Организация позамашинной информационной базы: технология проектирования первичных документов

    Работа  1 Организация позамашинной информационной базы: технология проектирования первичных документов 

    Цель: усвоение и закрепление студентами методики проектирования первичных документов, создания и обработки первичных документов средствами MS Word. 

    Требования к знаниям, умениям и навыкам после выполнения заданий работы.

    После выполнения работы студент должен знать:  
- Состав информационного обеспечения автоматизированной информационной системы;  
- Структуру формы первичного документа;  
- Методику проектирования форм первичных документов.  
После выполнения работы студент должен уметь:  
- Создавать и обрабатывать первичные документы средствами MS Word;  
- Строить схемы инструментальными средствами MS Word.  
После выполнения работы студент должен владеть навыками:  
- Проектирование и анализа первичных документов. 

    Выполнение  работы

    1. Запустила MS Word;

    2. Сохранила новый документ (Файл → Сохранить как) на рабочем столе.  Имя файла: «Рыбалко Юлии ИС-1»;

    3. Определила гарнитуру и размер  шрифта, который будет использоваться для подавляющей части текста. Для этого командой Правка → Выделить все отметила весь документ, а командой Формат → Шрифт определила в диалоговом окне настройки шрифта.

    4. Установила параметры страницы. Для этого выполнила команду Файл → Параметры страницы и на закладке Размер бумаги установила размеры и ориентацию страницы (210 297 мм, Книжная). Вкладка Поля и установила необходимые размеры полей (по 2 см сверху, снизу, слева и справа) и расстояние верхней (нижней) границы страницы до границы верхнего (нижнего) колонтитула (принять стандартные).

    5. На горизонтальной линейке перетаскиванием маркеров мышью установила параметры абзаца (левую и правую границу абзаца, величину отступа).

    6. Ввела с клавиатуры содержание документа.

    7. Содержательная часть документа обычно представляется в виде таблицы. Для создания таблицы установила курсор в начало пустой строки и выполнила команду Таблица → Добавить → Таблица. В диалоговом окне конструктора таблиц задала количество строк и столбцов таблицы (все остальные ее параметры приняла стандартными).8. Далее определила ширину столбцов таблицы.

    8. Для этого воспользовалась маркерами границ столбцов на горизонтальной линейке, которые транспортировала мышью в надлежащие позиции.

    9. Следующий этап заключается в  форматировании шапки таблицы. Шапка таблицы состоит из нескольких ее верхних строчек. Для объединения некоторых ячеек шапки таблицы в одну выделила их мышью и выполнила команду Таблица → Объединить ячейки. В отдельных случаях ячейки нужно разделить на несколько частей, для этого воспользовалась командой Таблица → Разбить ячейки и определить количество новых строк и столбцов. 
Названия полей шапки чаще центрируются в ячейках как по горизонтали, так и по вертикали. Для этого воспользовалась командой Выравнивание в ячейке контекстного меню (контекстное меню появляется по правой кнопке мыши). Для центрирования значение в ячейке по горизонтали применила инструмент По центру, расположенный на панели Форматирование.

    10. Следующий этап заключается в  занесении в таблицу данных. Текстовые данные переменной длины выравняла на левую границу ячейки, текстовые данные фиксированной длины и даты - по центру, а числовые данные - на правую границу. Дробная часть чисел отделяется от целой запятой. 
При занесении данных часто возникает необходимость добавления (или вставки) новой строки. Для этого нужно установила мышью текстовый курсор на правую границу предыдущего (последнего) строки и нажала клавишу Enter.

    11. Некоторые поля таблицы являются  расчетными, т.е. зависят от других  полей этой же таблицы. Различают формульные зависимости между ячейками одной строки и итоги данных столбца. Для занесения в ячейки соответствующих формул воспользовалась командой Таблица → Формула. В результате на экране появится диалоговое окно конструктора формул. 
С помощью списка выбора Формат числа определила надлежащий формат представления числовых данных. Для стоимостных данных выбрала формат 0,00.

    Формулу для расчета данных занесла в этом окне в поле Формула.

