Таким образом, внедрение ERP-систем для планирования материальных потребностей в сервисных, транспортных, торговых и других организациях непроизводственного типа не является самым актуальным шагом на пути автоматизации их деятельности. Однако, некоторые идеи таких систем могут быть в определенной степени успешно использованы и для непроизводственных предприятий, деятельность которых требует планирования материалов в долгосрочной перспективе.

     Сталкиваясь с потребностями во внедрении  на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед  проблемой выбора. Разрабатывать  самим или покупать, и если покупать - то что.

     Объективно  оценивая вероятность самостоятельной  разработки современной системы  управления, можно сказать, что она  равна нулю. То, что разработано  или разрабатывается сейчас на российских предприятиях, является устаревшим и требует постоянной переработки. И это вполне является объективным процессом [6].

     Если  предприятие решило ориентироваться  на готовые системы - то ему нужно  решить, с кем ему работать, какую  систему выбрать - с российскими  разработчиками или с поставщиков  решений ведущих западных производителей.

     И те, и другие ERP-решения имеют как свои плюсы, так и минусы. При этом каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

     Российским  разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональных систем. Однако, основным достоинством отечественных тиражируемых программных продуктов, состоит в том, что их разработчики знают особенности российских предприятий и тонкости эффективного управления в них. Таким образом, требуется меньшее время для изменения тех или иных функций и форм, связанных с опубликованием новых законодательных актов или изменения правил учета.

     В таких серьёзных западных программных  комплексах, как Oracle, SAP и другие, претензий к качеству реализации функциональности и стабильности работы практически нет. Основными проблемами при внедрении подобных систем являются [7] [13]:

• Отсутствие готовности предприятия к его внедрению – причиной этому является то, что западные ERP-решения ориентируются в основном на результаты лучших практик. Вследствие этого, их бизнес-процессы значительно отличаются от тех бизнес-процессов, которые имеются на конкретном предприятии.
• Некачественное управление проектом внедрения – основанием к этому может послужить передача управления проектом специалисту, который не владеет достаточным опытом и необходимыми знаниями.
• Нехватка средств на программное обеспечение и услуги – подобная ситуация происходит из-за занижения поставщиками реальной стоимости программного продукта. Поэтому при принятии решения о внедрении ERP-системы, необходимо помнить, что средняя мировая сумма затрат при этом составляет $15 млн., а стоимость на организацию одного рабочего места - $15000.

     При выборе ERP-систем между западными и отечественными разработчиками, следует исходить, прежде всего, из возможностей и потребностей.

     Если  предприятие довольно крупное, со сложной  структурой, перед руководством которого стоит цель повысить его эффективность  и инвестиционную привлекательность при миллионной стоимости внедрения системы и её дальнейшего использования, то следует выбирать большой программный комплекс западного производства.

     В том случае, если необходимо наладить учет только в некоторых отдельных  областях производства, то более приемлемым считается выбор отечественных  ERP-систем.

     Выбор ERP-системы может основываться на разных критериях и в зависимости от множества факторов. Однако, можно выделить ряд основных критериев в предпочтении конкретного решения, игнорирование которых может привести к дополнительным затратам, как материальным, так и временным [8] [9]:

1. Функциональность системы – в этом случае внедряемый проект должен обеспечивать решение различных видов задач, необходимых для автоматизации деятельности предприятия.
2. Организация единого информационного пространства – данный критерий влияет на все функции и характеристики системы и определяется языком представления информации, средствами представления обобщений и укрупнений, возможностью представления метаинформации и взаимосвязей между компонентами системы, а также интеллектуальными средствами поиска и анализа данных.
3. Адаптивность и развиваемость – характеризуется адекватностью системы к настройке существующей в ней функциональности в соответствии с требованиями конкретного предприятия, а также включение в неё новой функциональности, т.е. возможность введения новых функций.
4. Возможность поэтапного внедрения – особенностью является тот факт, что необязательно покупать сразу всю систему; есть возможность приобретать ERP-решение по частям или необходимым модулям, т.е. вначале изначально можно приобрести минимальную функциональность, а затем, в процессе эксплуатации подключать новые модули.

     ГЛАВА 2. ВЫБОР, ТРЕБОВАНИЯ И ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ГОТОВОЙ ERP-СИСТЕМЫ

     2.1 Требования к ERP-системе.

     Чем больше предприятие, тем лучше ему  понятна необходимость информационной системы управления. Многие предприятия в настоящее время выбирают себе КИС, а значит, определяют свои требования к информационной поддержке со стороны системы. Необходимо четко понимать, что технические требования подчинены требованиям со стороны системы управления, а не наоборот. На первом месте должны стоять требования по функциональности системы, по ее соответствию целям предприятия.

     ERP-система должна стать частью системы управления и поддерживать деятельность руководства и персонала, предоставляя нужную информацию для принятия решений; должна поддерживать все этапы управления, вернее, все возможные для автоматизации: планирование, учет, контроль и анализ. И если в системе есть только учет или только планирование, то она не сможет качественно поддержать процесс управления, т.е. не является полноценной системой управления [6].

