Разработка информационной системы «Учет бланков строгой отчетности в отделении почтовой связи"

Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются:

• кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций;
• объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме);
• объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик;
• элементы пользователя.

В большинстве случаев для создания элемента управления достаточно перетащить его на форму из панели инструментов. Каждый элемент помещается в определенный раздел формы.

В зависимости от типа раздела (Заголовок формы, Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Так, при создании формы в режиме конструктор, она будет иметь вид, представленный на рисунке 5.

 

 

Рисунок 5 – Создание формы «Каталог заказчиков» в режиме конструктор

 

При этом макет формы отображает следующую структуру: раздел заголовка формы, область данных и примечание.

Нанесенный на форму элемент управления имеет набор свойств и событий, связанных с ним, которые можно посмотреть и изменить, щелкнув правой кнопкой мыши на объекте и выбрав позицию «Свойства» (рисунок 6).

Пример главной кнопочной формы представлен в Приложении А, формы, вызываемой нажатие кнопки на главной форме – Приложении Б.

 

 

Рисунок 6 – Окно свойств элемента управления кнопка «главная»

 

 

5 РАЗРАБОТКА ЗАПРОСОВ

 

При работе с системой данных очень часто возникает задача соединения данных из различных связанных таблиц в одну. Так, в рамках нашего примера естественной представляется проблема построения таблицы, содержащей определенную информацию и имеющей вид таблицы.

Для решения данной задачи следует перейти к разделу Запросы главного окна базы данных, нажать на кнопку Создать и выбрать режим Конструктор. Процесс создания запроса начинается с выбора таблиц (в том числе и других запросов), на основе которых строится запрос.

В процессе формирования запроса можно выделить ряд принципиальных этапов:

• описание структуры запроса (то есть указание того, какая информация должна выводиться в колонках таблицы запроса);
• задание порядка, в котором данные должны выводиться при выполнении запроса;
• задание условий вывода записей в запросе.

Так, например, для того чтобы получить отчет по заказам за определенный промежуток времени, необходимо создать запрос с условием, на основании которого будет создан отчет. На основании данного запроса можно проанализировать уровень заказов, соответственно в денежном и количественном выражениях, а также проанализировать какие бланки используются наибольшим спросам. При этом анализ производится за определенный промежуток времени, что позволяет сравнить заказы каждого периода между собой и увидеть тенденции изменения уровня заказов заказчиками.

На рисунке 7 показано окно конструктора запроса.

 

 

Рисунок 7 – создание запроса «Отчет по заказам за определенный период»

При выполнении запроса нам необходимо будет указать с какого и по какой период отобразить заказы.

По аналогии с принципами организации интерфейса работы с таблицами данных, при конструировании запросов также существует возможность оперативного перехода из режима Конструктор в Режим таблицы. При первом входе в Режим таблицы появляется приглашение сохранить вновь созданный запрос. На рисунке 8 показано окно, в котором выводятся записи, соответствующие этому запросу.

 

 

Рисунок 8 – Запрос «Отчет по заказам за определенный период»

 

Также, анализирую созданную БД, нам необходимы такие запросы как:

• доставка почтальонами БОС (запрос с условием на ОПС) – данный запрос позволяет просматривая ОПС посмотреть какой почтальон работает в данном ОПС и заказ каких видов БСО с выставленной суммой он будет/не будет доставлять. При этом есть возможность проконтролировать доставку БСО заказчикам, т.к. в запросе отражен номер телефона почтальона;
• запрос на общий отчет – на основании данного запроса будет создан отчет по всем видам реализованных БСО за весь период реализации бланков строгой отчетности, с указанием суммы и количества заказов. При этом можно проанализировать успешность деятельность РУП «Белпочта» по оказанию данной услуги;
• запрос на наличие доставки – позволяет просмотреть данные о заказчиках, кому бланки строгой отчетности будут  или не будут доставляться. При этом можно проанализировать уровень доставляемых БСО, оценить необходимость доставки в дальнейшем при оказании данной услуги.

При этом каждый запрос имеет свой метод выполнения (отображения). Так запрос на наличие доставки отображается в виде формы нажатием кнопки на форме «Список почтальонов в ОПС». А запрос на общий отчет отображается в отчете. 
           6 РАЗРАБОТКА ФОРМ ОТЧЕТОВ

 

Неотъемлемой функцией любых программных систем, так или иначе связанных с обработкой данных, является представление обетов по хранимой информации. Под отчетом традиционно понимается специальным образом структурированное представление хранимых данных, выводимое (как правило) на бумажный носитель. Перечислим принципиальные отличия отчетов от экранных форм, обусловившие выделение их в отдельный программный объект СУБД Access:

• во-первых, отчеты являются исключительно средством вывода информации;
• во-вторых, организация данных в отчетах предполагает возможность их сложного, многоуровневого структурирования;
• в-третьих, структура информации, выводимой в отчете, должна быть согласована со структурой носителя. Например, разбиение отчета на страницы предполагает организацию вывода регулярных элементов в начале и конце каждого листа (колонтитулов), дублирование шапок таблиц и т.д. Также на внешний вид отчета значительное влияние оказывают параметры конкретного печатающего устройства, которое будет использовано для его вывода.

В то же время, к числу важных достоинств Access относится то, что идеология работы как с экранными формами, так и с отчетами максимально универсализирована. В частности, интерфейс режима конструирования макета отчета аналогичен режиму конструктора для экранных форм.

На рисунке 11 показан макет отчета по агентам, созданный в режиме конструктор.

 

 

Рисунок 11 – Создание отчета в режиме «Конструктор»

В процессе конструирования в макет отчета могут быть добавлены те же самые управляющие элементы, что и при конструировании макета экранной формы. В то же время следует отметить, что структура отчета как объекта базы данных имеет свою специфику. Во-первых, она определяется уровнями группировки данных, выводимых в отчет, а во-вторых, содержит секции, соответствующие регулярным элементам, помещаемым в начале и конце каждого листа - верхнему и нижнему колонтитулам. Для задания уровней группировки данных используется функция меню Вид > Сортировка и группировка или же одноименная пиктограмма на панели инструментов Конструктор отчетов.

Также по каждому из уровней можно предусмотреть вывод промежуточных итогов (или же соответствующих средних значений) (рисунок 12).

 

Рисунок 12 – Промежуточные итоги в отчете

 

Информация для отчета может должна браться из различных таблиц, поэтому в качестве источника данных для него целесообразно использовать специально построенный запрос. При этом отчет будет иметь обычный вид.

Примеры отчетов представлены в приложении В, Г.

 

7 ОФОРМЛЕНИЕ ИНТЕРФЕЙСА, КАК ЕДИНОГО ЦЕЛОГО

 

По окончанию создания БД необходимо придать законченный вид приложению. При этом  рассматриваются следующие вопросы:

• как настроить параметры среды Access;
• какие существуют способы запуска приложения и как обеспечить выполнение начальных действий при запуске;
• как создать и настроить меню и инструментальные панели, как их "прятать" и показывать в нужный момент;
• как назначить меню и панели инструментов формам, отчетам и элементам управления.

При установке Microsoft Access они получают значения, определенные по умолчанию, однако в процессе разработки приложения вы можете переустановить их таким образом, чтобы они соответствовали особенностям конкретного приложения и были удобны для его пользователей.

Большинство параметров Access настраивается с помощью диалогового окна Параметры, которое отображается при выборе команды Сервис, Параметры. Все эти параметры сгруппированы по своему назначению и размещены на нескольких вкладках.

При этом можно выбрать  либо отменить ряд опций, которые будут выполняться (отображаться) при запуске созданной базы данных (рисунок 13).

В данной части меню определяем форму, которая будет запуска при открытии БД (в данном случае это форма «Вход в систему»). Флажки Строка состояния позволяют скрывать при запуске строку состояния.

Следующая группа флажков позволяет запретить пользователям вносить изменения в разработанное приложение. Пока разрабатывается приложение, все эти флажки установлены, но когда приложение будет передаваться его пользователям, целесообразно сбросить флажки Полный набор меню Access, Область переходов, Контекстные мню по умолчанию. Вместо стандартных меню и панелей инструментов можно предоставить пользователям свои собственные меню и панели инструментов или использовать встроенные сокращенные меню, не допускающие пользователя к конструкторам. Чтобы пользователь не мог получить доступ к полным меню через специальную комбинацию клавиш или к окну базы данных с помощью клавиши <F11>, нужно еще сбросить флажок Специальные клавиши Access. Если этот флажок сброшен, пользователь не сможет также открыть окно с текстом программ с помощью комбинаций клавиш. Но при этом он может все-таки попасть в текст программы, если произойдет ошибка, которая не перехвачена в коде программы.

 

Рисунок 13 – Изменение параметров запуска и отображение БД

 

Все эти параметры вступают в силу только после следующего запуска приложения.

Также окончательным этапом формирования удобного меня является проверка работы главной кнопочной формы, которая может быть альтернативой обычному иерархическому меню. Правда, в отличие от меню эта форма не видна постоянно на экране, она может закрываться другими формами.

Таким образом, очень важно обеспечить приложение удобным интерфейсом. Access позволяет снабдить базу данных всеми необходимыми элементами интерфейса — меню и панелями инструментов, формами для ввода данных, комбинациями клавиш для быстрого вызова макросов и т. д. Все это делает работу с базой данных удобной и придает приложению законченный вид.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе выполнения курсовой работы была разработана информационная система «Открытие вклада», позволяющая упростить работу начальника по учету принятых вкладов от физических лиц. Были достигнуты следующие задачи:

1. реализация модели в среде СУБД;
2. проектирование интерфейса;
3. реализация интерфейса в среде СУБД;
4. разработка запросов;
5. разработка отчетных форм;
6. оформление отчетных форм;
7. проектирование модели данных.

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и пр.

Разработанная база данных «Реализация бланков строгой отчетности» позволяет быстро и эффективно работать с данным данной предметной области. Удобный интерфейс программы позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами. С другой стороны он предоставляет пользователю оперативную информацию о заказах, динамике реализации видов БСО и другой необходимой информации в процессе осуществления данной деятельности. Данная БД является учебной и не охватывает всю бизнес-логику реализации данной услуги. Однако является прототипом, демонстрирующим работу в данной отрасли. Данная БД может быть расширена для автоматизации нерассмотренных в рамках данной курсовой работы концепций в предметной области «Реализация бланков строгой отчетности».