Разработка плана мероприятий подготовки предприятия для участия в выставке

  Комментарий. При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:

• готовность рынка /отрасли к проведению данного проекта

  •     наличие партнеров (по рынку/отрасли) по организации выставки

  •     наличие аналогичных выставочных  проектов

  Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями  государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых  исследований по отрасли, периодической  литературы, «живой работы» на конкурентных выставках.

  Особое  внимание при разработке концепции  следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно  определять ее тип. Лучше воспользоваться  общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной».

  В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности  не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей.

  В концепции необходимо отразить:

  •  обоснование «содержательной» состоятельности  проекта для рынка

  •  уникальные стороны проекта

  •  тематико-экспозиционный план выставки

• принципы организации экспозиции
• партеры по организации экспозиции
• структуру экспонентов выставки

  •  мероприятия деловой программы  выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, круглые столы)

  • подпрограммы и сопутствующие мероприятия

  •  конкурсную и презентационную программу

  •  медиа- план, план РR работы, структуру Ргоmotion

  •  рекламное обеспечение

  •  инфраструктурное обеспечение

  Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы  выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации  и «обкатки» проекта вне компании и его практической реализации подразделениями  внутри

1.2 Анализ коммерческой  состоятельности  проекта, определение  стоимости кв.м.  выставочной площади	Экспертное  заключение
1.3 Заключение договора  на аренду выставочной  площади	Договор аренды
1.4 Заключение договора  на застройку с  генеральным подрядчиком	Договор о застройке
1.5 Подготовка Организационного  комитета, формирование  программы государственной  поддержки проекта	Состав  Организационного   комитета
1.6 Разработка фирменного  стиля проекта  (логотип, бланк,  визитка, фирменный  цвет)	Константы фирменного стиля выставки
1.7 Подготовка информационного  письма о выставке, разработка программы  мероприятий выставки	Информационное  письмо, программа мероприятий

  Комментарий Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма — не более 2 страниц.

  

1.8 Подготовка заявочной  документации по  проекту

Бланк заявки-договора

  

  Комментарий. Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

  Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические  требования к материалам:

• тематический рубрикатор
• классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров )
• информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе стенда
• потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.
• служебных и инфраструктурных помещениях и услугах
• участие в информационных продуктах (справочниках, СО, электронных информационных системах)

1.9 Определение клиентской  базы, формирование  библиотеки информационных  источников по  проекту, базы VIP.

База  данных по клиентам

  Комментарий. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др.

  Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа».

  Особую  трудность составляет проверка баз  данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для  работы, вид.  Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем  более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций 

1.10 Разработка рекламной  кампании проекта
Разработка  структуры Promotion проекта	План  Promotion проекта
Формирование  системы информационной  поддержки  проекта	Договоры  об информационной поддержке проекта
Разработка  Медиа-плана	Медиа-план
Макетирование рекламы, текстовое содержание	Макеты  рекламы различных размеров, цветная  и черно-белая
Определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического задания	Номенклатура  полиграфической продукции, договор  с базовой типографией на  размещение заказа, техническое задание
Определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы, рекламных акций	План-схема  рекламных акций, техническое задание  по изготовлению наружной рекламы
Подготовка  и сдача в печать рекламных  буклетов	Рекламные буклеты
1.11 Разработка индивидуальных  и спонсорских  программ	Индивидуальные  программы участия для крупных  компаний, банков, СМИ

  Комментарий. Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»). Который включает максимальный набор рекламных инструментов участия экспонента в выставке по индивидуальной программе, способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании. Индивидуальная (спонсорская), программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламные возможности участия в выставке, рекламные возможности участия в деловой программе, возможности участия в рекламной кампании в СМИ, возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы). 

1.10 Разработка концепции  и заявочной документации  рекламно-информационных  приложений (каталоги-справочники, мультимедийные продукты)

Концепт (описание "дерево") продукта, заявочная  документация на участие в рекламно-информационном приложении

  Комментарий.

