Автор: Пользователь скрыл имя, 26 Марта 2012 в 19:21, реферат
Однако Access является в этом смысле уникальной системой, т. к. она имеет еще один способ использования данных, которые хранятся в других форматах. Система позволяет присоединять таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access и работать с ними в исходном формате. После создания связи базы данных с внешней таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т. е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access. При этом другие пользователи могут использовать файл таблицы в своих приложениях.
Использование внешних данных
При работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат.
Access 2002 позволяет решить
эту проблему стандартным
Однако Access является в этом смысле уникальной системой, т. к. она имеет еще один способ использования данных, которые хранятся в других форматах. Система позволяет присоединять таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access и работать с ними в исходном формате. После создания связи базы данных с внешней таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т. е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access. При этом другие пользователи могут использовать файл таблицы в своих приложениях.
Помимо файлов баз данных,
Access может работать непосредственно
с файлами электронных таблиц,
текстовыми файлами, документами HTML, адресными
книгами или импортировать
Для этого используются либо встроенные драйверы ISAM(Index-Sequential Access Method— Индексно-последовательный метод доступа),либо драйверы ODBC(Open Database Connectivity — Открытый доступ к данным),либо поставщики данных OLE DB.
Все встроенные драйверы устанавливаются автоматически в процессе инсталляции Access 2002. Из драйверов ODBC в комплект поставки Microsoft Access входят три драйвера— Microsoft SQL Server ODBC driver (Sqlsrv32.dll), FoxPro ODBC driver (vfpodbc.dll) и Oracle ODBC driver (msorcl32.dll). Кроме того, устанавливаются еще четыре провайдера OLE DB (Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider, Microsoft OLE DB Provider for SQL Server, OLE DB Provider for ODBC Drivers, OLE DB Provider for Oracle).
Взаимодействие с внешними данными через интерфейсы OLE DB и ODBC будет подробно рассматриваться вгл. 17на примере взаимодействия с Microsoft SQL Server. Использование данных из остальных источников мы рассмотрим в этой главе.
Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания
Типы файлов, данные из которых могут быть импортированы в базу данных Access или которые могут быть связаны с базой данных Access, представлены в табл. 3.1. Вы можете увидеть их, если в меню Файл (File) выберете команду Внешние данные, Импорт (Get External Data, Import), а затем щелкнете мышкой по расширению поля Типы файлов (Files of type) в диалоговом окне Импорт (Import). Форматы, в которые можно экспортировать данные из базы данных Access, приводятся в табл. 3.2. Их можно увидеть, если в меню Файл (File) выбрать команду Экспорт (Exort) и затем щелкнуть кнопкой мыши по расширению поля Типы файлов (Files of type). В обоих случаях первая строчка содержит шаблоны файлов баз данных и проектов самой Microsoft Access, остальные приведены в таблицах.
Типы файлов |
Расширения |
Описание |
dBASE III,IV,V |
dbf |
Файлы баз данных различных версий СУБД dBASE |
Microsoft Excel |
xls |
Файлы электронных таблиц Microsoft Excel |
Exchange |
Файлы адресных книг и папок Microsoft Exchange | |
HTML Documents (Документы HTML) |
html; htm |
Документы в формате HTML |
Lotus 1-2-3/DOS |
Файлы электронных таблиц Lotus 1 -2-3 | |
Outlook |
Файлы адресных книг и папок Microsoft Outlook | |
Paradox |
db |
Файлы баз данных СУБД Paradox |
Text Files (Текстовые файлы) |
txt; csv; tab; asc |
Текстовые файлы различных кодовых страниц (Windows-1 281, ASCII и др.) |
Документы XML (XML Documents) |
xml; xsd |
Документы в формате XML |
ODBC Databases (Источники данных ODBC) |
Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 и 6.x (только импорт), таблицы SQL Server и других баз данных, для которых установлены драйверы ODBC |
Таблица 3.1. Типы файлов, импортируемых в Access 2002
По умолчанию встроенные драйверы ISAM используются для доступа к файлам следующих типов: другим базам данных и проектам Access, dBASE, Paradox, электронным таблицам Microsoft Excel и Lotus 1-2-3, адресным книгам и папкам Microsoft Exchange и Outlook, текстовым файлам и документам HTML и XML. И хотя для этого могут быть использованы и соответствующие драйверы ODBC, рекомендуется применять именно встроенные драйверы.
Для доступа к другим базам данных используются драйверы ODBC. Вы сможете импортировать данные из любого источника ODBC, который имеет драйвер, удовлетворяющий спецификации ODBC уровня 1.
Типы файлов |
Расширения |
Описание |
dBASE III,IV,V |
dbf |
Файлы баз данных различных версий СУБД dBASE |
Microsoft Excel |
xls |
Файлы электронных таблиц разных версий Microsoft Excel |
HTML Documents (Документы HTML) |
html; htm |
Документы в формате HTML |
Lotus 1-2-3 |
Файлы электронных таблиц Lotus 1 -2-3 | |
Paradox |
db |
Файлы баз данных СУБД Paradox |
Text Files (Текстовые файлы) |
txt; csv; tab; asc |
Текстовые файлы различных кодовых страниц (Windows-1 281, ASCII и др.) |
Microsoft Active Server Pages |
asp |
Web-страницы в формате ASP |
Microsoft US 1-2 |
htx; idc |
Web-страницы в формате HTX/IDC |
Rich Text Format |
rtf |
Текстовый файл универсального формата "RTF (сохраняющий стили и разметку), который пригоден для импорта в Microsoft Word любых версий |
Microsoft Word Merge |
txt |
Файл данных для использования в документах слияния Microsoft Word |
Документы XML (XML Documents) |
xml |
Документы в формате XML |
ODBC Databases (Базы данных ODBC) |
Visual FoxPro 3.0, 5.0 и 6.x, таблицы SQL Server и других баз данных, для которых установлены драйверы ODBC |
Системы управления реляционными базами данных различных производителей работают с файлами баз данных определенного формата. Многие из них используют специальные индексные файлы для ускорения поиска и сортировки данных в таблицах (см. разд."Создание и использование индексов"гл. 2).
Access 2002 позволяет
работать не только
В этом разделе будут
описаны форматы баз данных, которые
можно импортировать (присоединять)
в Access 2002, особенности работы с таблицами
баз данных других форматов, а также
использование индексных
Форматы баз данных
В большинстве настольных
СУБД каждая таблица базы данных хранится
в отдельном файле, который содержит
и служебную информацию и данные
в соответствующем формате. К
служебной относится
В отличие от других СУБД,
Microsoft Access хранит все объекты (кроме
страниц доступа к данным) в
одном файле с расширением mdb.
Кроме того, MDB-файл включает набор
системных таблиц, которые содержат
всю необходимую информацию об объектах
базы данных, в том числе информацию
о расположении и параметрах присоединенных
таблиц других форматов. По умолчанию
системные таблицы не выводятся
в окне базы данных Access 2002. Чтобы
получить доступ к этим таблицам, необходимо
изменить один из параметров Access. Для
этого нужно выбрать команду Се
Ниже описаны форматы файлов баз данных, которые могут быть присоединены или импортированы Access 2002.
Замечание
Драйверы ISAM, входящие в стандартную поставку Microsoft Office в составе компонента Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 и выше, обеспечивают доступ к файлам формата DBF только на чтение. Чтобы иметь доступ на чтение и запись, требуется установить Borland Database Engine (BDE) 4.x или выше. Существуют также драйверы от фирмы Microsoft, которые обеспечивают доступ на чтение и запись и не требуют установки BDE, но для этого необходимо обратиться в службу Microsoft Technical Support.
Формат файлов таблиц и индексов dBASE III и dBASE IV является стандартным для систем управления базами данных, работающих на персональных компьютерах. Система управления базами данных Access 2002 позволяет присоединять индексные файлы форматов NDX и MDX. При изменении присоединенной проиндексиро-ванной таблицы dBASE Access автоматически обновляет индексные файлы.
Замечание
Наличие индексных файлов NDX (dBASE III), MDX (dBASE IV) необязательно. Тем не менее, если эти файлы доступны, лучше их использовать. В противном случае при изменении присоединенной таблицы dBASE эти изменения не отражаются в индексном файле, что может вызвать ошибки при попытке использования проиндексированных таблиц, измененных в Access, в приложениях dBASE.
Если импортируемый файл dBASE содержит поля типа MEMO, то необходимо, чтобы файлы с данными этих полей (DBT) были доступны, т. е. они должны находиться в той же папке, что и сама таблица. Если Access 2002 не удается найти файл DBT, то присоединение или импорт данных из такой таблицы вызовет ошибку. При экспорте данных из таблицы Access 2002, содержащей поле типа MEMO, в таблицу формата dBASE автоматически создается файл DBT и ему присваивается то же имя, что и файлу таблицы.
Access 2002 позволяет присоединять табличные и индексные файлы Paradox 3.x и 4.x для MS-DOS, а также Paradox для Windows 5.0 и 8.0. При обновлении данных в таблице Paradox из Access индексный файл должен быть доступен наряду с файлом таблицы. В процессе присоединения таблицы Access 2002 автоматически присоединяет и индексный файл (если он существует).
Все дополнительные файлы, используемые при импорте или присоединении таблиц баз данных, должны быть размещены в одной папке с таблицей. Стоит также заметить, что большинство приложений, работающих с файлами таблиц и индексов, ис-
пользуют для этих файлов
стандартные расширения, приведенные
выше, хотя это и не является обязательным.
Поэтому определение
Присоединение и импорт внешних таблиц
Прежде чем перейти
к вопросам, связанным с импортом
и присоединением таблиц, нужно понять
разницу между этими
При импорте таблицы из другой базы данных в рассматриваемом файле MDB создается новая таблица Access, которая имеет ту же структуру (состав и типы полей), что и исходная таблица, и содержит все данные исходной таблицы. После этого вы уже работаете с новой таблицей в формате Access, которая не зависит от исходной таблицы.
Когда вы присоединяете внешнюю таблицу, вы просто получаете доступ к таблице другого приложения, можете использовать данные из этой таблицы, но при этом она остается в старом приложении, в Access хранится только информация о связи. Оба приложения (то, в котором эта таблица была создана, и приложение Access) могут работать с этой таблицей одновременно. Однако для того, чтобы данные в присоединенной таблице можно было не только просматривать, но и изменять, эта таблица обязательно должна иметь ключевое поле. Обычно ключевое поле определяется в процессе присоединения таблицы.
С присоединенной к базе данных Access 2002 внешней таблицей можно работать точно так же, как если бы она содержалась в этой базе. Единственным ограничением является то, что невозможно изменить структуру присоединенной таблицы (имена полей, типы данных и т. д.). Однако название таблицы можно изменить (при этом имя файла внешней таблицы не изменяется, изменяется только название (псевдоним) таблицы в базе данных Access), например, сделать его более понятным, т. к. ограничения на имя таблиц в Access менее жесткие, чем в других СУБД.
Кроме того, в присоединенной
таблице можно в режиме Конструктора
изменять ряд свойств полей (формат,
надпись, маску ввода, число десятичных
знаков), которые влияют только на то,
как эта таблица будет
Замечание
В первых версиях Access для операции присоединения внешней таблицы применялся термин присоединение (attachment) . В последних версиях введен термин связывание (linking). Таким образом, внешние таблицы теперь становятся связанными. Мы используем в этой книге старый термин присоединение и, соответственно, присоединенные таблицы, чтобы не путать со связанными таблицами в одной базе данных, которые содержат связанные данные.
Присоединение внешних таблиц к базе данных Access 2002 бывает выгодным в следующих случаях:
Использование импорта внешних таблиц в базе данных Access 2002 оправдано в следующих случаях:
При разработке приложения,
которое должно работать с присоединенными
таблицами, можно временно импортировать
таблицу в базу данных, а затем
на заключительной стадии разработки
перейти к использованию