Современные информационные технологии планирования персональной работы (персональные органайзеры-планировщики)

27

Министерство сельского хозяйства РФ

Оренбургский Государственный Аграрный Университет

Экономический факультет

Кафедра организации производства и

моделирования экономических систем

Научно-исследовательская работа

на тему: «Современные информационные технологии планирования персональной работы (персональные органайзеры-планировщики)»

                                                                              Выполнил:

                                                       студент 42 группы

                                                                      экономического факультета

                                                                             отделения «Финансы и кредит»

Оренбург – 2011

Содержание

Введение……………………………………………………………………………3

1.      Офисные ППП………………………………………………………………4

2.      Персональный органайзер (планировщик). Основные сведения………..6

2.1. Компьютерная программа-органайзер…………………………….7

     2.2. Персональный информационный менеджер……………………...7

    2.3. Карманный персональный компьютер……………………………9

     3.  Планирование персональной работы на примере компьютерной         

         программы - органайзера LeaderTask 6.9.7.4…………………………….13

Заключение………………………………………………………………………..26

Список использованной литературы

Введение

Пакеты прикладных программ (ППП) - это специальным образом организованные программные комплексы, рассчитанные на общее применение в определенной проблемной области и дополненные соответствующей технической документацией.

Выделяются следующие виды ППП:

1) проблемно-ориентированные. Используются для проблемных областей, в которых возможна типизация функций управления, структур данных и алгоритмов обработки. Например, это ППП автоматизации бухучета, финансовой деятельности, управления персоналом и т.д.;

2) автоматизации проектирования (или САПР). Используются в работе конструкторов и технологов, связанных с разработкой чертежей, схем, диаграмм;

3) общего назначения. Поддерживают компьютерные технологии конечных пользователей и включают текстовые и табличные процессоры, графические редакторы, системы управления базами данных (СУБД);

4) офисные. Обеспечивают организационное управление деятельностью офиса. Включают органайзеры (записные и телефонные книжки, календари, презентации и т.д.), планировщики задач, средства распознавания текста;

5) настольные издательские системы - более функционально мощные текстовые процессоры;

6) системы искусственного интеллекта. Используют в работе некоторые принципы обработки информации, свойственные человеку. Включают информационные системы, поддерживающие диалог на естественном языке; экспертные системы, позволяющие давать рекомендации пользователю в различных ситуациях; интеллектуальные пакеты прикладных программ, позволяющие решать прикладные задачи без программирования.       

Исходя из темы научно-исследовательской работы, рассмотрим офисные пакеты прикладных программ.

1. Офисные ППП.

Данный класс программных продуктов включает программы, обеспечивающие организационное управление деятельностью офиса:

1) Органайзеры (планировщики) – программное обеспечение для планирования рабочего времени, составления протоколов встреч, расписаний, ведения записной и телефонной книжки.

В состав программ-органайзеров входят: калькулятор, записная книжка, часы, календарь и т. п. Наиболее часто подобное программное обеспечение разрабатывается для ноутбуков, персональных компьютеров блокнотного типа.

2) Программы-переводчики, средства проверки орфографии и распознавания текста включают:

- программы-переводчики, предназначенные для создания подстрочника исходного текста на указанном языке;

- словари орфографии, используемые при проверке текстов;

- словари синонимов, используемые для стилевой правки текстов;

- программы для распознавания считанной сканерами информации и преобразования в текстовое представление. К ним относятся:

а) ППП OCR Cunei Form 2.0 – обеспечивает распознавание смешанных русско-английских текстов, в формате RTF сохраняется как текст, так и иллюстрации;

б) ППП OCR Tiger – шрифтовая обучаемая система распознавания русского языка с возможностью автоматического выбора шрифта из библиотеки, обеспечивает многостраничный ввод текстов;

в) ППП Stylus Lingvo Office – реализует весь цикл «от листа до листа» – с помощью сканера осуществляется считывание текстового изображения, находящегося на печатном листе; FineReader осуществляет распознавание оптических образов и запись считанной информации в текстовом виде; Stylus for Windows выполняет перевод на указанный язык; корректор орфографии Lingvo Corrector и резидентный словарь Lingvo осуществляет проверку и правку. Результат перевода представляется в формате текстового редактора Word for Windows.

3) Коммуникационные ППП – предназначены для организации взаимодействия пользователя с удаленными абонентами информационной сети. В условиях развития глобальной информационной сети Internet появился новый класс программного обеспечения – браузеры, средства создания WWW-страниц. Они различаются возможностями поддержки языка HTML, использованием цвета при оформлении фона, текста, форматированием текста, использованием графических форматов изображений, таблиц, фонового звука, мультипликации и т. п. Большинство браузеров используют язык Java. Электронная почта также становится обязательным компонентом офисных ППП. Наиболее широко распространенные ППП электронной почты:

а) Eudora 2.1.2 (Qualcomm);

б) Pegasys Mail 2.4 (David Haris);

в) DML (DEMOS).

Они различаются платформами, на которых работают (DOS, Windows 3.x, Windows 95, Windows NT, Macintosh), ценой и условиями распространения, поддерживаемыми транспортными протоколами, интерфейсом с сетями. Электронная почта должна обеспечивать шифрование передаваемой информации, факсимиле подписи, проверку орфографии на любом из языков, управление сообщениями по электронной почте (оповещение о новой почте, организация почтовых ящиков, поиск, цитирование корреспонденции и т. д.).

