Официально-деловой стиль. Языковые формулы официальных документов

Синтаксические конструкции  в официальной речи насыщены клишированными оборотами с отыменными предлогами: в целях, в связи с, по линии, на основании и др. (в целях совершенствования структуры; в связи с указанными осложнениями; по линии сотрудничества и взаимной помощи; на основании принятого решения). Эти синтаксические клише — специфическая черта официально-делового стиля. Употребление подобных синтаксических построений необходимо для выражения типовых ситуаций. Они облегчают и упрощают составление типовых текстов.

В официально-деловых документах чаще встречаются сочинительные  союзы, чем подчинительные (закон, устав  предписывает, а не объясняет, доказывает). В то же время характерной особенностью деловой речи является преобладание сложных предложений: простое предложение  не может отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в  официально-деловом плане.

Большую роль в синтаксисе официально-делового стиля играют условно-инфинитивные конструкции (особенно в текстах  законов, где это мотивировано целевым  заданием — оговорить обусловленность  правовой нормы). Характерной чертой деловой речи является также употребление инфинитивных и безличных предложений  со значением долженствования.

В целях достижения лаконизма  и точности в деловом стиле  часто употребляют параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные обороты, конструкции  с отглагольными существительными).

Для синтаксиса делового стиля  характерен строгий и определенный порядок слов в предложении. Это  вызвано требованием логичности, последовательности, точности изложения  мысли в деловых текстах.

Стилистической особенностью деловой речи является также преимущественное использование косвенной речи. К  прямой речи в официально-деловом  стиле прибегают только в тех  случаях, когда необходимо дословное  цитирование законодательных актов  и других документов.

В оформлении текстов, официально-делового стиля большую роль играют абзацное членение и рубрикация, реквизиты  — постоянные элементы содержания документа: наименования, даты, подписи, а также принятое для данного  документа графическое оформление. Все это имеет первостепенное значение в делопроизводстве, свидетельствует  о грамотности составителя документов, его профессионализме и культуре речи.

Таким образом, к синтаксическим признакам официально-делового стиля  относятся:

1) употребление простых  предложений с однородными членами,  причем ряды этих однородных  членов могут быть весьма распространенными  (до 8–10), например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве; 
2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время); 
3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…); 

4) преобладание сложных  предложений, в особенности сложноподчиненных,  с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

        2 Жанровое многообразие официально-делового стиля речи

По тематике и разнообразию жанров в рассматриваемом стиле  выделяют две разновидности: официально-документальный стиль и обиходно-деловой стиль.

В свою очередь в официально-документальном стиле можно выделить j язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов (Конституция РФ, законы, уставы), и k язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями (меморандум, коммюнике, конвенция, заявление). В обиходно-деловом стиле различают  язык служебной переписки между учреждениями и организациями, с одной стороны, и  язык частных деловых бумаг – с другой.

Все жанры обиходно-делового стиля: служебная переписка (деловое  письмо, коммерческая корреспонденция) и деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография, и др.) –  характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

В зависимости от области  применения деловой речи и стилистического  своеобразия соответствующих текстов  обычно выделяют внутри официально-делового три подстиля: 

1) дипломатический (виды документов: международные договоры, соглашения, конвенции, меморандумы, ноты, коммюнике и т.д.; устные формы практически не применяются); 

2) законодательный (виды документов, как законы, указы, гражданские, уголовные и другие акты государственного значения; основная устная форма - судебная речь); 

3) управленческий (виды документов: уставы, договоры, приказы, распоряжения, заявления, характеристики, доверенности, расписки и т.д.; устные формы - доклад, выступление, служебный телефонный разговор, устное распоряжение). 

Дипломатический подстиль  обслуживает область международных отношений. 

Дипломатический подстиль включает в себя следующие жанры: конвенция, коммюнике, декларация, заявление, меморандум, нота, международное соглашение и  др.

Для    языка   дипломатии   характерно употребление      международной

дипломатической терминологии и терминологии международного права, в основном латинского и французского происхождения, например: консул, конвенция; атташе, демарш, коммюнике (так как языком дипломатии в Средние века был латинский, а позднее французский). Иногда в дипломатических текстах латинские термины и выражения употребляются в латинском написании: persona поп grata, status quo, право veto и т.д.

Дипломатические тексты отличаются наличием слов и сочетаний общелитературного языка, которые в определенных значениях употребляются в качестве терминов: протокол (совокупность общепризнанных правил международного общения), сторона (определенное государство и его правительство, участвующее в переговорах) и т.п.

В дипломатических документах часто употребляются слова, имеющие  стилистическую помету книжное, высокое, которые придают дипломатическим документам торжественное звучание. Например: Высокий Гость, визит вежливости, сопровождающие лица и т.п. Используется так называемая этикетная лексика, в состав которой нередко входят историзмы: Его Величество, Его Высочество, госпожа, господин и т.д., а также близкая к этикетной лексике комплиментарная лексика (протокольные официальные формулы дипломатической вежливости): свидетельствовать почтение, принять уверение в почтении (в глубоком уважении) и т.п. Многие из этих протокольных, официальных формул имеют международный характер.

Законодательный подстиль –  стиль юридических документов, которые  отличаются большей стилистической и языковой однородностью, чем документы  других подстилей. В этих текстах  можно отметить широкое использование юридической терминологии (апелляция, истец, трибунал, неприкосновенность,кормилец). 

