Образовательный модуль 3. икт в профессиональной деятельности

Заходим на поисковый сервер Яндекс, набрав в строке адреса браузера http://www.yandex.ru/. В результате откроется главная страница поискового сервера Яндекс, часть которой изображена на рис. 1. Выберем на этой странице закладку ещё, щелкнув по ней мышкой,  и в выпадающем списке  выберем Все сервисы, чтобы  открыть страничку всех сервисов, предоставляемых этой поисковой системой.

На появившейся  странице  ищем группу Вокруг Интернета и нажимаем на закладку Интересы. В появившемся окне нужно найти раздел «Полезные ссылки» и щелкнуть мышкой  по закладке Статистика запросов. В результате откроется еще одна страница, на которой  следует выбрать настройки, позволяющие получить рейтинги различных городов  РФ по частоте поисковых   запросов с любыми ключевыми словами (нас интересует ключевое слово «электронное правительство»).  Как нужно выбрать нужные настройки, показано на рис. 2.

Рис. 1. Главное окно поисковой системы Яндекс

В результате  будет построена таблица, в которой приведены города РФ и показатели, характеризующие частоту поисковых запросов, в которые входят словосочетание  «электронное  правительство».  Приводятся два показателя: частота запросов и региональная популярность в процентах. Часть такой таблицы, упорядоченная по убыванию показателя «Региональная популярность», приведена в табл. 1. Показатель «Показов в месяц»  не является информативным, поскольку разные города имеют разную численность. Показатель «Региональная популярность» (в статистике этот индекс называется Affinity index индекс предпочтения) – один из показателей, с помощью которого проводится анализ позиционирования товара или услуги.

Рис. 2. Настройка отображения рейтинга поисковых запросов по городам России
с ключевым словом «Электронное правительство»

Понять смысл индекса предпочтения проще всего на следующем примере. Если вы нашли в лесу 50 грибов и из них 10 белых (доля белых грибов, найденных вами (d ), составляет 20 %), а в лесу  всего 1000 грибов и из них 100 белых (доля белых в лесу (p ) составляет 10 %), то ваш индекс предпочтения белых грибов по этим данным будет .

Индекс региональной популярности (по использованию ключевых слов в запросах) рассчитывается  как отношение доли запросов горожан, использовавших данные ключевые слова в запросе, к доле запросов с данными ключевыми словами в поисковой системе Яндекс (обе доли рассчитываются, например,  за один месяц).

Поскольку в регионе присутствует какая-то доля от всей аудитории Яндекс, логично предположить, что доля запросов из этого региона по определенной тематике будет совпадать с долей аудитории. Если это так и есть, то региональная популярность равна 100 %, и это будет означать, что тематика не пользуется повышенным спросом. Если интенсивность запросов выше, то и значение региональной популярности превышает 100 % и это будет означать повышенный интерес в городе к данной тематике. Если  индекс региональной популярности ниже 100%, то это означает, что данная тематика не пользуется спросом.

Как видно из приведенной табл. 1, население Екатеринбурга интересуется тематикой, связанной с электронным правительством, достаточно слабо (индекс региональной популярности  чуть выше 70 %), в то время как, например, в Казани  (Татарстан – лидер среди субъектов РФ по внедрению ИКТ в госуправление) индекс региональной популярности ключевых слов «электронное правительство» в запросах Яндекс составляет 1101,36 %, т. е. выше более чем в 10 раз по сравнению с Екатеринбургом.

Таблица 1.   Рейтинг  городов по региональной популярности словосочетания «Электронное правительство» в поисковых запросах Яндекс (изображена часть таблицы)

Индекс региональной популярности  характеризует, с одной стороны, полезность с точки зрения населения, того или иного информационного ресурса, а с другой стороны, степень готовности населения использовать этот ресурс на практике. Этот индекс легко отслеживается любым пользователем Интернет, его невозможно исказить путем предвзятого анализа. Более того, индекс региональной популярности ключевых слов «электронное правительство»  хорошо коррелирует с рейтингом субъектов Российской Федерации по внедрению электронного правительства. 

Очевидно, что внедрение электронного правительства в практику регионального и муниципального управления, предоставление качественной информации и рекламирование Электронной формы предоставлении госуслуг населению требует от специалистов в области управления понимания возможностей среды Интернет, умения пользоваться ее ресурсами, умения оценивать степень развитости и востребованности предоставляемых населению  услуг.

2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – НЕОБХОДИМЫЙ
ЭЛЕМЕНТ ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННОМУ ПРАВИТЕЛЬСТВУ

2.1. Введение

Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, и работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы управления. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ею управлять.

Большой объем архивной информации, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях и полностью парализовать работу организации. Правильно организованный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления.

Единицей информации в системах документооборота является документ (точнее, карточка документа с прикрепленным к ней электронным документом). Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы. Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно смешивают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Термин «документооборот» можно трактовать как отражение термина «делопроизводство» (достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении) при использовании его в компьютерной индустрии. Такое толкование  понятия «документооборот» является неточным и неполным. Система электронного документооборота – это не только среда автоматизации делопроизводства, она не сводится только к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности. Эта среда предоставляет новые возможности эффективного поиска нужных документов, повышения исполнительской дисциплины сотрудников, сокращения времени на процедуры согласования документов, разделения прав  доступа к документам, автоматической маршрутизации наиболее типичных документов (например, счетов на оплату) с использованием, так называемых, бизнес-процессов.

Если говорить кратко, то система электронного документооборота – это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

В 2009 – 2010 гг. в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом и направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции электронного правительства.

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТами и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не до конца определен правовой статус электронного документа.

2.2. Какие задачи, решает внедрение систем документооборота?

Системы электронного документооборота (СЭД) обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

    обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

    поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

    поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

    протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

    оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

    исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии, экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

    исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

2.3. Какими стандартами регулируются СЭД?

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на  нормативные и правовые документы и ГОСТы по делопроизводству, систему организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов, положения о системе межведомственного электронного документооборота и т. д. Но поскольку ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от запросов заказчика, реализовать различные схемы работы с документами.

Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой для заказчиков, так как выбор СЭД становится слишком субъективной задачей. С другой стороны, нет предприятий и организаций с совершенно одинаковыми представлениями об электронном документообороте и одинаковой номенклатурой дел. Поэтому выпуск «коробочной» (тиражируемой) версии систем электронного документооборота, хотя и реализован в целом ряде случаев, но не очень перспективен, пока не будет стандартизировано более жестко само делопроизводство.

2.4. Какие  системы электронного документооборота представлены
на Российском рынке?

На рынке программных продуктов в России можно выделить следующие программы СЭД ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: «Дело», «ЕВФРАТ-Документооборот», «DocsVision», «Directum», «Босс-референт» (более полную информацию можно найти на сайтах http://www.klerk.ru /boss/?59543 ,   http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml ).