Использование внешних данных

Использование внешних данных

При работе с любым приложением  обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат.

Access 2002 позволяет решить  эту проблему стандартным способом  — путемимпортасуществующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access 2002 может такжеэкспортироватьданные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные.

Однако Access является в этом смысле уникальной системой, т. к. она  имеет еще один способ использования  данных, которые хранятся в других форматах. Система позволяет присоединять таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access и работать с  ними в исходном формате. После создания связи базы данных с внешней таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т. е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access. При этом другие пользователи могут использовать файл таблицы  в своих приложениях.

Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно  с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными  книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML.

Для этого используются либо встроенные драйверы ISAM(Index-Sequential Access Method— Индексно-последовательный метод доступа),либо драйверы ODBC(Open Database Connectivity — Открытый доступ к данным),либо поставщики данных OLE DB.

Все встроенные драйверы устанавливаются  автоматически в процессе инсталляции Access 2002. Из драйверов ODBC в комплект поставки Microsoft Access входят три драйвера— Microsoft SQL Server ODBC driver (Sqlsrv32.dll), FoxPro ODBC driver (vfpodbc.dll) и Oracle ODBC driver (msorcl32.dll). Кроме того, устанавливаются еще четыре провайдера OLE DB (Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider, Microsoft OLE DB Provider for SQL Server, OLE DB Provider for ODBC Drivers, OLE DB Provider for Oracle).

Взаимодействие с внешними данными через интерфейсы OLE DB и ODBC будет подробно рассматриваться  вгл. 17на примере взаимодействия с Microsoft SQL Server. Использование данных из остальных источников мы рассмотрим в этой главе.

• Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания
• Использование баз данных других форматов
• Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов
• Импорт и присоединение электронных таблиц
• Импорт данных из Web-узлов, HTML- и XML-документов, папок и адресных книг Exchange
• Экспорт данных в другие форматы
• Использование буфера обмена Windows для импорта и экспорта данных

 

Форматы данных, доступные  для импорта, экспорта и связывания

Типы файлов, данные из которых  могут быть импортированы в базу данных Access или которые могут  быть связаны с базой данных Access, представлены в табл. 3.1. Вы можете увидеть  их, если в меню Файл (File) выберете команду Внешние данные, Импорт (Get External Data, Import), а затем щелкнете мышкой по расширению поля Типы файлов (Files of type) в диалоговом окне Импорт (Import). Форматы, в которые можно экспортировать данные из базы данных Access, приводятся в табл. 3.2. Их можно увидеть, если в меню Файл (File) выбрать команду Экспорт (Exort) и затем щелкнуть кнопкой мыши по расширению поля Типы файлов (Files of type). В обоих случаях первая строчка содержит шаблоны файлов баз данных и проектов самой Microsoft Access, остальные приведены в таблицах.

Типы файлов	Расширения	Описание
dBASE III,IV,V	dbf	Файлы баз данных различных  версий СУБД dBASE
Microsoft Excel	xls	Файлы электронных таблиц Microsoft Excel
Exchange		Файлы адресных книг и папок Microsoft Exchange
HTML Documents (Документы HTML)	html; htm	Документы в формате HTML
Lotus 1-2-3/DOS		Файлы электронных таблиц Lotus 1 -2-3
Outlook		Файлы адресных книг и папок Microsoft Outlook
Paradox	db	Файлы баз данных СУБД Paradox
Text Files (Текстовые файлы)	txt; csv; tab; asc	Текстовые файлы различных  кодовых страниц (Windows-1 281, ASCII и др.)
Документы XML (XML Documents)	xml; xsd	Документы в формате XML
ODBC Databases (Источники данных ODBC)		Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 и 6.x (только импорт), таблицы SQL Server и других баз данных, для которых установлены драйверы ODBC

Таблица 3.1. Типы файлов, импортируемых в Access 2002

По умолчанию встроенные драйверы ISAM используются для доступа  к файлам следующих типов: другим базам данных и проектам Access, dBASE, Paradox, электронным таблицам Microsoft Excel и Lotus 1-2-3, адресным книгам и папкам Microsoft Exchange и Outlook, текстовым файлам и документам HTML и XML. И хотя для этого могут  быть использованы и соответствующие  драйверы ODBC, рекомендуется применять  именно встроенные драйверы.

Для доступа к другим базам  данных используются драйверы ODBC. Вы сможете  импортировать данные из любого источника ODBC, который имеет драйвер, удовлетворяющий  спецификации ODBC уровня 1.