  Каталоги-справочники

  К современным техникам относится  выпуск к выставке рекламно информационных приложений Т.е.  в стандартную  структуру каталога «вплетаются» информационные блоки, которые интересны пользователям  как справочные/экспертные материалы. Тогда структура каталога может  выглядеть следующим образом:

  Стандартный набор:

• Каталог участников (алфавитный)

  • Деловая программа

  • Товарный каталог/Тематический рубрикатор

  •  План экспозиции с номерами стендов  участников

  • **Приветствия официальных лиц

  •  ** Индекс торговых марок

  •  ** Выставочные службы

  (** обозначены необязательные  позиции) Справочные приложения:

  •  справочная информация по структуре  отрасли (государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и объединения)

  •  экспертный анализ разделов отрасли

  •  статистическая информация по отрасли  и т.д.

  Мультимедийные продукты

  Необходимо  разработать структуру мультимедийного сопровождения проекта:

  •  виртуальная выставка в Интернет

  •  сервер (сайт) выставки

  •  компакт-диск

  При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри выставочной компании, т.к. необходимо постоянное обновление материалов, их обработка, а также отдельная работа по разработке электронных приложений, имеющих многоуровневую структуру. 

II. "Запуск" выставки
Организационные мероприятия	Документальное  обеспечение
2.1 Начало рекламной  кампании:   • размещение в СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов	Рекламные модули в СМИ
• прямая рассылка информационных  писем по клиентским базам  с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов)	Договоры  на участие
2.2 Формирование агентской  сети	Агентские договоры
2.3 Переговоры с отдельными  компаниями	Договоры  на участие
2.4 Работа с крупными  компаниями, банками,  корпорациями по  реализации индивидуальных  программ
2.5 Работа на профильных  и смежных конкурентных  выставках по продвижению  выставки	Пакет рекламных  и заявочных материалов
2.6 Подготовка мероприятий  деловой программы  (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения)	Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям
2.7 Реализация программы  государственной  и профессиональной  поддержки
• подписание распоряжений Правительства, приветствий, писем	Распоряжения  Правительства, приветствия, письма
подготовка и проведение заседаний Организационного комитета и рабочих групп	Протоколы и решения Оргкомитетов
работа  с государственными и профессиональными  объединениями профильным Министерством	Программа отраслевых мероприятий общественных акций (круглых столов по проблеме, тренингов и т.д.)
2.8 Работа с экспонентами  по размещению  информации и рекламы  в рекламно-информационных  приложениях проекта (Каталог, СD, справочники)	Коммерческая  часть (прайсы, реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях
2.8 Подготовка рекламно-информационных  приложений (компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение)	Информационная  художественная, программная часть  рекламно-информационных приложений
2.9 Подготовка мероприятий  презентационной  программы на сцене,  специальных проектов  и конкурсной программы	Программа специальных и презентационных  мероприятий

 

III. «Финишная прямая»
Организационные мероприятия	Документальное  обеспечение
3.1. Продолжение работы  с экспонентами  по всем направлениям  этапа "запуска  выставки"	Договоры  на участие
3.2 Проверка и корректировка  экспозиционного  плана выставки	Детализированный  план для застройщика
3.3 Подготовка работы  сервис -бюро на выставке	Организация сервис-бюро
3.4 Подготовка оборудования  сцены, звука в  павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы	Перечень  оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования

 

3.5 Составление перечня  дополнительного  оборудования, заказанного  экспонентами	Перечень  дополнительного оборудования
3.6 Размещение рекламы  в СМИ, направленной на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса	Рекламные модули в СМИ
3.7 Изготовление и  размещение наружной  и звуковой рекламы	Комплекс  наружной и звуковой рекламы
3.8 Макетирование и  изготовление каталога, СD	Каталог, компакт-диск
3.9 Изготовление полиграфической  и сувенирной продукции	Полиграфическая и сувенирная продукция выставки
3.10 Разработка и реализация  оформления выставочного  пространства	Элементы  худ оформления выставочного зала
3.11 Подготовка и рассылка  приглашений Официальным  лицам и персонам  VIP	Приглашения VIP
3.12 Подготовка и проведение  пресс-конференции,  посвященной открытию  выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ	Пресс-релиз  выставки
3.13 Подготовка церемонии  Официального открытия  выставки	Сценарий  открытия выставки с указанием приглашенных лиц
3.14 Формирование папок  экспонентов, пресс-наборов  для распространения  на выставке	Папки экспонентов, пресс-наборы для СМИ
3.15 Привлечение наемного  персонала на период  проведения выставки (социологическая  группа, переводчики,  обслуживающий персонал  и т.д.)	План  -график работы наемного персонала и распределение обязанностей
3.16 Определение методики  статистических и социологических исследований  на выставке	Анкеты