связи. По каналам обратной связи информация о работе управляемого объекта передается в управляющую систему, за счет чего имеется возможность корректировать ход производственного процесса.

      Принцип частной свободы предполагает, что все инициативы исходят от свободно действующих экономических субъектов, выполняющих управленческие функции в рамках действующего законодательства, но по своему желанию. Свобода хозяйственной деятельности представляется как свобода выбора сферы деятельности, профессии, партнеров.

1.3. Общие и специальные  функции менеджмента.

      Слово «функция» означает деятельность, работу, обязанность. Функции, осуществляемые при производстве материальной продукции, делятся на исполнительные и организаторские, или функции управления. Исполнительские функции выполняются работниками в соответствии с конкретным заданием и своей квалификацией.

      При выполнении любой управленческой функции осуществляется синтез (объединение) работников для выполнения поставленных задач, координация их деятельности. Вот этот элемент синтеза в управленческой деятельности и отличает функции управления от функций исполнительских. Функции управления производством представляют собой относительно самостоятельный вид синтезирующей деятельности людей, обусловленный наличием разделения труда в управлении производством. Относительность этой  самостоятельности заключается в том, что любое управленческое решение и действие подчинено конечной цели управления.

      Функции управления можно квалифицировать  по различным признакам. Удобнее  их разделать на функции общего и  специализированного управления.

      Функции специализированного  управления делятся на три группы:

- технологические  функции предусматривают разработку рациональных систем производства продукции, технологии ее создания, переработки, хранения и транспортировки;

- обеспечивающие функции предусматривают выполнение требований технологии производства путем обеспечения его всем необходимым . Сюда относятся инженерное, материально-техническое, культурно-бытовое и хозяйственное обслуживание.

- координирующие функции  обеспечивают прогнозирование развития предприятия; производственно-экономическое и оперативно-техническое планирование; организацию производственных процессов и труда  людей; управление, контроль и регулирование хода производства (оперативное управление).

      Более подробно рассмотрим некоторые общие функции управления:

      Планирование  – функция управления, определяющая цели деятельности, необходимые для  этого средства, а также разрабатывающие методы, наиболее эффективные в конкретных условиях. Планирование включает в себя и составление прогнозов возможного направления будущего развития объекта в тесном взаимодействии с окружающей его средой.

      Планирование  – это базовая, стартовая функция  менеджмента.

Именно  с составления плана начинается деятельность любой фирмы или  компании.

      Существует  несколько разновидностей планов:

- Стратегические (долгосрочные) планы составляются на период от 3 до 5 лет. Обычно в них содержится философия развития фирмы, а также наиболее общие цели, намеченные руководством.

- Среднесрочные планы составляются на период в пределах одного года до трех лет. Содержат вполне конкретные цели и качественные характеристики.

- Краткосрочные планы составляются на период в пределах одного года.

      Организация - формирование структуры объекта управления и обеспечение его всем необходимым для нормального функционирования–персоналом, исходными ресурсами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. Организация как функция менеджмента это:

- организационное проектирование – деление организации на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации целей организации. Этот процесс предполагает установление полномочий различных должностей, определение должностных отношений конкретных лиц.

- организация процесса работы – включает в себя обеспечение нормального функционирования и взаимодействия различных подразделений организации при достижении запланированных целей.

      Организационная структура является «продуктом»  процесса организационного проектирования и представляет собой формальные правила, разрабатываемые  менеджерами для эффективного разделения труда и распределения официальных обязанностей среди отдельных сотрудников и групп. Структура характеризует устойчивые связи между элементами организации, позволяет определить сферы контроля управляющих и скоординировать все функции.

      Мотивация – основной элемент функции регулирования и представляет собой процесс стимулирования человека или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей организации. Это особый вид управленческой деятельности, имеющий целью активизировать людей, работающих в организации, и побуждающий их эффективно трудиться. Стимулирование – процесс использования различных стимулов для мотивирования людей. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное стимулирование.

      Контроль – количественная и качественная оценка и учет результатов работы. Контроль является элементом обратной связи, так как на основании его данных производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.

