Информационные системы управления и контроллинг

 

«Московский Государственный Технический Университет»

 

 

 

 

Реферат на тему:

 

«Информационные системы управления и контроллинг»

 

 

 

Выполнил:

Мухин Андрей Алексеевич

студент 410 – 04

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2012 год

 

В последнее время практически каждая компания пришла к выводу, что процессная ориентация является весьма важным фактором для сохранения конкурентоспособности и, в конечном счете, для обеспечения стабильного экономического успеха. Осознание такой необходимости произошло на стратегическом уровне и стимулировалось появившимся в середине 90-х годов подходом к управлению бизнес-процессами  - Business Process Management (BPM). Цель управления бизнес-процессами заключается в улучшении и оптимизации основополагающих процессов компании. В прошлом многие компании достигли оптимизации деятельности за счет использования «тейлоровского» принципа разделения труда. Однако при рассмотрении бизнес-процессов в целом, обнаруживались организационные и информационные разрывы, увеличивавшие общее время их выполнения.

Сейчас уже не возникает вопроса «Управлять или не управлять бизнес-процессами?». Сейчас возникает вопрос, - «Как наиболее эффективно управлять бизнес-процессами?» и «Какие технологии позволяют управлять бизнес – процессами наиболее эффективно?» Это показывает, что процессный подход к управлению принят уже большинством компаний. Однако, описание и автоматизация бизнес-процессов компании, не принесет ожидаемых преимуществ от процессного управления, пока не определены эффективные механизмы и средства контроля за бизнес-процессами. Из этого следует принцип - бизнес-процессы, которые не могут быть измерены, не могут быть улучшены. Уже не вызывает сомнения, что бизнес-процессы являются движущей силой успеха компании, поэтому выполнение процессов должно контролироваться и любые отклонения должны быть скорректированы своевременно с помощью встречных мер.

Но не так просто ответить на вопрос - «Насколько хорошо работают бизнес-процессы?». Причины неудовлетворительной работы, а соответственно и потенциал для будущих улучшений могут быть выявлены только с помощью комбинации ключевых показателей результативности процессов, их истории и детальных моделей процессов. В конечном итоге, цель состоит в том, чтобы использовать соответствующие инструментальные средства для непрерывного измерения, оценки качества и результативности бизнес-процессов, поддерживаемых информационными системами, на основе заранее определенных ключевых показателях результативности (KPI – Key Performance Indicators). На основе результатов, полученных в процессе управления эффективностью бизнес-процессов, компании впервые смогут определить степень эффективности проводимых ими улучшений бизнес-процессов, поддерживаемых информационными системами.

В теории процессного подхода можно выделить основной цикл управления бизнес-процессами, состоящий из трех этапов:

Этап 1 - Разработка процесса. На этом этапе происходит описание процессов, определение владельцев процессов и начальное совершенствование процессов;

Этап 2 - Выполнение процесса. Внедрение оптимизированных процессов в повседневную деятельность и их выполнение очень часто требует автоматизации процессов с использованием информационных систем разных классов;

Этап 3 - Контроль производительности и оценка процессов.  На данном этапе происходит сбор показателей результативности процессов и анализ их отклонений от запланированных значений.

У большинства компаний часто присутствуют только два этапа из цикла управления процессами – Разработка процесса и Выполнение процесса. Это значит, что цикл управления «не замкнут», и нет полноценного контроля эффективности выполнения бизнес-процессов.

Такая ситуация  приводит к отсутствию полноценной отдачи от внедрения процессного подхода, поскольку нет контроля эффективности наших мероприятий по совершенствованию процесса. Поэтому для полноценного внедрения процессного управления необходимо внедрение контроллинга бизнес-процессов, как одного из основных этапов цикла управления бизнес-процессами.

По контроллингом бизнес-процессов понимаются следующие этапы работ:

• Определение показателей результативности и «точек контроля» в процессах;
• Мониторинг показателей результативности;
• Анализ результатов мониторинга;
• Сравнение фактических и плановых показателей  и нахождение причин отклонений.

