Организация позамашинной информационной базы: технология проектирования первичных документов

 

Ответственное лицо: Рыбалко Ю.А._________________________________

 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Работа 3. Программное обеспечение автоматизированных информационных систем 

     Цель: овладение технологией создания и использования электронных таблиц; овладение технологией построения таблиц для регистрации данных и автоматизации расчетов показателей хозяйственной деятельности предприятия. 

     Ход работы

     1. Запустила MS Excel. Переименовала "Лист1" на "Рыбалко ИС-3".

     2. Ввела начальные числовые данные. 
Массив лет ввела следующим образом: в ячейку B3 ввела первый из годов (2005), нажала на клавишу Ctrl и, удерживая ее, протянула вправо мышью манипулятор, который принимает вид символа "+" и появляется в правом нижнем углу ячейки B3, добиваясь выделения всего блока ячеек B3: D3, после чего отпустила клавишу мыши и клавишу Ctrl. 
Аналогично в столбик A ввела номера последовательных месяцев календарного года: в ячейку А4 ввела номер первого месяца (1), нажала на клавишу Ctrl и, удерживая ее, протянула мышью вниз, добиваясь выделения блока ячеек А4: А15.

     3. Форматирования таблицы: выбрала тип выравнивания в ячейках, добавила границы.

     4. Использование конструктора встроенных функций:  
- Командой Вставка → Функция вызвала конструктор функций (Мастер функций); 
- В диалоговом окне конструктора в списке Категория выбрала нужную группу функций.   
- В списке Функция выбрала нужную функцию;  
- Нажала на диалоговую кнопку ОК;  
- Вместо окна выбора функции открывается окно построения аргументов функции; 
- Заполнила поля аргументов функции;  
- Нажала на диалоговую кнопку ОК.

     

 

     5. Занесение обращений к встроенных функций с клавиатуры. В ячейке G5: G9  занесла формулы расчета показателей товарооборота, которые ссылаются на ячейки B4: D15:  
- В ячейку G5 занесла формулу = МАКС (B4: D15);  
- В ячейку G6 занесла формулу = МИН (B4: D15);  
- В ячейку G7 занесла формулу = СУММ (B4: D15);  
- В ячейку G8 занесла формулу = СРЗНАЧ (B4: D15);

- В ячейку G9 ввела формулу = СЧЁТЕСЛЫ (B4: D15; "<2000").

     Для просмотра всех введенных формул выполнила следующую последовательность действий: Сервис → Параметры → страница Вид → установить флажок "формулы". 

     6. Занесение обращений к встроенных функций с помощью имен и буфера обмена. 
Для расчета показателей работы предприятия за год занесла нужные формулы в блок ячеек G15: G19:  
- С помощью команды Вставка → Имя → Присвоить → Добавить → OK   ячейку G14 назвалв словом "Год";  
- Аналогично блок ячеек В4: В15 отметила как "Дани_2009";  
- Аналогично блок ячеек С4: С15 отметила как "Дани_2010";  
- Аналогично блок ячеек D4: D15 отметила как "Дани_2011";  
- С помощью конструктора функций в ячейку G15 ввела формулу  
= ЕСЛИ (Год = 2009; МАКС (Дани_2009);  
=ЕСЛИ (Год = 2010; МАКС (Дани_2010);  
=ЕСЛИ (Год = 2011; МАКС (Дани_2011) "Данные отсутствуют"))) 
- Формулу с ячейки G15 размножила на все ячейки блока G16: G19. Для этого воспользовалась универсальным буфером обмена Windows, после чего для очистки буфера обмена нажала на клавишу Esc.

     7. Редактирование обращений к функциям:  
- Изменила формулы в блок ячеек G16: G19, изменив функцию МАКС на МИН, СУММ, СРЗНАЧ, СЧЁТЕСЛЫ соответственно;  
- В обращении к функции СЧЁТЕСЛЫ добавила второй аргумент с критерием отбора данных ";" <2000 "". После редактирования формула в ячейке G19 примет вид:  
= ЕСЛИ (Год = 2009; СЧЁТЕСЛЫ (Дани_2009; "<2000");  
ЕСЛИ (Год = 2010; СЧЁТЕСЛЫ (Дани_2010; "<2000");  
ЕСЛИ (Год = 2011; СЧЁТЕСЛЫ (Дани_2011; "<2000"); "Данные   отсутствуют")))

     8. Автоматизированный расчет показателей:  
- Для расчета показателей определенного года в ячейку G14 занесла один из годов: 2009, 2010, 2011;  
- Проверила правильность расчета показателей в целом и по годам.

 

 

     9. Создание диаграмм с помощью конструктора Мастер диаграмм: 
- Выделила блок ячеек А4: D15 с данными, но без шапки;  
- Выполнила команду Вставка → Диаграмма; в результате на экране появляется первое окно конструктора диаграмм, которое состоит из двух страниц; 
- На странице Стандартные списке типов диаграмм выбрала точечная, а из списка видов - тот вид, что в нижней строке слева (диаграмму, в которой каждое значение на линиях изображается определенным маркером);

- Чтобы увидеть проэктируемую диаграмму в рамке Образец нажала и удерживала диалоговую кнопку Просмотр результата; 
- Для перехода ко второму диалога конструктора диаграмм нажала на диалоговую кнопку Далее; это окно тоже состоит из двух страниц; 
- Активировала страницу Ряд и последовательно изменила имена строк диаграммы (Ряд 1, Ряд 2, Ряд 3) на названия столбцов путем ссылки на адреса соответствующих ячеек (B3, C3, D3);  
- Для перехода к третьему диалога конструктора диаграмм нажала на диалоговую кнопку Далее. Это окно состоит из пяти страниц. На соответствующих страницах ввела название диаграммы ("Товарооборот предприятия по годам"); название вертикальной оси диаграммы ("Товарооборот, тыс. руб."); Название горизонтальной оси диаграммы ("Месяц года"); установила флажки для вывода основных линии сетки по оси Х и по оси Y;  
- Для перехода к четвертому (последнего) диалогового окна конструктора диаграмм нажала на диалоговую кнопку Далее; определила расположение диаграммы на лист электронной таблицы, где находятся данные; нажала Готово.

    10. Форматирование диаграммы:  
- По оси Х установила шкалу от 1 до 12 с шагом 1; 
- Установила заливку области построения диаграммы "прозрачная"; 
- Переместила окно диаграммы на свободное место листа; 
- Растяните окно диаграммы до нужных размеров.

 

    

 
 

    11. На заключительном этапе:  
- Сохранила конечный вариант диаграммы вместе с книгой электронной таблицы на рабочем столе под своей фамилией, записала на внешний носитель; 
- В отчете превела таблицу исходных данных, предельный уровень товарооборота, результаты расчетов (аналитические, графические), формулы, выводы по работе.

 

    Вывод: овладела технологией создания и использования электронных таблиц; овладела технологией построения таблиц для регистрации данных и автоматизации расчетов показателей хозяйственной деятельности предприятия.

 
 
 

    Работа 4. Информационные системы  в среде MS Excel. Технология ввода, поиска и фильтрации данных  

    Цель: овладение технологией ввода записей в таблицу данных, технологии сортировки и поиска данных по определенным критериям, технологии преобразований и фильтрации данных в списке в среде MS Excel.

 

    Ход работы

 

    1. Запустила MS Excel. Изменила название рабочего листа на "Рыбалко ИС-4. Ввела заголовки столбцов таблицы данных. Для размещения заголовков включила режим переноса по словам: Формат → Ячейки → Выравнивание → флаг «переносит по словам».

    2. Непосредственно заполнила данным поля первой строки списка.

    3. Ввела исходные данные с помощью команды программы MS Excel Форма из меню Данные.

 
 

    4. Сортировка данных с помощью  команды Сортировка меню Данные. 
Один из простейших - сортировка - выполняется с помощью команды Данные → Сортировка. Программа автоматически распознает таблицу данных (когда активной является ячейка внутри списка) и открывает диалоговое окно Сортировка диапазона. Диалоговое окно позволяет выбрать очередность сортировки по столбцам и направление сортировки каждого из столбцов.

 

 
 

     5. Фильтрация таблицы данных для простых условий отбора. 
Для простых условий фильтрации данных воспользовалась командой Данные → Фильтр → Автофильтр. Если поместить курсор внутрь таблицы данных (список) и выполнить эту команду, то справа от заголовка каждого столбца появится кнопка со стрелкой вниз, с помощью которой можно выполнять различные команды фильтрации списка. Когда нужно отфильтровать данные только в некоторых столбцах, можно применить автофильтр только для них (надо, чтобы они были расположены рядом, создавали один диапазон ячеек). Перед выполнением команды Автофильтр нужно эти столбцы выделить.

