Адаптация персонала

Цели и задачи системы  управления адаптацией хорошо сформулированы у А.Я. Кибанова и могут быть представлены в виде схемы на рис. 2.

Рис. 2 - Цели и задачи системы  управления адаптацией персонала в  организации

 

Для достижения этих целей  в организациях целесообразно иметь  в действующих подразделениях по управлению персоналом специалистов или  самостоятельное подразделение  по управлению профориентацией и  адаптацией кадров. Штат такого подразделения  должен состоять как минимум из двух человек: профконсультанта (профессиональная ориентация) и менеджера по персоналу (отбор, подготовка и адаптация работников). В осуществлении процесса адаптации  непосредственное участие принимают  линейные руководители.

Функции этого подразделения  должны быть ориентированы на работников, которым нужна помощь в профессиональной ориентации и переориентации, а также  выпускников подшефных школ, которые  стоят перед выбором своей  дальнейшей профессии, и на новых  работников, пришедших в организацию  или поменявших место работы внутри нее.

Подразделение по управлению адаптацией должно выполнять следующие  функции:

· изучать и прогнозировать конъюнктуру рынка труда, проводить  мероприятия по адаптации к нему, осуществлять соответствующую переструктуризацию кадрового потенциала;

· участвовать в найме  и отборе персонала с использованием профессиограмм и описаний работ, организовывать тестирование и интервьюирование работников в целях их лучшей профориентации;

· участвовать в расстановке  кадров по подразделениям, участкам, рабочим  местам, проведении ротации и внутрипроизводственных перемещений кадров, формировании стабильного  трудового коллектива;

· участвовать в отборе лидеров из числа молодых работников, обладающих талантом организатора;

· организовывать взаимодействие с региональной системой управления адаптацией на взаимовыгодных условиях.

Важнейшие направления деятельности подразделения по управлению адаптацией персонала в организации приведены  на рис.3.

 

Рис. 3 - Направление деятельности подразделения по управлению адаптацией персонала в организации

В обязанности менеджера  по персоналу входят:

1. Организация ознакомления  с организацией: характеристика; условия  найма; оплата труда; 

2. Представление работника  руководителю, непосредственному начальнику, инструктору по обучению;

3. Организация экскурсии  по рабочим местам;

4. Разъяснение условий  работы, ознакомление с функциями  (совместно с руководителем);

5. Организация обучения (совместно с отделом обучения);

6. Введение в коллектив,  представление сотрудников (совместно  с руководителем).

Для новых работников организуется специальный курс обучения и воспитания, призванный наиболее быстро и рационально адаптировать их к стилю и методам работы в организации или в подразделении. Формами адаптации могут быть лекционные и семинарские занятия непосредственно в организации: выездные занятия на специальной учебной базе с приглашением специалистов и экспертов; выездной групповой тренинг.

2.2 Программа адаптации

В работе по проведению адаптации  новых работников менеджер по персоналу  должен использовать специально разработанную  программу. Программа адаптации  делится на общую и специализированную. Общая программа адаптации касается в целом всей организации и  затрагивает следующие вопросы.

1. Общее представление  об организации приветственная  речь, тенденции развития, цели, приоритеты, проблемы предприятия, традиции, нормы, продукция и ее потребители,  виды деятельности, организация,  структура, связи, информация  о высшем руководстве, внутренние  отношения.

2. Оплата труда в организации.

3. Дополнительные льготы, виды страхования, выходные пособия;  пособия по болезни, болезням  в семье, пособия по материнству;  размер пенсии; возможности обучения  на работе.

4. Охрана труда и техника  безопасности: меры предосторожности; правила противопожарной безопасности  и контроля; правила поведения  при несчастных случаях; здравоохранение  и места оказания первой медицинской  помощи.

5. Отношения работников  с профсоюзами; сроки и условия  найма; назначения, перемещения,  продвижения; права и обязанности  работника; выполнение постановлений  профсоюзов; дисциплина и взыскания.

6. Служба быта: питание;  комнаты отдыха; другие службы  быта.

После реализации общей программы  адаптации проводится специализированная программа адаптации. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с  каким-либо подразделением или рабочим  местом. Обычно эту программу проводят линейные руководители или наставники. Эта программа включает в себя следующие вопросы:

1. Функции подразделения:  цели и приоритеты; организация,  структура и функции; взаимоотношения  с другими подразделениями.

2. Обязанности и ответственность;  детальное описание текущей работы  и ожидаемых результатов; разъяснение,  почему эта конкретная работа  важна, как она соотносится  с другими видами работ в  подразделении и на предприятии  в целом; длительность рабочего  дня и расписание; требования  к качеству выполняемой работы.

3. Правила-предписания: правила,  характерные только для данного  вида работы или данного подразделения;  правила техники безопасности; отношения  с работниками других подразделений;  питание, курение на рабочем  месте; телефонные переговоры  личного характера в рабочее  время.

4. Осмотр подразделения:  местоположение кнопки пожарной  тревоги, входы и выходы; места  для курения; места оказания  первой помощи.

5. Представление сотрудникам  подразделения.

Данную программу можно  использовать как для первичной, так и для вторичной адаптации. Так как адаптация молодых  работников, которые еще не имеют  профессионального опыта, отличается тем, что она заключается не только в усвоении информации об организации, но и в обучении самой работе, в программу адаптации обязательно  должно входить обучение. Особые потребности  в адаптации испытывают сотрудники старшего возраста. Они также нуждаются  в обучении и их потребности в  чем-то схожи с потребностями  молодых работников, но им зачастую труднее вписаться в коллектив. Свои особенности имеет адаптация  женщин, возвратившихся на работу после  отпуска по уходу за детьми, инвалидов, сотрудников, вернувшихся после  прохождения учебных курсов. Все  это нельзя оставлять без внимания и необходимо учитывать при составлении  программ по адаптации.

Исходя из данной главы, мы делаем вывод, что процесс управления адаптацией является важным элементом  для успешной деятельности персонала  и всей организации в целом. Большим  плюсом для предприятия является наличие специалистов по проведению адаптационных мероприятий, с использованием соответствующих программ, с учетом личностных особенностей новых работников.

3. Анализ зарубежного  и отечественного опыта в системе  адаптации персонала

3.1 Зарубежный  опыт

Интересен в отношении  адаптации опыт Японии. Система подготовки кадров здесь отличается большой  спецификой. Учащиеся японской школы  до перехода на вторую ступень среднего образования (10--12 классы) практически  не могут получить какой-либо профессиональной подготовки, т. е. большая часть японской молодежи, имея среднее образование, выходит на рынок труда если не вовсе профессионально не подготовленной, то во всяком случае без какого-либо свидетельства о присвоении квалификации. Это, однако, мало смущает руководство  японских компаний. Профессиональная подготовка в фирмах -- неотъемлемая часть японской системы управления кадрами. Руководство компаний стремится  привлечь молодых людей непосредственно  со школьной скамьи, потому что отсутствие каких-либо навыков в работе свидетельствует  о неиспорченности, отсутствии стороннего влияния, готовности воспринять правила  поведения, принятие в данной корпорации. Поступившая молодежь проходит обязательный курс начальной подготовки -- адаптации. Это происходит в течение относительно короткого периода -- двух месяцев. Особое внимание в социальной и профессиональной адаптации в японских фирмах отводится  программам воспитания корпоративной  культуры организации, ее имиджу, воспитанию гордости за свою компанию, корпорацию. Это так называемый “корпоративный дух” фирмы или компании. Он воспитывается  через систему приобщения работника  к делам фирмы, к ее атмосфере, задачам и миссии. Каждая компания имеет свою форму рабочей одежды, девиз, нередко гимн. Постоянно внедряются целенаправленные ритуалы, всевозможные собрания, конференции. Заметную роль в этом играют ветераны компаний, умельцы, воспитатели. В Японии во время адаптации большинство новых рабочих и служащих несколько месяцев проходят подготовку по специально разработанной фирмой программе. Обучение построено таким образом, чтобы развивать мощный корпоративный дух уже на этапе специального обучения и участвовать в обсуждении проблем и задач подразделения. Более того, многие молодые рабочие и служащие в течение нескольких лет после поступления на работу живут в общежитиях фирмы.

Углубленные программы адаптации  работников применяются на средних  и крупных фирмах США. В процессе их проведения участвуют как менеджеры  по управлению персоналом, так и  линейные менеджеры. На малых предприятиях программа адаптации проводится менеджером-практиком, иногда с включением работника профсоюза, используются самые различные программы -- от программ, предусматривающих, в основном, устную информацию, до формализованных процедур, связывающих устные представления  с письменными и графическими установками. В формальных программах адаптации часто используют аппаратуру, слайды, фотографии.

В Германии имеется “Закон о правовом режиме предприятия”, который  требует от работодателя ознакомления нового сотрудника с условиями работы и с будущей сферой его деятельности, а также представление его  будущим коллегам по работе. Работник должен знать режим и условия  труда и свои обязанности. Для  этого используются собеседования. Новичок знакомиться с правилами, процедурами. Он получает наставления  со стороны старших по должности  и др.

