Разработка базы данных "Кадры"

-работу  по формированию кадровых резервов  организации, по обеспечению карьерного роста сотрудников, что также является одним из существенных мотивационных факторов профессиональной деятельности;

-обеспечение  благоприятного социально-психологического  климата в организации в целом  и её подразделениях в частности с тем, чтобы энергия, деловая активность персонала направлялась на достижение целей организации, а не на внутренние разборки, бесконечные конфликты, «подсиживание» друг друга ради личных интересов.

     Как видим перечень направлений  работы с персоналом весьма велик, что обуславливает высокую ответственность сотрудников службы за её деятельность, обеспечение необходимых условий для достижения персоналом целей организации.

     Современная служба управления  персоналом, как правило, создаётся  в организации на основе отдела кадров, традиционно выполнявшего функцию ведения документации, касающейся её работников.

     Однако создание активной системы  управления персоналом связано  с качественной реорганизацией  деятельности, расширением выполняемых  функций полномочий. К работе в этой службе привлекаются специалисты (в зависимости от численности организации и её возможностей в ней работают психологи, менеджеры по персоналу, экономисты, юристы). В разработке оптимальной модели службы управления персоналом, соответствующей потребностям организации и её возможностям, и в обработке её функционирования участвуют управленческие консультанты, специализирующиеся на данном виде консалтинговых услуг. 
 
 
 

1.3. Предпосылки разработки  элементов информационных  технологий управления.

     Об  автоматизации управления персоналом в России начали говорить сравнительно недавно - когда начали понимать насколько  эффективно правильное и оперативное  управление кадровыми ресурсами  предприятия, имеющими огромный потенциал  роста.

     Для кого предназначена автоматизированная система управления персоналом?

     В первую очередь, она необходима руководству  предприятия для получения оперативной  информации по структуре предприятия, штатному расписанию, сотрудникам и  вакансиям.

     Эффективное управление предприятия невозможно без организации АРМ, без организационной информационной справочной системы кадров. Разработка указанной системы позволит организовать оптимальную работу с кадрами.

     Современные рыночные отношения  обуславливают рыночную необходимость  применения системного подхода к кадровой работе. Для эффективной работы предприятия организации необходима современная система сбора, обработки, хранения, доведения до конечного пользователя, результатной информации, в которой: во- первых адекватно отражает состояние управляемой системой; во- вторых способна выявить отклонения и целенаправленно выдавать управляющего решения для нормального функционирования предприятия.

     Проектирование и внедрение автоматизированной  системы учета кадров облегчает  процесс управления, увеличивает скорость обработки информации, оптимизирует принятие управленческих решений и создаёт условия для формирования оптимальной структуры кадрового состава. Учитывая всё вышесказанное можно сказать, что разработка элементов системы обработки данных, является актуально при разработке системы. Взят курс на обучение современными техническими и инструментальными средствами, организацию активной и технологической обработки на основе использования элементов новых информационных  технологий при полном правовом обеспечении на всех этапах создания и эксплуатации системы. 

2. ХАРАКТЕРИСТИКА  ИНФОРМАЦИОННОГО  УПРАВЛЕНИЯ.

 

2.1. Характеристика входной  информации.

     Под входящей информацией понимается вся  информация, необходимая для решения  задачи, и расположенная на различных носителях:

• Первичных документах;
• Машинных носителях;
• В памяти ПК.

     С этой целью составляется перечень входной  информации и состав реквизитов каждого  вида входной информации. Расположение реквизитов входной информации, описание полей входных документов.

     Реквизит  – это элементарная единица информации, которая не подлежит никакому делению.

      Входная информация представлена следующими первичными документами, содержащими кадровую информацию:

Паспорт

Трудовая  книжка  (если она есть)

Военный билет (если есть)

Документы об образовании 

Медицинская справка или санитарная книжка

Заявление

Приказ  начальника депо.

При поступлении  на предприятие претендент на работу предоставляет инспекторам  отдела кадров:

 личное  заявление о приеме на работу, завизированное начальником предприятия;

паспорт, из которого берутся основные сведения о личности : фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, семейное положение , дети, паспортные данные (серия , номер паспорта , кем и когда выдан);

 трудовую  книжку, из которой получаю информацию о трудовой деятельности работника и в особенности о его последнем месте работы и причине увольнения с нее, а также сведения о награждениях;

 документы  об образовании (аттестат, диплом, удостоверения), где указаны наименование  оконченного учебного заведения, факультет, специальность;

также  предоставляется  медицинская справка  о состоянии здоровья  и проф. пригодности по состоянию здоровья , особенно если работник принимается  на участок с вредными или опасными условиями труда и если есть то военный билет, откуда берутся сведения о постановке на учет в ВУС .

