Разработка плана мероприятий подготовки предприятия для участия в выставке

Федеральное агентство по образованию 

 

 

Кафедра маркетинга

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

 

по дисциплине  «Промышленный маркетинг» 

РАЗРАБОТКА  ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ПОДГОТОВКИ ПРЕДПРИЯТИЯ  ДЛЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ 
 
 
 
 

Исполнитель:    

Руководитель: 
 
 
 

Иркутск, 2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ДЛЯ УЧАСТИЯ  В ВЫСТАВКЕ…………...5

Глава 2. РАЗРАБОТКА ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ПОДГОТОВКИ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ……………………………..8

        2.1. Подготовительный этап………………………………………… ..8

        2.2. "Запуск" выставки…………………………………….…………..13

        2.3. «Финишная прямая»………………………………….…..………15

        2.4. Проведение выставки………………………………….…………18

        2.5. Подведение итогов  выставки…………………….……………….21

Заключение……………………………………………………………………….23

Список  литературы…………………………………………...………………….26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  ВВЕДЕНИЕ 

  Выставки  — эффективный ресурс для организации  и проведения социо-культурных и маркетинговых исследований, т.к. они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие.

  Ценность  исследований на выставках состоит  в том, что они, с одной стороны:

  • дают возможность получить богатый  объем данных быстро дешевле, нежели в обычных условиях

  • позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременны  массовый сбор данных

  • поскольку многие выставки проводятся с определенной периодичностью и  по конкретной тематике, они позволяют  отслеживать динамику различных  показателей, а число трендов  может достигать значительной величины

  •  исследования на выставках позволяют  определить новые тенденции в  развитии рынка, выявить недостатки и сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными. Участники выставки образуют вполне конкретное сообщество и обладают огромным объемом самой  разнообразной и надежной маркетинговой  информации;

  Совершенное средство маркетинговых коммуникаций, уникальный механизм продвижения товаров  и услуг, эффективный инструмент повышения продаж. Руководители крупнейших компаний мира ставят выставки на первое место среди прочих средств маркетинговых  коммуникаций. Мировая статистика утверждает, что у большинства компаний 40% продаж происходит за счет выставок, которые являются прекрасной возможностью заявить о себе как о серьезном деловом партнере, оценить конкурентоспособность продукции и ознакомиться с перспективными разработками в интересующей области.

  По  данным, опубликованным Всемирной ассоциацией  выставочной индустрии (UFI), 95% представителей компаний, ответственных за принятие решений о закупках, встречаются  с поставщиками на выставках. 

  По  результатам опроса, 63% респондентов определи выставки как идеальное  средство для демонстрации присутствия  на рынке, 50% – для обмена и сбора  информации, 50% – для выявления  потребностей и запросов

клиентов. 

  Исследования CEIR показывают, что представление  продукции на выставке в 6 раз больше влияет на продажи, чем другие средства продвижения. Визуальный эффект от выставочного образца может длиться до 14 недель.

  В отношении коэффициента окупаемости  инвестиций (ROI), по данным исследований, проведенных во Франции 65% опрошенных назвали участие в выставках одним из наиболее рентабельных способов использования рекламного бюджета. 

  При этом выставка, как никакой другой инструмент маркетинга, требует комплексного подхода. Участие в выставочном  мероприятии следует рассматривать  как отдельный маркетинговый  проект, включающий три этапа: предвыставочный период, период работы на выставке и поствыставочный период.

  Участие в выставке – это сложный и  трудоемкий процесс. Однако чтобы эффективно использовать выставочные возможности, не требуется предпринимать сверхъестественных усилий. Достаточно разработать четкий план мероприятий подготовки предприятия  к участию в выставке и последовательно  его выполнять.

    
 

1. ПРИНЯТИЕ  РЕШЕНИЯ ДЛЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

  Выставки и торговые ярмарки это мощный  и очень удобный канал продвижения компании на рынке. С помощью правильно подготовленной выставки возможно:

• представить свою компанию;
• приобрести новых клиентов, укрепить связи с имеющимися;
• найти партнеров для развития бизнеса;
• провести исследование конкурентов;
• расширить общественные связи (поскольку в выставках участвуют крупнейшие отраслевые ассоциации, союзы, правительственные учреждения, общественные объединения, СМИ).

  Прежде  чем принимать решение об участии  в выставке, нужно убедиться, что  нет других – более эффективных  и менее затратных – способов достижения поставленных целей. Например, при выводе на рынок товаров широкого потребления выставка служит лишь вспомогательным  инструментом и, если маркетинговый  бюджет небольшой, участвовать в  ней не стоит.

  Решение о выборе подходящей выставки должно приниматься при планировании ежегодного бюджета компании и расходов на маркетинг  и рекламу.

