Диагностика систем управления

Диагностика систем управления

Диагностика систем управления?; — это процесс установления и  изучения признаков, характеризующих  состояние системы управления, в  целях предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального  режима их работы. Диагностика является своеобразным механизмом саморегулирования в системе, обеспечивающим обратную связь в контуре управления.

Основная конечная цель любого коммерческого предприятия  — получение прибыли, но в некоторых  случаях цели предприятия могут  быть и иными, — например, завоевание доли рынка, устранение конкурентов, — тогда диагностика ориентирует усилия предприятия в направлении этих целей, хотя конечная цель та же — получение прибыли.

Основная цель диагностики  — ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предприятием. Для этого диагностика обеспечивает выполнение следующих задач:

• координацию управленческой деятельности по достижению целей предприятия;
• информационную и консультационную поддержку принятия управленческих решений;
• создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием;
• обеспечение рациональности управленческого процесса.

Необходимость совершенствования  диагностики в настоящее время  объясняется следующими причинами:

• повышение нестабильности внешней среды выдвигает дополнительные требования к системе управления организацией:

о смещение акцента с  контроля прошлого на анализ будущего;

о увеличение скорости реакции  на изменения внешней среды, повышение  гибкости системы управления;

о необходимость в  непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах организации;

о необходимость продуманной  системы действий по обеспечению  выживаемости организации и избежанию  кризисных ситуаций;

• усложнение систем управления организации требует механизма координации внутри системы управления;
• информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления;

Основные концепции  диагностики

общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных  областей знания и человеческой деятельности. В современных условиях можно  выделить следующие концепции диагностики (см. табл.10.1).

Таблица 10.1

Ориентация  концепции	Сущность и  основные задачи диагностики в рамках данной концепции
На систему  учета	Переориентация  системы учета из прошлого в будущее, создание на базе учетных данных информационной системы поддержки управленческих решений, связанных с планированием  и контролем деятельности предприятия
На управленческую информационную систему	Создание общей информационной системы управления. Разработка концепции  единой информационной системы, ее внедрение, координация функционирования информационной системы, оптимизация информационных потоков
На систему  управления:
• с акцентом на планирование  и контроль	Планирование  и контроль деятельности структурных  подразделений предприятия
• с акцентом на координацию	Координация деятельности системы управления предприятием (управление управлением)

 

Стоит отметить, что эти концепции появились в разное время: первой возникла концепция, ориентированная на систему учета (в 1930-е гг.); концепция, ориентированная на управленческую информационную систему, стала популярной в 1970— 1980-х гг. (совпадает по времени с бурным развитием компьютерной техники); концепция, ориентированная на систему управления, непосредственно связана с развитием проектного менеджмента, появлением матричных организационных структур.

В целом система диагностики  в организации решает все перечисленные задачи, но расстановка акцентов может быть разной.

Современный менеджмент разделяет цели организации на две  группы: оперативные (краткосрочные) и  стратегические (долгосрочные, перспективные). Поэтому диагностика позволяет  осуществлять постоянный контроль за достижениями как стратегических, так и оперативных целей деятельности предприятия. Следовательно, можно выделить два вида диагностики: стратегическую диагностику и оперативную диагностику.

Стратегическая диагностика»; несет ответственность за обоснованность стратегических планов и ориентирована на внешнюю и внутреннюю среду системы.

Цели стратегической диагностики:

• обеспечение выживаемости системы;
• проведение антикризисной политики;
• поддержание потенциала успеха. Главные задачи стратегической диагностики:
• участие в установлении количественных и качественных целей системы;
• ответственность за стратегическое планирование;
• разработка альтернативных стратегий;
• определение критических внешних и внутренних условий, лежащих в основе стратегических планов;
• определение узких и поиск слабых мест;
• определение основных подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями;
• сравнение плановых (нормативных) и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений;
• анализ экономической эффективности (особенно инноваций и инвестиций). Основные направления стратегической диагностики:
• Анализ внешней среды:

о анализ рынка капитала; о анализ рынка сырья и материалов; о анализ возможностей конкурентов; о анализ экономико-политической сферы; о анализ рынка технологий; о анализ рынка труда; о изучение экологических проблем; о изучение социально-политической сферы.