При перемещении работника внутри  депо или его увольнении с предприятия,  первичными документами будут личное заявление работника о переводе на другую должность или увольнении, завизированные начальником отдела кадров  или приказ начальника депо.

     Для функционирования системы необходима следующая входная информация:

     а) личных карточек по учёту  кадров (Т-2);

     б) приказов на приём;

     в) приказов на перевод;

     г) приказов на увольнение;

     д) приказов на присвоение разряда  (необязательно);

     е) приказов о предоставлении отпуска;

     ж) больничных листков;

     и) сведений о нарушении трудовой  и технологической дисциплины.

          Личная карточка работников состоит  из следующих подразделов:

     основные сведения;

     сведения об учёте и её продолжении;

     военно-учётные сведения;

     сведения об изменении режима  работы;

     сведения о перемещении внутри  предприятия;

     сведения об отпусках;

     сведения о нарушении трудовой дисциплины;

     сведения о поощрениях работников;

     сведения об увольнении. 

2.2. Характеристика нормативно-справочной  информации.

     Нормативно- справочная информация (НСИ) включает в себя справочные сведения о видах предоставляемых документов, кадровые данные о работнике (дата рождения, адрес, пол и т.д.), основные сведения о предприятии, информация о режимах деятельности, справочники, справочники структурных подразделений, должностей, видов работ, справочники институтов, районов и др.

     Многие данные в карточке персонального учета, представляют собой один из элементов заранее определенного списка. Так например поле Пол в персональной  карточке может принимать два значения: Мужской и Женский, поле Образование — четыре: высшее профессиональное, среднее профессиональное, начальное профессиональное и среднее. Подобные списки, содержащие все возможные значения какого-либо поля,  являются справочниками. Справочники представляют собой нормативно – справочную информацию и предназначены для стандартизации ввода и вывода различных данных.

     Справочники применяются для ввода данных в карточку   персонального   учета, при формировании приказов и  отчетов. Отдельно стоит выделить справочник Праздники.  В нем содержатся даты, на которые приходятся праздничные дни. Данный справочник используется не для ввода данных, но используется в некоторых расчетах (например: расчет даты окончания отпуска, если известно начало и продолжительность отпуска в рабочих днях). Поэтому данный справочник, как и другие, необходимо обязательно заполнить. 

     Заполнение  справочников необходимо произвести перед  началом работы. Следует отметить что пользователь справочников не создает  т.к. они создаются и устанавливаются  централизованно для предприятий  ж.д. транспорта . В последующем содержание справочников может изменяться только с разрешения вышестоящей организации, так как на всех АРМах справочники должны быть заполнены одинаково. Это делается для того, чтобы правильно трактовались данные, полученные одним АРМом от другого..

  При создании нормативно- справочной информации устанавливается перечень  документов, на основе которых она создается  и корректируется . Большое внимание уделяется правильности кодирования информации, без чего невозможна эффективная организация хранения и поиска данных. Работа по созданию нормативно- справочной  базы носит единовременный характер.

К нормативно- справочной информации для решения  кадровых задач можно отнести : справочник цехов и отделов,

справочник  сроков договоров,

 справочник  условий приема,

справочник причин увольнения,

 справочник  причин перевода,

справочник  вида инструктажей,

справочник  вида надбавок,

 справочник  семейного положения и степени  родства, 

справочник  сроков испытания,

 справочник  учебных заведений, 

справочник  вида образования,

справочник квалификации

справочник  специальности по диплому,

 справочник  вида отпусков,

 справочник  основания отпусков,

справочник  воинских званий,

справочник  табельных номеров,

справочник  награждений,

справочник  основания приказов по личному составу,

справочник дней (рабочих , календарных , праздничных,)

справочник  вида пенсий,

справочник  условий труда,

справочника должностей профессий.

В справочной системе нет стандартных  классификаторов  и кодировщиков, поэтому в основу справочника должностей профессий положен общероссийский классификатор. Также коды в этом справочнике образованы как подмножество кода по данному классификатору. Справочник дополнен должностями профессиями, имеющими железнодорожную специфику и отсутствующих в общероссийском классификаторе .

 Все  справочники представлены  информационными  массивами в виде таблиц ,состоящими  из трех полей: Код,  Полное наименование, краткое наименование. В столбце Код указан код элемента списка ,не повторяющийся в данном справочнике номер или набор символов, соответствующий данному элементу списка.  В столбце полное наименование указано значение элемента списка. В столбце Краткое наименование - его сокращение, для большинства справочников указывать краткое наименование необязательно.