Создание сайта «Электронные таблицы Excel»

Таб.1

 

Структура и порядок  элементов в формуле определяет конечный результат вычислений. При использовании в формулах арифметических операторов необходимо соблюдать принятый математике порядок арифметических операций:

• сначала производится возведение в степень;
• затем – умножение и деление (они имеют одинаковый приоритет);
• в последнюю очередь – сложение и вычитание(также имеют одинаковый приоритет);
• нормальный порядок выполнения операций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми.

Для ускорения и облегчения ввода данных при выполнении наиболее часто выполняемой операции суммирования данных на стандартной панели Excel существует кнопка [Σ] Автосумма. С помощью этой кнопки практически мгновенно можно вычислить сумму всех чисел, расположенных выше или левее выделенной ячейки. Если сумма должна быть вычислена в другом месте листа, используют функцию СУММ и в качестве аргументов указывают диапазон ячеек, содержащих суммируемые данные, например, =СУММ(В7:С12;Е7:Е12).

☺ Автоматическое суммирование. С его помощью мы буквально одним движением просуммируем значения в строках или столбцах.

29. Выделите ячейку Н10. В нее поместим суммарный доход фирмы от продажи компьютеров за пять месяцев.
30. На панели Стандартная нажмите кнопку Автосумма. Диапазон С10:G10 рабочего листа становится окруженным «бегущей» границей, обозначающий диапазон, в котором будет произведено суммирование, а в активной ячейке появляется формула =SUM(C10:G10) или (СУММ(С10:G10)). Теперь достаточно убедиться в том, что диапазон выбран правильно.
31. Нажмите клавишу Enter или нажмите кнопку Автосумма – сравните оба варианта! В ячейку Н10 помещен результат вычислений.
32. Точно таким же образом поместите в ячейку Н11 сумму доходов фирмы по продаже комплектующих.
33. Щелкните на ячейке Н12 и обратите внимание на то, что программа уже автоматически предлагает просуммировать столбец, а не строку.
34. Чтобы все же просуммировать нужную строку, поместите указатель мыши на ячейку С12, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская её, переместите указатель на ячейку G12. Т.о. мы указали диапазон суммирования.
35. Нажмите клавишу Enter.

Просуммируем теперь доход фирмы по всем статьям за каждый месяц.

36. Щелкните на ячейке С13 и просуммируйте диапазон С10:С12.
37. Для суммирования остальных столбцов используйте Автозаполнение. Выделите ячейку С13, а затем выполните автозаполнение ячеек С13:Н13. Как видите автозаполнение работает и в случае формул. Теперь у нас подсчитаны сумма дохода фирмы по каждому месяцу и по всем месяцам вместе.

Теперь попробуем  просуммировать одновременно строки и  столбцы.

38. Выделите диапазон С15:Н18. Это диапазон, который содержит блок суммируемых данных, а также строку и столбец, в которые будут помещаться итоговые суммы.
39. Нажмите кнопку Автосумма. Результат суммирования теперь появился в строке 18 и столбце Н.

Попытаемся сами составить  простейшие формулы.

40. Выделите ячейку С19.
41. Введите знак «=», а затем щелкните на ячейке С13. Её адрес С13 записывается в формулу (в ячейке С13 и в строке формул), а вокруг ячейки С13 появляется «бегущая» рамка.
42. Введите знак «-», а затем щелкните на ячейке С18.
43. Нажмите клавишу Enter. Формула введена и в ячейке С19 появилась величина прибыли за январь.

Функции. Формулы могут включать функции. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Функцию так же, как и число, можно считать частным случаем формулы.

Функции представляют собой программы  с уникальными именами. Это заранее определенные формулы, для которых пользователь должен задать конкретные значения. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции перечень аргументов. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства (=). Аргументы записываются в круглых скобках после имени функции, причем, скобки – обязательная принадлежность функции, даже если у нее нет аргументов(например, функция =ПИ() – 3,1416…).