Использование обратной связи в цикле управления бизнес-процессами дает возможность быстрой адаптации бизнес-процессов к меняющимся требованиям внешней среды, что очень важно для компании в настоящих условиях. Поэтому задача непрерывного управления бизнес-процессами – одна из наиболее существенных задач, правильное решение которой может принести компании огромную выгоду.

Все более важным становится контроллинг бизнес-процессов, выходящих за границы отдельной информационной системы или даже за границы компаний (например, в случае электронных рынков или управления цепочками поставок).

Внедрение процессного управления через автоматизацию процессов

Для внедрения разработанных бизнес-процессов необходимо «заставить» компанию работать в соответствии с логикой данных процессов, что может быть сделано двумя способами:

• Разработкой и утверждением регламентов бизнес-процессов и должностных инструкций сотрудников;
• Автоматизацией бизнес-процессов в информационных системах.

Однако только автоматизация спроектированных бизнес-процессов обеспечит наличие эффективных механизмов управления ими. В случае ее отсутствия можно легко потерять контроль над отстроенными бизнес-процессами и придти к ситуации, когда работа исполнителей начнет отклоняться от регламента.  Отследить данный момент будет невозможно, поскольку только с помощью автоматизации процессов можно гарантировать выполнение работ в соответствии с предопределенными правилами, что и является обеспечением эффективного управления бизнес-процессами. Автоматизация предполагает наличие набора «правил», которые намного сложнее нарушить, чем регламент или должностную инструкцию.

Большая часть информационных систем и технологий основывается на функциональном подходе, который заложен в их архитектуре, и подобные разработки не дают полноценных возможностей для управления бизнес - процессами. Однако важность бизнес-процессов была так очевидна на этапе внедрения ERP-систем, что их ведущие производители стали определять свои программные продукты как «процессно-ориентированные». Консалтинговые компании также подхватили эту тему и говорили о процессно-ориентированном внедрении ERP-систем. Проблема, однако, заключалась в том, что стандартные ERP-системы на самом деле не являются процессно-ориентированными. Многие проекты были начаты под флагом процессной ориентации, но очень скоро бизнес-процессы приносились в жертву быстрому решению краткосрочных задач по снижению затрат и ускорению сроков внедрения ERP-систем.  Из-за несоответствия требованиям поддержки основополагающих бизнес-процессов многие внедренные ERP-системы не принесли ожидавшегося эффекта и не оправдали инвестиций. Производители ERP-систем признали существование этой проблемы и немедленно предложили заказчикам заняться оптимизацией ERP-систем после их внедрения. Но и эти проекты не закончатся успехом, не уделять самого серьезного внимания вопросам управления бизнес-процессами.

Наиболее полно процессно-ориентированный подход реализован в решениях, базирующихся на технологии Workflow или BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами), где под термином Workflow понимается управление потоком работ и через него — бизнес-процессом. Согласно глоссарию международной организации Workflow Management Coalition (WfMC), Workflow — это автоматизация, полная или частичная, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

Сейчас многие компании интегрировали дорогостоящие ERP-системы в свой бизнес, но обычно у них отсутствует достоверная информация о том, как работают бизнес-процессы, которые были автоматизированы. Несмотря на большие инвестиции, подавляющее большинство современных внедрений ERP-систем не привело к ожидавшемуся использованию потенциальных экономических выгод из-за неадекватной поддержки основополагающих бизнес-процессов. Такая ситуация приводит к экономической необходимости управлять бизнес-процессами. Независимо от этого изменения бизнес-процессов будут сильно стимулироваться как технологическими причинами, например, модернизацией информационных систем, поддерживающих бизнес, так и причинами, находящимися в самом бизнесе. По экономическим причинам надо будет непрерывно управлять изменениями бизнес-процессов. В этом случае как мы можем быть уверены в том, что достигнут необходимый уровень эффективности бизнес-процессов при работе этих приложений?

Поэтому для эффективного управления бизнес-процессами необходимо:

• проверять, что запланированное время выполнения частей бизнес-процессов действительно соблюдается (и насколько хорошо оно соблюдается);
• определять недостатки бизнес-процессов, где наиболее вероятно появление «узких мест» и перебоев в работе;
• определять места бизнес-процессов, где существуют потенциальные возможности для экономии времени и  снижения затрат;
• проверять, действительно ли возможности бизнес-процессов точно соответствуют объему выполняемой работы;
• проверять соответствие реального уровня затрат при выполнении бизнес-процессов запланированному;
• удостоверяться, что для выполнения бизнес-процессов было запланировано нужное количество ресурсов.

