Понятие информационной системы

Сообщение – символьная форма представления информационных событий на естественном или искусственном языке (информационное отображение материальных процессов).

Форматированное сообщение – сообщение на искусственном языке, в котором выделяются опорные свойства (параметры) происходящего события и приводятся (содержат) названия свойств и их значения [3, с.219].

 Пример сообщения на естественном языке: на склад № 2 10.11.99 г. поступили электродвигатели от завода “Динамо” в количестве 5 штук по цене 200 рублей за штуку [6].

Пример форматированного сообщения приведен в таблице – 1. Таких сообщений может быть много. Они совпадают по наименованиям параметров и отличаются по их значениям. Совокупность сообщений удобно представлять в форматируемом виде – наиболее массовой форме сообщений, хранимых и обрабатываемых в ИС (таблица – 2).

Таблица – 1

Таблица – 2

Существует информация, которую практически невозможно форматировать, например приказы по предприятию (деканату). Например, достаточно сложно форматировать следующие приказы декана ИЭФ:

Приказ № 1267 по АВТФ от 18.09.2005 г.:

“Юсупову Лилию, студентку группы 3А00, освободить от очередной платы за дополнительное обучение в 2011 г. в связи с успешным представлением и защитой традиций межнационального костюма на Всемирной выставке “Мастер – Кутюрье – Париж 2010”[6].

Под организационными компонентами ИС понимается совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную структуру объектов и управленческие функции, выполняемые структурными подразделениями; определить штатное расписание и численный состав каждого структурного подразделения; разработать должностные инструкции персоналу управления в условиях функционирования ИС. Прежде чем внедрять дорогостоящую систему обработки данных, должна быть проведена огромная работа по упорядочению и совершенствованию организационной структуры объекта. Иначе эффективность функционирования ИС будет низкой. Главная проблема при этом заключается в выявлении степени соответствия существующих функций управления и организационной структуры, реализующей эти функции и стратегию развития фирмы [3, с.224].

Внедрение информационной системы способствует совершенствованию организационных структур, так как предполагает определение расчетной, то есть научнообоснованной, численности аппарата управления по структурным подразделениям с обязательным решением таких проблем, как:

• достоверное отнесение каждого работника к соответствующему структурному подразделению (отделу, бюро и т. д.);
• установление четких служебных обязанностей каждого работника в пределах подразделения, в котором он работает. При этом предполагается, что должностные обязанности не зависят от конкретного лица, их исполняющего, и совокупность совместных обязанностей должна гарантировать их непротиворечивость и возможность достижения общего результата;
• определение нормальной загрузки работника обязанностями в течение дня и на календарный период;
• разработка должностных инструкций персонала в условиях функционирования системы обработки данных, в частности, в условиях аварийных ситуаций.

 Одной из основных  составляющих современных ИС  является информационное обеспечение [3, с.225].

7. Состав информационных систем

 Все ИС, независимо  от сферы их применения, включают  один и тот же набор составных  частей (компонентов) – видов обеспечения:

1. информационное обеспечение;
2. программное обеспечение;
3. техническое обеспечение;
4. правовое обеспечение;
5. лингвистическое обеспечение.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность методов и средств по размещению и организации информации, включающих в себя системы классификации и кодирования, унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов, системы создания базы данных.

Программное обеспечение – это совокупность программных средств для создания и эксплуатации ИС. Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, применяемых для функционирования информационной системы. Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационных систем. Оно охватывает нормативные акты договорных взаимоотношений между заказчиком и разработчиком ИС, правовое регулирование отношений [1, с.58].

Правовое обеспечение включает условия придания юридической силы документам, полученным с применением вычислительной техники; средства правового регулирования отношений; права, обязанности и ответственность персонала (в том числе за своевременность и точность обработки информации); правила пользования информацией; порядок разрешения споров по поводу ее достоверности и др.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, используемых на различных стадиях создания и эксплуатации ИС для повышения эффективности разработки и обеспечения общения человека и ЭВМ [1, с.58].

8. Классификация информационных систем

К концу 80- х гг. идея создания единой модели данных в рамках целого предприятия заинтересовала ряд международных промышленных компаний, которые искали способ упростить управление производственными процессами. Первым шагом в данном направлении стала разработка концепции MRP (Materials Resource Planning – планирование материальных ресурсов), рассматривавшей планирование материалов для производства. В ходе разработки концепции MRP американскими специалистами в области управления было замечено, что существует два типа материалов: с зависимым спросом (для выпуска десяти автомобилей нужно пятьдесят колес – не больше и не меньше, и при этом к определенному сроку) и с независимым спросом (типичная ситуация с запасами для торговых предприятий) [6].

Основная цель концепции MRP заключалась в минимизации издержек, связанных со складскими запасами (в том числе и на различных участках производства). В основе этой концепции лежит понятие ВОМ (Bill Of Material – спецификация изделия, ответственность за которую возложена на конструкторский отдел), отражающее зависимость спроса на сырье, полуфабрикаты и другие продукты от плана выпуска готовой продукции. При этом очень важную роль играет время, для учета которого необходимо иметь четкое представление о технологической цепочке выпуска продукции, то есть знать, какова последовательность и длительность операций. На основании плана выпуска продукции, ВОМ и технологической цепочки осуществляется расчет потребности в материалах к конкретным срокам.