3.2 Система адаптации  и развития персонала в компании "Эрнст энд Янг"

Компания «Эрнст энд Янг» входит в «большую пятерку» компаний по оказанию профессиональных услуг  в области аудита, налогов, управленческого  и финансового менеджмента наряду с фирмами «Артур Андерсен», «Делойт  энд Туш», «Прайс Уотерхаус энд  Куперс», KPMG.

На территории СНГ расположено  несколько отделений «Эрнст энд  Янг»: в Москве (центральный офис), Санкт-Петербурге, Киеве, Алма-Ате, Тбилиси, Ташкенте и Баку, где работают как  иностранные, так и местные специалисты.

Структура компании.

Все отделы «Эрнст энд Янг» можно разделить на две категории: отделы, работающие непосредственно  с клиентами и отдел поддержки. К первой категории относятся  отдел аудита, налоговый отдел, отдел  корпоративных финансов. Ко второй группе относятся финансовый и маркетинговый  отделы, отдел информационных технологий, отдел кадров и профессиональной подготовки, а также отдел по управлению интеллектуальными ресурсами.

Для группы отделов, работающих непосредственно с клиентами  существует жесткая иерархическая  структура. Выглядит она следующим  образом:

Партнер (partner),

Менеджер(manager),

Старший специалист (senior),

Консультант или эксперт (advanced staff),

Младший консультант или  эксперт (staff).

Эта структура характерна для всех офисов «Эрнст энд Янг», в какой бы стране мира он не находился.

Политика компании в области подбора персонала.

Поскольку программа адаптации  очень тесно взаимосвязана с  процессом поиска и набора сотрудников  в компанию, прежде всего необходимо охарактеризовать политику компании в  этой области.

Компания ориентируется  на развитие и выращивание собственных  кадров. Набор новых сотрудников  производится только на начальные позиции (staff). Для этого привлекаются выпускники финансовых вузов, таких как МГУ, ГAУ, Финансовая Академия с определенным объемом специальных знаний и  высоким уровнем английского  языка. Мы не рассчитываем на людей  с опытом, а стремимся привить  им необходимые для работы в «Эрнст энд Янг» навыки в процессе работы и обучения.

Набор выпускников вузов  осуществляется дважды в год: первый набор происходит в декабре-январе, когда принять участие в конкурсе приглашаются студенты 4-5 курсов. До этого  в течение осеннего семестра в  ведущих московских экономических  вузах сотрудники «Эрнст энд Янг» читают курс лекций по западному бухгалтерскому учету, параллельно с этим компания принимает участие во всевозможных днях карьеры, открытых дверей, работает «горячая линия» в Internet. Мы стараемся сотрудничать с различными студенческими организациями, у нас давно налажено взаимодействие с руководителями студенческой ассоциации AISEC. Таковы источники поиска кандидатов на работу в компании.

Все резюме просматриваются, лучшим кандидатам и выпускникам  тех курсов, которые читаются нашими сотрудниками в вузах, предлагают в  офисе компании сдать письменный экзамен по российскому и западному бухгалтерскому учету и английскому языку. Для сдачи экзамена и собеседования с сотрудниками кадровой службы приглашаются около 30 студентов. В течение интервью оцениваются навыки работы в команде, соответствие корпоративной культуре компании. Основной метод оценки - предложение кандидату рабочих или жизненных ситуаций, на которые он так или иначе должен отреагировать, объяснить свое возможное поведение. Психологическое тестирование в Эрнст энд Янг не используется. По итогам экзамена и собеседования выбираются лучшие и приглашаются на встречу с менеджерами, наиболее успешные по результатам этих интервью кандидаты проходят интервью с партнерами.

Таковы этапы отбора на практику в Эрнст энд Янг. На практику в московский офис ежегодно приглашаются 5-6 человек, и по 1-2 человека в офисы  по СНГ. Их работа нужна компании, поскольку  практика происходит в самый разгар бизнес - сезона и компании необходима рабочая сила. Студентам, в свою очередь, нужно пройти практику для завершения обучения в институте. Продолжительность  работы в качестве практиканта - три  месяца, после чего они уходят на защиту диплома. Тем студентам, кого компания хочет видеть в дальнейшем в качестве своих сотрудников, делается предложение выйти на постоянную работу с начала нового бизнес- сезона, пройдя до этого времени обучение по адаптационной программе "Эрнст  энд Янг".