Разработка информационной системы учета оплаты за обучение

 

Возможность соблюдения стандартов.

 

Благодаря централизованному  управлению может обеспечиваться представление  данных в определенных стандартах. Стандарты могут быть корпоративными, установочными, ведомственными, промышленными, национальными и интернациональными. Стандартизация представления данных наиболее важна для обмена и перенесения  данных между системами. Кроме того, стандарты важны и для совместного  использования данных, и для их понимания.

 

Возможность введения ограничений  для обеспечения безопасности.

 

Благодаря полному контролю над базой данных администратор  может обеспечить доступ к базе данных через определенные каналы, а следовательно, может определить правила безопасности, которые будут проверяться при попытке доступа к уязвимым данным. Для разных типов доступа и разных частей базы данных можно установить различные правила. Однако необходимо отметить, что при отсутствии таких правил безопасность данных подвергается большему риску, чем в обычной (разрозненной) файловой системе; т.е. централизованная природа системы баз данных в некотором смысле требует наличия хорошей системы безопасности.

 

Возможность обеспечения  целостности данных.

 

Задача целостности заключается  в обеспечении правильности и  точности данных в базе данных. Для  этого администратор определяет правила целостности, которые применяются при любой попытке проделать какую-либо операцию обновления.

 

Возможность сбалансировать противоречивые требования.

 

Зная общие требования всего предприятия, администратор  может структурировать базу данных таким образом, чтобы обслуживание в целом для предприятия было наилучшим.

 

1.2 Ожидаемые результаты  повышения эффективности управления  при использовании разработанного  программного продукта

 

Разработанная в дипломном  проекте программа обеспечивает автоматизацию работы бухгалтерии  по учету оплаты договоров за обучение.

 

Внедрение разработанного программного продукта позволит наиболее быстро и  оперативно получать нужную информацию об оплате учебы студентами, позволит повысить точность и оперативность  работы с документацией, автоматизировать формирование различных отчетных документов, что значительно уменьшит временные, а соответственно и материальные затраты. Использование ЭВМ обеспечивает повышение точности и оперативности  учета важной информации, освободит  от выполнения дополнительных функций, таких как многократное заполнение однотипных документов и выполнения расчетов для анализа данных вручную, описания и хранение большого объема информации на бумаге. Кроме обеспечения  быстрого доступа к необходимой  информации, организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) позволит своевременно обновлять и корректировать информацию. Обработка информации на ЭВМ осуществляется гораздо легче и быстрее, чем  вручную, что позволяет экономить  время, которое тратит работник на выполнение данной операции.

 

Экономическая эффективность  обуславливается сокращением трудозатрат  на организацию работы бухгалтерии  по ведению документации и получении  информации по необходимым формам.

 

Помимо экономии времени  улучшение показателей качества работы связано со своевременным  получением информации, хранящейся в  БД, повышением контроля правильности ввода информации, использования  более информативных и наглядных  документов, сокращение рутинных вычислений при получении выходных документов.

 

Для выполнения поставленных целей разработанный программный  продукт должен выполнять следующие  функции:

 

ведение договоров на обучение;

 

ведение лицевых счетов студентов;

 

учет оплаты за обучение;

 

ведение нормативно-справочной информации;

 

формирование сводной  выходной информации и документации, например, получение оборотной ведомости  или сведений о задолженниках;

 

ведение архивов лицевых  счетов и оплат.

 

2. Научно-исследовательский  раздел

 

 

2.1 Описание объекта автоматизации

 

В задаче, поставленной в  дипломном проектировании, в качестве объекта автоматизации выступает  бухгалтерия.

 

Существует множество  форм бухгалтерского учета. Одной из них является автоматизированная форма  учета.

 

Автоматизированная форма  учета, основанная на использовании  электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию  учетного процесса, начиная от сбора  первичных учетных данных до получения  бухгалтерской отчетности.

 

Обработка данных производится с помощью специальных программ, которые обеспечивают хранение, обработку  информации, выдачу ее на экран или  печать по запросу.

 

Схема автоматизированной формы  учета приведена на рис. 1.

