Информационное обеспечение

Совокупность всех документов, циркулирующих  в системе управления, представляет собой систему документации.

От правильной и тщательно разработанной  системы документации во многом зависят  сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных  ошибок и повышение надежности системы в целом. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации. 

2. Внутримашинное информационное обеспечение  

Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. 

Внутримашинное информационное обеспечение  связано с хранением, поиском  и обработкой информации и состоит  из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов, либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т. е. конкретную предметную область.

Внутримашинное информационное обеспечение  предназначено для быстрого и  удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

Заключение

Информационное обеспечение управления должно позволять вводить, обрабатывать, хранить, получать необходимую информацию в зависимости от конкретно принимаемого управленческого решения. При этом, естественно, необходим тщательный отбор из всей информационной совокупности только тех сведений, которые в нужный момент и в нужном объеме требуются для более эффективного управления и нуждаются в постоянном совершенствовании всей системы информационного обеспечения на основе современных информационных технологий, включающих прежде всего заданную последовательность операции анализа, сбора, ввода, передачи, хранения, упорядочения, поиска, обработки, преобразования и распределения информации, производимых в автоматизированной информационной системе на основе использования потенциала и ресурсов программно-аппаратных средств вычислительной техники, хранения и выдачи информации.

Справедливости ради надо констатировать, что на сегодня в субъектах Федерации объективная потребность в актуальной, целевой и достоверной информации, к сожалению, далека от должного удовлетворения. На уровне муниципального управления весьма недостаточен уровень компьютеризации местных органов, использующих нередко недостаточно высокую технологию, устаревшие методы и навыки работы с информацией.

Немаловажной проблемой в государственном  и муниципальном управлении является обеспечение полноты, достоверности  и качества поступающей с мест информации. Низкое качество, прежде всего учетно-регистрационной работы на местном муниципальном уровне отражается на полноте, достоверности и своевременности подготовки, необходимой для управленческой деятельности информации.

Под информационным обеспечением следует  понимать определенную (целенаправленную) деятельность по разработке, организации функционирования и совершенствованию информационных систем, направленную на организацию обеспечения субъекта совокупностью сведений в виде систематизированной информации, необходимой ему как субъекту управления для осуществления возложенных на него задач и функций управления.

Вопросы информационного обеспечения  государственного и муниципального управления занимают особое место в  системе управления, поскольку любое  поспешное или неверное управленческое решение, принимаемое при недостатке информации, особенно в нештатных, экстремальных ситуациях, может привести к нежелательным последствиям.

Информационное обеспечение государственного и муниципального управления должно зиждется на основе прежде всего стратегической государственной политики, отражающей общенациональные интересы страны, обеспечивающей ее развитие и международную безопасность.

Эффективность управленческой информации является основополагающим показателем  как информационных качеств управленческих решений, так и качества информационного обеспечения государственного и муниципального управления в целом.