Все эти задачи направлены на повышение эффективности бизнес-процессов, что требует  современных механизмов контроллинга автоматизированных процессов.

 Наиболее  эффективным является организация  контроллинга процессов с использованием  информационных технологии, что позволяет собирать в автоматическом режиме большое число ключевых показателей результативности (KPI) и использовать наиболее эффективные способы анализа. При этом возможно два подхода для организации системы контроллинга с использованием информационных систем:

• Встраивание функционала контроллинга бизнес-процессов в информационную систему управления предприятием;
• Использование специализированных  информационных систем предназначенных для контроля бизнес-процессов и их интеграция с информационными системами управления предприятием.

Решение о выборе конкретного варианта необходимо принимать из стандартного соотношения функционал-качество-стоимость. Однако необходимо заметить, что специализированные системы, и это не удивительно, имеют более совершенные механизмы контроля процессов. С помощью специализированных информационных систем становится возможным собирать различные характеристики процессов, такие как время, стоимость, качество и другие. Помимо этого собираются данные по процессам, которые могут протекать в различных классах информационных систем (ERP, CRM, SCM  и т.д.) посредством  специальных агентов - адаптеров, которые подключаются к системам и собирают необходимую  информацию по процессам.

После сбора, данные интегрируются в базе данных и впоследствии анализируются в соответствии с ключевыми показателями результативности, заложенными в системе.

Функционал специализированных систем, предназначенных для организации контроллинга бизнес-процессов, содержит следующие блоки:

• XML адаптеры (Агенты) – обеспечивают сбор и преобразование показателей из различных информационных систем;
• Process Warehouse (База данных KPI) – обеспечивает накопление значений ключевых показателей результативности;
• Frontend  (Блок анализа) – обеспечивает возможность пользователям анализировать показатели результативности и эффективность процессов;
• Report  (Отчеты) – обеспечивает создание различных аналитических отчетов по запросам пользователей.

Специализированные системы возможно использовать, в качестве надстройки, на любых системах, где автоматизированы потоки работ и выполняются транзакции. Такие системы являются открытыми инструментальными средствами, так как бизнес-процессы часто распространяются на целый ряд информационных систем и компаний. Таким образом, они поддерживают интеграцию с  очень широким спектром информационных систем, включающим:

• системы класса ERP;
• системы класса workflow;
• системы управления цепочками поставок (SCM);
• системы управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM);
• приложения собственной разработки.

Уникальность специализированных систем заключается в том, что они позволяют анализировать бизнес-процесс с цепочками процессов, простирающихся по разным информационным системам, или, иначе говоря, создавать единый взгляд на бизнес-процесс, в рамках которого используется несколько различных информационных систем.

 Каждый  сотрудник компании – потенциальный  пользователь информации об эффективности  бизнес-процессов, поэтому три основные  группы пользователей могут быть  определены в зависимости от  их положения в компании:

• сотрудники, работающие на уровне функций/операций;
• среднее звено управления;
• руководство.

Каждая из этих целевых групп имеет свои требования к сбору данных и их представлению. Руководству компании, прежде всего, интересны обобщенные данные по процессам и уведомления о значительных отклонениях. Рядовым сотрудникам компании необходима более подробная информация о достижении плановых показателей результативности при выполнении бизнес-процессов. Подтверждение достижения или не достижения плановых значений облегчает для таких сотрудников оценку выполняемых ими процедур и их перенастройку по мере необходимости.

Для менеджеров подразделений и владельцев бизнес-процессов компании очень важно создать четкие и измеряемые показатели результативности и поддерживать непрерывный мониторинг актуальных бизнес-процессов в части времени выполнения операций, времени выполнения и качества всего бизнес-процесса в целом, а также проведения возможных улучшений. Здесь важно провести сравнение фактических данных с запланированными параметрами и с данными предшествующего периода.