• Анализ внутренней среды:

о анализ маркетинга; о  анализ людских ресурсов;

о анализ технических  и технологических ресурсов;

о анализ проведения НИОКР;

о анализ выпускаемой  продукции;

о анализ существующей организационной  структуры;

о анализ финансового  состояния организации;

о оценка территориального расположения.

Установление стратегических целей начинают с анализа информации о внешних и внутренних условиях работы предприятия. На этапе стратегического управления прогноз изменений внешних условий играет немаловажную роль, поэтому анализ внешних и внутренних факторов включает в себя направления, рассмотренные ранее.

Прежде чем осуществлять контроль за достижением какой-либо цели, необходимо установить, насколько  обоснованно она выбрана и  насколько реально ее достижение. Проверка стратегических планов включает в себя, как минимум, проверку на полноту планов, их взаимоувязку и отсутствие внутренних противоречий. По результатам проведенной проверки следует либо разработать систему контроля за выполнением плана, либо приступить к разработке альтернативных вариантов стратегического плана.

Оперативная диагностика»! несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована  на экономическую эффективность  и рентабельность деятельности системы.

Цель оперативной диагностики  — обеспечение прибыльности и  ликвидности предприятия. Главные задачи оперативной диагностики:

• руководство при планировании и разработке бюджета (текущее и оперативное планирование);
• определение узких и поиск слабых мест для тактического управления;
• определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями;
• сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений;
• анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов. Основные подконтрольные показатели оперативной диагностики:
• рентабельность капитала;
• производительность;
• степень ликвидности.

Систему оперативной  диагностики используют для поддержания  оперативных решений по недопущению  кризисного состояния.

Диагностика не тождественна контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности системы, а диагностика нацелена на перспективу, опережающий контроль, а также оперативное отслеживание текущих событий.

В зависимости от объекта диагностику подразделяют на диагностику финансово-хозяйственного состояния организации и организационную диагностику.

Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации® вызвана  насущной необходимостью: организация  не может позволить себе вести  дела, не имея представления о соотношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

Основные цели диагностики финансово-хозяйственного состояния организации:

• объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а также выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы;
• постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;
• прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.

Исходя из этого можно  сказать, что главной целью анализа  финансово-хозяйственного состояния  организации является подготовка информации для принятия управленческих решений  на всех ступенях иерархической лестницы.

Основные задачи, решаемые при проведении диагностики финансово-хозяйственного состояния предприятия:

• проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки);
• объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг (по данным учета и отчетности);
• комплексная оценка хозяйственной деятельности;
• анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;
• анализ зависимости «затраты — объем производства — прибыль»;
• оценка эффективности функционирования производственных подразделений;
• обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;
• анализ труда и заработной платы;
• анализ эффективности использования материальных ресурсов;
• анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;
• анализ себестоимости продукции;
• анализ прибыли и рентабельности;
• анализ финансового состояния;
• выявление и измерение внутренних резервов (на всех стадиях производственного процесса);
• испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).

Это далеко не полный перечень задач, решаемых при проведении диагностики  организации, он может быть дополнен в зависимости от целей исследования.

Источники информации для  диагностики финансово-хозяйственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные.

Учетные источники информации:

• бухгалтерский учет и отчетность;
• статистический учет и отчетность;
• управленческий учет и отчетность.

Бухгалтерский учет и  отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для  контроля за выполнением установленных  бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скорректировать  деятельность предприятия для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

Положительным при использовании  данных бухгалтерского учета и отчетности является тот момент, что анализ финансово- хозяйственного состояния  предприятия может проводить  независимый специалист (что важно для небольших фирм, не способных содержать собственную аналитическую группу). При отсутствии на предприятии статистических оперативных данных у руководителя всегда есть возможность получить аналитические показатели по данным бухгалтерского учета, так как ведение бухгалтерского учета и отчетности является обязательным для всех юридических лиц.

Статистический учет и отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и т. д. 

Управленческий учет и отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной  деятельности, так и в целом  на предприятии. Они обеспечивают более  быстрое по сравнению со статистической и бухгалтерской отчетностью получение необходимой информации для анализа.

Внеучетные источники  информации:

• материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;
• данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля;
• результаты проверок налоговой службы;
• материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива;
• средства массовой информации;
• внутренние документы и переписка со сторонними организациями;
• сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями.

Организационная диагностика предназначена для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля.