Образовательный модуль 3. икт в профессиональной деятельности

Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, приведена итоговая таблица (табл. 2) рейтинга функциональных возможностей различных систем документооборота (более подробную информацию можно найти на сайте http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml ).

Таблица 2.   Рейтинг  функциональных возможностей наиболее
популярных в России систем электронного документооборота

Как следует из приведенной таблицы, все представленные в ней системы являются функциональными и реализуют основные задачи документооборота. Для правильного выбора СЭД нужно учесть еще множество других факторов, наиболее важным из которых является стоимость программного обеспечения и его сопровождения системы в ходе эксплуатации.

Воспользуемся для отображения ситуации на рынке  систем электронного документооборота «магическим» квадратом Gartner.  «Магический» квадрат аналитического агентства Gartner — графическое отображение ситуации на рынке, позволяющее оценить возможности продуктов и самих вендоров (vendor – продавец, торговец – юридическое или физическое лицо, являющееся поставщиком товаров и услуг, объединенных торговой маркой).

На диаграммах такого типа информация располагается в четырех квадрантах (рис. 3) на основе оценки продукции и вендоров по ключевым параметрам: первый квадрант – лидеры (демонстрируют стабильный прогресс по всем показателям, по которым проводится оценка); второй квадрант – претенденты на лидерство (имеют качественные продукты, которые удовлетворяют основным требованиям рынка и имеют высокий уровень продаж); третий квадрант – нишевые игроки (ориентированы на небольшие сегменты рынка и часто демонстрируют на них более высокую эффективность, чем лидеры); четвертый квадрант – дальновидные игроки (инвестируют средства в лидирующие технологии, которые лягут в основу следующего поколения продукта и позволят покупателям получать более быстрый доступ к улучшенному управлению и безопасности). 

Рис. 3 «Магический» квадрат, демонстрирующий ситуацию на рынке

СЭД России в октябре 2010 г. (для каждого из квадрантов начало отсчета
по признакам «Цена» и «Функциональность» в нижнем левом углу квадранта)

Ясно, что для принятия решения об установке той или иной системы электронного документооборота в организации приведенной информации явно недостаточно и нужно учитывать такие факторы, как надежность системы, возможность взаимодействия СЭД с другими компонентами информационной системы, например с программой «1С Бухгалтерия», модульность системы и т. д. Однако использование «магического» квадрата частично снимает эту проблему, поскольку размещение программного продуктов в квадранте лидеров уже означает и высокий уровень решения всех проблем документооборота, а не только лидерство по параметрам «цена» и «качество». 

2.5. Есть ли примеры успешного внедрения электронного документооборота  в  государственном и муниципальном управлении?

Лидером в применении современных  информационных технологий в сфере управления с полным правом можно назвать Министерство  экономики развития и торговли (МЭРТ), в котором СЭД DocsVision была внедрена еще в 2004 г.

На данный момент в этом министерстве в системе DocsVision работает более тысячи сотрудников на всех уровнях (вначале их было 200); ежедневно регистрируется до тысячи документов и накладывается около 2 тыс. резолюций; суммарный документооборот составляет 200 тыс. документов в год.

В ходе проекта по созданию СЭД были полностью автоматизированы следующие процессы деятельности, связанные с оборотом входящих, исходящих и внутренних документов:

          прием и регистрация входящей корреспонденции;

          создание резолюций и выбор исполнителей;

          ознакомление с входящим / внутренним документом;

          подготовка и утверждение проектов исходящих и внутренних документов;

          регистрация исходящих / внутренних документов;

          передача документов в архив;

          контроль исполнения резолюций и документов.

Администрация города Екатеринбурга по распоряжению главы Александра Якоба перешла на систему электронного документооборота в рамках городской целевой программы «Электронный Екатеринбург». В настоящее время в работу системы электронного документооборота включены все органы администрации города Екатеринбурга, в том числе территориально удаленные. С января 2011 г. работа с входящими и исходящими документами, докладными и служебными записками ведется только с применением автоматизированной системы.

С апреля 2011 г. в систему предполагается включить правовые акты, с октября 2011 г. - документы коллегиальных органов администрации города Екатеринбурга.

15 марта 2011 г., члены правительства Свердловской области утвердили Положение о системе электронного документооборота. В Положении определены технические требования к системе электронного документооборота, в частности применение единых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия, программно-технических средств.

Планируется, что на новую систему переведут все входящие и исходящие документы, используемые в текущей деятельности администрации губернатора Свердловской области, аппарата правительства Свердловской области, исполнительных органов государственной власти нашего региона, областных государственных учреждений.

Новая система позволит минимизировать финансовые и временные издержки при осуществлении служебной переписки, ускорить выполнение поручений губернатора и председателя областного правительства.