 

Рисунок 1

 

Одной из задач бухгалтерии  ВУЗа является учет оплаты договоров  за обучение.

 

В институте, в связи с  ограниченным приемом, наряду с бесплатной формой обучения существует также и  обучение на платной основе. Студенты, обучающиеся в ВУЗе на платной  основе, заключают с институтом договор  на обучение. По каждому студенту, с  которым заключен договор, ведется  лицевой счет, где отражаются все  начисления и оплаты за обучение.

 

Сумма для оплаты начисляется  за определенный период, обычно за один учебный год (с сентября по июнь). Новая сумма для оплаты начисляется  через определенный период времени, например, перед началом каждого  учебного года.

 

Для каждого студента вычисляется  сальдо расчетов. Сальдо может быть дебетовым (начисления превышают оплаты) или кредитовым (оплаты превышают  начисления). Сальдо рассчитывается следующим  образом: при начислении новой суммы  для оплаты сальдо студента увеличивается  на величину этой суммы, а при оплате студентом обучения в банке сальдо уменьшается на величину оплаты.

 

При заключении договора студенту присваивается индивидуальный номер  или код, который является уникальным для каждого студента. Этот код  необходим для идентификации  студента при всех расчетах.

 

Оплата учебы студентом  осуществляется через сбербанк. Оплата за обучение может вноситься полностью (сразу) или частично. ВУЗ имеет  в банке расчетный счет. Студент  при оплате обучения в банке перечисляет  деньги на расчетный счет ВУЗа, указывая в квитанции номер расчетного счета, а также название института  и ИНН. Кроме реквизитов института  в квитанции также указываются  реквизиты банка, в котором находится  расчетный счет института (наименование, расчетный и корреспондентский  счета, БИК).

 

Сведения об оплатах студентов  формируются ежедневно на основании  выписок банка. Каждый день в институт из банка приходят выписки о движении денежных средств на расчетном счету  за предыдущий день. В выписке содержится информация и о перечислениях  денег студентами за обучение. В  выписках указывается Ф.И.О. студента, который внес оплату, сумма оплаты, а также номер и дата выписки.

 

Использование вместо традиционных, бумажных методов учета электронные  методы позволит проводить указанные  задачи функционирования бухгалтерии  более эффективно и поддерживать ее работу с меньшими затратами труда, чем при использовании ручной обработки документации. Исходя из этого, вытекает необходимость разработки системы, которая бы обеспечила бы автоматизацию  учета оплаты обучения студентами при  сохранении в ней всех функций, выполняемых  при ведении учета бумажными  методами.

 

Схема документооборота приведена  на рис. 2.

 

Рисунок 2

 

Нормативно-справочная информация включает данные о студентах, группах  и факультетах. Сюда также входит информация, содержащая данные о самом  ВУЗе (различные реквизиты, например, название и номер расчетного счета) и данные о банке, в котором  находится расчетный счет ВУЗа.

 

Данные о студентах  включают:

 

код студента;

 

Ф.И.О. студента;

 

номер группы;

 

дата окончания учебы.

 

Данные о группах включают следующую информацию:

 

номер группы;

 

факультет.

 

Данные о факультетах:

 

краткое наименование факультета;

 

полное наименование факультета.

 

Реквизиты института:

 

краткое наименование института;

 

полное наименование института:

 

адрес;

 

номер расчетного счета;

 

ИНН института.

 

К нормативно-справочной информации относится кроме того Ф.И.О. ректора  и Ф.И.О. главного бухгалтера.

 

Реквизиты банка:

 

наименование банка;

 

номер расчетного счета;

 

номер корреспондентского счета;

 

БИК.

 

В договорах содержится следующая  информация:

 

номер договора;

 

дата заключения договора;

 

информация о суммах, начисленных  студенту для оплаты. Это дата начала и окончания периода оплаты и  величина суммы.

 

Выписки, поступающие из банка, содержат следующую информацию:

 

номер выписки;

 

дата выписки;

 

информация о перечислениях, сделанных на расчетный счет института. Это код и Ф.И.О. студент и  сумма оплаты.

