Контрольная работа по "Организации работы с кадрами"

               Перевозский  Строительный  Колледж

                                                       Заочное отделение

                                                  Контрольная работа

                      По  организации работы с кадрами.

                        Кузьмина  Павла  Александровича

          Оценка                             «          »                         2003г.

         Преподаватель  Дианова  Валентина  Григорьевна

План.

1.    Организация контроля за выполнением планов.

2.    Ведение личных дел.

3.    Планирование как основа организации работы с кадрами.

4.    Задача.

1.    Организация контроля за выполнением планов.

Управленческий контроль состоит в наблюдении за течением процесса производственной и служебной деятельности объекта управления,, в сравнении контролируемых параметров с заданной программой, в выявлении отклонений от этой программы, их времени, места, причин и характера. Но контроль охватывает, кроме того, и оценку результатов данного процесса. Тем самым контроль включает и проверку исполнения.

Главная цель контроля в организации – повышение качества и эффективности производственной деятельности организации. Достижение этой цели предполагает решение следующих основных задач:

определение фактического состояния производственной и служебной деятельности организации;

оценка качества и своевременности исполнения законов, установок и указаний руководства, выполнения планов;

выявление и упреждение ошибок и недостатков в процессе осуществления служебной деятельности проверяемых органов, условий и причин, их порождающих, разработка предложений по устранению и предотвращению на будущее;

выявление позитивного опыта решения производственных и служебных проблем с учётом складывающейся обстановки, вскрытие потенциальных, неиспользованных резервов и возможностей их решения в целях обобщения и распространения такого опыта, совершенствования производственной деятельности;

оказание по итогам проверки (контроля) результатов работы контролируемых лиц, их соответствия занимаемым должностям.

Основные принципы контроля:

принцип целенаправленности реализуется главным образом правильным выбором вопросов, подлежащих контролю путём определения, исходя из специфических особенностей организации, её функций и задач, ключевых пунктов контроля, позволяющих судить о положении дел в целом или наиболее важных моментов в планах, реализация которых обеспечивает успех деятельности организации в целом;

принцип конкретности как продолжение и развитие требования о его целенаправленности предполагает, что конкретными должны быть не только цели контроля, но и его результат;

принцип объективности означает: контроль должен быть непредвзятым, должен способствовать выявлению не только негативных, но и положительных моментов в деятельности контролируемого органа, выводы по результатам контроля должны базироваться на достоверных фактах, а не на слухах,

домыслах, непроверенной информации, контроль должен учитывать всё многообразие как внутренних так и внешних факторов;

принцип своевременности контроля исходит из того, что эффективность контроля определяется не скоростью или частотой его проведения, а получением информации, необходимой для своевременного воздействия на контролируемый процесс;

принцип действенности определяет его направленность не столько на выявление недостатков и положительных моментов, сколько на выработку конкретных мер по устранению выявленных недостатков и содействие распространению и внедрению прогрессивного опыта.

Процедура контроля включает три основные стадии: установление нормативов контроля; сопоставление данных о фактическом положении дел с нормативными; выработка предложений (мер) по реализации результатов контроля.

Установление нормативов – это определение того, что, как, по каким критериям следует контролировать. Важнейшими нормативами являются: требования нормативных актов, регламентирующие деятельность организации; поддающиеся проверке планы её деятельности.

Сопоставление данных – состоит в определении того, насколько процесс реализации принятого решения, выполнения плана соответствует намеченному и ожидаемым результатам. При этом важное значение имеют правильное определение масштаба допустимых отклонений – насколько допустимы или безопасны для процесса реализации принятого решения отклонения от установленных нормативов.

Выработка мер – заключается в том, чтобы оценить полученную информацию и решить, необходимо ли продолжать действовать так, а если не так, то как иначе. Меры по реализации результатов контроля могут быть трёх видов: «ничего не предпринимать», если установлено, что фактически результаты контролируемой деятельности не отличаются от заданных стандартов или находятся в пределах допустимых отклонений; «внести коррективы», то есть устранить серьёзные негативные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, или использовать благоприятные отклонения с максимальной пользой; «изменить нормативы контроля», если сами нормативы оказались нереальными, ошибочными, затрудняющими течение производственного процесса.

2.    Ведение личных дел.

   Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приёме на работу. Порядок работы с личными делами е регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

   Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приёма на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

   Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:

-         внутренняя опись документов дела;

-         дополнение к личному листку по учёту кадров;

-         личный листок по учёту кадров;

-         автобиография;

-         копии документов об образовании;

-         характеристики или рекомендательные письма;

-         заявление о приёме на работу;

-         трудовой договор;

-         копия приказа о приёме на работу.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в личные дела не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учёту кадров» и «Дополнение к личному листку».

Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности и др. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника.

Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка, отражаются в дополнении к личному листку. Дополнение к личному листку включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела. Первый раздел – сведения о работе. Второй раздел – изменения в учётных признаках работника.

Помещаемая в личное дело копия приказа о приёме на работу должна иметь отметку о заверении копий. Вместо копии приказа в личное дело может быть помещена выписка из него. Выписка делается только после подписания приказа руководителем организации.

При подготовке личного дела о передаче в архив в конце дела помещается заверительная надпись, которая составляется на листе-заверителе дела. Лист-заверитель служит для учёта количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Работники кадровых служб, на которых возложено ведение личных дел, обязаны постоянно следить за состоянием личных дел и своевременно вносить изменения в учётные данные работника. Не следует требовать от работника повторного заполнения личного листка и написании автобиографии в целях обновления личного дела. Все изменения в учётных данных работника отражаются в дополнении к личному листку по учёту кадров.

Документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учёта личных дел. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определённым должностным лицам. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело.

Личные дела хранятся в отделе кадров как документы строгой отчётности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров, а в небольших организациях, где нет самостоятельной кадровой службы, на руководителя организации.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении личному листку по учёту кадров. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

3.    Планирование, как основа организации работы с кадрами.

Планирование можно рассматривать в двух аспектах. В широком смысле – это деятельность по выработке политики и стратегии организации и способов их реализации; в узком – по составлению официальных документов – планов.

В рамках кадрового планирования, являющегося элементом общей системы планирования организации, решаются задачи обеспечения её рабочей силой необходимой численности и качества, эффективной использования последней, совершенствования социальных отношений. специфика кадрового планирования, как и формирования соответствующих стратегий, состоит в наличии двух подходов: самостоятельного для организаций, продуктом деятельности которых является персонал, и подчинённого производственным, инвестиционным, финансовым, коммерческим и иным планам - для остальных.

С помощью кадрового планирования можно определить, например:

-         сколько работников, какой квалификации, когда и где будут необходимы;

-         какие требования предъявляются к тем или иным категориям работников (профессионально-квалификационные модели должностей);

-         каким образом привлечь нужный и сократить ненужный персонал;

-         как использовать персонал в соответствии с его потенциалом;

-         как обеспечить развитие этого потенциала, повысить квалификацию людей;

-         как обеспечить справедливую оплату труда, мотивацию персонала и решить его социальные проблемы;

-         каких затрат потребуют проводимые мероприятия.

Процесс планирования персонала, как и планирования вообще, базируется на ряде принципов, т.е. правил, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления. Основным из них сегодня считается участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. При составлении социальных планов этот принцип является безусловным, в остальных случаях его применение желательно.

Другим принципом планирования персонала считается его непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности организации и тем обстоятельством, что сам персонал находится в постоянном движении. В соответствии с этим принципом планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс. Принцип непрерывности требует, чтобы все планы разрабатывались с учётом перспектив, также того, что они послужат основой составления планов в будущем, а очередные планы базировались на предшествующих, учитывали результаты их выполнения, т.е. соблюдалась определённая преемственность.

Непрерывность планирования позволяет реализовать такой его принцип, как гибкость, подразумевающий возможность постоянного внесения коррективов в ранее принятые кадровые решения или их пересмотра в любой момент в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые подушки, дающие при необходимости свободу маневра в определённых пределах.

Единство и взаимосвязь деятельности отдельных частей организации требует соблюдения в планировании такого принципа, как согласование планов по персоналу в форме координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали» – между подразделениями одного уровня, а интеграция – «по вертикали», между выше- и нижестоящими.

Важным принципом планирования является экономичность, суть которой состоит в том, чтобы затраты на составление плана были меньше эффекта, приносимого его выполнением. Наконец, одним из принципов планирования является создание необходимых условий для выполнения плана.