2.6. Какие преимущества дает внедрение  СЭД?

Существуют оценки, что до 90 % времени сотрудников тратится на так называемые обеспечивающие функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и, наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально распределенной. Внедрение СЭД позволяет, во-первых,  повысить управляемость предприятием. Это инструмент руководителя верхнего уровня и прежде всего именно ему СЭД облегчает жизнь.

Вторым по значимости  фактором следует назвать сокращение времени поиска информации. Система СЭД позволяет настроить поисковые запросы для подбора документов по определенной тематике: например, это может быть запрос, позволяющий найти все задания сотрудника, срок исполнения которых просрочен на один день.

Третьим по значимости фактором является возможность переосмыслить бизнес-процессы движения документов в организации, заново их определить и контролировать. При настройке системы электронного документооборота руководству муниципального или регионального органа управления придется переосмыслить как структуру документационного обеспечения, так и схему движения (рассмотрения) документов в организации. Это дает хороший шанс сделать делопроизводство более современным. Созданная система движения документов будет программно закреплена и поддерживается далее на должном уровне без дополнительных усилий со стороны руководства.

Четвертым преимуществом полнофункциональных СЭД является возможность настроить автоматическую маршрутизацию документов, когда наиболее часто используемые документы, например счета на оплату, автоматически подхватываются системой, собирая необходимые подписи и согласования.

Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами, поскольку системы СЭД позволяют  путем разделения прав доступа обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа. Немаловажное значение имеет и то, что система ведет автоматическое журналирование всех операций с документами и позволяет восстановить всю историю действий с ними от создания и регистрации до помещения его в архив.

2.7. С какими проблемами придется столкнуться при внедрении
системы электронного документооборота?

Внедрение системы электронного документооборота является достаточно сложной проблемой для любой организации, поскольку затрагивает все подразделения и службы.

Процесс  внедрения состоит из нескольких основных этапов:

1.    Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.

2.    Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление  инструкций.

3.    Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

4.    Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.

5.    Окончательная настройка системы с учетом недостатков, выявленных во время опытной эксплуатации.

6.    Обучение персонала организации.

Примером того, как должна производиться подготовка внедрения электронного документооборота, может служить пакет документов, подготовленных в Министерстве экономики развития и торговли или в администрации Астраханской области при переходе этих структурных подразделений на электронный документооборот. Эти документы содержат около 100 страниц текста и полностью описывают движение документа в организации от момента  его создания до момента  архивации (при желании их можно найти в сети  Интернет).

Системы электронного документооборота представляют собой скорее конструктор, который должен быть собран, настроен и адаптирован для работы на каждом предприятии. Причину этого мы уже отмечали: невозможно создать систему электронного документооборота, пригодную для использования на любом предприятии, из-за различий в структуре документов, методике их рассмотрения и движения внутри организации.

Поэтому полнофункциональные СЭД имеют в своем составе компоненты, позволяющие настроить систему для работы с любой документацией и любой формой  движения документов  внутри организации.

Остановимся кратко на некоторых аспектах настройки одной из перспективных и полнофункциональных систем электронного документооборота DocsVision (эта СЭД установлена в администрации города. Екатеринбурга).

Всю настройку системы осуществляет администратор системы DocsVision совместно с руководителями отделов и служб.

На первом этапе определяется: 

1.       Какие типы документов циркулируют на предприятии?

2.       Какие реквизиты документов должны отображаться в карточке документов?

3.       В каких папках по умолчанию должны храниться различные типы документов; 

4.       Какой должна быть маршрутизация типичных документов: кто и в какой последовательности просматривает и обрабатывает документы?

5.       Какой должна быть процедура контроля исполнения?

Здесь важно заметить, что без участия первых лиц организации (руководителей отделов и служб) эффективная настройка системы электронного документооборота просто невозможна.

После того как сформулированы основные принципы электронного документооборота на предприятии, начинается этап их реализации средствами DocsVision. 

В первую очередь заполняется справочник сотрудников. Каждый сотрудник получает свой логин и пароль доступа к системе. Для каждого сотрудника настраиваются права доступа к папкам, в которых хранятся документы.

Для обеспечения корректной работы кроме справочника сотрудников следует занести информацию еще в несколько справочников. К ним относятся:

    справочник нумераторов (позволяет автоматически нумеровать документы);

    справочник контрагентов (определяет реквизиты партнеров предприятия);

    справочник типов (определяет допустимые типы и категории документов, их состояние).

Полный список справочников изображен на рис. 4.

Настраивать справочники, как правило, может только администратор   DocsVision. 

Следующий важный пункт настройки системы – это раздача прав доступа к документам. При этом немаловажную роль играет и правильное определение ролей различных пользователей в организации. Принято выделять три основных метода разграничения доступа: дискреционный, мандатный и ролевой.