Создание баз данных

ustify">Таблица 1. «Учителя»

 
 

Таблица 2. «Класс»

 

Таблица 3. «Расписание»

 

Таблица 4. «Аудитория»

 

     2.2 Указание ключевого поля

     Ключевое  поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

     Каждая  из таблиц, составленных ранее, будет иметь ключевое поле:

     1. Для таблицы «Учителя» ключевым полем будет являться «Порядковый номер». Это будет наиболее удобным для быстрого поиска таблицы «Учителя» в базе данных.

     2. Для таблицы «Класс» ключевым полем будет являться «Порядковый номер», так как номер является конкретным номером, присвоенным определенному классу, что безусловно помогает выделить один  из многих при выборе определенной информации.

     3. Для таблицы «Расписание» ключевым полем будет являться «Порядковый номер».

     4. Для таблицы «Аудитория» ключевым полем будет являться «П/П», так как каждое подразделение, даже вне базы данных имеет свой номер, по которому легче найти какую-либо информацию. 

2.3 Построение связи между таблицами

     После создания таблиц Учителя, Учащиеся, Расписание, Аудитория содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, следующим шагом является объединение этих данных при их извлечении из базы данных. Вторым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

     Связь между таблицами устанавливает  отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

     Все таблицы, в нашем случае, будут связаны с одной общей таблицей «Расписание», так как эта таблица является важнейшей, без которой существование остальных таблиц неразумно. Таблица «Расписание» как объект, будет связано с другими таблицами-объектами через определенные атрибуты, логически указывающие на связь объектов.

     Для таблицы-объекта «Класс» связь с таблицей  «Расписание» будет осуществляться с помощью полей-атрибутов «Класс - класс».

     Для таблицы-объекта «Учителя» связь с таблицей  «Расписание» будет осуществляться с помощью полей-атрибутов «ФИО - Учителя».

     Для таблицы-объекта «Аудитория» связь с таблицей  «Расписание» будет осуществляться с помощью полей-атрибутов «Номер кабинета - аудитория».

      Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом  связи между таблицами. В такой  связи каждой записи в таблице «Расписание» могут соответствовать несколько записей остальных таблиц. 

      Для того чтобы определить связь между  таблицами, следует добавить таблицы  в окно Схема данных и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу. Связи таблиц указаны в рис.1.

        

Рисунок 1 «Связи таблиц в схеме данных» 

        Так осуществляется связь между  таблицами. Связь указывает на  логическое объединение атрибутов разных объектов, для дальнейшего использования в различных целях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 Анализ возможных запросов

     3.1 Запросы. Общие понятия

     Запрос - это требование на извлечение данных из таблиц базы, на выполнение вычислений над данными, на внесение изменений  в базу данных.

     Запрос  может служить источником данных для форм, отчетов и страниц  доступа к данным.

     СУБД Access позволяет создавать запросы  трех типов: запросы на выборку, перекрестные запросы, запросы на внесение изменений  в базу данных.

     Запрос  на выборку является наиболее часто  используемым типом запроса. Его  результатом является динамическая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована. Запрос на выборку дает возможность:

     - включать в результирующую таблицу  поля из одной или нескольких  таблиц в нужном порядке;

     - выбирать записи, удовлетворяющие  условиям отбора;

     - осуществлять вычисления над полями базы данных;

     Разновидностью  запроса на выборку является запрос с параметрами — это запрос, который при выполнении отображает в собственном диалоговом окне приглашение  ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.

     СУБД Access позволяет создавать запросы с помощью Мастера и с помощью Конструктора. Мастера используются для создания определенных запросов. С помощью Конструктора можно создать любой запрос.

     3.2 Создание запросов

          В предлагаемой базе данных будут использованы запросы на выборку и запросы на выборку с параметром.

         Запрос 1 будет включать в себя  данные о учащихся и учителей. Этот запрос целесообразен для отчетности перед начальством, так как он предполагает наличие связи учитель - класс, для учета ежедневной работы пшколы.

         Запрос 2 предполагает нахождение  класса «5-а» или же учителя-химии. Этот запрос содержит данные о номере кабинета учителя, для быстрого его нахождения.

         Запрос 3 является запросом на  выборку с параметром. Предполагается ввод класса с клавиатуры. Этот вид запроса является очень удобным, когда нужно быстро найти информацию о каком-либо классе.

         Запросы создаются следующим  образом:

       Для создания запроса с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора запроса, выполнив действия:

     Окно  БД - объект Запросы - [Создать] - окно Новый  запрос - выбрать Конструктор - окно Добавление таблицы - выбрать таблицы-источники  запроса - [Закрыть].

     Верхняя панель содержит схему данных запроса. В ней представлены списки полей, выбранных в качестве источника запроса таблиц и запросов. Если ранее была создана связь между этими таблицами, то она показывается на схеме данных. В противном случае может отображаться связь, автоматически созданная системой Access. Пользователь может сам установить новую связь между таблицами.

     Нижняя  панель представлена в виде таблицы, предназначенной для определения  структуры результирующей таблицы  запроса и задания условий  отбора данных из таблиц. Каждый столбец  бланка относится к одному полю таблицы. Строки бланка имеют следующее назначение:

- Поле  – указывает имена полей, участвующих  в формировании запроса;

- Имя  таблицы - указывает имена таблиц, которым принадлежат эти поля;

- Сортировка  – дает возможность отсортировать  записи в результирующей таблице запроса;

- Вывод  на экран – позволяет управлять  отображением полей в этой  таблице;

- Условие  отбора – служит для задания  условий отбора записей;

- или  – позволяет объединять условия  отбора логической операцией  ИЛИ. При этом условия отбора  могут указываться в нескольких строках бланка запроса.

              Для создания запроса 1 следует выбрать 2 таблицы – Учителя и Класс.

На вкладке  «Поле», выбрать нужные для запроса  поля, в нашем случае это поле класс, учитель, на вкладке имя таблицы будут указаны названия таблиц выбранных ранее полей.

В конструкторе Запрос 1 будет иметь вид как  на рисунке 2. 

Рисунок 2 «Формирование запроса» 

            Результат формирования запроса1 будет выглядеть как на рисунке 3.

Рисунок 3 «Результат запроса 1» 

          Формирование запроса с условиями отбора. Условия отбора — это ограничения, накладываемые на запрос для определения записей, включаемых в результирующую таблицу запроса. Они задаются выражениями в строках Условие отбора, или.(рисунок 4)

          Если выражения вводятся в несколько клеток одной строки Условие отбора, то они автоматически объединяются с помощью логического оператора And.

Рисунок 4 «Формирование запроса 2» 

          Если необходимо часто выполнять один и тот же запрос выбора, меняя только в условиях отбора значения полей, то целесообразно создать запрос с параметрами. В строках Условие отбора, или для полей, играющих роль параметров, вводится в квадратных скобках текст приглашения на ввод интересующих пользователя значений этих полей. Этот текст будет выводиться в диалоговом окне "Введите значение параметра при выполнении запроса".(рисунок 5)

 

Рисунок 5 «Формирование запроса 3»

     

         После формирования запроса его необходимо выполнить. Из окна Конструктора запроса это можно сделать, введя одну из команд:

• Запрос / Запуск
• Вид / Режим таблицы

     Если  результаты выполнения запроса не удовлетворяют, то можно вернуться к окну Конструктора запроса для его модификации  по команде Вид / Конструктор. В противном  случае результат запроса можно сохранить с помощью команды Файл / Сохранить или произведя закрытие окна Конструктора запроса.