OLAP-технологии - дополнение MRP/ERP для получения знаний из данных

 

В рамках декомпозиции системы на рис. 3 представлена диаграмма деятельности одного из ключевых подразделений компании – инженерно-технического центра -  разных компаниях оно может иметь другие названия. Но в целом, диаграмма на рис. 3 достаточно полно описывает процесс сборки компьютеров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3 Деятельность инженерно-технического центра компании

 

Бизнес-процесс 1

Вход:

1.Заказы на сборку

Управление:

4. Производственные возможности

5. Нормативные документы, инструкции, приказы и распоряжения

Механизм:

12. Система автоматизации

13. Персонал

Выход:

6. План сборки

 

Бизнес-процесс 2

Вход:

6. План сборки

3. Комплектующие и материалы

2. Техническая информация  от поставщиков

Управление:

4. Производственные возможности

5. Нормативные документы,  инструкции, приказы и распоряжения

Механизм:

12. Система автоматизации

13. Персонал

14. Оборудование

Выход:

7. Заказ комплектующих

8. Возврат бракованных комплектующих

9. Компьютеры на тестирование

 

Бизнес-процесс 3

Вход:

2. Техническая информация  от поставщиков

9. Компьютеры на тестирование

Управление:

5. Нормативные документы,  инструкции, приказы и распоряжения

Механизм:

12. Система автоматизации

13. Персонал

14. Оборудование

Выход:

7. Заказ комплектующих

8.Возврат бракованных деталей

10. Готовые компьютеры

11. Сопроводительная документация

Возможна  дальнейшая детализация в рамках конкретного проекта и исходя из необходимости.

В виду ограниченности объема работы глоссарий  не представлен, однако значения терминов совпадает в многочисленной литературе, описывающей IDEF0.

2. OLAP-технологии - дополнение MRP/ERP для получения знаний  из данных

 2.1. Основные этапы развития информационных систем

Первыми программными продуктами, в той или иной степени  автоматизирующими бизнес-операции были так называемые Автоматизированные Рабочие Места (АРМ). Само по себе, появление АРМов бухгалтерского учета, учета материальных запасов и др. было революцией по отношению к самому первому этапу компьютеризации - отдельным программам и библиотекам программ.

Следующая ступень  эволюции – интеграция разрозненных АРМов в единые комплексные системы. Результаты таких объединений были названы MRP (Material Requirements Planning) поскольку в компьютерных технологиях западный мир был и остается впереди планеты всей, то и аббревиатуры, именующие очередную эволюционную ступень развития компьютерных систем, употребляются только англоязычные. MRP – это система позволяющая планировать потребности предприятия в ресурсах и контролировать поступление необходимых комплектующих и выполнение заказов в установленный срок. Естественно, развитие систем управления на этом не остановилось, и в 90-х годах на мировой арене все большую популярность стали завоевывать приложения ERP-класса. В основу идеологии ERP (Enterprise Resource Planning) заложено более широкое представление о ресурсах предприятия: и материальные потоки, и денежные средства, и труд рабочих. Т.е. все то, что предприятие потребляет и чем оперирует для достижения своей главной цели – получения прибыли. ERP-приложения это очень мощные продукты, лучшие представители которых охватывают практически все сферы деятельности предприятий. Перечень модулей и функций таких приложений впечатляет своим охватом: здесь и бухгалтерский учет, и маркетинг, и разные виды производства, и финансовые операции, и управление цепочками поставок и т.д. и т.п. Однако внимательный анализ их использования приводит к следующим выводам:

1. Внедрение ERP-приложений занимает очень много времени и обходится достаточно дорого
2. Одно эксплуатируемое ERP-приложение в большинстве случаев не охватывает полностью все участки предприятия
3. Имеющихся в ERP-приложениях аналитических средств не достаточно для того, чтобы обрабатывать накапливаемую информацию.

Безусловно, предприятие, внедрившее у себя ERP-систему, имеет конкурентное преимущество перед  теми, у кого до сих пор используются разрозненные и не связанные между  собой АРМы. Но независимые исследователи, консультанты и сами пользователи корпоративных  систем все чаще стали констатировать, что в результате внедрения ERP-систем высшее руководство (топ-менеджмент) по-прежнему оказываются “за бортом автоматизации”. После внедрения Системы Директор предприятия продолжает пользоваться бумажными отчетами, целиком и  полностью полагаясь на тех, кто  ему эти отчеты подготовил, не имея никакой возможности самостоятельно работать с корпоративными данными. Новая Система, как и ее “бумажная” предшественница, по-прежнему остается системой “в себе”, учетной программой с явными признаками “лоскутной”  автоматизации, удовлетворяющей только рядовых сотрудников и начальников  отделов, но не управленцев.

2.2. OLAP

Практически параллельно с развитием ERP, развивались  приложения, предназначенные для  анализа и обработки информации в реальном режиме времени (OLAP-системы). Расшифруем: OLAP - это Online Analytical Processing, т. е. оперативный анализ данных.

Такие системы  обладают гибкостью представления  и обработки данных. Интуитивно, пользователи-аналитики потянулись именно к тем приложениям, структура  которых наиболее полно соответствует  представлению человека о природе  информации.

