Разработка плана мероприятий подготовки предприятия для участия в выставке

  Комментарий. Рассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки:

• регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных)
• исследование отраслевого рынка

  Профессиональное  проведение статистических и социологических  исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам

  •    правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для  международного признания выставочного проекта;

•   данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий;

  •  данные исследований используются в  отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.);

  •   маркетинговые обзоры по рынку —  коммерческая информация для экспонентов  и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность  последней;

  •  динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление  о новых тенденциях рынка, а следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы;

  Объектом  исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты для  каждой группы разрабатывается свой тип анкет.

  В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к  правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет  регистрационный блок (география  респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ.

  Также в анкету можно включить вопросы, касающиеся следующих оценок

  •    цели участия в выставке,

  •  оценка выставки (экспозиции, деловой  программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

  •    оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

  Статистические  исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных  форм) в регистрационном центре (вручную  либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью. Применяются различные способы  поощрения посетителей к заполнению анкет

• приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном

  •   выдача бейджа на постоянное посещение выставки

  • выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции  

   

3.17 Привлечение фотографа,  съемочной группы  для работы на  выставке, режиссура  съемок	Сценарий  съемок и фоторепортажей
3.18 Подготовка заявочных  материалов и рекламной  продукции проекта  на следующий год	Заявка  и рекламные материалы на следующий  год
3.19 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут)	План  тематических экскурсий и посещений
3.20 Подготовка материалов   к раздаче среди  участников деловой программы	Папка участника  деловой программы»: программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция
3.21 Распределение обязанностей  и закрепление  сотрудников для  работы на выставочной  площадке в период  выставки	Организационный план работы сотрудников на выставке

 

IV. Проведение выставки
Организационные мероприятия	Документальное  обеспечение
1. Застройка
Застройка выставочного павильона (организация  процесса въезда экспонентов, ввоза  оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.)
Организация оборудования сцены, звука, художественного  оформления павильона
Организация сервис-бюро
Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы)	«Папка  экспонента»
2. Рабочие дни выставки
Проведение  протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет  для VIР)
Реализация  деловой программы:	Регистрационные листы Социологическое исследование Отчетные и рекламные материалы мероприятия
Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест) Регистрация участников, раздача материалов Ведение протокола Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия   Подготовка  ежедневной  Программы дня и  ее размещение внутри выставочного павильона	Программа дня
Контроль  над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки
Работа  сервис-бюро дирекции-
ксерокопирование
фотография
ламинирование
Р/С, машинопись и т.д.
Обеспечение работы информационного центра (продажа  каталогов, консультации экспонентов, организационные вопросы)
Обеспечение работы  зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка  продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций)
Контроль  над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном  павильоне
Реализация  презентационной программы и  специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке
Формирование  наборов сувенирной продукции, их распространение	Наборы  рекламной продукции
Объявления  по громкой связи в выставочном  павильоне и на территории выставочного центра	График  объявлений и тексты
Организация графика встреч официальных лиц  и партнеров	База  данных и переговоры с партнерами и официальными лицами
Реализация  социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, контроль над  ходом исследования)	Результаты  социологического исследования
Организация тематических экскурсий на выставке (маршрут, организация транспорта по мере необходимости и т.д.)
Организация видео- и фотосъемки	Видео-, фотоматериалы
Работа  с экспонентами по участию в выставке следующего года	Заявки  на участие в выставке следующего года
Переговоры  с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ	Договора  и протоколы о намерениях
3. Демонтаж выставки
V. Подведение итогов  выставки
5.1 Подготовка итоговых  документов по  договорам с администрацией  павильона и генеральным  застройщиком	Договор на следующий год с выставочным  павильоном и застройщиком
5.2 Заключение договоров  по договоренностям  на выставке с  экспонентами	Заявки  на участие в выставке следующего года
5.3 Подготовка Официального  отчета.	Официальный отчет проекта

  Комментарий. Официальный отчет включает в себя:

  •  введение

  • экспозиционная информация; общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др.

  •  отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы

  •  отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта

  •  результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту

  • приложения (состав рабочих органов, Распоряжения Правительства по выставочному проекту, положения о конкурсах, заключения конкурсных комиссий, списки лауреатов и др.)

  • резюме

  Данные  отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая  продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации  выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку. 

5.4 Подготовка дайджеста  прессы	Дайджест  прессы
5.5 Обработка видео  и фото материалов выставки	Монтаж  видеоматериалов и электронных  демо-версий, слайдотека и презентационный альбом выставки
5.6 Формирование «музея»  проекта	Пакет рекламно-информационных материалов проекта, сувениры, отклики, и т.д.
5.7 Обработка материалов  социологического  исследования	Социологическое исследование рынка
5.8 Подготовка Архива  проекта: все базы (клиентские, СМИ, министерства и ведомства, ассоциации и организации) документация внутренняя и внешняя (официальные бумаги, письма и т.д.) сметы, программы и др. материалы)	Архив проекта

 

  

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

  10 лет назад участие в выставке  само по себе было одним  из немногих эффективных факторов  создания успешного имиджа компании  и продвижения товаров и услуг.  Очень важным был факт распространения  информации о технических характеристиках  товаров: каталоги, буклеты, листовки  и т.д. Во время выставки  проводились переговоры, заключались  сделки, происходил обмен опытом  и информацией.

  В настоящее время, с одной стороны, количество всевозможных выставок и  количество компаний-участников постоянно  увеличивается. Участие в выставках  стало для многих компаний обязательным. Это способ «напомнить о себе», представить  новую продукцию. Отказ от участия  в выставочном процессе может  привести к ухудшению имиджа, определенного  статуса компании.

  С другой - все чаще можно услышать сетование на то, что вложения в выставочную деятельность не дают такого экономического эффекта как прежде. И это понятно - на этапе, когда рынок только начинал складываться, когда продавец и покупатель активно искали друг друга, любое участие в выставке приводило к установлению большого количества новых деловых связей и контактов, увеличению уровня продаж в несколько раз или даже на целый порядок. Сегодня простая схема участия в выставке — получение и заполнение выставочных площадей информацией о предлагаемой продукции и ее образцами, ставка на зрелищность, яркую рекламу и т.п., работает уже не так эффективно.

  Участие в выставках при правильной подготовке и хорошо спланированной интенсивной  работе, как и прежде, может давать хороший экономический эффект. Просто несколько меняется сам подход к  участию в выставках (задачи, цели, формы работы и т.д.). То есть на современном  этапе развития бизнеса назрела  необходимость в более тщательной проработке плана мероприятий подготовки участия в выставке.

  Выставка  является тем местом, где периодически и в одно время собираются практически  все серьезные игроки данного  конкретного сегмента рынка —  как уже зарекомендовавшие себя, так и те, кто только собирается о себе заявить. Это очень удобный  момент, чтобы составить представление  о текущей ситуации в среде, где  находится сфера интересов компании, прочувствовать конъюнктуру, начать выстраивать  необходимую тактику и стратегию.

  Во  время проведения выставочного мероприятия  могут решаться вопросы, связанные  с изучением и анализом внешней  среды компании (сбор информации, квалифицированное  грамотное интервьюирование, опросы и т.д.) и продвижения информации о компании, ее планах, новых товарах  и услугах.

  То  есть выставка — это очень удобное  место или, образно говоря, — «плацдарм», где нужно вести активную работу и выстраивать на будущее тактику  борьбы за своего «потенциального клиента». А к любой «борьбе» надо готовиться заранее (если, конечно, есть желание  победить).

  Выбор и включение той или иной выставки в план участия компании в выставках  необходимо осуществлять, в первую очередь, исходя из оценки:

  направленности  самой выставки;

  различных показателей каждой конкретной выставки;

  а также  каждого этапа ее развития

  Итогом  этого раздела работы становится разработка плана участия компании в выставках. И, наконец, разработка общего подробного плана проведения конкретной выставки, которая, как правило, осуществляется за 2–6 месяцев до проведения мероприятия.

  Получение максимальной отдачи от выставочной  деятельности возможно только при правильной разработке общего перспективного плана  участия компании в тематических выставках, конференциях и других мероприятиях и плана каждого конкретного  мероприятия в отдельности.

  План  должен обязательно включать в себя перечень задач, которые должны быть решены в результате участия в  выставке, основные цели участия в  тех или иных мероприятиях, перечень мероприятий, предполагаемых к выполнению в процессе подготовки выставки, во время ее проведения и по ее завершении, перечень целевой аудитории, с которой предполагается проводить работу (приглашенные на выставку, конкуренты, потенциальные клиенты, партнеры и т.д.) и формы работы с ними, методы сбора и оценки необходимой информации (выбираются или разрабатываются в процессе подготовки к мероприятию.

  Подводя итог вышесказанному, повышение эффективности  выставочной деятельности первую очередь  заключается в развитии и реализации маркетингового сопровождения выставок (информационная поддержка мероприятия, усовершенствование методов сбора, обработки информации и общего развития процесса управления выставочной деятельностью  предприятия или компании). Работа на выставке станет более целенаправленной и эффективной, если будет спланирована и проведена на базе целевых маркетинговых  исследований в поддержку подготовки и проведения выставок. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Карасев Н.В., Практическое руководство. «Как участвовать  в выставках, чтобы получать прибыль. 207 советов экспонентам»,  Второе издание., Агентство выставочного консалтинга «ЭкспоЭффект», 2007;
2. Захаренко Г.П., «Выставка: техника и технология успеха»,  «Вершина», Москва, 2006;
3. Добробабенко Е.В., Добробабенко Н.С., «Выставка «под ключ». Готовые маркетинговые решения»., СПб.: Питер, 2007;
4. Шарков Ф.И., «Выставочный коммуникационный менеджмент (управление выставочными коммуникациями)», «Альфа-Пресс»,Москва, 2006;
5. Кеворков В.В., Кеворков Д.В., Регламент бизнес процесса «Подготовка и участие компании в выставках»., URL: http://www.uefexpo.ru/?id=60375#_Toc223947653