 

2.2 Анализ языков программирования  и выбор среды разработки

 

Наиболее распространенными  средствами разработки различных приложений в среде Windows в настоящее время являются Visual Basic, Borland C++ Builder, Borland Delphi.

 

Язык Basic вначале был разработан для создания простых программ и использовался в качестве учебного языка для изучения основ программирования с последующим переходом на более сложные и универсальные языки. Именно поэтому этот язык с ранних пор был одним из самых простых в использовании. В настоящее время последняя версия этого языка Visual Basic 6 дает возможность решать любые современные задачи разработки приложений. При этом Visual Basic 6 остался достаточно простым в освоении, став в то же время одним из самых распространенных языков программирования. В Visual Basic 6 интегрирован набор инструментов, облегчающих и ускоряющих процесс разработки готового приложения. Такая реализация языка позволяет отнести его к средствам быстрой разработки приложений. Одним из направлений развития Visual Basic является то, что этот язык стал фактическим стандартом языка для управления всеми крупномасштабными Windows-приложениями. На основе Visual Basic созданы встроенные языки макропрограммирования для различных пакетов Microsoft Office. Эти языки получили общее название Visual Basic for Application (VBA). В Office единый языковый механизм VBA используют все основные приложения: Word, Excel, PowerPoint, Access. [7]

 

Программный продукт Borland C++ Builder - это средство быстрого создания корпоративных информационных систем, объединившее удобства визуальной среды разработки, объектно-ориентированный подход, разнообразные возможности повторного использования кода, открытую архитектуру и высокопроизводительный компилятор языка С++, одного из самых распространенных языков программирования. [6]

 

Отметим основные особенности  Borland C++ Builder [6]:

 

удобная среда разработки;

 

быстрота разработки приложений;

 

высокая производительность разработанного приложения за счет получения 32-разрядного исполняемого кода с помощью  оптимизирующего компилятора;

 

невысокие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

 

возможность полного доступа  к функциям операционных систем Windows;

 

возможность модернизации среды  разработки за счет встраивания в  нее новых компонентов, инструментов;

 

возможность использования  в приложениях визуальных компонентов, созданных с помощью Borland Delphi;

 

возможность разработки новых  компонентов и инструментов как собственными средствами, так и средствами Borland Delphi;

 

архитектура доступа к  данным базируется на библиотеке BDE, которая  обеспечивает доступ к локальным  БД и к SQL-серверам;

 

возможность создавать и  встраивать в приложение разнообразные  отчеты.

 

Язык Visual Basic является неструктурированным языком и с его помощью достаточно сложно писать серьезные прикладные программы, он обладает ограниченными возможностями. Язык С++ достаточно сложен в использовании и применяется в основном для решения задач системного программирования. Поэтому в дипломном проекте в качестве основного инструмента разработки клиентского приложения был выбран язык программирования Delphi.

 

Среда Delphi обладает с одной стороны, высокой производительностью приложений благодаря созданию полностью скомпилированного кода, удобной настраиваемой средой разработки, компонентной архитектурой, позволяющей строить приложение путем сборки его из отдельных компонентов, множество которых имеет широкое распространение, а с другой стороны - возможностью доступа к разнообразным данным, начиная от плоских таблиц типа dBase и Paradox и заканчивая разнообразными серверными СУБД. С помощью Delphi возможен достаточно безболезненный переход к архитектуре клиент-сервер по сравнению с другими средствами, модернизация с помощью которых была бы сопряжена с большими трудовыми и материальными затратами.

 

На сегодняшний день Delphi является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и небольшие размеры) создаваемых с ее помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, т.е. программ для доступа к базам данных. [3]

 

Delphi представляет собой 32-разрядную рабочую среду для создания 32-разрядных приложений, которые могут исполняться под управлением Windows 95, 98 или Windows NT. В основу этого программного продукта легли концепции объектно-ориентированного программирования на базе языка Object Pascal и визуального подхода к построению приложений.

 

Delphi позиционируется фирмой Inprise как средство создания полноценных распределенных корпоративных систем доступа к данным [4].