Создание сайта «Электронные таблицы Excel»

В диалоговом окне Сортировка диапазона указывают требуемые  параметры – тип и порядок  сортировки (рис.19)

 

 

рис. 19

 

☺ Перейдем к работе со списками. Полями нашей базы данных будут:

• Категория – вид продаваемой продукции;
• Товар – название товара;
• Модель – Модель товара;
• Цена (нал) – стоимость товара при наличном расчете;
• Цена (б\н)стоимость товара при безналичном расчете.

Прежде чем приступить к изучению возможности работы со списками, перейдем на новый лист и  назовем его Список товаров и создадим заголовок таблицы.

Автозавершение.

1. На листе Список товаров выделите диапазон С9:G9.
2. Последовательно в каждую ячейку этого диапазона вводите данные:

Компьютер, Персональный, Gamer’s Dream, 1200, =F9+F9*$H$5.

3. Выделите диапазон С10:F10.
4. Введите K. Excel предложит закончить слово «Компьютер». Позвольте это программе, нажав клавишу Enter.
5. Введите П. Excel предложит закончить ввод словом «Персональный». Нажмите клавишу Enter.
6. В оставшиеся ячейки введите Master Class, 1450.
7. Выделите диапазон С11:F11.
8. Последовательно в каждую ячейку этого диапазона вводите данные: Периферия, Принтер, Epson LQ, 123
9. Выделите диапазон С12:F12.
10. Введите П. Excel предложит закончить ввод словом «Периферия». Нажмите клавишу Enter.
11. Аналогично введите «Принтер».
12. Закончите ввод записи, заполнив оставшиеся ячейки значениями Lexmark 5700, 279.

Попробуем, что же такое  выбор из списка.

13. Выделим диапазон С13:F13.
14. Нажмите сочетание клавиш Alt + Стрелка вниз. В раскрывшемся списке выделите пункт Периферия и нажмите клавишу Enter. Нажмите еще раз клавишу Enter, чтобы перейти к нижней ячейке.
15. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке D13. В появившемся окне меню выберите команду Выбрать из списка и в появившемся списке выберите пункт Принтер. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке.
16. Нажмите комбинацию клавиш Alt + Стрелка вниз. В раскрывшемся списке щелкните на пункте Epson LQ100.
17. Щелкните в строке формул и замените LQ100 на LX300. Нажмите Enter и перейдите к следующей ячейке.
18. Введите 137.

Чтобы потренироваться  в работе со списками, продолжайте  ввод данных.

19. Введите еще 10 записей, используя возможности Автозавершения и выбора из списка:

Компьютер, Сервер, WorkMem, 2556;

Компьютер, Сервер, BigBlue, 6521;

Периферия, Факс-Модем, USR 33600 int, 58;

Периферия, Факс-Модем, USR 33600 ext, 68;

Периферия, Клавиатура, Genius, 9;

Периферия, Клавиатура, ВТС 5739, 25;

Периферия, Сканер, Acer 610 PT, 195;

Комплектующие, Винчестер, 3.2Гб IDE Seagate, 128;

Комплектующие, Винчестер, 6.4Гб IDE Quantum FB_EX, 161;

Комплектующие, Винчестер, 9.1Гб UW SCSI_IBM, 499.

Cкопируйте формулу  из ячейки G9,заполнив поле Цена (б\н) для всех записей. Теперь  рабочий лист готов (см. рис. 20).

 

рис.20

 

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержание ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка. В отличии от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки. Фильтрация осуществляется двумя способами: с помощью автофильтра и расширенного фильтра.

Фильтрация  данных с помощью автофильтра:

1. установить курсор внутри таблицы;
2. ввести команду меню ДАННЫЕ – Фильтр – Автофильтр;
3. щелчком мыши по кнопке со стрелкой [▼] раскрыть список столбца, по которому будет производится выборка;
4. указать требуемые значения или выбрать строку ”условие” и задать критерии выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.

 

 

рис. 21 использование автофильтра для отбора записей по признаку «М» -(мужчина)

 

рис. 22 рабочий лист после фильтрации списка по признаку «мужчина»

 

Фильтрация  данных с использованием расширенного фильтра. Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам. Для фильтрации записей списка расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев:

• критериев сравнения;
• вычисляемых критериев.

Фильтрация данного  типа выполняется с помощью команды  меню ДАННЫЕ – Фильтр – Расширенный фильтр. Особенностью этого режима является, то что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных – диапазон условий отбора. После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы, вводят команду ДАННЫЕ – Фильтр – Расширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазон условий.

Для восстановления всех строк исходной таблицы и отмены режима фильтрации следует ввести команду меню ДАННЫЕ – Фильтр – Отобразить всё.

Структура электронной таблицы. Excel позволяет организовать данные электронной таблицы в виде структуры. С помощью структуры можно скрывать (убирать с экрана) менее существенные детали и отображать только тот объем информации, который необходим в текущий момент.

В Excel можно создавать  до 8 уровней структуры. Для каждого  рабочего листа можно создать только одну структуру.

Структура таблицы создается  автоматически после выполнения таких команд меню ДАННЫЕ, как Итоги, Консолидация, Сводная таблица.

Структурировать таблицу можно и самостоятельно с помощью команд меню ДАННЫЕ – Группа и структура.

 Автоматическое структурирование таблицы выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕ – Группа и структура – Создание структуры. Перед вводом этой команды необходимо выделить диапазон ячеек – область, для которой требуется создать структуру. После выполнения этой команды будут отображены в развернутом виде все существующие структуры.