В законодательном подстиле используется абстрактная лексика  и практически отсутствует экспрессивно-эмоциональные  языковые средства, оценочная лексика. Оценочные слова такого рода, как  тунеядец, преступный приобретают в  юридических текстах терминологическое  значение. Здесь много антонимов, так как законодательная речь отражает противоположные интересы, противополагает и сопоставляет понятия: права и обязанности, труд и отдых, личный и общественный, истец  и ответчик, преступление и наказание, регистрация брака и расторжение  брака, усыновление ребенка и  лишение родительских прав, добровольно  и принудительно, удерживать и начислять.  
       Язык законов оказал большое влияние на формирование всего официально-делового стиля, он исконно был основой деловой речи. Конечно, язык законов должен быть образцом для языка управленческой документации. Но управленческий подстиль, как и дипломатический, обладают своими нормами и языковым разнообразием, обусловленным содержанием и составом документов.  
        Сфера применения управленческого подстиля - разнообразные административно-ведомственные, производственные отношения. Виды документов управленческого подстиля в наибольшей степени разнятся между собой в композиционном, стилистическом и языковом отношениях.  
В текстах управленческого подстиля наряду с нейтральной и книжной лексикой применяются слова и устойчивые словосочетания с окраской официально-делового стиля (нижеподписавшийся, надлежащий, нижеследующий, жилищный налог, единовременное пособие, уведомить).  
       Управленческий подстиль располагает собственной административно-управленческой терминологией, например: название учреждений, должностей, видов служебных документов. В связи с тем, что этот подстиль обслуживает разные области общественной и производственной деятельности (культура, учеба, торговля, сельское хозяйство, различные отрасли промышленности), в текстах подстиля находит применение самая разнообразная терминология. В служебных текстах не рекомендуется пользоваться синонимами, заменяя ими прямые названия предметов и действий. В отличие от законодательного подстиля здесь мало антонимов. В текстах управленческого подстиля часто употребляются аббревиатуры, сложносокращенные слова, различные средства кодификации (названия учреждений и предприятий, марок машин и т.п.).  
       Только в текстах управленческого подстиля употребляются формы глагола в 1-ом лице, иногда личные местоимения. Это связано с конкретизацией, с точным указанием на автора текста (приказываю, прошу командировать меня, сообщаю). В управленческом подстиле не употребляются глаголы в повелительном наклонении и сравнительно редко - конструкции со словами должен, обязан. Значение долженствования смягчено в текстах применением таких оборотов, как вменить в обязанность, обязать, возложить обязанность. 

3 Языковые формулы официальных документов

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных  стандартов, устанавливающих общие  требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях  управления (формы акта, делового письма, докладной записки).

Форма служебного документа – это  совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки  зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К  элементам оформления документа  относятся: наименования, различные  адреса, даты.

Элементы содержания – это структурные  части основного текста: обращения, мотивировки, выводы.

Форма документа определяется его  назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ имеет  стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым  формуляром, принятым для документов данной разновидности.

В типовом формуляре закрепляются:

1) состав обязательных элементов  оформления документа;

2) логическая схема документа,  т. е. такое взаимное расположение  его частей, которое дает наибольшие  удобства в работе с документом. Например, приказ должен содержать  перечисление предписываемых действий  с указанием исполнителя каждого  действия, мероприятий, которые могут  быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «Приказываю».

Каждый реквизит имеет строго установленный  состав сведений и место их расположения. Текстовая часть организационно-распорядительного  документа располагается между  реквизитами «заголовок к тексту»  и «отметка о наличии приложения».

Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения  состоит из слова «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается  ниже реквизита «подпись» или  на отдельном листе согласования.

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и  «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Фамилию исполнителя и  номер его служебного телефона располагают  в левом нижнем углу лицевой или  оборотной стороны каждого листа  документа.

Стандартизация формы значительно  упрощает работу с текстовой документацией  – ее составление, оценку, обработку, нарушение требований все осложняет.

Деловая письменная речь – одна из форм общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено необходимостью документально  закреплять административные и правовые отношения.

Правовая сущность официальной  переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых документах называется формально-логическим. Это  означает, что предмет рассматривается  с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным  автором и адресатом почти  всегда являются организации в целом.

Письменный текст – это основная форма современного служебного документа, где текст связан с содержанием  документа. Это следует четко  себе представлять, так как само понятие «текст» имеет множество  значений. Большое значение имеет  и языковой материал. Он используется в элементах оформления документа  и во в нетекстовых формах передачи информации – чертежах, схемах, диаграммах. Языковой материал выполняет здесь  вторичную, ориентирующую функцию.

По способу синтаксиса речи, по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления выделяются следующие типы текстов:

1) традиционная, линейная запись  связной речи;

2) трафарет – традиционная, линейная  запись, но с пробелами, которые  заполняются переменной информацией.

При этом фактические сведения могут  быть различными. Трафарет представляет собой вид формализованного текста, где заранее предусматриваются  и типовая ситуация, в пределах которой может быть использован  документ, и языковая форма, в которой  эта ситуация отображается. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, о сфере его  использования.

У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис самого текста.

1. Анкета – это перечень заранее  подготовленных вопросов. Причем  вопрос и ответ – два самостоятельных  предложения, связанных по смыслу. Содержание анкеты более дробное,  чем трафарета и текст анкеты  располагается по вертикали... 2. Еще  один тип формализованного текста  – таблица. Это совокупность  данных, представленных в цифровой  или словесной форме, заключенных  в графы вертикальной и горизонтальной  плоскостей. В одном документе  допускается сочетать тексты  разных типов. Форма текстов  документов зависит от информации, содержащейся в ней.