2. Персональный органайзер. Основные сведения

Органайзер (англ. organizer) — изначально небольшая книга, содержащая календарь, адресную книгу и блокнот, служащая для организации информации о персональных контактах и событиях. С развитием информационных технологий книга стала заменяться карманными персональными компьютерами, компьютерными программами и онлайн органайзерами, обладающими дополнительными функциями: напоминание о предстоящих событиях, защита и синхронизация информации.

В 21 веке под органайзером чаще понимается программное обеспечение для ПК и мобильных устройств. Их безусловными преимуществами являются практически неограниченный объем вводимых данных, установка автоматических напоминаний. Формы органайзера могут быть разными. Есть, к примеру, узкоспециализированные органайзеры: органайзер рецептов, органайзер финансов, органайзер музыкальной коллекции. К типичным органайзерам для мобильных устройств относятся Pocket Informant и Agenda Fusion. Есть и органайзеры с голосовым управлением, например Speereo Voice Organizer. Набор программ в этой сфере так широк, что можно выбрать программное обеспечение именно для себя. Одни программы имеют огромны набор функций, которые нужны не всем пользователям, некоторые более удобно отображают введенную информацию, другие позволяют вводить информацию на большей скорости, и т. д.

Органайзер является средством управления временем. Предварительное планирование дел помогает повысить эффективность любой деятельности, как личной, так и профессиональной. Поэтому и человека, который консультирует организации и частные лица в сфере повышения эффективности управления временем, тоже иногда называют «органайзер». В США даже существует Национальная Ассоциация Профессиональных Органайзеров (NAPO).

2.1. Компьютерная программа-органайзер

Компьютерная программа-органайзер — это компьютерная программа, относящаяся к прикладному программному обеспечению и предназначенная для накапливания пользовательской информации, а затем оперативного поиска по ней, организации дел и контроля за их выполнением, отслеживания определённых пользователем событий. Является одной из форм персонального органайзера.

Функции типичной компьютерной программы-органайзера связаны с обеспечением работы следующих подразделов:

·  календарь;

·  менеджер контактов (пользовательская адресно-телефонная книга);

·  записная книжка и листки-заметки (аналог бумажных листков-липучек);

·  события, привязанные к определенной дате и времени (например, праздники или встречи);

· планировщик задач (заданий) для контроля за их самостоятельным или сторонним выполнением;

·  напоминатели-будильники об определённых пользователем событиях.

Некоторые программы-органайзеры могут, как не иметь какого-либо из перечисленных подразделов, так и обеспечивать дополнительную функциональность, например, как Microsoft Outlook, который позволяет работать с электронной почтой, таким образом, выполняя функции почтового клиента.

2.2. Персональный информационный менеджер

Персональный информационный менеджер, ПИМ (англ. Personal Information Manager, PIM) — компьютерная программа, служащая для облегчения работы с разного рода личной информацией. В простейшем случае это программа, выполняющая функции персонального органайзера. Более сложные программы имеют дополнительные функции, позволяющие вести совместное планирование и организовывать совместную работу над проектами (Groupware).

Архитектура для обеспечения доступа к информации с любого компьютера в любой точке мира, а также для организации совместной работы, многие персональные информационные менеджеры имеют клиент-серверую архитектуру. В качестве клиента может использоваться как специальная программа, так и веб-интерфейс. Иногда доступ к информации может быть обеспечен обоими способами. Например, в качестве клиента Microsoft Exchange Server может использоваться и программа Microsoft Outlook и веб-интерфейс Outlook Web Access

Портативные устройства первоначально, персональными информационными менеджерами назывались портативные устройства, предназначенные для учёта повседневных задач с совмещением функции календаря, создания заметок, телефонной и адресной базы данных. Первыми устройствами подобного типа были электронные записные книжки и переводчики. С началом активного развития карманных персональных компьютеров и коммуникаторов определение "персональный информационный менеджер" перестало использовать в своем первоначальный смысле, по той причине, что большинство современных портативных устройств обладают гораздо большими возможностями, чем просто органайзер.

Функции

Функции, выполняемые персональными информационными менеджерами:

                  Планирование задач (заданий) для контроля за их самостоятельным или сторонним выполнением (ToDo list);

                  Планирование событий, привязанные к определенной дате и времени (например, праздники или встречи);

                  Напоминатели-будильники об определённых пользователем событиях;

                  Управление контактами (пользовательская адресно-телефонная книга);

                  Записная книжка и листки-заметки (аналог бумажных листков-липучек);

                  Личные записи (дневник);

                  Работа с электронной почтой;

                  Работа с IM сообщениями;

                  Менеджер паролей;

Тайм-менеджер

Тайм-менеджер был создан в 1975 году как инструмент для достижения результатов.

Он создан таким образом, чтобы помочь людям разных профессий и стилей жизни быть эффективными и достигать больших результатов.
Простая концепция, лежащая в основе Тайм Менеджера позволила создать целый ряд уникальных дополнений, которые постоянно развиваются и совершенствуются, с тем чтобы соответствовать требованиям современной жизни.