Однако у концепции MRP есть серьезный недостаток. Дело в том, что при расчете в рамках этой концепции потребности в материалах не учитываются ни имеющиеся производственные мощности, ни их загрузка, ни стоимость рабочей силы. Этот недостаток был исправлен в концепции MRPII (Manufacturing Resource Planning – планирование производственных ресурсов). MRPII позволяла учитывать и планировать все производственные ресурсы предприятия – сырье, материалы, оборудование, персонал и т. д.

По мере развития концепции MRPII к ней постепенно добавлялись возможности учета остальных затрат предприятия. Так появилась концепция ERP (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия), называемая иногда также планированием ресурсов в масштабе предприятия (Enterprise-wide Resource Planning). В основе ERP лежит принцип создания единого хранилища данных (репозитария), содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения бизнеса, в частности, финансовую информацию, данные, связанные с производством, управлением персоналом, и любые другие данные. Наличие репозитария избавляет от необходимости передавать данные от приложения к приложению. Кроме того, любая часть информации, которой располагает данная организация, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями [6].

Концепция ERP нашла широкое применение, поскольку планирование ресурсов позволяло сократить время выпуска продукции, снизить уровень товарно-материальных запасов, а также улучшить обратную связь с потребителем при одновременном сокращении административного аппарата. Стандарт ERP позволил объединить все ресурсы предприятия и повысить эффективность управления ими.

В настоящее время практически все современные западные системы управления производством базируются на концепции ERP и отвечают ее рекомендациям. Эти рекомендации вырабатываются американской общественной организацией APICS, объединяющей производителей, консультантов в области управления производством, а также разработчиков программного обеспечения. К сожалению, большинство современных российских систем управления производством не отвечают даже требованиям MRP, не говоря уже о других, более сложных концепциях [6].

Самый новый из стандартов систем управления предприятиями – CSRP (Customer Synchronized Resource Planning), помимо всего прочего, охватывает и взаимодействие с клиентами, оформление нарядов (заказов) и технических заданий, поддержку заказчика на местах и т. д. Таким образом, если стандарты MRP, MRPII и ERP ориентированы на внутреннюю организацию предприятия, то стандарт CSRP включает в себя полный цикл – от проектирования будущего изделия, с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть концепции CSRP главным образом состоит в том, чтобы интегрировать заказчика (клиента, покупателя) в систему управления предприятием. Согласно данной концепции не отдел сбыта, а непосредственно сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. При этом само предприятие может очень четко отслеживать тенденции спроса на его продукцию [5].

 На мировом рынке  сейчас предлагается свыше 500 систем  класса MRPII – ERP. Развитие этого рынка  идет очень быстрыми темпами  – число внедрений таких систем  в мире растет на 35–40 % в год. На отечественном же рынке  сейчас присутствуют около десятка  западных систем и три-четыре  отечественные системы класса  КИС (корпоративные информационные системы) [5].

Заметим, что на данный момент отечественного потребителя системы стандарта ERP отпугивают своей якобы избыточной функциональностью и дороговизной. В качестве примера, как правило, приводятся самые заметные представители этого класса – продукты SAP, Baan и Oracle. В действительности дорогостоящие программные продукты этих корпораций сложны для внедрения на российских предприятиях, и главным образом потому, что у нас не хватает специалистов по внедрению. Что еще более существенно – эти системы требуют от заказчика серьезной реорганизации управления.

Достоинством и одновременно недостатком ERP-систем этого уровня является их универсальность. Существуют референтные модели для любого типа производственного процесса, а количество автоматизированных рабочих мест определяется исключительно финансовыми возможностями заказчика. Однако и возможности эти должны быть солидными: проект с использованием такой системы не может обойтись дешевле 500 тыс. долл., а чаще всего его стоимость достигает нескольких миллионов долларов. По сути, эти системы оптимальны для областей бизнеса не менее масштабных, чем бизнес самих разработчиков.

 Для компаний среднего  уровня (или имеющих не слишком  диверсифицированный бизнес) больше  подходят другие системы класса ERP. До последнего времени поступающая  о них информация была довольно  скудной, и их потенциальные потребители чаще всего не знали, на кого они рассчитаны. Здесь речь идет о западных продуктах для самого массового сегмента рынка – среднего и малого бизнеса, то есть для компаний с годовым оборотом от 5 до 10 млн долл. и количеством работающих от 100 до 1000 человек. Основное отличие ERP-систем среднего уровня от ERP-систем для крупных предприятий состоит в ограниченности решаемых задач и относительной простоте используемых технологий. Обычно эти системы поддерживают несколько определенных видов промышленной деятельности и имеют ограниченное число возможных пользователей. Однако и стоимость проекта по внедрению такой системы составляет от 50-ти до 250-ти тыс. долл., что вполне соответствует масштабам бизнеса малых и средних предприятий. Заметим, что стоимость проекта внедрения российских ИСУП колеблется в пределах от 50-ти до 500-от тыс. долл. для тиражно-заказных систем и до 10-ти тыс. долл. – для тиражируемых, или “коробочных”, систем [6].