Использование внешних данных

• файлы рабочих листов (XLS) Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (Excel 95), 8.0 (Excel 97), 9.0 (Excel 2000), 10.0 (Excel 2002);
• электронные таблицы Lotus 1-2-3 в форматах WKS, WK1, WK2, WRK3, WRK4.

Этих форматов вполне достаточно, потому что практически все приложения, предназначенные для работы с  электронными таблицами, позволяют  экспортировать данные в один из этих форматов.

Access 2002 позволяет создавать  таблицы в базе данных, импортируя  их из рабочего листа Excel. При  этом можно импортировать как  целый рабочий лист, так и именованный  диапазон ячеек этого листа.  Кроме того, в процессе импорта  может быть создана новая таблицы  Access, которая будет содержать  все импортируемые данные, или  же эти данные будут добавлены  к уже существующей таблице  Access. При добавлении данных в  существующую таблицу заголовки  столбцов рабочего листа Excel (во  всяком случае, для тех столбцов, которые должны импортироваться)  должны совпадать с названиями  полей этой таблицы

Импорт и присоединение  таблиц из текстовых файлов

Access 2002 позволяет импортировать  в базы данных табличные данные  из обычных текстовых файлов. Эти файлы могут быть созданы  либо одним из текстовых редакторов (например, приложением "Блокнот"  в Windows), либо путем экспорта  из другого приложения. Такая  возможность особенно удобна  в тех случаях, когда вам  необходимы данные из приложения, которое не позволяет экспортировать  данные из внутреннего представления  в форматы DBF, WKS или XLS.

Существуют два основных формата текстовых файлов, в которых  содержатся табличные данные:

• с полями фиксированной ширины — строки состоят из полей фиксированной ширины, пустые позиции при этом заполняются пробелами;
• с полями переменной ширины — со специальными символами — разделителями полей.

Для файлов с фиксированной  шириной полей начало каждого  поля определяется по его позиции  относительно начала строки. Строки имеют  одинаковую длину и разделяются  символами новой строки (обычно это  пара символов — возврат каретки  и перевод строки).

Для файлов с разделителями  полей существует несколько стандартных  вариантов разделения полей. Они  приведены в табл. 3.4.

Формат	Описание
Записи в одну строку, поля разделены запятыми	Разделителем записей  является символ новой строки. Некоторые  приложения заключают все значения полей в двойные кавычки, другие приложения ограничиваются заключением  в кавычки лишь текстовых значений, чтобы отличить их от числовых
Записи в одну строку, поля разделены знаками табуляции	Разделителем записей  является символ новой строки. Пред-полагаетря, что все значения полей текстовые, а сами поля разделены знаками  табуляции. Этот формат поддерживается большей частью текстовых процессоров
Записи в одну строку, поля разделены пробелами	Access 2002 позволяет использовать  пробел в качестве символа  разделителя полей, однако использование  такого разделителя очень неудобно  для файлов, содержащих текстовые  данные (в которые также может  входить пробел)

Создание таблицы путем  импорта из текстового файла

Процесс импорта данных, хранящихся в текстовом файле, выполняется  с помощью Мастера импорта  текстов.

1. Откройте базу данных, в которую нужно импортировать данные из текстового файла. Активизируйте окно базы данных, щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
2. Выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
3. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) диалогового окна Импорт выделите элементТекстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc) (Text Files). Откройте папку, содержащую текстовый файл, который нужно импортировать, и выделите его. Нажмите кнопку Импорт (Import). Появится первое диалоговое окно Мастера импорта текстов (рис. 3.16).
4. В этом окне вы должны выбрать один из двух основных форматов текстовых файлов. Если в текстовом файле для определения конца поля используется разделительный символ, выберите переключатель с разделителями (Delimited). Если же текстовый файл содержит записи с полями фиксированной ширины, выберите переключатель фиксированная ширина полей (Fixed Width). В нижней части диалогового окна Мастера импорта текстов выводится образец данных из файла, позволяющий визуально определить формат импортируемых данных. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу Мастера импорта текстов. Если на первом шаге мастера был выбран переключатель с разделителями, появится диалоговое окно, изображенное на рис. 3.17. Если же был выбран переключатель фиксированная ширина нолей, то на втором шаге мастера появится диалоговое окно, изображенное на рис. 3.18.

Рис. 3.16. Первое диалоговое окно Мастера импорта текстов

5. Если файл содержит разделители полей, то укажите символ разделителя на втором шаге Мастера импорта текстов. Если в импортируемом файле текстовые значения ограничены символом, отличным от двойных кавычек, то укажите ограничитель текстовых значений, выделив его в раскрывающемся спискеОграничитель текста (Text Qualifier). Если в первой строке импортируемого файла содержатся заголовки полей, установите флажок Первая строка содержит имена полей (First Row Contains Field Names). В нижней части окна вы будете видеть образец, по которому можно определить правильность сделанного вами выбора. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу Мастера импорта текстов (шаг 7).
6. При импорте текстовых файлов с фиксированной шириной полей Мастер им-поота текстов попытается автоматически разделить поля. Просмотрев образец данных, можно указать дополнительное место разделения полей (черную стрелку), а также переместить или удалить существующий разделитель. После установки ширины всех полей нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к следующему шагу мастера импорта.

