Методы рационализации личного труда руководителя

Содержание

1. Деловое общение в  системе управления, его функции  и значение………....3

2. Методы рационализации  личного труда руководителя……………………...5

3. Представьте краткую  характеристику деятельности Вашего  предприятия (любого предприятия/организации/отрасли), опишите рыночную ситуацию и сделайте SWOT-анализ по представленной информации…………………….10

Список использованной литературы…………………………………………...18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Деловое общение в системе управления, его функции и значение.

Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров. Это умение главенствует не только на деловых переговоров. Если человек умеет побуждать к деятельности других людей, то он состоится в качестве руководителя.

Под деловым общением понимается общение, обеспечивающее успех какого-то общего дела, создающее условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить значимые для них цели. Деловое общение содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками и конкурентами. Оно предполагает такие способы достижения общих целей, которые не только не исключают, но, наоборот, предполагают также и достижение лично значимых целей, удовлетворение личных интересов. Причем речь идет об интересах физических и юридических лиц.

В политической, предпринимательской, коммерческой иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей. Деловые беседы и переговоры осуществляются в вербальной (словесной, устной) форме. Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение). Этика делового общения основывается на таких правилах и нормах поведения партнеров, которые в конечном счете способствуют развитию сотрудничества, т.е. укрепляют сущностную основу деловых отношений. Смысл этих правил и норм - укрепление взаимного доверия, постоянное информирование партнера о своих намерениях и действиях, исключение обмана и дезориентация партнера. Практика делового общения разработала немало кодексов чести предпринимателя, профессиональных кодексов банкиров и т.п.

Управленческое общение – это особый, специфический вид общения. От других видов общения оно отличается тем, что через него и посредством его решаются управленческие задачи. Поэтому управленческое общение определяют как особый вид общения, целью и результатом которого является решение специфических управленческих задач.

Управленческое деловое общение, как и любое другое, имеет три стороны:

1) коммуникативную (обмен  информацией);

2) перцептивную (восприятие  друг друга в процессе общения);

3) интерактивную (совместная  деятельность или обмен действиями в процессе общения).

В реальном процессе общения все они переплетены и взаимно обусловливают друг друга.

Управленческое деловое общение – это взаимодействие двух и более людей, состоящее в обмене между ними информацией управленческого, познавательного и аффективно-оценочного (эмоционально-оценочного) характера.

Данное общение осуществляется с целью управления, а также для приобщения партнера к опыту и ценностям управляющего персонала.

В   содержании управленческого делового общения выделяют следующие функции:

- инструментальная – характеризует общение как социальный механизм управления и передачи информации, необходимой для исполнения действия;

- интегративная – раскрывает общение как средство объединения людей;

- трансляционная – функции передачи конкретных способов деятельности, оценок и т.д.;

- функция самовыражения определяет общение как форму взаимопонимания психологического контекста;

- экспрессивная – взаимопонимание переживаний и эмоциональных состояний;

- функция социализации – формирование навыков взаимодействия в обществе в соответствии с принятыми нормами и правилам;

- функция социального контроля – регламентация поведения и деятельности.

Деловое общение можно рассматривать в единстве трех его сторон:

- общение как обмен информацией (коммуникативная сторона общения);

- общение как взаимодействие (интерактивная сторона общения);

- общение как восприятие людьми друг друга (перцептивная сторона общения).

 

2. Методы рационализации  личного труда руководителя.

Методы управления — это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

От используемых методов и организации труда руководителя во многом зависит успех работы всего производственного коллектива.

Методы управления персоналом – это способы воздействия на коллективы и отдельных работников с целью осуществление координации их деятельности в процессе функционирования организации.

Для эффективного управления организацией, и в частности персоналом предприятия, в научном и практическом плане выработаны три группы методов:

1. Административные.

2. Экономические.

3. Социально-психологические.

Также существуют методы рационализации личного труда руководителя, к ним  относят:

- работа над текстом;

- тренировка памяти;

- записная книжка руководителя;

- умение слушать собеседника;

- разговор по телефону;

- служебная командировка.

Работа над текстом. Каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать документы.

Последовательность этапов работы над документами можно определить следующим образом:

- составление краткого  плана-конспекта, включающего последовательность  изложения, объём работы, учет всех  материалов, необходимых для данной  работы.

- сортировка материалов: на этой стадии идет уточнение всех имеющихся в вашем распоряжении данных.

- определение последовательности  подачи материалов.

- подготовка проекта документа, в котором уже в законченном  виде просматривается готовый  результат вашей работы.

-  редактирование: окончательная  сверка документа с вашим планом – конспектом.