 

Считается, что  любая OLAP-система состоит из многомерных OLAP-кубов. Решающим плюсом OLAPа становится предоставление пользователю возможности самостоятельной интерактивной работы с отчетами. Т.е. пользователь сам для себя подбирает комбинацию измерений, мгновенно получая результат сначала на экране компьютера, а затем и в печатном виде. С момента внедрения в организации подобного инструмента происходит стремительное снижение потребностей пользователей в услугах служб автоматизации. Ведь уже не нужно никому заказывать необходимый отчет, можно сделать этот отчет самому. Тут то и проявляется еще одно колоссальное преимущество OLAP-систем по сравнению с ERP. Независимость от внутренней службы автоматизации гораздо быстрее удовлетворяет руководство компании аналитическими возможностями Информационной Системы. Менеджмент предприятия получает возможность получения корпоративной информации непосредственно из системы, становясь менее зависимым от тех, кто раньше ему эту информацию готовил и как результат, менеджерский состав оказывается непосредственно вовлеченным в развитие информационных технологий своего предприятия. Стоит ли говорить, что участие руководства (принцип первого руководителя!) в процессе построения информационной системы является решающим фактором успеха любого проекта автоматизации!

Примечательно, что появление  бухгалтерских программ не облегчило  процесс генерации знаменитых “шахматок” ( таблиц, в которых строками и столбцами являются бухгалтерские счета). Внешняя простота такого отчета оборачивалась колоссальной трудоемкостью программирования при условии, что количество строк и колонок отчета оказывалось не лимитированным. Такой подход к построению базы данных становился очень требовательным к мощности компьютеров.

2.3. OLAP и ERP - интеграция взамен конкуренции

Со временем OLAP-системы стали реальной угрозой  рынку ERP. Заказчик зачастую предпочитал  покупать аналитические приложения в качестве интеграционного инструмента  для своей “лоскутной” автоматизации. Почувствовав опасную тенденцию, большинство  производителей ERP-систем на сегодняшний  день либо разработали свои собственные OLAP-приложения, либо тесно интегрировались с зарекомендовавшими себя производителями OLAP-ов.

Казалось  бы, ответ на вопрос “Из каких компонент должна состоять полноценная Информационная Система Управления Предприятием?” достаточно очевиден. ERP и OLAP. Однако есть и здесь одно “но”. Как известно, три классические фазы управления – Планирование, Учет и Управление (control) – в bysiness-задачах пересекаются настолько тесно, что становится трудно отделить одно от другого. Следовательно, полноценная автоматизация таких задач с помощью только средств учета или только средств анализа невозможна.

Многие финансовые аналитики для решения своих  задач используют широко известный Excel. Однако эта популярная программа годится для одного пользователя. И то, если этот пользователь достаточно искушен в вопросах связи Excel с внешними приложениями.

В нашем же случае речь идет о слаженном взаимодействии целой группы сотрудников финансовых служб и линейных служб, каждый из которых имеет свои собственные полномочия по работе. Получается, что для комплексной автоматизации функций планирования, учета и управления необходимо иметь использовать такое Приложение, которое обладает эргономичностью популярных электронных таблиц, “транзакционностью” ERP-систем и аналитической мощью OLAP.

Бюджетирование, как процесс постановки, детализации  и согласования бизнес-целей предприятия, так же нуждается в механизме, объединяющем усилия большого количества пользователей в рамках единого информационного пространства. Ведь в ходе составления бюджета фазы планирования (централизованная публикация бюджетных планов), учета (ввод детальной информации по бюджетам на местах) и контроля (анализ фактического исполнения регламента составления бюджета) неминуемо пересекаются между собой за счет итеративного характера самого процесса бюджетирования. Вместе с тем, бюджетирование в целом представляет собой часть одной фазы управления – планирования.

2.4. BPM

Многие OLAP-производители, осознав необходимость в приложениях  такого рода, начали создавать версии, специализированные для автоматизации  управленческих задач бюджетирования, финансового планирования, анализа  и контроля. В этой гонке на лидирующие позиции удавалось выходить в  основном тем, кто стал разрабатывать  и продвигать приложения полностью  специализированные под решение  управленческих задач.

Международная компания IDC, специализирующаяся на независимом  мониторинге рынка программного обеспечения, объединила такие приложения в новое семейство – BPM (Business Performance Management, т.е. Управление Эффективностью Бизнеса). BPM-системы позволяют связывать воедино такие понятия как назначение (mission) компании, стратегия развития, цели, долгосрочные планы, среднесрочные перспективы и конкретные бюджеты на ближайший период. В рамках подобной среды сотрудничества топ-менеджеры могут публиковать черновую версию бюджетов для линейных менеджеров (начальников отделов). Последние начинают дополнять эти цифры своим представлением: могут ли они выполнить эти цели, какие ресурсы им для этого нужны. Система позволяет им видеть и использовать в своей работе отчетность смежных подразделений: на основе планов поставок сырья, оценивать свои возможности по объемам производства и т.п. Далее, откорректированные и дополненные на нижнем уровне цифры агрегируются вновь до общекорпоративного уровня. Весь этот процесс “двунаправленного” планирования бюджета (основы бизнеса любой компании) итеративно повторяется до тех пор, пока не будет составлен наиболее “реальный” бюджет.

