Определение закупочная деятельность

1. Цели закупочной  деятельности

 Чем бы Вы  ни занимались, Вам предстоит  решать одни и те же задачи.  

Вы должны:

определить свои потребности в определенном виде продукции;

разместить заказы на тот или иной вид продукции;

получить необходимую  продукцию;

обеспечить её хранение;

наладить её реализацию;

подобрать для неё  подходящую упаковку;

организовать её доставку потребителям;  

Все это в конечном итоге направлено на то, чтобы Вы получали нужные Вам товары на устраивающих Вас условиях: от оптимального поставщика, в нужное время, по приемлемой цене, в нужном количестве и в нужном месте.  

Возможно, Вам придется находить ответы на все перечисленные  выше вопросы. Все будет зависеть от особенностей Вашего вида бизнеса. Вполне возможно, что до сих пор  Вы серьезно и основательно не продумывали свою закупочную деятельность. Теперь настало время заняться этим.  

В таблице укажите, как Вы справляетесь с перечисленными в ней задачами. Придерживаетесь  ли Вы при этом какой-нибудь определенной системы или же решаете все возникающие вопросы стихийно, в «авральном порядке»?  

Заполнив данную таблицу, Вы увидите, в чем заключаются  недостатки Вашей закупочной деятельности.

Определение потребностей в определенном виде продукции 

Размещение заказов  на тот или иной вид продукции

Получение продукции 

Хранение продукции 

Реализация продукции 

Упаковка продукции 

Доставка продукции 

2. Закупочная стратегия

 Перед принятием  окончательного решения о закупке  того или иного вида продукции  необходимо продумать стратегию  развития Вашего предприятия в целом. Это, в свою очередь, тесно связано с Вашим планом маркетинга, о котором идет речь в блоке «Маркетинг 1».  

По существу Вы должны решить, по какой схеме Вы будете действовать: «низкая цена/большой  объем сбыта» или же «высокая цена/малый объем сбыта». В принципе возможен и некий промежуточный вариант. От этого будет зависеть выбор Вашей закупочной политики.  

Так, к примеру, в  первом случае Вы, вероятно, будете ориентироваться  на поставки большого количества продукции  по низким ценам, а во втором — на меньшее количество продукции, отличающейся в первую очередь высоким качеством. Причем в этом случае не имеет большого значения то, чем конкретно Вы занимаетесь.  

От выбора одного из возможных вариантов закупочной политики будут зависеть последующие Ваши шаги. Речь идет о:

контроле за качеством  и проверке текущих поставок продукции;

выборе помещения, необходимого для хранения продукции;

приобретение необходипым  погрузочно-разгрузочных механизмов  

Как видите, Ваша закупочная политика тесно связана с деятельностью в сфере маркетинга.

3. Качество закупаемой  Вами продукции

 Вы можете ориентироваться  на закупки продукции только  высокого качества или же не  придавать этому вопросу первостепенного  значения.  

В любом случае закупаемая Вами продукция должна соответствовать определенным стандартам качества. Вы должны четко знать, продукция какого качества Вам требуется.  

Как бы Вы объяснили  поставщикам, продукция какого качества Вам нужна?  

Представьте, что  Вы беседуете с поставщиками. Опишите качество необходимой Вам продукции.  

Описывая критерии качества необходимой Вам продукции, Вы можете иметь в виду

известность и популярность среди покупателей данного вида продукции;

различия в существующих технических стандартах России и  европейских стран;

эксплуатационные  характеристики;

рисунки;

формулы;

габариты, вес, состав продукции;

образцы продукции;

используемые таро-упаковочные  материалы;

определенную торговую спецификацию.  

Возможно, что-нибудь из этого списка имеет непосредственное отношение к Вашему виду бизнеса. Не исключено, что какие-то вещи просто не приходили Вам ранее в голову. Часто бывает так, что предприниматель настраивается на нечто «особенное», в то время как можно было бы использовать «обычные» виды продукции или упаковки, которые ничуть не хуже и к тому же стоят меньше. Это один из возможных способов сэкономить деньги за счет тщательно продуманной закупочной политики.  

Если у Вас нет  достаточно полной информации о предлагаемой Вам продукции, можно обратиться за помощью в ассоциацию или союз торговых компаний, поговорить с другими поставщиками аналогичной продукции, воспользоваться рекламными печатными изданиями и торговыми справочниками.

4. Контроль качества  закупаемой Вами продукции

 Как можно проверить  качество закупаемой Вами продукции?  

В том случае, если Вы закупаете широко распространенную продукцию или фирменные товары, может быть, Вам вообще ничего делать не нужно. Зачем проверять качество товаров известных фирм, если Вы имеете дело с надежными поставщиками?  

Но так бывает далеко не всегда. Вы можете импортировать  товары из-за рубежа, иметь дело с  неизвестными поставщиками, покупать подержанные товары, вторичные ресурсы  или же запасы продукции какого-нибудь обанкротившегося предприятия. В этих случаях Вы должны быть абсолютно уверены в том, что получаете именно то, за что платите.  

Перед оплатой своего заказа необходимо убедиться в том, что нужные Вам товары находятся  в указанном месте, после чего следует проверить их качество.  

Кроме того, нужно  решить, каким образом Вы будете проверять интересующую Вас продукцию и какое количество товаров из каждой партии следует осмотреть.  

Как правило, можно  ограничиться выборочной проверкой  пяти из каждой сотни единиц продукции. Однако в некоторых случаях этого  оказывается недостаточно.  

