Разработка информационной системы учета оплаты за обучение

Введение

Целью дипломного проектирования является создание программного продукта предназначенного для автоматизации  учета оплаты договоров за обучение.

Внедрение разработанного программного позволит быстро и оперативно получать нужную информацию, значительно сократит затраты, связанные с обработкой информации, освободит от хранения большого объема информации на бумаге, сократит рутинные вычисления при получении  выходных документов.

Социально-экономический  раздел дипломного проекта посвящен рассмотрению роли информационных технологий в управлении. В разделе приводится обоснование ожидаемых результатов  повышения эффективности работы от использования разработанного программного продукта.

В научно-исследовательском  разделе описывается объект автоматизации  и его математическая модель. В  разделе приводится обзор программных  средств разработки приложений и  обосновывается выбор языка программирования. Также в этом разделе приводится классификация приложений для работы с базами данных, дается обзор существующих систем управления базами и обосновывается выбор СУБД.

В специальном разделе  дается описание информационной модели объекта автоматизации, приводится структура разработанной базы данных, функциональная структура разработанного программного продукта с указанием  назначения программных модулей. Кроме  того, в этом разделе приводится руководство пользователя по эксплуатации созданного программного продукта и  руководство программиста по установке  и сопровождению программы.

 

1. Социально-экономический  раздел

1.1 Роль информационных  технологий в совершенствовании  управления

Компьютер по праву считается  одним из высших достижений современной  цивилизации. Пройдя в течение нескольких десятилетий путь от конструкции, занимающей несколько комнат и потребляющей соответствующее количество электроэнергии, до нескольких блоков, свободно размещающихся  на рабочем столе, компьютер превратился  в верного помощника миллионов  людей в работе и отдыхе. При  этом, несмотря на столь значительный прогресс, компьютер и сопутствующие  ему технологии продолжают развиваться  столь же стремительными темпами.

Быстрое развитие вычислительной техники привело к прочному входу  компьютеров в жизнь и деятельность человека. С появлением новых, более  современных и быстродействующих  компьютеров все больше увеличиваются  области их применения. Сейчас уже  трудно найти сферы деятельности, где бы еще не применялись компьютеры. Использование компьютера как вспомогательного средства сильно изменило множество  профессий человека. Огромное увеличение объема информационных потоков в  конце XX века привело к тому, что  успешность любого предприятия очень  сильно зависит от способности его  менеджеров вовремя получить и быстро обработать нужную информацию.

Внедрение ЭВМ, вычислительных систем и средств автоматизации  в различные сферы производства, в первую очередь в экономике, управлении и делопроизводстве, позволяет  оперировать большими объемами информации. Применение ЭВМ становится необходимым  условием успешного выполнения производственных задач. Наглядность и полнота  представления большого объема информации на экране монитора способствует более  легкому ее восприятию, быстрому анализу.

В 90-е годы идет огромными  шагами развитие идеи объединения компьютеров  в компьютерные сети для совместного  хранения, обработки и использования  информации, сначала в местных  масштабах (локальные вычислительные сети), а затем и мировых (глобальные). Поскольку компьютеры прочно вошли  во все сферы деятельности человеком, возникла проблема обмена данными между  отдельными пользователями. Организация  компьютерных сетей позволяет получать доступ отдельному пользователю к удаленным  базам данных и использовать их для  своих нужд. На сегодняшний день уже работают глобальные компьютерные сети, позволяющие миллионам пользователей, причем разных типов компьютеров, в считанные секунды получать интересующую информацию со всех концов света.

Уже сегодня в мире насчитывается  несколько миллионов персональных компьютеров. Их популярность объясняется  тем, что они просты в эксплуатации, потребляют мало энергии, обладают высокой надежностью быстродействием. Это способствует все большему распространению компьютеров в различные области человеческой деятельности. Развитие вычислительной техники позволяет строить системы нового типа, характеризующиеся, с одной стороны, разнообразием средств отображения информации, с другой - интеграцией этих средств, и обеспечением максимальных условий работы пользователей, не имеющих специальной подготовки. Еще одним преимуществом персональных компьютеров являются их небольшие размеры, что позволяет размещать такие машины на рабочих местах. Организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) на производстве способствует сокращению потерь времени, связанных с ежедневными операциями по учету и хранению информации, контролю протекания процесса производственного процесса. Организация связи между такими АРМ с помощью локальной сети обеспечивает:

• быстрый доступ к любой информации;
• анализ состояния производственного процесса и своевременное принятие управленческих решений в случае обнаружения сбоев в процессе производства;
• контроль исполнения управленческих решений.

Однако, сама по себе установка современных технических устройств на рабочих местах не означает повышение эффективности управления производственными процессами. Разработка и применение соответствующего программного обеспечения для таких устройств может способствовать успешному решению сложных научно-технических задач. В состав программного обеспечения входят как универсальные пакеты, так и программы, ориентированные на решение отдельных проблем. Можно выделить три основных класса программных средств:

• прикладные программы и пакеты программ;
• инструментальные системы программирования;
• операционные системы.

Прикладные программы  позволяют сделать компьютер  действительно удобным средством  для выполнения различных работ. Именно прикладные программы и пакеты программ образуют ту информационную оболочку, которая превращает сложный электронный прибор в удобное и простое в использовании информационно-вычислительное устройство. С помощью систем программирования можно создавать программные продукты, направленные на решение: различных производственных задач. Выбор установки той или иной операционной системы зависит от класса задач, которые будут решаться с помощью данных программных средств. Программное обеспечение должно обеспечивать решение необходимых производственных задач, быть простым для обучения пользователей работе на компьютере в кратчайшие сроки, удобным для эксплуатации пользователями, а также отвечать всем требованиям по надежному хранению информации и быстрому доступу к необходимым данным.

Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации. Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудования позволили создавать мощные информационно-вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций. В последние годы появилось понятие «электронный офис», под которым понимается многофункциональная гибкая информационно-вычислительная система предприятия, интегрированная в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

Преимущества использования  ПК для организации деловой жизни  становятся очевидны. Это идеальный  инструмент для запоминания и  управления различной информацией.

Основными источниками экономической  эффективности при внедрении  ЭВМ служат:

• повышение производительности труда вследствие сокращения потерь рабочего времени;
• повышение научно-технического уровня системы управления и подготовки специалистов;
• увеличение масштабов внедрения программного продукта (ПП).

При широком использовании  информационных технологий происходит большая экономия времени за счет сокращения малопродуктивной деятельности, уменьшения количества встреч, а также за счет ускорения процессов анализа и обработки документации.

Помимо экономии времени  существует много возможностей по повышению  качества работы. Улучшение показателей  качества непосредственно связано  с 4 важнейшими факторами:

1. Прямой своевременный доступ к информационным ресурсам, осуществляемый с АРМ к внешним и внутренним базам данных.
2. Эффективная координация деятельности с помощью систем передачи речи и систем электронной почты.
3. Более эффективное взаимодействие с людьми за счет использования более информативных и наглядных документов, а также быстродействующих систем передачи сообщений.
4. Выделение необходимого времени на такие высокопродуктивные виды деятельности, как анализ, способствующие в наибольшей степени выполнению возложенных на предприятие функций.

Применение информационной техники обладает рядом существенных преимуществ: Во-первых, это более  широкое распространение информации. Большое количество людей может  быть подсоединено к цифровым сетям  и может пользоваться такими услугами, как телемаркетинг, телеобучение, телеигры, телеконференции. Во-вторых, большая простота пользования ИТ. Кроме того, повышается удобство. По мере совершенствования программного обеспечения, которое выбирает и формализует информацию в соответствие с индивидуальными запросами, пользование терминалами становится более простой задачей. И, наконец, самое важное преимущество - снижение цен в связи с тем, что удельные издержки на информационную технику значительно ниже удельных издержек при использовании традиционных методов (с привлечением человека, бумаги и т.д.).

 

В связи с внедрением ИТ внутри компаний происходит перераспределение, исключение фаз, связанных с дополнительными затратами, изменяется структура предприятий, ликвидируются отдельные звенья. Использование интегрированных систем, безусловно, приводит к значительному сокращению управленческого аппарата, в частности его среднего звена.

 

Кроме того, введение ИТ влечет за собой изменение организационной структуры фирм. Более простые связи и более широкие возможности контроля обеспечивают чрезвычайно высокую эффективность использования электронных систем обмена информацией.

 

Используя в качестве электронных  хранилищ информации базы данных пользовали при работе получают большие преимущества. Рассмотрим некоторые из этих преимуществ. В некоторой степени это зависит от того, о какой системе идет речь - однопользовательской или многопользовательской. [2]

 

В случае однопользовательской системы баз данных по сравнению  с традиционным бумажным методом  содержания записей преимущества весьма очевидны.

 

Компактность. Нет необходимости  в многотомных бумажных архивах.

 

Скорость. Компьютер может  вести поиск и изменять данные гораздо быстрее человека. В частности, на специальные вопросы, возникающие  в процессе работы, можно получить ответ быстро, не затрачивая времени  на визуальный поиск.

 

Низкие трудозатраты. Нет  необходимости в утомительной ручной работе над картотекой. Механическую работу машины всегда выполняют быстрее.

 

Применимость. Точная, свежая информация всегда под рукой.

 

Эти преимущества приобретают  еще большее значение в многопользовательской  среде, где база данных, вероятно, больше и сложнее однопользовательской. Кроме того, многопользовательская  среда имеет дополнительное преимущество: система баз данных предоставляет  предприятию централизованное управление его данными (а такое управление является наиболее ценным свойством базы данных). Если предприятие не использует систему баз данных, то для каждого отдельного приложения создаются свои файлы, чаще всего размещаемые на отдельных магнитных лентах или дисках, в результате чего данные оказываются разрозненными. Систематически управлять такими данными очень сложно.

 

Отметим преимущества использования  баз данных, связанные с централизованным управлением.

 

Возможность сокращения избыточности.

 

В системах, не использующих базы данных, каждое приложение имеет  свои файлы. Это приводит к избыточности хранимых данных, а следовательно, к расточительству памяти. Например, как приложение, связанное с учетом персонала, так и приложение, связанное с учетом обучения служащих, могут иметь собственный файл с ведомственной информацией о служащих. Эти два файла можно объединить с устранением избыточности (одинаковой информации) при условии, что администратор данных знает о том, какие данные нужны для каждого приложения, т.е. если на предприятии осуществляется необходимое общее управление.

 

Возможность устранения (до некоторой степени) противоречивости.

 

В действительности это следствие  предыдущего пункта. Действительно, если избыточность не контролируется, тогда в какой-то момент возникнет  ситуация, при которой две записи в разных приложениях будут не согласованы, а именно: одна из них  будет изменена, а другая - нет. Очевидно, если какой-либо факт представлен одной  записью, то противоречий возникнуть не может.

 

Возможность общего доступа  к данным.

 

Общий доступ к данным означает возможность доступа к ним  нескольких приложений базы данных и  разработки новых приложений для  работы с этими же данными, и при  этом нет необходимости в создании новых данных.