      Контроль  связывает воедино все функции  управления, так как позволяет менеджерам поддерживать приемлемое положение дел и корректировать неверные шаги путем перепланирования, реорганизации и переориентации. Контроль основывается на обратных связях.

      Существует  три разновидности контроля: предварительный, текущий и заключительный.

      Предварительный контроль позволяет проверить готовность объекта (фирмы) к началу работу. При  этом проверяется состояние материальных и финансовых ресурсов, готовность к работе персонала.

      Текущий является основным видом контроля. Он проводится в процессе функционирования фирмы. При этом контролируется работа подчиненных и выполнение технологии производства. При текущем контроле фактическое ведение дел сравнивается со стандартами и нормативами.

      Стандарты (нормативы) - критерии, по которым можно оценить результаты деятельности.

      Существует  три вида нормативов: натуральные, стоимостные и временные.

      К натуральным относятся нормы расхода материалов на единицу продукции. К стоимостным нормативам можно отнести смету предстоящих расходов. Временные стандарты определяют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.

      Измерения – самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Затраты, связанные с измерениями, зачастую предопределяют, стоит ли вообще заниматься контролем. Ведь основная цель контроля стоит не только в том, чтобы установить, что же происходит на самом деле, а в том, чтобы снизить расходы на производство и увеличить прибыль.

      Заключительный (итоговый) контроль с оценкой выполнения фирмой своих планов требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования. Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже закончена, при этом могут быть два типа контроля: внешний и внутренний (самоконтроль).

      Контроль  оказывает сильное влияние на поведение людей. Неудачно спроектированная система контроля может сделать  поведение работников ориентированными на нее, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей, что может к выдаче искаженной информации.

      Контроль  эффективен, если он носит стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, проводится своевременно и экономично.

      Координация также является элементом функции регулирования, обеспечивающим достижения согласования в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

      Любой вид совместной деятельности людей  подразумевает отношения между  ними, т.е. обмен той или иной информацией.

      Коммуникация – это процесс передачи и получения информации между двумя и более людьми.

      Этот  процесс следует назвать связующим. Именно он позволяет людям координировать свои усилия, действовать согласованно, достигая целей организации. Чем лучше организован процесс коммуникации, тем организация более устойчива, производительна и конкурентоспособна. Недооценка важности этого процесса некоторым менеджерам обычно ведет не только к убыткам фирм и компаний, но и порой к полному прекращению их деятельности на рынке.

      В соответствии с выработанными целями коммуникации  можно подразделить на:

- формальные, способствующие достижению целей организации и выполнению официальных распоряжений руководителей;

- неформальные, способствующие  удовлетворению потребности людей в общении.

      По  направлению передачи информации коммуникации бывают:

- вертикальные – между людьми, стоящими на различных управленческих уровнях;

- горизонтальные – между людьми, находящимися на одном уровне управления.

      Вертикальные коммуникации, в свою очередь, можно разделить на:

- нисходящие, когда информация передаются от руководителя к подчиненному:

- восходящие, когда информация передается от подчиненного к руководителю.

      Также коммуникации следует подразделять на:

- внутренние – организационные и межличностные – когда обмен информацией происходит внутри отдельно взятой организации, не выходя за ее пределы;

- внешние, когда информация осознанно направляется за пределы организации (реклама, public relations и т.д.).

      Для осуществления эффективной коммуникации необходимо наличие следующих элементов и процессов:

      - отправитель – сторона, посылающая обращение или информацию другой стороне;

      - кодирование – процесс предоставления информации в символической форме;

      - обращение – набор символов, передаваемых отправителем;

      - средства распространения информации – каналы коммуникации, по которым обращение передается от отправителя к получателю (здесь следует отметить растущую сегодня популярность электронной коммуникации: телевидение, радио, различные виды компьютерной связи и т.д.);

      - расшифровка – процесс, в ходе которого получатель придает значение символам, переданным отправителем;

      - получатель, получающий обращение, переданное другой стороной;

      - ответная реакция – набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением;