Формирование системы управления знаниями

     В последнее время в мировой  практике отмечается распространение  новой корпоративной модели, предусматривающей  в интересах управления знаниями существенное расширение кооперирования среди конкурентов, поставщиков и потребителей. Профессиональные знания и умения каждого партнера позволяют создавать «лучшую во всем» организацию, в которой любая функция и процесс реализуются на мировом уровне. Это — прямой путь к появлению в будущем структур, образующих так называемые горизонтальные корпорации.

     В перспективе можно предвидеть существенное расширение тенденций и другого рода — разделение крупной организации на малые самоуправляемые структуры. Так, крупный завод подразделяется на малые «целевые фабрики», которые производят небольшие партии разнообразных товаров или комплектующих для более сложной продукции. Точно так же большие организации, где работают служащие, подразделяются на малые офисы, которые предоставляют какие-то определенные услуги. Этот переход от крупномасштабных систем к малым автономным подразделениям минимизирует численность бюрократического аппарата, предполагает тесное взаимодействие между подразделениями и делает изменения более гибкими.

     Чтобы стать реальной компанией, основанной на знаниях, организация должна создать «спираль знаний», где неявные знания должны быть выявлены и распространены, а затем стать частью каждой индивидуализированной базы знаний. Спираль возобновляется для подъема на новые и новые уровни, расширяя знания, применимые к разным областям организации. Заметную роль в этом играют современные информационные технологии и использующие их работники¹.

     Важно подчеркнуть, что вся эта деятельность должна быть направлена на добавление ценности к информации с помощью  ее фильтрации, синтеза и обобщения и представления в виде, способном помочь компании получить то, что ей нужно для осуществления определенных действий. Этому должны содействовать открытость управления и доверие.

     Особое  значение имеет организация доступа  к корпоративной базе знаний, которая  имеет спиралевидную структуру  и включает: использование новых знаний, генерирование ценных неявных знаний, выявление знаний и их передачу, разработку новых продуктов и подходов. При любых вариантах формирования корпоративной базы знаний важно обеспечить необходимость:

• быстрого доступа к корпоративной памяти для облегчения индивидуального обучения с использованием различных источников знаний;
• определения того, кто из коллег обладает необходимым знанием для оказания помощи в работе;
• выяснения того, кому из коллег будет интересен приобретенный опыт;
• обеспечения доступа к корпоративной памяти, чтобы представить в ней полученный практический опыт.

     Формирование  корпоративной памяти предполагает существование структуры, которая  собирает и обрабатывает информацию в организации, облегчает распространение  знаний, способствуя преодолению  административных барьеров, и интегрирует знания в ежедневный бизнес-процесс. Тем самым создаются условия для появления новых знаний, сохранения и распространения полученных и имеющихся, объединения всех доступных знаний.

     20.3. Организация приобретения новых  знаний

     Приобретение  знаний и следующие за этим их хранение, распределение и преобразование в форму, удобную для внутрифирменного использования, предполагают формирование и реализацию на практике определенных организационных условий. Среди используемых способов выделяют три основных: покупку знаний, аренду знаний и развитие знаний.

     Покупка знаний. К методам покупки знаний и опыта можно отнести: наем на работу новых сотрудников, обладающих знаниями и опытом; образование партнерства с другой организацией; переход какой-либо функции из другой организации для постоянного осуществления в данной структуре. Прием на работу особенно привлекателен, поскольку появляется возможность получить знания немедленно в условиях, когда знания и мастерство нужны на длительный период и могут быть сразу же переданы сотрудникам фирмы. Практикуется приглашение на работу со стороны, совершенно из других отраслей новых руководителей высшего уровня, благодаря чему приобретается набор знаний и опыта, которые заполнят имеющиеся пробелы.

     Одни  фирмы покупают другие не только из-за их производственных возможностей или  потребительской базы, но и для  получения их знаний.

     Какая-то доля знаний заключена в процессах  и обычной работе, но носителями большей части знаний являются люди. Если люди, обладающие знаниями, покинут эту организацию, их опыт уйдет вместе с ними. Чтобы  сохранить знания, которые покупаются, приобретающая фирма должна определить сотрудников с наиболее существенным багажом знаний и до- биться их оставления в штате фирмы.

     Аренда  знания. Среди способов аренды знаний и мастерства можно начать такие, как наем на работу консультантов; получение помощи от клиентов, поставщиков, со стороны научных учреждений и профессиональных ассоциаций; привлечение других организаций на субконтрактной основе. Аренда привлекательна в том случае, когда: а) консультанты рекомендуют необходимые методы, инструменты и ресурсы; б) знание требуется на разовой основе; в) возникает потребность в проверке и подтверждении информации со стороны эксперта высшего класса; г) консультант может повлиять на исполнительское решение.

     Фирмы нанимают ученых и профессиональных консультантов, на деле арендуя их знания. Но существует огромная разница между  арендой знаний и арендой машин или квартир. Когда контракт аренды истекает, машина снова переходит к дилеру, но арендатор знания не обязан возвращать знания, когда прекращается плата за пользование ими. Все чаще арендаторы знания предпринимают шаги, чтобы, когда истекает контракт с обладателем знания, знания оставались с ними. В настоящее время многие контракты с консультантами предусматривают формальный механизм передачи знаний, а не только получение заключительного отчета.

     Развитие  знаний. Выделяют такие способы развития знаний и мастерства, как направление работников на учебу на стороне, разработка и предоставление обучающих программ внутри организации, приглашение инструкторов со стороны для обучения сотрудников организации, распространение имеющихся знаний организации. Развитие знаний привлекательно в том случае, когда они отвечают текущим или будущим возможностям компании и имеется долгосрочная необходимость обладания широкими знаниями. Развитие определенных знаний обосновано, когда расходы на обучение сотрудников ниже, чем затраты по другим вариантам. Генерирование знания само по себе нередко требует меньше времени, чем его кодификация и распространение. Некоторые фирмы формируют особые группы создателей знаний — обычно это подразделения научно-исследовательских работ. Многие организации считают, что генерирование знаний не должно быть изолированной деятельностью, что быть создателем знания — это обязанность каждого сотрудника фирмы. Нередко устраиваются ярмарки знаний с приглашением различных групп специалистов. Ярмарки знаний создают условия для выбора, контактов людей и непрогнозируемых научно-технических результатов.

     Функция управления знаниями связана и с  процессами кодификации. Фирмы с большим числом работающих не могут знать обо всех знаниях, которыми обладают группы и отдельные личности. Цель кодификации, т.е. приведения знания в документальную или формализованную систему, — сделать так, чтобы локальные и неявные знания стали доступными для широкого распространения. Кодификации подвергаются различные области знаний: индивидуальные, организационные знания, знания проектных групп, общественных образований, различных процессов, событий, компетенции и возможностей. Преобразование знания любой сложности в экспертную систему является трудным и дорогостоящим мероприятием. Эффективная кодификация требует постоянного совершенствования резервов знаний, а это не разовая акция. Она является трудоемким делом, привлекающим высокообразованных специалистов. 

     Экспертные  системы. Базы данных предприятия могут содержать структурированную информацию, характеризующую: 1) уникальные знания специалистов — знания человеческого интеллекта; 2) уникальную структурированную информацию, полученную с помощью экспертных систем — знания искусственного интеллекта. Под экспертной системой понимается программа, которая оперирует по заранее известному алгоритму с информацией, представляющей знания эксперта в определенной предметной области. Она выражена в форме, удобной для использования на компьютере, с целью выработки рекомендаций по решению задач или проблем, поставленных перед пользователем. Таким образом, экспертная система содержит:

     - информацию о знаниях индивида (эксперта в определенной предметной области), которую принято называть базой знаний;

     - алгоритм, т.е. правила поиска решения задачи или проблемы, поставленной пользователем в определенной предметной области. При этом правила поиска решения задач могут соответствовать опыту и логике конкретного эксперта.

     Экспертный  анализ подразумевает способность  решения нестандартных вопросов, часто основываясь на базовых принципах и моделях или на совокупном опыте, структурированном в виде фактов или правил. Наконец, специалисты должны делать выводы в условиях неопределенности и применять общие знания при решении текущих задач.

     Реальные  шансы на успешное создание и внедрение  новых знаний и прорывных разработок появляются тогда, когда имеются  действенные механизмы, стимулирующие  общую инновационную активность. При этом существенное значение имеет  преодоление влияния различных  институциональных, инфраструктурных и прочих барьеров, препятствующих эффективному инновационному развитию.