Использование внешних данных

Многие текстовые  процессоры в качестве разделителя  полей используют символы табуляции. Символ табуляции применяется также  при преобразовании обычного текста в таблицу в качестве разделителя  ячеек. В текстовых файлах с разделением  полей символами табуляции редко  используется выделение текстовых  значений кавычками. Access 2002 при экспорте данных в текстовые файлы, в которых  в качестве разделителя выступает  символ табуляции, заключает текстовые  значения в кавычки, чтобы символы  новой строки, которые могут содержаться  в текстовых полях, не воспринимались как разделители записей. Тем  не менее не рекомендуется включать символы новой строки в текстовые  поля.

Рис. 3.25. Текстовый файл в формате SDF открыт в приложении "Блокнот"

Импорт и присоединение  документов HTML и данных с Web-узлов

Access 2002 позволяет импортировать  и присоединять таблицы из  документов HTML. Для этого используется  Мастер импорта (присоединения) HTML, который очень похож на Мастер  импорта (присоединения) электронных  таблиц. Чтобы присоединить таблицу  из документа HTML, необходимо:

1. Открыть базу данных, к которой требуется присоединить таблицу, после чего активизировать окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
2. Выбрать команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link) илиФайл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появятся диалоговые окна Связь(Link) или Импорт (Import).
3. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна нужно выделить элементДокументы HTML (HTML Files), открыть папку, содержащую документ HTML, который требуется импортировать, и выделить его. Нажать кнопки Связь (Link) или Импорт (Import). Появится первое диалоговое окно мастера (рис. 3.26).

Замечание

Access 2002 позволяет  также присоединять и импортировать  документы HTML, которые находятся  на удаленных FTP- и HTTP-серверах. Для этого требуется в поле  Имя файла (File Name) диалоговых окон  Связь (Link) или Иморт (Import) указать  интернет-адрес нужного файла,  Правда это присоединение не  является столь полноценным, как  у других типов файлов. В процессе  присоединения удаленного файла  HTML создается его локальная копия,  которая является необновляемой.  Таким образом, доступ к удаленному  файлу получается только на  чтение.

Рис. 3.26. Первое диалоговое окно Мастера присоединения документов HTML

4. Если первая строка таблицы содержит заголовки столбцов, их можно использовать в качестве имен полей. Для этого необходимо установить флажок Первая строка содержит заголовки столбцов(First Row Contains Column Headings). В нашем примере заголовков столбцов не было, поэтому флажок не установлен. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу мастера.
5. При импорте данных из документа HTML можно либо создавать новую таблицу Access, либо добавлять данные в существующую таблицу, поэтому далее выводится диалоговое окно, аналогичное представленному на рис. 3.19, в котором и нужно определить, где вы будете сохранять импортируемые данные. При присоединении страницы HTML этот шаг пропускается.
6. В следующем диалоговом окне мастера можно описать каждое поле импорта: имя поля, тип данных. Индексироваться поля в данном случае не могут (рис. 3.27).
7. При импорте данных из документа HTML на следующем шаге Мастер импорта документов HTML запрашивает указания о том, какое поле можно считать ключевым для новой таблицы.

Замечание

При присоединении  таблицы этот шаг пропускается, ключевое поле не определяется и присоединенная таблица из документа HTML будет доступна только в режиме чтения.

8. В последнем диалоговом окне нужно указать имя таблицы Access.

Рис. 3.27. Второе диалоговое окно Мастера присоединения документов HTML

Гиперссылки, которые могут  содержаться в файле HTML, преобразуются  по умолчанию в поля типаГиперссылка, но только в том случае, если они определены тэгом

<А HREF>

Если в таблице содержатся вложенные рисунки в формате GIF или JREG, они будут игнорироваться.

Импорт данных из документов и схем XML

Access 2002 обеспечивает возможность  импорта данных в формате XML — новом стандарте обмена данными  между приложениями. Процедура импорта  таблицы из документа XML аналогична  процедуре импорта данных из  таблиц Access, т. е. вы можете импортировать:

• только структуру таблицы;
• таблицу вместе с данными;
• только данные, которые добавляются в уже существующую таблицу.

Чтобы выполнить импорт таблиц из файла XML, нужно:

1. Открыть базу данных, в которую требуется импортировать данные. Активизировать окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши. Выбрать команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import).
2. В диалоговом окне Импорт (Import) выбрать в раскрывающемся списке Тип файла (Files of Туре) элемент Документы XML (XML Documents).
3. В поле Папка (Look in) выбрать папку, содержащую документ HTML, который нужно импортировать, и выделить его в списке. Нажать кнопку Импорт (Import).
4. Появится первое диалоговое окно Импорт XML (Import XML) (рис. 3.28), в котором будет отображен список таблиц, содержащихся в выбранном файле XML. Импортироваться будут все перечисленные таблицы, вы не можете выбрать в этом списке одну или несколько таблиц. По умолчанию выполняется экспорт таблицы вместе с данными. Если же вы хотите импортировать только структуру таблицы или добавить данные из файла XML в уже существующую таблицу, нажмите кнопку Параметры (Options). В нижней части окна появится группа переключателей, в которой необходимо выбрать требующийся вариант. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.28. Диалоговое окно импорта документа XML

Access 2002 выполняет импорт  данных и, как всегда, информацию  о записях, в которых обнаружены  ошибки, сохраняет в таблице Ошибки импорта (Import Error). (Подробнее о работе с документами XML см. гл. 12.)

Импорт и присоединение  данных из адресных книг и папок Exchange

Access 2000 позволяет также  импортировать данные из адресных  книг Microsoft Outlook и папок Microsoft Exchange или присоединять эти книги  и папки в виде таблицы Access. Чтобы выполнить импорт данных  из адресной книги Outlook, необходимо:

1. Открыть базу данных, в которую нужно импортировать данные. Активизировать окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши. Выбрать команду Файл, Внешние данные, Импорт(File, Get External Data, Import).
2. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Импорт нужно выделить элемент Exchange(). После этого будет запущен соответствующий мастер и откроется диалоговое окно, содержащее список адресных книг и папок Exchange, если вы используете Exchange как систему электронной почты (рис. 3.29). Раскройте список адресных книг и выберите в нем нужную книгу или папку и нажмите кнопку Далее.

Рис. 3.29. Первое диалоговое окно Мастера импорта из Exchange/Outlook

Рис. 3.30. Второе диалоговое окно Мастера импорта из Exchange/Outlook

3. Последовательность диалоговых окон Мастера импорта из Exchange/Outlook аналогична той последовательности, которая выдается Мастером импорта электронных таблиц. В следующем диалоговом окне необходимо установить переключатель, указывающий, где нужно сохранить импортируемые данные (рис. 3.30). Нажмите кнопку Далее.

Рис. 3.31. Третье диалоговое окно Мастера импорта из Exchange/Outlook

Рис. 3.32. Четвертое диалоговое окно Мастера импорта из Exchange/Outlook

4. Теперь можно описать каждое поле адресной книги, которое нужно импортировать. Мы в примере изменили имя первого поля (рис. 3.31). Нажмите кнопку Далее.
5. В четвертом диалоговом окне нужно определить ключевое поле (рис. 3.32). В данном случае лучше выбрать переключатель автоматически создать ключ. Нажмите кнопку Далее.
6. В последнем диалоговом окне требуется только определить имя новой таблицы и нажать кнопкуГотово (Finish).

Откройте получившуюся таблицу (в нашем случае, "Контакты"). Она будет выглядеть так, как  показано на рис. 3.33.

Рис. 3.33. Импортированные данные из папки "Контакты" Outlook

Рис. 3.34. Выбор папки Exchange

Присоединение адресных книг и папок Exchange выполняется аналогично:

1. Открыть базу данных, к которой нужно присоединить адресную книгу или папку Exchange. Активизировать окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши, и выбрать командуФайл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link Tables)
2. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Связь нужно выделить элемент Exchange. Появляется диалоговое окно мастера, которое выглядит так же, как при импорте из адресной книги (см. рис. 3.29). Выберите нужную папку Exchange (рис. 3.34) и нажмите кнопку Далее. В примере мы выбрали папку "Контакты".
3. Сразу появится последнее диалоговое окно мастера, в которое необходимо ввести имя присоединенной таблицы.

После завершения операции присоединенная папка будет выглядеть так, как  это показано на рис. 3.35.

Рис. 3.35. Присоединенные файлы разных форматов

Обновление связей с присоединенными  таблицами

При присоединении таблиц любых форматов Access 2002 сохраняет  информацию о расположении и структуре  внешних файлов. Если изменить местоположение или имя файла, то Access 2002 не сможет найти нужную таблицу и появится сообщение об ошибке (рис. 3.36).

В этом случае связь нужно  обновить. То же самое необходимо сделать, если структура внешней таблицы  была изменена, например, было добавлено  поле или изменился тип данных какого-нибудь поля.

Рис. 3.36. Сообщение об отсутствии внешней таблицы

Обновить связь с таблицей можно двумя способами.