В том случае, если Вы занимаетесь производством продукции, отличающейся высокой точностью, или  оказываете услуги подобного рода, при закупке необходимых комплектующих  изделий и запчастей, может быть, имеет смысл проверять каждую единицу продукции.  

О чем бы Вам еще  следовало позаботиться, так это  о надежности закупаемой продукции.  

Недостаточно производить  товары или оказывать услуги высокого качества. Потребителю важно, чтобы  Вашей продукцией можно было пользоваться в течение длительного времени, как, например, телевизором. Для этого Вам надо знать возможный срок эксплуатации некоторых закупаемых Вами видов продукции. Это напрямую связано с маркетингом. В том случае, если закупаемая Вами продукция не соответствует требованиям, предъявляемым со стороны потребителей, Ваш бизнес обречен на провал.  

Для проверки надежности продукции, как правило, требуется  специальное оборудование. Вряд ли Вы захотите потратить немало денег  на его приобретение. Лучше всего обратиться в соответствующую организацию, имеющую подобное оборудование.  

В таблице запишите, какие виды закупаемой Вами продукции  и каким образом стоило бы испытать с точки зрения проверки степени  их надежности.

5. Выбор поставщиков

 Очень редко  случается, чтобы только одна  фирма занималась поставками  того или иного вида продукции.  Вряд ли Вы столкнетесь с  подобной ситуацией. Для этого  Вы должны заниматься очень  редким видом бизнеса. Если  все же так случилось, значит, у Вас нет другого выбора.  

Как бы то ни было, в  результате конкуренции Вы, как правило, имеете возможность выбрать оптимального поставщика. Решающее слово остается за Вами.  

Если у Вас есть возможность широкого выбора поставщиков  того или иного вида продукции, то тогда от чего будет зависеть принятие Вами окончательного решения?  

В таблице укажите  факторы, оказывающие влияние на Ваш выбор оптимального поставщика.  

Речь может идти о:

качестве и надежности товаров;

надежности их поставок;

данных поставщиком  обещанниях;

готовности предоставлять  консультационные услуги;

готовности оказывать  Вам рекламную поддержку;

цене.  

Как видите, цена стоит  в самом конце. Это отнюдь не означает, что цена не имеет большого значения. Просто другие факторы в большинстве  случаев играют более важную роль по сравнению с ценой продукции.  

Может быть, некоторые  из них стоило бы включить в заполненную  Вами таблицу.  

В следующий раз, договариваясь о закупке нужной Вам продукции, старайтесь выбрать  оптимального поставщика с учетом определенных Вами требований.

6. В каком количестве  следует закупать необходимую  Вам продукцию

 Один из самых  сложных вопросов закупочной  политики — определение необходимого  количества продукции. Если Вы  занимаетесь розничной торговлей,  можно взять за основу объемы реализации товаров за последние несколько лет. Если же Вы совсем недавно стали заниматься бизнесом, в таком случае Вам требуется такое количество продукции, которое не будет чрезмерным и в то же время позволит Вам стабильно удовлетворять потребительский спрос вплоть до следующей поставки товаров. Все это опять же напрямую связано с Вашей стратегией маркетинга.  

Если Вы занимаетесь  производством продукции или  оказанием каких-либо услуг, то нужно  иметь представление о том, как  будет изменяться потребительский спрос на Ваши товары или услуги в ближайшей перспективе.  

Следует помнить  о том, что хранение запасов продукции  требует определенных расходов. В  эти расходы включаются

деньги, затраченные  на приобретение продукции;

заработная плата  складских рабочих;

арендная плата  за складское помещение, включая  плату за отопление и электроэнергию;

уменьшение размера  выручки от реализации в результате нахождения некоторой части товара на складе.  

Поэтому Вы должны стремиться найти баланс между спросом и  предложением, чтобы иметь на складе оптимальное количество товаров.  

Бывают такие ситуации, когда запасов продукции на складе не хватает для удовлетворения существующего  спроса и возникает товарный дефицит. Как, на Ваш взгляд, отнесутся Ваши клиенты к отсутствию необходимых им товаров? Обратятся ли они к Вам вновь или же Вы можете потерять их навсегда?  

Эту проблему можно  решить с помощью «временного  лага», необходимого Вашему поставщику. Речь идет о том, что между заказом  товаров и их получением проходит определенное время. Если Вы точно знаете, сколько времени проходит с момента размещения заказа до момента получения товаров, Вам будет легче определить, как часто и в каком количестве нужно заказывать товары.  

Помните: Ваша цель заключается  в том, чтобы хранить на складе минимальное количество товаров, необходимое для регулярного обеспечения надлежащего уровня обслуживания Ваших клиентов.  

Иногда появляется возможность купить большое количество товаров на очень выгодных условиях. Принимая окончательное решение, постарайтесь ответить на два вопроса:

есть ли у Вас  возможность хранить такое количество товаров?

почему Вам предложили эти товраы?  

Как Вы, вероятно, уже  поняли, принимая окончательное решение  о закупке тех или иных видов  товаров, необходимо тщательно подсчитать величину связанных с этим расходов.  

Когда Вам делают подобные «заманчивые» предложения, не означает ли это, что поставщик просто хочет таким образом избавиться от своих запасов устаревших товаров, которые Вам не удастся реализовать  с выгодой для себя?  

Различные аспекты  управления материальными запасами рассматриваются в других брошюрах данного учебного блока. Вам следовало  бы прочитать их в том случае, если у Вас есть вопросы, касающиеся формирования и хранения запасов  продукции.