В качестве аргументов функций могут использоваться:

• числа(константы);
• адреса ячеек или диапазонов;
• имена ячеек или диапазонов;
• текст;
• формулы;
• другие функции;
• логические значения и др.;

В русифицированных версиях Excel имена многих функций записываются на русском языке, например:

=СУММ(А1;В2;С3:С6).

Имена функций можно  набирать на любом регистре – верхнем  или нижнем. После ввода правильно  введенных функций буквы автоматически преобразовываются в прописные. Если этого не происходит, значит, неверно введено имя функции. При создании формул удобно использовать Мастер функций (рис. 16).

Мастер – это инструмент, позволяющий выполнять требуемое действие по шагам с уточнением параметров по каждому шагу.

 Мастер функций  в Excel имеет два диалоговых  окна – два шага.

 

рис. 16

 

панель  функции ЕСЛИ

 

Для вызова мастера функций  можно использовать:

• команду горизонтального меню Excel ВСТАВКА – Функция;
• кнопку [fx] Вставка функции на панели инструментов;
• комбинацию клавиш Shift+F3.

В диалоговом окне Мастер функций (шаг 1) имеются два подокна:

Категория и Функция. При выборе определенной функции в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. Если строка формул неактивна, то мастер функций активирует ее, вставит знак равенства (=) и функцию, а затем автоматически введет функцию в выделенную ячейку.

При выборе функции появляется второе окно Мастера функций, в котором  отображается имя функции, все ее аргументы, описание функции и состав каждого аргумента.

Excel содержит более  300 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий:

• математические;
• статистические;
• финансовые;
• логические;
• инженерные;
• информационные;
• функции даты и времени;
• функции управления базами данных.

 

Примеры встроенных функций

Категории функций	Имена функций
Математические и тригонометрические	СУММ, СТЕПЕНЬ, КОРЕНЬ, РАДИАНЫ, ПИ, ГРАДУСЫ, ABS, LN, LOG, EXP, SIN, COS
Статистические	СРЗНАЧ, МАКС, МИН, ВЕРОЯТНОСТЬ, СЧЕТ, СЧЕТ3(3-значений), СРОТКЛ
Текстовые	НАЙТИ, ЗАМЕНИТЬ, ПОИСК, СЦЕПИТЬ, ПОДСТАВИТЬ, СОВПАД, ПОВТОР
Дата и время	ГОД, МЕСЯЦ, ЧАС, МИНУТЫ, СЕКУНДЫ, ДЕНЬ, ДЕНЬНЕД, СЕГОДНЯ
Логические	ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ

 

☺ Переходим к освоению мастера функций.

44. Выделите ячейку В6.
45. Наберите =today().
46. Нажмите клавишу Enter.

В результате в ячейке появилась сегодняшняя дата. Она будет вычисляться каждый раз при пересчете листа, т.о., вам не придется о том, чтобы отчет содержал актуальную информацию. Так же не забывайте и про еще один способ вызова мастера функций –

Вставка функции на панели инструментов Стандартная или выполнив команду Вставка – Функция.

Присвоение имен диапазонам ячеек. В нашем отчете в диапазоне С10:С12 располагаются данные о доходах фирмы за январь, а в диапазоне С13:G13Суммарные доходы фирмы по каждому месяцу. Чтобы быстро и просто воспользоваться этими данными, например, в формулах, было бы разумно как – то объединить их в группу (диапазон) и дать имя.