• Первый способ состоит в том, что нужно просто удалить присоединенную таблицу из базы данных, а потом присоединить вновь. При этом не беспокойтесь — удаляя таблицу из окна базы данных, вы просто удаляете связь с таблицей, сама же таблица не стирается.

Замечание

В Access 2002 вы можете легко  проверить, в каком файле лежит  присоединенная таблица. Для этого  достаточно навести указатель мыши на таблицу, и вы увидите всплывающую  подсказку, в которой указан тип  файла и полный путь к нему (рис. 3.37).

Рис. 3.37. Всплывающая подсказка о местоположении внешней таблицы

• Второй способ обновления связи с внешней таблицей — это использование Диспетчера связанных таблиц (Linked Table Manager).

Чтобы воспользоваться Диспетчером  связанных таблиц:

1. Выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер связанных таблиц (Tools, Database Utilities, Linked Table Manager).
2. В появившемся диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц (Linked Table Manager), изображенном на рис. 3.38, выводится список всех присоединенных таблиц, а также полный путь и имя файла таблицы. Установите флажки слева у тех таблиц, файлы которых были перемещены. Если все присоединенные таблицы размещаются в одном внешнем MDB-файле, нужно выбрать сразу все таблицы, для чего нажмите кнопку Выделить все (Select All). Когда все флажки будут установлены, нажмите кнопку ОК.
3. Появится диалоговое окно Выбор нового расположения (Select New Location of), изображенное на рис. 3.39. Откройте папку, в которую перемещен файл таблиц, и выделите его. Нажмите кнопкуОткрыть (Open). Если связь будет успешно обновлена, то Access 2002 выведет окно с соответствующим сообщением.
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно сообщения, а затем кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть окно Диспетчера связанных таблиц.

Рис. 3.38. Диалоговое окно Диспетчер связанных таблиц

Рис. 3.39. Диалоговое окно Преобразовать в базу данных

Диспетчер связанных таблиц можно использовать не только в том  случае, когда файл был перемещен  или переименован, но и тогда, когда  была изменена структура внешней  таблицы. После этого связь должна быть обязательно обновлена. В этом случае диалоговое окно Выбор нового расположения (Select New Location of) открываться не будет. Чтобы оно открывалось всегда, в диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц (Linked Table Manager) можно установить флажокВсегда выдавать запрос нового местонахождения (Always Prompt for New Location).

Экспорт данных в  другие форматы

СУБД Access 2002 предоставляет  еще более широкие возможности  для экспорта данных, чем предыдущие версии. Экспорт из таблиц базы данных может осуществляться в любой  из форматов, для которых поддерживается операция импорта данных, в том  числе в текстовые файлы, электронные  таблицы, документы HTML и XML и составные  документы Microsoft Word. Экспортировать данные Access можно не только из таблицы, но и из запроса. Можно экспортировать не только данные, но и объекты Access — формы, отчеты. В данном разделе мы рассмотрим возможность экспорта именно данных из таблиц Access. Об экспорте других объектов мы будем говорить в разделах, посвященных этим объектам.

 

Экспорт в электронную  таблицу или файлы dBASE, Paradox

Для экспорта данных в электронную  таблицу Microsoft Excel или Lotus 1-2-3, а также  в файлы базы данных dBASE или Paradox можно  использовать следующую процедуру:

1. Откройте базу данных Access, из которой нужно экспортировать таблицу. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
2. Раскройте список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и выберите в этом списке экспортируемый объект.
3. Выберите команду меню Файл, Экспорт (File, Export) или команду Экспорт (Export) из контекстного меню. Появится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Tableto), изображенное на рис. 3.40.
4. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Type) этого диалогового окна выберите тип файла, в который вы хотите экспортировать таблицу Access. Найдите папку, в которую нужно сохранить экспортируемый файл, в текстовом поле Имя файла (File Name) укажите имя файла и нажмите кнопкуСохранить (Save all).

Если процедура экспорта закончится успешно, Access создаст новый  файл, с которым вы сможете работать с помощью электронной таблицы  или соответствующей СУБД.

Замечание

СУБД Paradox и dBASE не позволяют  иметь такие длинные имена  полей, как Access, поэтому в процессе импорта длинные имена полей  усекаются. Это в некоторых случаях  может привести к ошибке, т. к. в  результате усечения имена полей  могут оказаться дублирующимися. Поэтому перед экспортом лучше  создать временную таблицу, в  которой изменить имена полей  так, чтобы они удовлетворяли  требованиям соответствующей СУБД, и затем выполнить экспорт  именно из временной таблицы. Для  экспорта данных в формат Paradox 8.0 или dBASE 7 необходимо иметь на компьютере Borland Database Engine (BDE) версии 4.x или выше.