Информационные системы в управлении

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ  ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РЯЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 имени С.А.ЕСЕНИНА»

 

 

 

Факультет: « Социологии и управления»

Учебный курс: «Теория управления»

 

 

Доклад на тему:

«Информационные системы в управлении»

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка 2 курса

Гришина Маргарита Владимировна.

 

 

 

 

 

 

 

Рязань 2014

• Введение

1.Информационное обеспечение управления

2.Понятие, цели, задачи информационных систем

3.Этапы развития информационных систем управления

4.Основные направления ИСУ

5. Функции человека в  ИСУ

• Заключение
• Список Литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

  Главным направлением перестройки  менеджмента и его радикального  усовершенствования, приспособления  к современным условиям стало  массовое использование новейшей  компьютерной и телекоммуникационной  техники, формирование на ее основе  высокоэффективных информационно-управленческих  технологий. Средства и методы  прикладной информатики используются  в менеджменте и маркетинге. Новые  технологии, основанные на компьютерной  технике, требуют радикальных изменений  организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования  и передачи информации. Особое  значение имеет внедрение информационного  менеджмента, значительно расширяющее  возможности использования компаниями  информационных ресурсов. Развитие  информационного менеджмента связано  с организацией системы обработки  данных и знаний, последовательного  их развития до уровня интегрированных  автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и  горизонтали все уровни и звенья  производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

В наши дни автоматизация управления является неотъемлемой чертой каждого производства, это связано, прежде всего, с перспективами расширения предприятия, ростом объема производства. Внедрение различных информационных систем в сферу управления на предприятие целесообразно с целью экономии времени, рабочих ресурсов, повышения качества выполняемой работы.

 

1.Информационное  обеспечение управления

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных областей современной науки.

В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. И этого определения вполне достаточно для изучения проблем управления.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. На рисунке 1 приведена схема информационных связей руководителя.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

· большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

· исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

· исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации - создание баз и банков данных, т.е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы.

Наряду с материальными, трудовыми, сырьевыми, финансовыми ресурсами информационные ресурсы в управлении предприятием имеют первостепенное значение как обязательная предпосылка успешного производственного процесса. Научно-техническая информация является основным фундаментом при разработке новых технологических процессов, основой развития средств производства. Процедура принятия управленческого решения всегда опирается на первоисточник -имеющуюся в распоряжении руководителя альтернативную информацию, и важно уметь использовать именно ту информацию, которая уменьшит неопределенность развивающихся тенденций и событий и поможет принять оптимальное решение. Информация в управлении действительно полезна только в случае, если в итоге ее использования она будет реализована в трудовой акт, в полезную деятельность людей. Принятое решение должно дойти до исполнителя в неискаженном виде, необходимо полностью исключить разные толкования и "додумывания", могущие возникнуть на ступенях иерархической служебной лестницы.

 

2. Понятие, цели, задачи информационных  систем

Информационная система (ИС) - информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией. Миссия информационных систем - производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией. Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа.

 ИС выполняет технологические  функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и  функционирует в регламенте, определенном  методами и структурой управленческой  деятельности, принятой на конкретном  экономическом объекте, реализует  цели и задачи, стоящие перед  ним.

 

Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.

В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

Информационный продукт или услуга - специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.

В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

1. Простота внедрения  уже существующих решений;

2. Они просты для понимания  и для их освоения требуется  минимум тренировки;

3. Не требуются технические  навыки;

4. Они, обычно, гибкие и  способны к адаптации для соответствия  деловым процессам.

Преимущества автоматизированных систем: в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

· единая база хранения информации;

· совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.

Информационная система компании должна:

1. Позволять накапливать  определенный опыт и знания, обобщать  их в виде формализованных  процедур и алгоритмов решения;

2. Постоянно совершенствоваться  и развиваться;

3. Быстро адаптироваться  к изменениям внешней среды  и новым потребностям организации;

4. Соответствовать насущным  требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) - это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла - от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.

Основные задачи ИСУ

обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; обеспечение контроля  за работой служб предприятия; обеспечение четкой координации работ и ресурсов; полный контроль за движением средств; реализация необходимой менеджменту учетной политики; оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; контроль за выполнением договоров, смет и планов; контроль за финансовой дисциплиной; отслеживание движения товарно-материальных потоков; оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности контроль за выполнением производственных заказов; контроль за состоянием производственных мощностей; контроль за технологической дисциплиной; ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов контроль за продвижением новых товаров на рынок; анализ рынка сбыта с целью его расширения; ведение статистики продаж; использование базы стандартных писем для рассылки; ведение баз данных товаров, продукции, услуг; планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки; оперативный поиск товара (продукции) по складам; оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;  инвентаризация.

3.Этапы развития информационных  систем управления

 

ИСУ представляют собой системы, основанные на постоянно  развивающихся

концепциях использования информации.

      Первые  информационные системы управления  появились в 50-х  гг.  В  эти

годы они были предназначены для  обработки  счетов  и  расчета  зарплаты,  а

реализовывались на электромеханических бухгалтерских  счетных  машинах.  Это

приводило к некоторому сокращению затрат и времени  на  подготовку  бумажных

документов. Такие  системы  называются  системами  обработки  транзакций.  К

транзакциям  относят  следующие   операции:   выписка   счетов,   накладных,

составление платежных ведомостей и другие операции бухгалтерского учета.

      В  60-е  гг.  средства  вычислительной  техники  получили   дальнейшее

развитие: появляются операционные системы, дисковая технология,  значительно

улучшаются   языки   программирования.   Развитие   вычислительной   техники

обусловило появление новых  возможностей  в  автоматизации  различных  видов

деятельности,  например,  подготовки   отчетной   документации.   Изменяется

отношение к информационным системам. Информация, полученная  с  их  помощью,

стала  применяться  для  периодической  отчетности  по  многим   параметрам.

Появляются  системы  управленческих  отчетов   (СУО),   ориентированные   на

менеджеров, принимающих решения.

      В 70-е гг. информационные системы продолжают  активно  развиваться.  В

это  время  появляются  первые  микропроцессоры,  интерактивные   дисплейные

устройства,  технология  баз  данных  и   дружественное   по   отношению   к

пользователю  программное  обеспечение  (средства,  позволяющие  работать  с

программой, не изучая ее  описания).  Эти  достижения  создали  условия  для

появления систем поддержки принятия решений  (СППР).  В  отличие  от  систем

управленческих  отчетов,  которые  предоставляют   информацию   по   заранее

установленным   формам   отчетности,   СППР   предоставляют   ее   по   мере

возникновения необходимости. [1]

      Существуют 3 стадии  принятия  решения:  информационная,  проектная  и

стадия выбора. На  информационной  стадии  исследуется  среда,  определяются

события  и  условия,  требующие  принятия  решений.  На   проектной   стадии

разрабатываются   и   оцениваются   возможные    направления    деятельности

(альтернативы).  На  стадии  выбора  обосновывают  и  отбирают  определенную

альтернативу,  организуя  слежение  за  ее  реализацией.   СППР   используют

оборудование,  программное  обеспечение,  данные,  базу   моделей   и   труд