47. Выделите диапазон С10:С12. В поле имени появился адрес первой ячейки диапазона.
48. Щелкните на Поле имени и введите Доход., Январь.
49. Нажмите клавишу Enter и теперь этот диапазон называется Доход. Январь.
50. Повторите тоже самое для диапазонов, содержащих величины дохода по оставшимся месяцам. Назовите их соответственно Доход. Февраль, Доход. Март, Доход. Апрель и Доход. Май.
51. Выделите диапазон А8:G18. В этом диапазоне содержится вся таблица без столбца Всего.
52. Выполните команду Вставка – Имя – Создать. Появится окно диалога Создать имена.
53. Установите флажок в месте В строке выше и В столбце слева. Это означает, что имена для диапазонов будут выбираться из названий в верхней строке и левом столбце.
54. Нажмите кнопку ОК. В результате в таблице отчета автоматически созданы и присвоены определенным диапазонам имена с названиями месяцев, обозначающие столбцы отчета по этим месяцам, и имена для каждой отдельной строки.
55. К сожалению программа не очень удачно присвоила некоторые имена пустым диапазонам Статьи Дохода и Статьи Расхода. Изменим диапазон этих имен. Выполните команду Вставка – Имя – Присвоить. Откроется диалоговое окно Присвоение имени.
56. В списке поля Имя выделите пункт Статьи дохода.
57. Измените диапазон в поле Формула, обозначенный выбранным именем. Пока сверните диалоговое окно и выделите с помощью мыши диапазон С10:G12. Ссылка на этот диапазон заменит старую (выделенную) ссылку. Разверните окно.
58. Нажмите кнопку ОК, если процесс присвоения завершен, или кнопку добавить.
59. Измените диапазон для имени Статьи Расхода таким же образом (шаги 49-42), назначив для этого имени диапазон С15:G17, и по завершении присвоений нажмите кнопку ОК.

Т. о. мы создали набор  имен для быстрого доступа к диапазонам создаваемого отчета.

Адреса ячеек

 

Адрес ячейки составляется из обозначений столбца и номера строки, на пересечении которых находится  эта ячейка, например:

В1, С1, А1 или 11, если столбцы  и строки нумеруются числами.

Тип ссылок задается пользователем при настройке параметров работы с помощью команды меню СЕРВИС – Параметры на вкладке Основные переключателем Стиль ссылок - R1C1 или A1 – по умолчанию. При установленном переключателе R1C1 строки и столбцы нумеруются цифрами. Гораздо удобнее вводить адреса ячеек щелчком мыши по этой ячейке. Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки, называется относительным адресом или просто ссылкой или адресом.

Ссылки на диапазон (блок) ячеек состоят из адреса ячейки, находящейся в левом верхнем углу прямоугольного блока ячеек, двоеточия и адреса ячейки, находящейся в правом нижнем углу этого блока, например:

A1:C12;

A7:E7- весь диапазон ячеек, находящийся в одной строке;

C3:C9 – весь диапазон ячеек, находящийся в одном столбце.

Чтобы ввести ссылку на всю строку или столбец, нужно набрать номер строки или букву столбца дважды и разделить их двоеточием, например: A:A, 2:2 или A:B, 2:4.

Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используется имя листа и восклицательный  знак: Лист2!B5, Итоги!В5.

Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки, например: [Книга1] Лист2!А1.

Относительная адресация  ячеек используется в формулах чаще всего - по умолчанию. Правило относительной ориентации ячеек действует при копировании формул в Excel, т.е. табличный процессор автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Если ссылка на ячейку при копировании не должна изменяться, то вводят абсолютный адрес ячейки.

Абсолютная  ссылка создается из относительной путем вставки знака ($) перед заголовком столбца и/или номером строки.

$C$6 – абсолютный адрес ячейки С6, т. е. при копировании формулы не будет меняться номер строки и номер столбца. Абсолютный адрес диапазона ячеек обозначается: Абсолютный адрес диапазона ячеек обозначается: $B$3:$C$8. также используется смешанный адрес:

$C5 –при копировании не будет изменяться номер столбца

C$5 – не будет изменяться номер строки.

Также абсолютным адресам относится присвоение имени ячейке:

• имя не должно быть похоже на адрес или на имя другой ячейки, содержать пробелы, длина имени не превышает 255 символов;
• должно начинаться с буквы русского/латинского алфавита или символа подчеркивания(_), остальные символы могут быть: буквами, цифрами, символами(_).