Контрольная работа по "Основы менеджмента"

Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования

«БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ»

Институт информационных технологий

 

Специальность                          ИСиТ                              о

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По курсу                  Основы менеджмента                  о

 

Вариант № 7

 

а   

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск, 2012

 

Содержание

 

Теоретическая часть 3

7 Опишите характеристику кибернетического подхода в управлении системой 3

37 Опишите технологию процесса общения, его роль и место в современном менеджменте. 5

Задача (вариант 1/2) 15

Список использованных интернет ресурсов и литературы 18

 

 

Теоретическая часть

7 Опишите характеристику кибернетического подхода в управлении системой

 

Информационный  подход кибернетики к процессам  управления различными системами представляется в виде системы с управлением (см. рис.1), включающей три подсистемы: управляющую систему (систему управления), объект управления и систему связи.

 

Рис.1 Организация как кибернетическая система с управлением

 

Согласно  кибернетическому подходу, управление рассматривается прежде всего как  процесс преобразования информации: информация об объекте управления воспринимается управляющей системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих  воздействий передается на объект управления. Процессы получения информации, ее хранения и передачи в этом случае отождествляются с понятием связь. Переработка воспринятой информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется с  понятием управление. Если системы  способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они  обладают обратной связью. Обратная связь  создает возможность эффективного управления в изменяющихся условиях функционирования объекта управления даже в тех случаях, когда возмущающие воздействия не могут быть измерены или когда их влияние заранее не известно. [1]

Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими. К ним  относятся технические, биологические, организационные, социальные, экономические  системы и др. [2]

Управляющая система совместно с системой связи образует систему управления. Основным элементом организационно-технических  систем управления является лицо, принимающее  решение – индивидуум или группа индивидуумов, имеющих право принимать  окончательные решения по выбору одного из нескольких управляющих воздействий. Система связи включает канал  прямой связи X, по которому передается входная информация, включающая командную  информацию, и канал обратной связи Y, по которому передается информация о  состоянии ОУ. Внешняя среда воздействует как на функционирование объекта  управления (сигнал W), так и учитывается  при выработке управляющих воздействий  в системе управления.

Основными группами функций системы управления являются:

1) функции  принятия решений (преобразования  содержания информации) – выражаются в создании новой информации в ходе анализа, планирования (прогнозирования) и оперативного управления (регулирования, координации действий). Это связано с преобразованием содержания информации о состоянии ОУ и внешней среды в управляющую информацию при решении логических задач и выполнении аналитических расчетов, проводимых ЛПР при порождении и выборе альтернатив. Эта группа функций является главной, поскольку обеспечивает выработку информационных воздействий по удержанию в существующем положении или при переводе системы в новое состояние;

2) рутинные  функции обработки информации  охватывают учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование,  преобразование формы информации  и т.д. Эта группа функций  преобразования информации не изменяет ее смысл, т.е. это рутинные функции, не связанные с содержательной обработкой информации;

3) функции  обмена информацией связаны с  доведением выработанных воздействий  до ОУ и обменом информацией  между ЛПР (ограничение доступа,  получение (сбор), передача информации  по управлению в текстовой,  графической, табличной и иных  формах по телефону, системам  передачи данных и т.д.). [1]

37 Опишите технологию процесса общения, его роль и место в современном менеджменте.

 

1) Значение делового общения.

Общение - важнейшая форма взаимодействия людей. В жизни большинства людей процессы общения занимают до 70 % времени, а менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80 % своего рабочего времени. Это постоянный процесс, который люди используют для того, чтобы передавать организационные цели, обеспечивать обратную связь и вносить коррективы (см. рис. 2).

 

Рис. 2 Модель процесса общения

 

Общение служит жизненно важной цели установления взаимосвязей и сотрудничества людей. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением, потому как общение - это процесс передачи идей, мыслей и чувств, доведение их до понимания другими людьми. Общение невероятно тонкая и сложная деятельность. И от того, насколько грамотно построено общение, зависит немало: результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, клиентами и сотрудниками, удовлетворенность работников организации своим трудом, морально-психологический климат в коллективе, взаимоотношения с другими организациями, а также с государственными органами.

Менеджмент  относится к числу важнейших  областей, где общение играет определяющую роль. Для современного менеджера, личности, которая должна работать с людьми, способность к общению жизненно необходима. Это самый важный навык, которым должен обладать менеджер. На успешность деятельности организации влияет уровень общительности менеджера (рис. 3).

 

 

Рис. 3 Влияние уровня общительности менеджера на успешность

функционировани организации

 

Высокая эффективность руководства соответствует  двум уровням проявления общительности  руководителей: 8-10 и 14-15 баллам общительности. Этим уровням отвечает высокая производственная эффективность. Примерно одинаково низкие показатели эффективности руководства имеют место в группах «замкнутых» (до 4 баллов) и «высокообщительных» (свыше 16 баллов общительности). Отрицательное влияние сверхнизкой общительности руководителей на результаты труда объяснимо, однако интерес представляет отрицательное влияние, оказываемое на эффективность руководства, высокая общительность руководителя (более 16 баллов). Возникает вопрос: «Каковы же причины такого явления?» Казалось бы, чем более общительный человек, тем он более контактный и это не может не сказаться на результатах труда. На деле это не так. Как видно из рис. 2.2 и замкнутость, и высокая, и сверхвысокая общительность ограничивают познавательные возможности руководителей по анализу, изучению и оценке как членов коллектива, так и ситуации в целом, в которой работает коллектив. Они нередко при принятии управленческих решений могут руководствоваться внешними признаками, что естественно сказывается на их качестве. [13]

Как правило, у членов коллектива есть социально-психологическая установка на определенный уровень общения с руководителями. Сверхобщительные и замкнутые руководители вызывают рассогласование между их поведением и установками членов коллектива, что в целом отрицательно сказывается на формировании социально-психологического климата в коллективе. Высокообщительные руководители нередко могут просто мешать работе коллектива, отвлекать большим числом контактов.