Тренировка памяти. Одним из важнейших профессиональных качеств руководителя является хорошая память. Память - это процесс восприятия, сохранения и воспроизведения информации. Её объём, быстрота запоминания, безотказность и точность воспроизведения предопределяются врожденными способностями. Однако нельзя все сводить к природным данным. Память в течение жизни развивается. Для того чтобы улучшить память, необходимо усвоить специально разработанные методы управления процессами памяти, постоянно тренировать ее механизмы.

Существуют три естественных закона запоминания: впечатление, повторение, ассоциация. Для руководителя хорошая память не мало важный метод для достижения эффективности своего труда. Основой укрепления памяти является наблюдательность.

К способам запоминания информации относятся:

- использование записной  книжки;

-  методика систематического  запоминания;

- ретроспективный обзор.

Методика систематического запоминания включает несколько стадий, на которых необходимо:

- сконцентрировать внимание  на интересующей информации;

- несколько раз записать  эту информацию, прочитать текст, затем пересказать его и, сравнив  рассказ с оригиналом, исправить  ошибки. При запоминании текста  желательно разделить его на  несколько коротких отрывков;

- мысленно представить  себе эту информацию;

- постараться мысленно  ассоциировать информацию с чем-то  аналогичным или, наоборот, с диаметрально  противоположным (метод контраста);

- повторить запоминаемую  информацию. Длительность хранения информации в памяти определяется не только количеством установленных связей, но и повторением запомненного. Использование рациональных методов повторения позволяет достичь эффективного запоминания при относительно небольшом количестве повторений.

 Записная книжка руководителя. Записная книжка необходима в работе любого руководителя. Существует множество разнообразных форм записных книжек:

- телефонно-адресные;

- ежедневник;

- записная книжка для  приема посетителей;

- целевая записная книжка;

- дневник личной работы;

- книга для телефонных  разговоров.

Все эти виды записных книжек можно объединить в три группы:

- записные книжки с  алфавитом;

- ежедневники;

- обычные записные книжки.

Одним из основных достоинств обычной записной книжки является малый формат, позволяющий иметь ее всегда под рукой. Недостатком же является отсутствие поисковых ключей.

Умение слушать собеседника. Беда многих руководителей состоит в том, что они не умеют быть терпеливыми и внимательными слушателями.

 Умение слушать эффективно  имеет ряд преимуществ:

- совершенствуются ваши  навыки как руководителя, если  вы сталкиваетесь с подчиненными, озабоченными теми или иными  проблемами;

- сокращается время на  решение тех или иных проблем;

- благодаря вашему более  эффективному общению с другими людьми у собеседников повышаются самооценка и уверенность;

- благодаря запоминанию  большего объема информации и  уменьшению недопонимания повышается  производительность труда;

- вы совершаете меньше  ошибок, когда слушаете инструкции;

- улучшаются отношения  с коллегами, устанавливается атмосфера  уважения и доверия.

Типичные ошибки, которые мы совершаем при выслушивании собеседника:

- не воспринимает смысл  того, что говорят. Фразы пролетают  мимо нашего внимания.

- часто обдумываем  свои аргументы и возражения, пока собеседник еще говорит.

- хотим быть умнее собеседника  и думаем, где и как можно  улучшить его предложение, вместо  того чтобы его понять.

- часто вообще не слушаем, потому что  говорящий нам не  приятен.

Те, кто действительно умеют слушать прислушиваться к другим, обладают мощным средством влияния.

Разговор по телефону. Телефон, дополняя традиционные способы общения между людьми, позволил существенно увеличить скорость обмена информацией. Любой звонок создает проблему, уже хотя бы по тому, что отвлекает от работы.

В рекомендациях для руководителей некоторых фирм сказано, что руководитель должен: избегать длительных телефонных разговоров; вести все телефонные переговоры только на деловом уровне.

К числу ключевых моментов в умении вести телефонный разговор относят:

- умение внимательно слушать;

- привычка все записывать;

- умение корректно ставить  вопросы.

Снимать трубку нужно не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, нужно приветствует звонящего еще до того, как последний успел заговорить, а затем назвать свое учреждение, отдел и занимаемую должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Приветствие может идти за представлением.

Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание – исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

Если возникла необходимость во время телефонного разговора навести справку. В этом случае необходимо предупредить абонента о продолжительности поиска нужной информации, а если ее быстро найти невозможно, то нужно извиниться и попросить абонента перезвонить позже, в удобное для него время или попросить у него его номер телефона и позвонить самому.

Служебная командировка.

Служебной командировкой называется направление работника на определенный срок по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного задания вне места постоянной работы, обусловленной трудовым договором. Распоряжение руководителя о выезде в командировку является для работника обязательным. Отказ работника от поездки в служебную командировку без уважительных причин является нарушением трудовой дисциплины. Руководитель организации своим приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выезжающих в командировку, а также производство отметок в командировочных удостоверениях.