     ERP-система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации [10]. Несмотря на это, можно выделить несколько основных требований к системе, общих для всех потребителей:

• Локализация ERP-системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).
• Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.
• В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации. Система должна обеспечивать возможность работы в единой централизованной базе данных.
• Внедрение ERP-системы должно сокращать количество бизнес-процедур и упрощать автоматизируемые бизнес-процессы.
• Система должна предоставлять всем заинтересованным лицам всю необходимую им информацию (в соответствии с правами доступа к данным).
• ERP-система должна быть легка в обучении и иметь дружественный и интуитивно понятный интерфейс. Время обучения сотрудников работе с ней должно быть сведено к минимуму.
• В системе должна быть заложена возможность менять без помощи программистов существующие отчетные формы и создавать новые.
• Она должна контролировать действия пользователя, минимизируя ошибки занесения данных.
• В ERP-пакете должна быть возможность отследить время, дату и автора внесенных изменений в те или иные данные.
• КИС не должна позволять обычным пользователям удалять данные - только помечать на удаление с возможностью последующего восстановления. Удалять данные из системы должен администратор.
• В КИС должны присутствовать надежные средства защиты данных и разделения прав доступа.
• Система должна иметь возможность развиваться в соответствии с развитием автоматизируемых ею бизнес-процессов, с изменением законодательства и т.д. Поставщик системы должен предоставлять соответствующие гарантии.
• Система должна соответствовать IT-стратегии предприятия.
• Внедрение системы должно быть экономически эффективно. По результатам внедрения эффективность деятельности предприятия должна возрасти.
• Система должна учитывать сочетание интересов и требований различных подразделений, в том числе и не охватываемых ею.
• КИС должна быть снабжена пользовательской и администраторской документацией, а также встроенной системой контекстной помощи.

     При огромном разнообразии предлагаемых систем основная проблема при ее выборе - это  наличие реальной информации по всем вышеперечисленным критериям. При  схожести текстов в рекламных  проспектах конкурирующих систем решающее значение приобретает ответ на вопрос не "что сделано", а "как это  сделано" и "чего не хватает".

     Получить  ответ на этот вопрос невозможно, не проделав огромную работу по изучению системы, не имея опыта ее практического внедрения. В каждой системе есть ограничения, которые зачастую даже не описываются в документации на нее, не говоря уже о рекламных проспектах, с которыми имеет дело тот, кто принимает решение о покупке системы. В результате, купив и установив себе систему, можно попасть в ситуацию, когда система действительно работает, но таким образом, который конкретно для определенного предприятия абсолютно не подходит (без полного изменения соответствующих бизнес-процессов, что невозможно).

     Ненадежный (не по рекламным проспектам, а по реальному опыту взаимодействия и по репутации в профессиональных кругах) или финансово нестабильный поставщик программного решения  принесет организации гораздо больше вреда, чем финансово нестабильный клиент. Последний омертвляет лишь Ваши оборотные средства, а первый, разорвав с Вами контракт или вообще уйдя с рынка, омертвит Ваше капиталовложение.

     Одним из примеров системы, удовлетворяющей  перечисленным, а также другим требованиям, является ERP-системы КОМПАС. Данный многофункциональный комплекс позволит предприятиям увеличить производительность, сократить расходы и повысить качество обслуживания клиентов.

     2.2 ERP-система «КОМПАС» – многофункциональная альтернатива западных информационных систем.

     Эффективное управление предприятием в современных  условиях невозможно без использования  информационных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации предприятия.

     В настоящее время при анализе  запросов и потребностей российских предприятий, отмечается существенное увеличение спроса на специализированные решения для управленческого, кадрового и бухгалтерского учета.

     В состав системы КОМПАС входят следующие  компоненты, значительно упрощающие выполнение основные операций в организации  [11]:

• Управление финансами
• Документооборот
• Система менеджмента качества (WorkFlow)
• Бюджетирование
• Управленческий учет
• Управление закупками, запасами и продажами
• Основные фонды
• Учет специальных активов
• Управление персоналом (HRM-система)
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Управление производством (MRP-II)
• Управление затратами
• Маркетинг и менеджмент (CRM-система). Эксплуатируется как в составе ERP-системы «КОМПАС», так и в связке с программным обеспечением сторонних разработчиков.

     Характерными  чертами ERP-системы «КОМПАС» являются масштабируемость, модульность, высокая  гибкость. Последняя черта объясняется  наличием трёхуровнего инструмента  настройки «Мастера Компаса», который  позволяет большую долю адаптаций реализовать, не прибегая к программированию, исключительно визуальными средствами. Результат — кратчайшие сроки выполнения проектов по внедрению системы.

     Данная  система является альтернативой  таких ERP-решений, как Oracle, SAP, Axapta.

     2.3 Преимущества и  недостатки готовых информационных  систем управления.

     Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного  планирования в рамках длительного  проекта с участием партнёрской  компании — поставщика или консультанта. Поскольку ERP-системы строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней  мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как  правило, в течение нескольких месяцев  осуществляет настройку поставляемых модулей.

     Применение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу  вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

     Реализуемая в ERP-системах система разграничения  доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним  угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и  системой контроля качества, ERP-системы  нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах  управления бизнесом.

     Основные  сложности на этапе внедрения ERP- систем возникают по следующим причинам:

• недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге — слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым;
• сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.

     Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP. Кроме того, существует риск, что готовая система может не подойти предприятию, и не решить проблемы, которые планировалось закрыть. Бывают доработки, которые равносильные переписыванию системы, т.к. радикально конкурируют с заложенной в нее логикой. Станет ясно это только после внедрения. Это не самый вероятный сценарий, но он имеет шанс при любом внедрении готовой системы.