Менеджер, не обладающий должной чувствительностью  к общению, как правило, много  времени и энергии тратит впустую, усиливая недовольство подчиненных. Поэтому руководитель должен понимать, что умение общаться - не менее значимый элемент его профессиональной деятельности, чем специальные знания и навыки работы.

2)  Формы общения.

Всякое  общение отличается не только содержанием, но и формой. Форма общения - это процесс взаимодействия людей, специфика их поведения по отношению друг другу. В данном случае речь должна идти о качестве общения, а точнее, о его культуре. Поэтому важно выделить компоненты общения:

1) коммуникатор - тот, кто инициирует общение, кто сообщает информацию;

2) аудитория (реципиенты) - тот, кому говорят, сообщают информацию;

3) сообщение - то, что говорят, содержание информации;

4) средства общения - технические средства, благодаря которым информация попадает получателю.

В преобладающем  большинстве случаев решающее значение имеет содержательность общения, его насыщенность для дела смыслом. Однако удачно выбранная форма общения способствует достижению целей организации. Поэтому в каждом конкретном случае форма общения будет разной.

В связи  с этим можно выделить две основные формы общения:

1)   опосредованное (косвенное) - через посредников, по телефону, факсу, посредством обмена телеграммами и т.п.;

2)   непосредственное (контактное) - вступление собеседников в контакт «с глазу на глаз». Непосредственное общение имеет больше достоинств, поскольку обеспечивает прямое восприятие партнеров и их поведение. В данном случае применяются два вида коммуникаций: вербальные (речевые) и невербальные (жесты, мимика, тембр голоса и т.п.).

Поскольку наибольший удельный вес в общении занимают вербальные коммуникации, умение говорить является важной составной частью авторитета менеджера и эффективности достижения целей организации.

Чтобы понять, почему одни менеджеры в процессе общения добиваются успеха, а другие терпят неудачу, необходимо выявить роль информации, которая проходит по каналам общения в организации. Данная информация может быть разделена на три категории:

1) функциональная, передается всем или определенной (заинтересованной) в ней группе лиц для того, чтобы они могли выполнять свои функции. Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т п. Традиционно обмен такой информацией называется формальным общением, так как она передается по официальным каналам организации;

2) координационная,  циркулирует между функциональными подразделениями организации (например, между отделом сбыта и отделом маркетинга). Необходимое общение здесь происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др.

3) оценочная,  происходит общение, которое имеет  отношение к понятиям, статусу  и уважению сотрудников, восприятию  партнерами по общению друг друга. Каналы передачи оценочной информации обычно включают награды, поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за выдающийся вклад в деятельность организации. [12]

3) Организация общения.

Общение отличает то, что в его процессе информация не только передается, но и  формируется, уточняется и изменяется. Каждый менеджер заинтересован в  том, чтобы информация, которую он адресует собеседнику, не просто им была принята, но и достигла главной цели. Все это указывает на то, что менеджер должен соответствующим образом организовать общение. Слагаемыми организации общения являются его цель, подготовка, непосредственное общение, решение (рис. 4).

 

Рис. 4 Организация (технология) общения

4) Цель общения.

Процесс общения начинается с формулировки идеи. Этот шаг называется идеизацией, т.е. человек, который хочет общаться, должен передать появившуюся идею. Цели, которые формулирует менеджер, могут быть самыми разными: заключить соглашение, разрешить спорный вопрос, убедить собеседника в чем-либо, получить необходимую информацию и т.п. Чем конкретнее сформулирована цель делового общения, тем больше определенности в последующем. Это особенно важно при выборе тактики общения. Чтобы идею менеджера понял и осознал собеседник, он сам должен иметь о ней четкое представление: что он хочет получить в результате воплощения идеи и какого характера воздействие необходимо оказать на партнера по общению, чтобы цель была достигнута. [5]

Практика  показывает, что многие идеи не реализуются  лишь потому, что у менеджера нет  ясности и продуманности постановки вопроса.

5) Подготовка к общению.

Подготовка к деловому общению предусматривает составление своего рода плана, включающего следующие основные аспекты: участники беседы должны располагать временем, достаточным для проведения спокойного, обстоятельного разговора; следует предусмотреть обстоятельства, которые могут помешать беседе, и исключить их (шум, громкая музыка и т.д.); необходимо настроиться на беседу, исключив у себя переживания, которые бы отрицательно повлияли на готовность к общению; - следует успокоить себя, если предстоящая беседа вызывает слишком сильное волнение, и дополнительно мобилизоваться; необходимо подавить у себя чувства, отрицательно влияющие на правильность восприятия собеседника (например, чувство симпатии - антипатии); перед беседой, если есть возможность, следует познакомиться с данными на собеседника, имея при этом в виду, что они могут повлиять на процесс восприятия; надо заранее предвидеть возможные вопросы, которые может поставить собеседник, и быть готовым к ответу на них, т.е. на этом этапе анализируются участники общения (мужчина, женщина, темперамент, характер, уровень профессиональной подготовки и другие качества), тема и оценивается сложившаяся ситуация.