Типы файлов	Расширения	Описание
dBASE III,IV,V	dbf	Файлы баз данных различных  версий СУБД dBASE
Microsoft Excel	xls	Файлы электронных таблиц разных версий Microsoft Excel
HTML Documents (Документы HTML)	html; htm	Документы в формате HTML
Lotus 1-2-3		Файлы электронных таблиц Lotus 1 -2-3
Paradox	db	Файлы баз данных СУБД Paradox
Text Files (Текстовые файлы)	txt; csv; tab; asc	Текстовые файлы различных  кодовых страниц (Windows-1 281, ASCII и др.)
Microsoft Active Server Pages	asp	Web-страницы в формате  ASP
Microsoft US 1-2	htx; idc	Web-страницы в формате  HTX/IDC
Rich Text Format	rtf	Текстовый файл универсального формата "RTF (сохраняющий стили  и разметку), который пригоден для  импорта в Microsoft Word любых версий
Microsoft Word Merge	txt	Файл данных для использования  в документах слияния Microsoft Word
Документы XML (XML Documents)	xml	Документы в формате XML
ODBC Databases (Базы данных ODBC)		Visual FoxPro 3.0, 5.0 и 6.x, таблицы  SQL Server и других баз данных, для  которых установлены драйверы ODBC

Использование баз  данных других форматов

Системы управления реляционными базами данных различных  производителей работают с файлами  баз данных определенного формата. Многие из них используют специальные  индексные файлы для ускорения  поиска и сортировки данных в таблицах (см. разд."Создание и использование индексов"гл. 2).

Access 2002 позволяет  работать не только непосредственно  с таблицами баз данных других  форматов, но и с индексными  файлами этих таблиц.

В этом разделе будут  описаны форматы баз данных, которые  можно импортировать (присоединять) в Access 2002, особенности работы с таблицами  баз данных других форматов, а также  использование индексных файлов, преобразование типов данных и типичные ошибки, возникающие при импорте  таблиц.

Форматы баз данных

В большинстве настольных СУБД каждая таблица базы данных хранится в отдельном файле, который содержит и служебную информацию и данные в соответствующем формате. К  служебной относится информация, описывающая структуру файла, например имена и типы данных полей таблицы, число записей в файле, длина  файла и т. д.

В отличие от других СУБД, Microsoft Access хранит все объекты (кроме  страниц доступа к данным) в  одном файле с расширением mdb. Кроме того, MDB-файл включает набор  системных таблиц, которые содержат всю необходимую информацию об объектах базы данных, в том числе информацию о расположении и параметрах присоединенных таблиц других форматов. По умолчанию  системные таблицы не выводятся  в окне базы данных Access 2002. Чтобы  получить доступ к этим таблицам, необходимо изменить один из параметров Access. Для  этого нужно выбрать команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскрыть вкладку Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) и в группе Отображать (Show) установить флажок Системные объекты (System Objects). Системные таблицы Access имеют доступ только на чтение, поэтому они не могут модифицироваться пользователем.

Ниже описаны форматы  файлов баз данных, которые могут  быть присоединены или импортированы Access 2002.

• Таблицы предыдущей версии Access 2000 (MDB) обрабатываются совершенно аналогично таблицам Access 2002. Они не требуют от пользователя специальных усилий по импорту и открываются так же, как таблицы Access 2002. Отличие будет состоять только в том, что после названия открытого файла в заголовке окна базы данных в скобках появится надпись: Формат Access 2000 (Access 2000 format file).
• Таблицы dBASE III, III+, IV, 5 и 7 (DBF), файлы полей типа MEMO (DBT), индексные файлы dBASE III (NDX) и индексные файлы dBASE IV (MDX).

Замечание

Драйверы ISAM, входящие в стандартную поставку Microsoft Office в составе компонента Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 и выше, обеспечивают доступ к файлам формата DBF только на чтение. Чтобы иметь доступ на чтение и  запись, требуется установить Borland Database Engine (BDE) 4.x или выше. Существуют также  драйверы от фирмы Microsoft, которые обеспечивают доступ на чтение и запись и не требуют установки BDE, но для этого необходимо обратиться в службу Microsoft Technical Support.

Формат файлов таблиц и  индексов dBASE III и dBASE IV является стандартным  для систем управления базами данных, работающих на персональных компьютерах. Система управления базами данных Access 2002 позволяет присоединять индексные  файлы форматов NDX и MDX. При изменении  присоединенной проиндексиро-ванной таблицы dBASE Access автоматически обновляет  индексные файлы.

Замечание

Наличие индексных  файлов NDX (dBASE III), MDX (dBASE IV) необязательно. Тем не менее, если эти файлы доступны, лучше их использовать. В противном  случае при изменении присоединенной таблицы dBASE эти изменения не отражаются в индексном файле, что может  вызвать ошибки при попытке использования  проиндексированных таблиц, измененных в Access, в приложениях dBASE.

Если импортируемый  файл dBASE содержит поля типа MEMO, то необходимо, чтобы файлы с данными этих полей (DBT) были доступны, т. е. они должны находиться в той же папке, что  и сама таблица. Если Access 2002 не удается  найти файл DBT, то присоединение или  импорт данных из такой таблицы вызовет  ошибку. При экспорте данных из таблицы Access 2002, содержащей поле типа MEMO, в таблицу  формата dBASE автоматически создается  файл DBT и ему присваивается то же имя, что и файлу таблицы.

• Табличные (DB) и индексные (РХ) файлы Paradox 3.x, 4.x и 5.0.

Access 2002 позволяет присоединять  табличные и индексные файлы  Paradox 3.x и 4.x для MS-DOS, а также Paradox для Windows 5.0 и 8.0. При обновлении данных в таблице Paradox из Access индексный файл должен быть доступен наряду с файлом таблицы. В процессе присоединения таблицы Access 2002 автоматически присоединяет и индексный файл (если он существует).

Все дополнительные файлы, используемые при импорте или присоединении  таблиц баз данных, должны быть размещены  в одной папке с таблицей. Стоит  также заметить, что большинство  приложений, работающих с файлами  таблиц и индексов, ис-

пользуют для этих файлов стандартные расширения, приведенные  выше, хотя это и не является обязательным. Поэтому определение конкретного  формата файла таблицы базы данных иногда может оказаться нетривиальным.

Присоединение и импорт внешних  таблиц

Прежде чем перейти  к вопросам, связанным с импортом и присоединением таблиц, нужно понять разницу между этими возможностями Access 2002.

При импорте таблицы из другой базы данных в рассматриваемом  файле MDB создается новая таблица Access, которая имеет ту же структуру (состав и типы полей), что и исходная таблица, и содержит все данные исходной таблицы. После этого вы уже работаете  с новой таблицей в формате Access, которая не зависит от исходной таблицы.

Когда вы присоединяете внешнюю  таблицу, вы просто получаете доступ к таблице другого приложения, можете использовать данные из этой таблицы, но при этом она остается в старом приложении, в Access хранится только информация о связи. Оба приложения (то, в  котором эта таблица была создана, и приложение Access) могут работать с этой таблицей одновременно. Однако для того, чтобы данные в присоединенной таблице можно было не только просматривать, но и изменять, эта таблица обязательно  должна иметь ключевое поле. Обычно ключевое поле определяется в процессе присоединения таблицы.

С присоединенной к базе данных Access 2002 внешней таблицей можно работать точно так же, как если бы она  содержалась в этой базе. Единственным ограничением является то, что невозможно изменить структуру присоединенной таблицы (имена полей, типы данных и  т. д.). Однако название таблицы можно  изменить (при этом имя файла внешней  таблицы не изменяется, изменяется только название (псевдоним) таблицы  в базе данных Access), например, сделать  его более понятным, т. к. ограничения  на имя таблиц в Access менее жесткие, чем в других СУБД.

Кроме того, в присоединенной таблице можно в режиме Конструктора изменять ряд свойств полей (формат, надпись, маску ввода, число десятичных знаков), которые влияют только на то, как эта таблица будет отображаться в Access. При этом в "родном" приложении свойства полей не меняются.

Замечание

В первых версиях Access для операции присоединения внешней  таблицы применялся термин присоединение (attachment) . В последних версиях введен термин связывание (linking). Таким образом, внешние таблицы теперь становятся связанными. Мы используем в этой книге  старый термин присоединение и, соответственно, присоединенные таблицы, чтобы не путать со связанными таблицами в одной  базе данных, которые содержат связанные  данные.

Присоединение внешних таблиц к базе данных Access 2002 бывает выгодным в следующих случаях:

• с таблицей работатют совместно несколько пользователей;
• невозможен отказ от применения другой СУБД для модификации данных;
• таблица хранится на другой машине (например, на сервере локальной сети) и содержит очень большой объем информации.

Использование импорта внешних  таблиц в базе данных Access 2002 оправдано  в следующих случаях:

• если при разработке приложений необходимо снять ограничения на изменение свойств внешних таблиц;
• отсутствует непосредственный доступ к файлу таблицы;
• необходимо переопределить ключевые поля таблиц Paradox. Такая ситуация может возникнуть в случае, если структура одной или нескольких таблиц серьезно противоречит правилам нормализации;
• в таблицу предполагается вводить повторяющиеся данные, а первичный ключ внешней таблицы этого не допускает.

При разработке приложения, которое должно работать с присоединенными  таблицами, можно временно импортировать  таблицу в базу данных, а затем  на заключительной стадии разработки перейти к использованию присоединенной таблицы. При этом, чтобы исключить  проблемы на этапе перехода от работы с импортированной таблицей на работу с присоединенной, не изменяйте имена  и типы данных полей импортированной  таблицы. В противном случае может  потребоваться произвести множество  изменений в запросах, формах, отчетах, макросах и модулях VBA. Если разрабатываемое  приложение будет использовать таблицы Paradox, то не изменяйте и поля, образующие первичный ключ. Если же предполагается использовать таблицы dBASE, необходимо убедиться в том, что применяемые  индексы соответствуют индексным  файлам (NDX и MDX) таблицы dBASE.