 

 

     6. Дополнительная фильтрация таблицы данных для сложных условий отбора. 
При использовании расширенного фильтра задала условия отбора записей из списка (более двух наборы условий для одного столбца; условия, задаваемые с результатом вычисления по формуле и другие). В отличие от автофильтра, при расширенной фильтрации условия отбора строк списка вводятся в отдельный диапазон ячеек - вспомогательную таблицу-фильтр, где указываются некоторые из столбцов и строк таблицы данных. 
После выполнения команды Данные → Фильтр → Расширенный фильтр открывается диалоговое окно Расширенный фильтр, в котором установила диапазоны ячеек (с заголовками) для таблицы данных, таблицы-фильтра (содержит условия отбора) и результатов фильтрации и нажала кнопку ОК.

 

 

    7. Дополнительная фильтрация таблицы  данных с использованием вычислительных  критериев.  
- В ячейке J2 за пределами списка вычислила нужное значение (= СРЗНАЧ (F2;F4; F20));  
- В свободном ячейке за пределами списка ввела заголовок столбца «Условие 1», который не должен совпадать с любым заголовком таблицы данных, а ниже в ячейку J5 ввела условие вычисляемого критерия =$J$2<F4. При этом следует соблюдать правила: ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными, а ссылки на ячейки внутри списка - относительными; 
- В диалоговом окне Расширенный фильтр в поле Диапазон условий установила диапазон ячеек условий отбора по вычисляемым критерием ($ J $ 4: $ J $ 5).

 
 

 

     8. На заключительном этапе: 
- Сохранила лист с таблицей исходных данных и условиями отбора вместе с книгой электронной таблицы на рабочем столе под своей фамилией, записала на внешний носитель и распечатала; 

    Вывод: овладела технологией ввода записей в таблицу данных, технологии сортировки и поиска данных по определенным критериям, технологии преобразований и фильтрации данных в списке в среде MS Excel.

 
 
 

     Работа 5. Постановка и решение экономической задачи в среде MS Excel 

     Цель: овладение технологией постановки и компьютерного решения экономических задач, освоение в среде MS Excel технологии создания сводных таблиц, использование сводных таблиц для фильтрации, группировки и анализа данных.

 

Ход работы

 

    Создание  справочников средствами MS Excel

    1. Запустила MS Excel.

    2. Переименовала Лист1 в "Справочник поставщиков". В ячейку A1 ввела заголовок: Справочник поставщиков. Отформатировала заголовок. Отформатировала ячейки A2: D2 во введении длинных заголовков полей таблицы данных, включив режим переноса по словам: Формат → Ячейки → Выравнивание → флаг «переносить по словам». Ввела в ячейки A2: D2 заголовки полей справочника поставщиков: Код поставщика, Наименование поставщика, Адрес поставщика, Текущий счет. 
Организовала контроль вводимых в колонку Код поставщика: 
- Сделала ячейку A3 активной;  
- Выполнила команду Данные → Проверка ...;  
- На закладке Параметры установила условия проверки. Для этого выбрала Тип данных: Целое число; Значение: между; Минимум: 100; Максимум: 104. 
Скопировала ячейку A3 в ячейки по столбцу A, в которые будет вводиться код поставщика (A4: A7).  
Отформатировала ячейки D3: D7 для ввода числовых данных: Формат → Ячейки → закладка Число → Числовые форматы: Числовой → Число десятичных знаков: 0.

    Организовала проверку ввода данных в графу Текущий счет с выдачей сообщения об ошибке: Ограничение для текущего счета. Текущий счет может принимать значения 26000000000000 - 26009999999999. 
Ввела информацию в справочник поставщиков.  
Присвоила имя группе ячеек:  
- Выделила ячейки A3: D7;  
- Выполнила команду: Вставка → Имя → Присвоить ... → в окне Присвоение имени нажала кнопку Добавить (Код_постачальника) → нажала кнопку ОК.

 

 

    3. Переименовала Лист2 в "Справочник материалов". В ячейку A1 ввела заголовок: Справочник материалов. Отформатировала заголовок. Отформатировала ячейки A2: C2 под ввода длинных заголовков полей таблицы данных, включив режим переноса по словам. Ввела в ячейки A2: C2 заголовки полей справочника материалов: Код материала, Наименование материала, Единица измерения.  
Организовала контроль вводимых данных, в столбик Код материала с выдачей сообщения об ошибке.  
Ввела данные в справочник материалов.  
Присвоила имя группе ячеек:  
- Выделила ячейки A3: C7;  
- Выполнила команду: Вставка → Имя → Присвоить ... → в окне Присвоение имени нажала кнопку Добавить (Код_материалу) → нажала кнопку ОК.

 

    Создание  массива входной  информации и введение в него первичных документов