Консолидация  данных. При консолидации данных над их значениями, расположенными в различных областях, могут быть выполнены те же операции, что и при автоматическом подведении итогов, например вычисление суммы, произведения, нахождения количества значений – максимального, минимального, среднего значения и т.д. Консолидированная информация может быть выведена на том же рабочем листе, на другом рабочем листе или даже в другой рабочей книге.

В Excel имеется несколько  способов консолидации данных

• консолидация данных по расположению – используется для однотипных данных, упорядоченных одинаковым образом;
• консолидация данных по категориям – используется для однотипных данных, организованных в различных областях - источниках по–разному;
• консолидация данных путем создания сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость и информативность.
• консолидация данных с помощью формул с использованием ссылок. Этот способ не накладывает ни каких ограничений на расположения данных в исходных областях;
• консолидация данных с использованием Мастера шаблонов с функцией автоматического сбора данных.

Анализ  и обобщение данных с помощью  сводных таблиц и сводных диаграмм.

Сводные таблицы Excel –  вспомогательные таблицы, с помощью  которых можно анализировать  большие объемы данных, находящихся  в различных источниках, и представлять их в наиболее удобном виде. Excel 2000 содержит встроенную возможность – построения сводной диаграммы, отображающей данные сводной таблицы и позволяющей изменять форму представления данных так же легко, как и в сводных таблицах.

Так же, сводные таблицы и сводные диаграммы можно создавать:

• на основе таблиц, полученных в результате консолидации данных;
• на основе других сводных таблиц;
• на основе внешних источников данных.

Необходимым условием для  создания сводной таблицы или  сводной диаграммы является наличие одной или нескольких таблиц, содержащих заголовки столбцов. Заголовки столбцов служат для создания в них полей данных. Создание и модификация сводных таблиц и сводных диаграмм выполняются с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм, окно которого появляется на экране после ввода команды меню ДАННЫЕ – Сводная таблица или щелчка по кнопке Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводные таблицы.

Средства  условного анализа (“что, если”) используются для исследования различных вариантов решения задач, поиска и выбора оптимального решения.

К средствам условного  анализа относятся:

• подбор параметра;
• поиск решения;
• сценарии;
• таблицы подстановки.

Программа Подбор параметра позволяет получить требуемое значение в определенной ячейке, которую называют целевой, путем изменения параметра другой ячейки, которую называют влияющей. При этом целевая ячейка должна прямо или косвенно ссылаться на ячейку с изменяемым значением.

При выполнении этой операции следует иметь в виду, что:

• подбор параметра может выполняться только для ячейки, содержащей формулу;
• ячейка, которая будет изменяться при подборе, должна, наоборот, содержать значение, а не формулу.

Программа Поиск решения не только вычисляет конечный результат на основе изменения значений нескольких ячеек, но и позволяет при этом создавать дополнительные условия – вводить ограничения на изменения параметров влияющих ячеек. Программа допускает установку до 200 изменяемых ячеек. При выполнении поиска решения так же, как при подборе параметра, целевая ячейка должна содержать формулу и быть прямо или косвенно связанной с влияющими ячейками. Ячейки, которые будут изменяться при поиске решения, должны содержать значения, а не формулы.

Таблицы подстановки позволяют вычислять и анализировать данные в тех случаях, когда необходимо найти результат для нескольких значений в одной или двух исходных (влияющих) ячейках. При этом в формулы подставляются различные значения переменных, а результаты вычислений выводятся в виде массива.

Excel позволяет создавать  таблицы подстановки различных типов:

• таблицы подстановки с одной переменной (с одной или несколькими формулами);
• таблицы подстановки с двумя переменными.

При создании таблиц подстановки  так же, как при выполнении Поиска решения и при Подборе параметра, ячейка с вычисляемыми значениями должна содержать формулу и быть прямо или косвенно связанной с ячейками с подставляемыми значениями.

☺ Упражнение на сортировку и фильтрацию.

20. На листе Список товаров выделите какую – нибудь ячейку списка, например С8.
21. Выполните команду Данные- Фильтр – Автофильтр. У ячеек с названиями полей появились кнопки, раскрывающие списки значений.
22. Выберите все записи, в которых поле Категория принимает значение «Периферия». Для этого нажмите кнопку поля Категория и в появившемся списке выберите пункт Периферия.
23. В оставшейся части выберите всю информацию о принтерах. Для этого нажмите кнопку поля Товар и в появившемся списке выберите пункт Принтер.
24. Выполните более сложную фильтрацию. Выберите в списке такие принтеры, цена которых не превышает 200 у.е. Для этого нажмите кнопку поля Цена (нал) и выберите пункт Условие.
25. В появившемся окне диалога Пользовательский автофильтр в списке первого поля выберите пункт меньше или равно, а во втором поле со списком введите 200.
26. Нажмите кнопку ОК.
27. Самостоятельно выберите из списка такие компьютеры, цена которых меньше 200 у.е.
28. Включите фильтрацию, выполнив команду Данные – Фильтр – Автофильтр.
29. На листе список товаров выделите какую-нибудь ячейку списка, например С8.
30. Выполните команду Данные – Сортировка. Появится окно диалога Сортировка диапазона.
31. Отсортируем список по полю Категория. Для этого нужно выбрать пункт Категория в списке Сортировать по окна диалога Сортировка диапазона.