Стоит ли говорить, что благодаря единой среде сотрудничества, каждый работник начинает более четко  осознавать свою роль в процессе управления организацией. Достоверность бюджета  повышается за счет вовлечения рядовых  исполнителей в процесс его составления.

Разумеется, построение такой системы не возможно без мощнейшего механизма консолидации финансовых и количественных данных. Консолидация в огромной разветвленной  структуре – очень трудно контролируемый процесс. Зачастую, данные агрегированного  баланса нуждаются в обратном анализе. Когда возникает необходимость  проследить весь процесс “рождения” конкретной цифры, помогает “аудиторский протокол”.

Что еще дают своим пользователям BPM-приложения? Уважающий себя финансовый менеджер на очередной бюджетный период, составляет помимо основного, пару-тройку бюджетов “про запас”: на случай отрицательного или “не запланировано положительного”  развития событий. В кризисный момент требуется без промедления перевести  организацию на “аварийный бюджет”. При этом времени на пересмотр, согласование и опубликование всех статей бюджета в разрезе всех центров затрат, естественно, нет. Специализированные компьютерные системы класса BPM позволяют вести несколько версий бюджета или финансового плана организации и, при необходимости, оперативно переключать все структурные подразделения на новую версию.

BPM-приложения  повернулись лицом к руководству  компаний. Топ-менеджеры, работающие с BPM, теперь могли самостоятельно настраивать систему под свои нужды, не обращаясь к специалистам отдела автоматизации. Ведь не каждый топ-менеджер захочет допустить к “святая святых” своей работы – стратегическим планам, структуре доходов, “второй бухгалтерии” и т.д.

Аналитическая функциональность BPM-приложений обеспечивает возможность составления отчетности оперативно: любой элемент существующих измерений можно с помощью мыши положить в аналитическое окно и прямо на экране создать свой “куб” данных. Так называемые “контрольные агенты” BPM вовремя обнаруживают отклонения фактических показателей от их плановых величин и оповещают об этом. Сбывается мечта любого директора, когда можно придя с утра на работу, включить компьютер и увидеть там сразу же все "болевые точки" предприятия, сфокусировать свое внимание на тех местах, где возникли отклонения. А если менеджер уже сработался с системой, то она ему сможет предложить даже некоторые возможные варианты решения возникших проблем.

2.5. Интеграции специализированных программных приложений

На рис. 4 представлена диаграмма интеграции специализированных программных приложений, позволяющая примерно оценить применимость тех или иных классов приложений в зависимости от размера предприятия. Горизонтальная ось “Размер предприятия” может быть выражена в объемах продаж, рыночной стоимости или, скажем, количестве персонала. Она не содержит градаций, так как диаграмма призвана изобразить качественную тенденцию роста, а не конкретные его показатели. Со столь же высокой степенью условности выделены следующие классы приложений:

Рис. 4 Применимость классов приложений в зависимости  от размера предприятия

• АРМ (автоматизированные рабочие места) – автоматизированные рабочие места. В данном контексте могут представлять собой более-менее комплексную систему, состоящую или из отдельных “доморощенных” подсистем, или из какого-то стержневого приложения низшего по отношению к ERP класса, или даже из электронных таблиц Excel. Для малых предприятий, где все управление финансами осуществляется одним-двумя специалистами, один из которых главный бухгалтер, зачастую вполне достаточно скомбинировать приложение класса “1С” с электронными таблицами для покрытия практически всех управленческих задач. Процессы или бюджетного планирования на таких предприятиях обычно производятся генеральным директором в электронных таблицах.
• ERP (enterprise resource planning) – информационная система управления ресурсами предприятия. В системах такого класса ведется операционный (управленческий) и бухгалтерский учет, осуществляются функции производственного планирования и планирования поставок. Среди наиболее известных западных систем подобного класса представленных в России можно назвать Axapta, Baan, J.D. Edwards, R/3.
• BPM (Business Performance Management) – информационная система, предназначенная для автоматизации процессов управленческого планирования и контроля – тех самых “стыковых” задач. Ориентированное на решение задач финансового управления, такое приложение является, по сути, OLAP-системой с характеристиками ERP (возможность многопользовательского ввода информации, поддержка исполнения бизнес-процессов, потоков работ и регламентов). Наиболее известные западные системы подобного, представленные у нас, это Comshare MPC, e.Planning, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer.
• OLAP – средство аналитической обработки данных в реальном режиме времени. В отличие от BPM, OLAP-приложения не “заточены” ни на какие конкретные задачи, хотя некоторые формы встроенной бизнес-логики (готовые аналитические отчеты, перечень бизнес-объектов и т.п.) в этих приложениях иногда присутствует. Для того чтобы охарактеризовать данный класс систем, а не в целях обзора рынка, можно так же привести несколько названий: BusinessObjects, Essbase, Oracle Express, SAS и многие другие.