Рис. 3.17. Второе диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с разделителями

Рис. 3.18. Третье диалоговое окно Мастера импорта текстов для текстовых файлов с фиксированной шириной полей

7. Чтобы создать новую таблицу и поместить в нее данные из текстового файла, выберите переключатель в новой таблице (In a New Table) (рис, 3.19). Чтобы добавить импортируемые данные к существующей таблице, выберите переключатель в существующей таблице (In an Existing Table) и имя таблицы из раскрывающегося списка. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу Мастера импорта текстов. Если был выбран переключатель в существующей таблице, то перейдите к шагу 10.

Рис. 3.19. Четвертое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Замечание

Учтите, что при  импорте данных в существующую таблицу Access 2002 просматривает поля слева  направо. Поэтому типы данных полей  импортируемого текста должны совпадать  с типами данных полей таблицы Access 2002. В противном случае импортируемые  данные могут попасть не в те поля. При этом чаще всего возникает  множество ошибок, которые фиксируются  в таблице ошибок импорта. Если у  вас нет абсолютной уверенности  в том, что формат импортируемых  данных в точности соответствует  формату таблицы базы данных Access 2002, то на данном шаге Мастера импорта  текстов лучше выбрать переключатель  в новой таблице. В дальнейшем данные можно будет добавить в  существующую таблицу при помощи запроса на добавление записей (о  создании запроса на обновление записей  см. гл. 8).

8. Пятое диалоговое окно Мастера импорта текстов изображено на рис. 3.20. Оно очень похоже на соответствующее диалоговое окно Мастера импорта электронных таблиц (см. разд. "Импорт и присоединение электронных таблиц" данной главы). В нем можно гибко настроить процедуру импорта: пропустить некоторые поля, изменить их имена или ввести названия полей, если они отсутствовали в текстовом файле, изменить типы данных, присвоенных системой по умолчанию, проиндексировать поля. После того как параметры импорта всех полей будут определены, переходите к следующему шагу мастера импорта.
9. В появившемся диалоговом окне шестого шага мастера импорта (рис. 3.21) нужно определить ключевое поле новой таблицы. Этот шаг также полностью совпадает с соответствующим шагом при импорте рабочего листа Excel.

Рис. 3.20. Пятое диалоговое окно Мастера импорта текстов

Рис. 3.21. Шестое диалоговое окно Мастера импорта текстов

10. В последнем диалоговом окне мастера необходимо определить имя таблицы, в которую будут помещены импортируемые данные. Затем нажмите кнопку Готово (Finish), чтобы завершить процесс импорта.

В результате будет создана  таблица с указанным на последнем  шаге названием. Если в процессе импорта  текстового файла Access 2002 обнаруживает ошибки, то они, как обычно, фиксируются  в таблице ошибок импорта. После  окончания импорта данных будет  выведено сообщение об успешном завершении операции.

Создание спецификаций импорта

Если нужно импортировать  несколько текстовых файлов одинакового  формата или выполнять процесс  импорта регулярно, то каждый раз  проходить по всем шагам описанной  выше процедуры будет достаточно утомительно. Чтобы облегчить этот процесс, можно создать спецификацию импорта — специальный текстовый  файл, который используется при повторном  выполнении импорта.

Чтобы создать спецификацию импорта, нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) в диалоговом окне Мастера импорта (такая кнопка появляется на каждом шаге). В появившемся диалоговом окне <имя файла> — спецификация импорта (<имя файла> Import Specification) можно изменить имена и типы полей, а также другие параметры импортируемых данных. Окно спецификации импорта для файлов с разделителями изображено на рис. 3.22, а для файлов с полями фиксированной ширины — на рис. 3.23. В табл. 3.5 приведены все параметры импорта, которые можно указать в спецификации. После того как создание спецификации импорта завершено, нажмите кнопку Сохранить как (Save As). В появившемся диалоговом окне Сохранение спецификации импорта/экспорта (Save Import/Export Specification) укажите имя спецификации и нажмите кнопку ОК.

