Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительн

 

                                        Морозовой Н.В.

                                        Федосеевой Н.А.

                                        Прошу подготовить проект

                                        договора с Консалтинговой группой

                                        "ТЕРМИКА" к 05.10.2003

                                        Личная подпись

                                        Дата

 

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту  включает в себя краткое содержание  документа. Заголовок должен быть  согласован с наименованием вида  документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа  составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии  с законодательством Российской  Федерации и субъектов Российской  Федерации.

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих  страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного  или множественного числа ("отдел  осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица  множественного числа ("просим  направить", "направляем на  рассмотрение");

- от первого лица  единственного числа ("считаю  необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица  единственного числа ("министерство  не возражает", "ВНИИДАД считает  возможным").

3.21 Отметку о наличии  приложения, названного в тексте  письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет  приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число  листов и число экземпляров; при  наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение: 1. Положение  об Управлении регионального кредитования на 5 л.

               в 1 экз.

            2. Правила подготовки   и   оформления  документов  Управления

               регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу  прилагают другой документ, также  имеющий приложение, отметку о  наличии приложения оформляют следующим  образом:

 

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к

            нему, всего на 3 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение N " с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

                                                      Приложение N 2

                                                      к приказу Росархива

                                                      от 05.06.2003 N 319

 

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это  выражение, наименование документа, его  дату и регистрационный номер  относительно самой длинной строки, например:

 

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                               к приказу Минздрава России

                                                   от 05.06.2003 N 251

 

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий            Личная подпись            А.А. Борисов

 

или на бланке:

 

Вице-президент                      Личная подпись            А.А. Борисов

 

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

 

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер"                       Личная подпись            Н.А. Федоров

 

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности, например:

 

Директор института                  Личная подпись              М.В. Ларин

 

Главный бухгалтер                   Личная подпись             З.В. Марьяш

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне, например:

 

Заместитель директора                   Заместитель директора

по научной работе                       по научной работе

 

Личная подпись       Ю.Г. Демидов        Личная подпись       К.И. Игнатьев

 

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии                Личная подпись       В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии                       Личная подпись       А.Н. Сокова

                                     Личная подпись       А.С. Красавин

                                     Личная подпись       О.И. Рысков

 

3.23 Гриф согласования  документа состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, должности лица, с  которым согласован документ (включая  наименование организации), личной  подписи, расшифровки подписи  (инициалов, фамилии) и даты  согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

 

Личная подпись            А.Г. Грязнова

 

Дата

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания  Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

 

3.24 Согласование документа  оформляют визой согласования  документа (далее - виза), включающей  в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы, фамилию) и  дату подписания. Например:

 

Руководитель юридического отдела

 

Личная подпись         А.С. Орлов

 

Дата

 

При наличии замечаний  к документу визу оформляют следующим  образом:

 

Замечания прилагаются

 

Руководитель юридического отдела

 

Личная подпись         А.С. Орлов

Дата

 

Замечания излагают на отдельном  листе, подписывают и прилагают  к документу.

Для документа, подлинник  которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной  стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник  которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой  стороны копии отправляемого  документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе  согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование  документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет  подлинность подписи должностного  лица на документах, удостоверяющих  права лиц, фиксирующих факты,  связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью  организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно

 

Инспектор службы кадров            Личная подпись            Т.С. Левченко

 

Дата

 

Допускается копию документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе  включает в себя инициалы и  фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

В.А. Жуков

 

924 45 67

 

3.28 Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер  документа, свидетельствующего о  его исполнении, или, при отсутствии  такого документа, краткие сведения  об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет  храниться документ.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении  документа в организацию содержит  очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной  копии документа является отметка  (колонтитул), проставляемая в левом  нижнем углу каждой страницы  документа и содержащая наименование  файла на машинном носителе, дату  и другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.

 

4 Требования к бланкам  документов

 

4.1 Документы изготавливают  на бланках.

Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов  следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых  тонов.

4.3 Бланки документов  оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).