    12. В последней колонке строки  таблицы с помощью списка выбора. Вставить функцию выбрала функцию PRODUCT и в поле Формула построила формулу  
= PRODUCT (LEFT).  
Эту формулу можно размножить на все ячейки последнего столбца таблицы. При этом копируется не только формулу, но и результат расчета. Для актуализации результатов воспользовалась командой Обновить поле  контекстного меню.

    13. Формула для построения итогов данных столбца выглядит следующим образом:  
= SUM (ABOVE)  
и правильно формируется самим конструктором.

    14. Чтобы показать коды полей (формулы) нажала Alt + F9. Для актуализации результатов всех расчетных полей таблицы выделила таблицу и нажала на функциональную клавишу F9.

    15. На этом этапе может потребовалось изменить ширину столбцов в соответствии с введенными данными.

    16. Следующий этап форматирования таблицы - проведение контурных линий вокруг таблицы и разделительных линий между ячейками. Для проведения линий воспользовалась инструментом Внешние границы, или командой Таблица → Свойства таблицы.

    17. С помощью команды Вставка → Номера страниц пронумеровала все страницы документа.

    18. Поскольку таблица может занимать более одной страницы, предусмотрела расположение шапки в начале каждой последующей страницы таблицы. Для этого выделила шапку таблицы и выполнила команду Таблица → Свойства таблицы. На странице Строка диалогового окна конструктора свойств таблицы нашла и поставила флажок "повторят как заголовок на каждой странице".

    19. После завершения формирования документа записала его конечный вариант на внешний носитель и распечатала в двух вариантах:

    1) с данными,

    2) с кодами полей. 
Перед выводом на печать документа с кодами полей убедилась, что установлен флажок Коды полей на закладке Сервис → Параметры → Печать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

НАКЛАДНАЯ №___100

от «_10_»__дкабря______2011_г.

От кого__ООО «Алиса»________________________________________ Кому___ЧП «БелаМода»_______________________________________

Основание____поставка комплектующих и запчастей_______________

 

Код формы ПД 20

Дата отгрузки «_10_»___декабя_____2011_г. 

Получатель_____товаровед______   _____________   __________________

                                должность                 подпись           расшифровка подписи 
 

    Дополнительное  задание 1

1. Включила панель  инструментов Рисование. 
2. На панели Рисование включила отображение сетки: Действия → Сетка. В диалоговом окне Привязка к сетке установила: 
- Флажок привязи к сетке; 
- Шаг сетки 0,32 см; 
- Флажок Отображать линии сетки на экране (По вертикали и по горизонтали); 
- Нажала ОК. 
3. Используя соответствующие Автофигуры (Надпись, Стрелка, Линия) построила схему "Структура информационного обеспечения АИС" , используя: 
- Шрифт для надписей Time New Roman; 
- Тип линии для стрелок и линий - 1,5 пт; 
4. Сгруппировала объекты рисунка: 
- Включила режим Выбор объектов; 
- Мышью выделила область расположения объектов рисунка; 
- Выполнила Действия → Группировать.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1.1 Стуктура інформаційного забезпечення АІС

    Вывод: усвоила и закрепила методику проектирования первичных документов, создания и обработки первичных документов средствами MS Word. 
 

    Работа 2. Организация позамашиннои информационной базы: технология проектирования исходных информационных сообщений 

    Цель: усвоение и закрепление студентами методики проектирования и технологии построения исходных информационных сообщений, создание и заполнение эскизов форм выходных документов средствами MS Word. 
Требования к знаниям, умениям и навыкам после выполнения заданий работы.

    После выполнения работы студент должен знать:  
- Требования к формам исходной информации информационной системы; 
- Структуру формы исходного сообщения информационной системы; 
- Методику проектирования форм исходной информации. 
После выполнения работы студент должен уметь:  
- Создавать и заполнять эскизы форм выходных документов средствами MS Word. 
После выполнения работы студент должен владеть навыками: 
- Проектирование исходящих документов. 

    Ход работы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Дата  создания: «26» декабря 2011года                                                       ФЗ 010

 
Прогноз спроса на 2012 год 

Рознично торговое предприятие: «»

Период: с 21 декабря 2009 года по 21 декабря 2012 года