  Выбор выставки полностью зависит от маркетинговых  задач Вашей компании. Каждая выставка по-своему уникальна и требует  специальной подготовки для эффективного использования ее возможностей. Чтобы  определить целесообразность участия  в той или иной выставке, следует  собрать информацию, которая позволит оценить ее с точки зрения реализации маркетинговых задач компании.

  Не  нужно делать выбор выставок прерогативой одного человека. В этом процессе обязательно  должен принимать участие Генеральный  Директор, а также руководители отделов  маркетинга, продаж, развития и т. п. 
 

  Критерии  предварительной оценки и выбора выставок: 

    Служба маркетинга разрабатывает структуру полей матриц «Презентации», определяет порядок и ответственность за достоверность вносимой информации в них  и уровни доступа к отдельным ее полям для сотрудников подразделений компании  и направляет их для согласования руководителям отделов: конструкторско-технологического, производственного, финансового и стратегического управления (планирования) для согласования и последующего утверждения Генеральным директором и Советом директоров.

    Структура полей матрицы «Презентации»:

  - полное название выставки;

  -из  каких источников, конкретно, была  получена информация о выставке (Министерство, Муниципальные или  Государственные учреждения, Партнеры, Потребители,  СМИ, Интернет, другое - указать);

  -категория  выставки и на кого она ориентирована  (меню- подсказка);

  -официальный  организатор выставки;

  -с  какого года проводится выставка;

  -страна, город и время проведения (с : по:);

  -общая  площадь выставочной экспозиции  и количество экспонентов на  ней (планируемое);

  -стоимость  кв. м стандартно оборудованной  экспозиционной площади;

  -минимальная  площадь аренды выставочной площади,  в кв. м;

  -минимальный  размер стенда в кв. м, арендуемого   компанией на выставке, в предшествующие  годы (если она уже принимала  участие, то ссылка на файл, где размешен Отчет об участии  в выставке);

  -сроки  подтверждения (оплаты) организаторам  выставки участия компании в  ней (указывается конкретная дата);  

  -стоимость  размещения стандартного блока  информации в официальном каталоге (при фактическом или заочном  участии);

  -данные  о планируемом участии в выставке  основных Конкурентов или об  их участии в предыдущих выставках  (указывается: кто конкретно и  когда);

  -виды  или группы изделий, которые  могут быть признаны конкурентными,  из числа планируемых к демонстрации  Конкурентами (конкретно, справочник-подсказка);

  -официальный  язык выставки (на каких языках  конкретно размещается информация  в официальном каталоге выставки);

  -в  каких специализированных, региональных  и национальных СМИ, в том  числе, на каких серверах Интернет  будет или освещалась эта выставка  в прошлые годы (указывается конкретно);

  -есть  ли в стране/регионе проведения  выставки наши Партнеры (дистрибьюторы), если «Да», то выставляются ли  они на ней самостоятельно (указать  конкретно);

  -экспертная  оценка эффективности участия  компании в выставке в прошедшие  годы (дается бальная оценка достижения  поставленных целей по «Итоговому  отчету об участии компании  в выставке»).

  Многие  иностранные компании начинают подготовку к выставкам за 13 месяцев. Следует  иметь в виду, что формирование наиболее престижных выставочных мероприятий  начинается за 10-12 месяцев. Обычно прием  заявок на участие в выставке следующего года производится непосредственно  в дни проведения выставки или  сразу после ее окончания. Поэтому  лучшие места в экспозиции бронируются  именно в это время. 

    В идеале планомерная подготовка  к выставке должна начаться  практически за год. Как минимум  за полгода  уже нужно точно  знать, как и что будет представлено  на выставке. За три месяца  до начала должна стартовать  рекламная кампания участия в  выставке, чтобы клиенты смогли  заранее определить свои планы.  
 
 
 

2.  РАЗРАБОТКА  ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ПОДГОТОВКИ  ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ УЧАСТИЯ В  ВЫСТАВКЕ

  По  каждой выставке/презентации, в которой  компания планирует принимать участие, служба маркетинга готовит проект Приказа  Генерального директора «План мероприятий  по подготовке и участию компании в выставке» и направляет его  для согласования Руководителям  подразделений конструкторско-технологического, производственного, финансового и  административно-технического, организационно-правового, управления персоналом и его последующего утверждения Генеральным директором.

  Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 месяцев, до 2 лет в зависимости  от типа и масштаба выставки).

  План  участия предприятия в выставке «делит» время подготовки и проведения выставки на 5 этапов:

• подготовительный этап

  •    «запуск» выставки  

• «финишная прямая»
• проведение выставки

  •    подведение итогов выставки

  Каждому из этапов соответствуют свои организационные  мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения.

  Примерный план выставочного проекта может  выглядеть следующим образом:

I. Подготовительный  этап
Организационные мероприятия	Документальное  обеспечение
1.1 Разработка концепции  выставочного проекта	Концепция выставочного проекта