Разработка информационной системы «Учет бланков строгой отчетности в отделении почтовой связи"

 

 

 

 

 

 

 

Во всех таблицах атрибуты, т.е. ключевые поля, выделены жирным шрифтом. Ключом называется атрибут или совокупность нескольких атрибутов, значения которых уникальны (не повторяются) на всем множестве строк.

Так, для того чтобы БД существовала, необходимо связать таблицы между собой.  Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи. А так как в реальных базах данных нередко содержатся сотни или даже тысячи сущностей, то теоретически между ними может быть установлено более миллиона связей.

Связь проектируемой БД происходит по определенной схеме (рисунок 1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Схема данных 

 2 РЕАЛИЗАЦИЯ МОДЕЛИ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ СУБД ACCESS

 

 

 Microsoft Access в настоящее  время является одной из самых  популярных среди настольных (персональных) программных систем управления  базами данных. 
Среди причин такой популярности следует отметить:

• высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;
• глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;
• богатый набор визуальных средств разработки.

База данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области — реальных объектах, процессах, событиях или явлениях.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц — реляционных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности. Структура реляционной таблицы определяется составом и последовательностью полей, соответствующих ее столбцам, с указанием типа элементарного данного, размещаемого в поле. Каждое поле отражает определенную характеристику сущности, а соответствующий столбец содержит данные одного типа. Содержание таблицы заключено в ее строках. Каждая строка таблицы содержит данные о конкретном экземпляре сущности и называется записью. Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц.  

Отображение связей между таблицами происходит с помощью схемы, которая также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

 Таким образом, осуществляется  неразрывная связь внемашинного  проектирования базы данных с  этапом ее создания с помощью  СУБД.

В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

MS Access ориентирован на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Для типовых процессов обработки данных — просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов — в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления.

Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных. При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа — макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).

 Каждый объект и  элемент управления имеет свои  свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами на VBA. Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таким образом, размещение модели данных в среде СУБД Access состоит из двух этапов:

• создание структур таблиц;
• объединение структур таблиц в единую схему.

Основными свойствами полей таблиц баз данных в терминах СУБД Microsoft Access являются:

• имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
• тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле и др;

Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

• текстовый тип данных – используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
• числовой – тип данных для хранения действительных чисел;
• дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;
• денежный - тип данных для хранения денежных сумм и др.

Пример таблиц, созданных средствами MS Access  изображен на рисунках 2, 3.

 

 

Рисунок 2 – Таблица «Каталог ОПС, предоставляемых услуги БСО»

 в режиме конструктора

 

 

Рисунок 2 – таблица «Каталог ОПС, предоставляемых услуги БСО» в режиме таблица

 

Аналогичным образом создаются и выглядят остальные таблицы проектируемой базы данных.

После создания всех таблиц необходимо объединить таблицы. После добавления всех таблиц, определения их связей схема данных будет выглядеть так, как представлено на рисунке 3.

После создания таблиц и определения связей можно приступать к следующему этапу создания БД.

 

Рисунок 3 – схема данных БД «Реализация бланков строгой отчетности»

 

 

3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА

 

Разработка приложений - это проектирование интерфейса пользователя и прикладных программ, предназначенных для работы с БД. В ЖЦ ИС проектирование БД и приложений выполняются параллельно. В большинстве случаев проектирование приложений нельзя завершить до описания проектирования БД. С другой стороны БД предназначена для поддержки приложений.

Необходимо убедится, что все функциональные возможности, предусмотренные в спецификациях требований пользователей, обеспечиваются интерфейсом пользователя соответствующих приложений. 

Для интерфейса, в особенности визуального, существует ряд общепринятых требований: дружественность, предсказуемость, простота, привлекательность и целостность. Рассмотрим их подробнее:

• дружественный интерфейс учитывает психологические и физиологические особенности человека для обеспечения максимально возможного комфорта и эффективности решения его задач;
• предсказуемость (интуитивная понятность, очевидность). Интуитивная понятность есть свойство, позволяющее пользователю  эффективно  применять накопленный опыт. Интуитивно-понятный пользовательский интерфейс позволяет пользователю с меньшими усилиями «догадываться» о том, как решить ту или иную задачу, без необходимости специального обучения или чтения документации. Предсказуемость основана на двух видах опыта: опыта реальной жизни и опыта работы с другими программами;
• простота – интерфейс  должен быть максимально простым, то есть управление должно требовать минимального количества манипуляций. Например, самые распространённые операции выносятся на панели инструментов, а самые редкие «упрятываются» во вложенные подменю;
• привлекательность (эстетичность). Расположение элементов интерфейса должно быть гармоничным, цветовая гамма – привлекательной, но не раздражающей, изображения – красивыми. К основным правилам относится упорядоченность расположения элементов, оптимальная  их  «плотность»  (без тесноты и лишней пустоты), использование золотого сечения при выборе пропорций и др.;
• под целостностью здесь понимается стилевое единство, последовательное, согласованное применением одних и тех же принципов во всех частях  интерфейса программы. Во всех формах программы должен соблюдаться единый стиль в наименовании элементов, их взаиморасположении, внешнем виде и цветовом кодировании. Похожие по смыслу элементы должны выглядеть похоже, иметь сходное применение и вести себя сходным образом. Все значки должны быть выполнены в единой цветовой гамме и едином стиле.

В нашем случае спроектированная БД будет иметь вид, изображенный на рисунке 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 – Проект БД

 

При данной реализации, информация о клиентах, заказах и т.д., будет отображаться на подчиненных формах, вызываемых нажатием определенной кнопки на главной форме. При этом на каждой дополнительной форме можно просмотреть и проанализировать необходимую для дальнейшей работу информацию, отчеты (созданные на основании запросов). С созданными отчетами, при этом, можно выполнять различные действия, которые также выполняются по средствам кнопок (печать, отправить на электронный ящик и т.д.).

 

4 РЕАЛИЗАЦИЯ ИНТЕРФЕЙСА В СРЕДЕ СУБД

Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). При этом каждое поле содержит отдельную часть записи (например, фамилию, должность или инвентарный номер).

Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу (например, о сотрудниках или заказах).

Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.

Перечислим типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

• запрос-выборка, задающий вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляющий полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;
• запрос-изменение, изменяющий или перемещающий данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на ее обновление;
• перекрестные запросы, предназначенные для группирования данных и представления их в компактном виде;
• запрос с параметрами, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;
• запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) — это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access).

Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

Макрокоманда — основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами для автоматизации выполнения задачи.

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм.

Таблица и форма — основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access на разных вкладках.

Формы используются для следующих целей:

• ввода/редактирования данных, помещенных в таблицу;
• организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;
• открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.

По структуре форма похожа на окно диалога. Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления.

Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления.

Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования (рис.11).

Выбор команды Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы «вручную», создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм (FormWizard). Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных (Autoform: Datasheet), диаграммами (Chart Wizard) и сводными таблицами (PivotTable Wizard) в формате Excel.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям.