Облачные технологии

PayDox — система управления корпоративными документами нового поколения. Ее возможности с уклоном в общекорпоративные функции (расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета) превосходят возможности обычных систем документооборота, а эксплуатация и поддержка системы на порядок проще и удобнее. Система ориентирована на работу с платежными документами — ведение и учет платежных документов, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях. Администраторы системы и продвинутые пользователи смогут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов.

Система разработана полностью на интернет-технологиях. Возможно использование системы как через закрытую от доступа извне локальную сеть компании, так и через Интернет для организации единой корпоративной системы документооборота между территориально удаленными подразделениями компании. Система интегрирована с MS Office — данные из карточек документов автоматически «на лету» подставляются в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word или MS Excel. Работа с документами для пользователей кардинально упрощается – это привычные для пользователя файлы MS Word или MS Excel, которые он сам (или администратор системы) добавляет в систему и при необходимости изменяет их (например, в соответствии с меняющимися требованиями налоговой отчетности), а система в момент вызова документа вставляет в них актуальные данные. Гибкость и настраиваемость максимальные — документы, с одной стороны, можно получать в привычном формате MS Word или MS Excel и редактировать, с другой стороны, данные, содержащиеся в документах, лежат в базе данных системы и участвуют в контрольно– учетных функциях. Ссылки на относящиеся к пользователю документы приходят через e-mail уведомления, и каждый пользователь на своем компьютере может держать список e-mail'ов со ссылками на нужные ему документы, на которые нужно только «кликнуть», чтобы получить нужный документ. Сами документы находятся на сервере, а не на компьютерах пользователей, что существенно повышает безопасность. Необходимые для работы документы могут быть загружены из системы на компьютер пользователя. Система не требует установки на компьютер пользователя никакого специального программного обеспечения — пользователи работают с системой через обычный Internet браузер.

2.3 Настройка на любые типы документов

Система может быть настроена на различные типы документов — карточка документа создается в зависимости от количества и типов используемых в документе информационных полей.

Выгрузка настроек на типы документов в файл и загрузка настроек из файла 
Настройки на типы используемых документов и спецификаций могут быть выгружены во внешние текстовые файлы, и соответственно, могут быть загружены из внешних текстовых файлов. Таким образом разные инсталляции системы могут обмениваться между собой настройками на документы и спецификации. Если некоторые типы документов перестают использоваться, то настройки на них могут быть выгружены, а сами типы документов удалены из системы. В дальнейшем при появлении необходимости использования этих типов документов настройки на них могут быть загружены извне. Поставляемая версия системы также содержит набор настроек на часто используемые типы документов.

2.4 Контроль исполнения поручений и контрактов. Контроль платежей

Сотрудники, контролирующие исполнение документов, либо являющиеся исполнителями по документам, автоматически получают информацию о наступлении сроков исполнения документов и о неисполненных документах.

Для финансовых и платежных документов ведется учет баланса платежей по документу, позволяющий получать оперативную информацию о состоянии дел по данным финансовым и платежным документам.

2.5 Контроль движения товаров и материалов и складской учет

Для документов материально-технического учета создаются отчеты, позволяющие осуществлять материальный учет и контроль движения товаров и материалов по всей номенклатуре единиц материального учета предприятия. Для сложных составных изделий система позволяет вести спецификации состава изделий. При подготовке учетных документов система может автоматически рассчитывать спецификации на комплектующие для сложных составных изделий. Система настраивается на ведение справочников номенклатуры изделий. Такие справочники могут содержать сотни тысяч возможных наименований и кодов изделий. При формировании учетных документов система позволяет удобным образом использовать справочники номенклатуры изделий для ввода информации и производить быстрый поиск необходимой информации в справочниках. Расчет и ведение остатков изделий на складе ведется за текущий и прошлый год помесячно, при необходимости ведение остатков может производиться за любое число лет. Архитектура системы позволяет вести централизованный складской учет для произвольного количества складов и получать отчеты о движении товаров и материалов и остатках на складах в режиме реального времени.

Планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов 
Новые создающиеся в системе документы имеют статус «на стадии разработки», что позволяет не учитывать их вместе с уже действующими документами, а создавать по таким документам отдельные отчеты, позволяющие спланировать бюджет предприятия будущих периодов и оценить влияние разрабатываемых документов на бюджеты будущих периодов.

2.6 Визирование и утверждение документов

Электронные формы документов могут быть просмотрены, завизированы и утверждены. Если электронная форма документа была изменена после визирования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

Маршрутизация при согласовании и визировании документов. При указании списка визирующих можно задать порядок визирования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное визирование, при котором пользователи могут просматривать и визировать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное визирование, при котором пользователи могут визировать документ только в определенной последовательности. Обе этих возможности могут комбинироваться [9].

2.7 Контроль версий документов. Архивация документов

Система позволяет хранить практически произвольное количество версий документа вместе с текстовыми комментариями для каждой версии. Любая версия документа может быть получена на компьютер пользователя простым нажатием на соответствующую ссылку. В качестве версий документа могут быть как графические файлы образов документа, так и файлы MS Word, MS Excel или файлы любых других форматов, например музыкальные или видео-файлы.

Система имеет отдельную базу данных для документов, списываемых в архив. Операция списания документов является групповой и доступна системному администратору. Критерии для документов, списываемых в архив, настраиваются при установке системы и могут быть впоследствии изменены. При необходимости нужный документ может быть восстановлен из архива в основную базу данных.

2.8 Ведение всей истории работы с документами.

Система позволяет вести всю историю документа, чтобы в будущем при необходимости восстановить весь ход событий, связанных с данным документом. Такая возможность обеспечивает независимость корпоративных знаний от конкретных сотрудников. Если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. В PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веблогов). В карточке каждого документа можно создавать блог-комментарии, позволяющие представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе электронного документооборота предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе электронного документооборота предприятия. Записи блогов различных документов доступны также в on– line мониторе PayDox Monitor, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия – подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. – любой блог-комментарий сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота [10].

2.9 Контроль работы сотрудников с документами, исполнения документов и поручений.

Система записывает информацию о действиях пользователей с документами в системный журнал. Это позволяет контролировать всю работу сотрудников с документами.

Система позволяет осуществлять контроль исполнения поручений и документов с наступающими сроками исполнения.

Система имеет несколько уровней доступа сотрудников к документам. Разграничивается также доступ на чтение и исправление или удаление документов и справочников. Еще одной важной особенностью системы является возможность разделения всех корпоративных документов на два класса – официальные (отчетные) документы и внутренние (управленческие). К документам внутреннего управленческого учета сотрудники должны иметь специальный допуск. Для обеспечения сохранности и безопасности база данных документов внутреннего управленческого учета может располагаться на отдельном носителе – например, съемном жестком диске.

Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов 
Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов по спискам пользователей и контактных лиц предприятий – деловых партнеров – это удобная возможность адресной рассылки извещений, прайс-листов, коммерческих предложений, поздравлений и других материалов. Система автоматически подставит в распечатываемые или рассылаемые по e-mail материалы имя и отчество адресата, его адрес и другие необходимые атрибуты.

2.10 PayDox E-mail Клиент

PayDox E-Mail Клиент – функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера.

PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту.

Данная функциональность включает в себя возможность согласовывать документы, добавлять свои комментарии в карточки документов, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.

Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты.

Календарное планирование. Структурировать информацию из других корпоративных приложений, представляя ее в виде документов PayDox в разных разрезах:

• добавлять к информации из других корпоративных приложений любую дополнительную информацию (комментарии, пояснения, список сотрудников, которым предназначена информация и т.п.);

• формировать необходимую отчетность – данные из нескольких корпоративных приложений могут быть объединены в один отчет, формируемый системой в режиме реального времени;

• предоставлять унифицированный удаленный доступ к информации, находящейся в разрозненных локальных корпоративных приложениях;

Данные из внешнего источника можно либо разрешить редактировать либо запретить редактировать и только просматривать и использовать при формировании отчетности. Внешние источники данных можно также использовать в качестве справочников при подготовке документов.

Эти возможности позволяют использовать PayDox как корпоративный портал, интегрирующий всю корпоративную информацию и предоставляющий единый унифицированный интерфейс для доступа к корпоративной информации.

Управление бизнес процессами. Система позволяет осуществлять управление бизнес процессами предприятия.  Проекты или документы, содержащие набор подчиненных документов и задач, могут объединяться в бизнес процессы. Исполнение длительных договоров, обработка заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, любые виды деятельности, требующие координации работ сотрудников и оформления набора документов, могут быть представлены как бизнес-процесс. Под бизнес-процессом в системе понимается последовательность этапов, состоящих из документов и задач. Этапы выполняются последовательно. Задачи и документы в рамках одного этапа могут выполняться (обрабатываться) параллельно. Пользователи могут видеть текущее состояние исполнения всех документов и задач бизнес-процесса, к которым они имеют доступ. Задачи и документы, для которых еще не наступила очередь выполнения, считаются неактивными. Неактивные этапы бизнес-процесса выделяются серым цветом, они видны пользователям, имеющим право доступа, но работа с ними не ведется. Неактивный этап бизнес-процесса автоматически становится активным, когда выполнен предшествующий этап. Всем сотрудникам, участвующим в выполнении активного этапа бизнес-процесса система отправляет e-mail уведомления о необходимости начать работу с задачами и документами.

PayDox предоставляет возможность программных настроек управления бизнес– процессами. С помощью данных программных настроек можно управлять исполнением произвольных длящихся документов – договоров, проектов, а также любых процедур, требующих контроля за исполнением перечня работ, документов и исполнителей.

Программные настройки позволяют:

• проверять текущий статус этапа бизнес процесса – активный, неактивный, исполненный, неисполненный, отмененный;