Для того чтобы воспользоваться  сохраненной спецификацией при  очередном импорте данных, после  запуска Мастера импорта текстовых  файлов нажмите кнопку Дополнительно (Advanced), а затем в диалоговом окне Спецификация импорта (Import Specification) нажмите кнопку Спецификация (Specs), выделите нужную спецификацию и нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.22. Диалоговое окно Спецификация импорта для текстовых файлов с разделителями полей

Рис. 3.23. Диалоговое окно спецификация импорта для текстовых файлов с полями фиксированной ширины

Параметр	Описание
Формат файла (File Format)	Позволяет указать тип  импортируемого текстового файла: с  разделителями полей или с  полями фиксированной ширины. В зависимости  от выбранного формата файла изменяется набор параметров спецификации импорта
Разделитель полей (File Delimiter)	Этот раскрывающийся список используется для определения символа  разделителя полей импортируемого файла. Для файлов с фиксированной  шириной полей этот параметр не указывается
Ограничитель текста (Text Qualifier)	Для определения символа, которым отмечается начало и конец  текстовых полей, выделите соответствующий  символ в раскрывающемся списке. Для  файлов с фиксированной шириной  полей этот параметр также не указывается
Язык (Language) Кодировка (Code Page)	Эти параметры используются для выбора кодировки (ASCII или ANSI) импортируемого текстового файла
Формат даты (Data Order)	Если в импортируемом  файле для дат используется формат, отличный от европейского ДМГ (например, американский МДГ), то выберите соответствующий  формат представления дат в раскрывающемся списке
Разделители даты (Data Delimiter) Разделители  времени (Time Delimiter)	В спецификации импорта можно  указать символы, используемые в  качестве разделителей компонентов  даты и времени. Для этого просто введите их в поля разделитель  даты и разделитель времени. В  качестве разделителя компонентов  даты чаще всего используется точка, а в качестве разделителя компонентов  времени — двоеточие
Год из четырех знаков (Four Digit Years)	Этот флажок позволяет  указать, что в текстовом файле  для года используется четыре знака (например, 23.03.1999)
Дополнять даты нулями (Leading Zeros in dates)	Установите этот флажок, если в текстовом файле в датах  используются ведущие нули (например, 04.01.96)
Разделитель целой и дробной  части чисел (Decimal Simbol)	Введите символ, используемый в импортируемом файле в качестве разделителя целой и дробной  части (десятичной точки)
Описание полей (Field Information)	Вид бланка описания полей  зависит от выбранного формата файла. Для текстовых файлов с разделителями  можно указать имя поля, тип  данных, необходимость индексации поля (см. рис. 3.22). Можно также исключить (пропустить) поле при импорте. Для  файлов с фиксированной шириной  полей можно дополнительно указать  смещение относительно начала файла  и ширину каждого поля (см. рис. 3.23)

Таблица 3.5. Параметры импорта, определяемые в спецификации

Особенности импорта  текстовых файлов

Большинство текстовых  процессоров позволяют сохранить  данные документов слияния в текстовых  файлах без форматирования, которые  затем можно использовать для  импорта в таблицы Access. Например, в Word 2002 нужно просто открыть документ и сохранить его как текстовый  файл, выбрав команду Файл, Сохранить как (File, Save As).

При возможности  выбора формата текстовых файлов, предназначенных для импорта  в таблицы Access 2002, рекомендуется  использовать файлы с разделителями  полей. Недостатком файлов с фиксированной  шириной полей является, во-первых, большой объем, т. к. в них содержится много пробелов, а во-вторых, сложности  с определением позиций начала столбцов. Если же все-таки нужно использовать файл с фиксированной шириной  полей, будьте внимательны и помните, что Access анализирует только первые 20 строк текстового файла, поэтому  позиции разделения полей, определяемые автоматически, могут оказаться  неверными.

В качестве символов разделителей полей в текстовых  файлах могут использоваться самые  разнообразные символы. Access 2002 позволяет  работать со стандартными символами  разделителей (запятыми, пробелами  и символами табуляции) или указать  символ, используемый в импортируемом  файле в качестве разделителя (см. рис. 3.22). Однако нестандартные разделители  полей (в том числе и пробелы) на практике встречаются крайне редко.

Кроме того, в текстовых  файлах могут использоваться двойные  кавычки (") для .выделения текстовых  полей. При импорте данных из таких  файлов предполагается, что поля, значения которых не выделены кавычками, являются числовыми (в том случае, если они  содержат только числа). Далеко не все  приложения выделяют текстевые значения при импорте в текстовый файл. Например, Excel при экспорте данных в  текстовый файл в формате CSV (Comma Delimited) не заключает текстовые значения в кавычки (рис. 3.24).

Рис. 3.24. Текстовый файл в формате CSV открыт в приложении "Блокнот"

Замечание

С помощью приложения "Блокнот" можно быстро определить тип текстового файла, который предполагается импортировать в таблицу Access 2002. Однако приложение "Блокнот" может  работать только с файлами, размер которых  не превышает 60 Кбайт. Для просмотра  больших текстовых файлов можно  использовать редактор WordPad. Но работая  с этим редактором при просмотре  или редактировании текстовых файлов, нельзя применять форматирование и  сохранять файлы в формате DOC, т. к. в этом случае текстовый файл нельзя будет импортировать.

В текстовом файле SDF (Standard Data Format), создаваемом командой dBASE COPY ТО ИмяФайла DELIMITED, все текстовые  значения заключаются в прямые кавычки (рис. 3.25). Значения полей типа Numeric и Date в кавычки не заключаются. Этот формат текстовых файлов является стандартом для многих СУБД и широко распространен  в других приложениях.