Автоматизация учета организационных документов на нефтепромысловом предприятии

    В СУБД MS Access процесс создания реляционной БД включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в БД.

    Таким образом, осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования БД с этапом ее создания с помощью СУБД. В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в БД подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

    Ниже  приведено описание всех объектов MS Access.

    Таблицы (рис. 7) создаются пользователем для хранения данных об одной сущности в одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре информационного объекта. Таблицы перечисленных источников можно использовать, организуя связь с ними в БД MS Access. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре информационного объекта.

    

    Рисунок 7. - Объект программы MS Access (таблица)

    Запросы (рис. 8)- запросы на выборку служат для выбора нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица. В запросе можно указать, какие поля выбранных таблиц требуется отобрать, как на их основе сформировать записи и отобрать нужные. Таблица запроса может быть использована наряду с другими таблицами базы при обработке данных. Запрос может формироваться с помощью конструктора запросов. Запросы действия позволяют обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы, а также создавать новые таблицы на основе существующих.

    

    Рисунок 8. - Объект программы MS Access (запрос)

    Формы (рис. 9) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, соответствующем привычному для пользователя документу. Кнопочные формы могут использоваться для создания панелей управления в приложении. В формы могут вставляться рисунки, диаграммы, звуковые фрагменты, видео. Форма может включать подчиненные формы. В форму могут входить процедуры обработки событий, которые позволяют управлять процессом ввода, просмотра и корректировки данных. Такие процедуры хранятся в модуле формы. Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя.

    

    Рисунок 9. - Объект программы MS Access (Форма)

    Отчет (рис. 10)- объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Также отчеты предназначены для формирования выходных документов любых форматов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Как и формы, отчеты могут включать процедуры обработки событий. Использование графических объектов позволяет дополнять данные отчета иллюстрациями.

    

    Рисунок 10. - Объект программы MS Access (Отчёт)

    Страница (рис. 11) - используется для доступа к данным текущей БД MS Access. Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web - страницами, которые поддерживают динамическую связь с БД и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера. Страницы это средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступ к данным через интернет-браузер.

    

    Рисунок 11. - Объект программы MS Access (Страница)

    Макрос (рис. 12)- объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить MS Access в ответ на определенное событие. Макросы являются программами, состоящими из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или в его элементе управления. Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

    

    Рисунок 12. - Объект программы MS Access (Макрос)

    Модули (рис. 13) содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications. Могут создаваться процедуры-подпрограммы, процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, которое имеет собственный графический интерфейс пользователя, позволяющий запросить выполнение всех функций приложения.

    

    Рисунок 13. - Объект программы MS Access (Модуль)

 

     1.2. Практическая  часть 

    Перед тем как преступить к созданию БД в СУБД MS Access нужно определиться со структурой. БД «Нефтепромысловые объекты», включает в себя 3 таблицы:

    1.Сведенья  из акта (рис. 14): Номер объекта, балансосодержатель, наименование объекта, инвентарный №, ШАУ, адрес, руководитель объекта.

    

    Рисунок 14. - Таблица «Сведения из  акта»

    2. Сведенья о руководстве объекта (рис. 15): руководство объекта, должность, паспортые данные, рабочий телефон, домашний телефон, место проживания, нарекания.

    

    Рисунок 15. - Таблица «Сведения о руководстве объекта»

    3. Информация об объектах (рис. 16): Наименование объекта; срок эксплуатации; дата запуска; количество добываемого сырья в год; стоимость объекта; Дата Тех. Осмотра; Инспектор по Т.О.; Количество обслуживаещего персонала.

    

    Рисунок 16. - Таблица «Информация об объектах»

    Рассмотри подробно создание первой таблицы под названием «Сведения из акта». При создании этой таблицы в столбец «Имя поля» были введены следующие наименования номер объекта, балансосодержатель, наименование объекта, инвентарный №, ШАУ, адрес, руководитель объекта. Каждому полю установлен соответствующий тип (рис. 17).

    

    Рисунок 17. - Режим конструктора таблицы «Сведения из акта»

    После этого в макет таблицы заносим  данные.

    Все последующие таблицы созданы в режиме конструктора, аналогично первой таблице.

    Помимо  таблиц созданы запросы, формы и отчёты для автоматизации работы.

    1) Запрос на выборку который будет выводить руководителей объекта по введенной должности.

    2) Запрос на выборку, который выводит ФИО и Нарекания  которые были у содрудников находящихся в должности заместителей.

    3) Параметрический запрос, который будет выводить всю информацию о запрошенном объекте.

    4) Отчёты по всем таблицам.

    5) Главная кнопочная форма для  таблицы «Сведенья из акта» .

    Далее на основе таблиц создадим запросы, отчеты и главную кнопочную форму.

    Запрос  №1 создан с помощью конструктора. В окно конструктора добавляем необходимые таблицы: «Сведения о руководстве объекта» и «Сведения из акта», далее необходимые поля и в строке «Условие отбора» прописываем необходимое условие (рис 18).

    

    Рисунок 18. - Конструктор запросов

    Далее окно конструктора закрывается, в появившемся окне «Сохранение запроса» вводим имя запроса и нажимаем ОК (рис. 19).

    

    Рисунок 19. - Запрос №1

    Таким же способом создаётся запрос №2 (рис. 20).

    

    Рисунок 20. - Запрос №2

    Далее создаём параметрический запрос (рис. 21), который будет выводить всю информацию о запрошенном объекте.

    Этот  запрос выполняется в таблице «Сведения из акта», и создаётся как обычный запрос только в поле условие отбора устанавливаются квадратные скобки и в них прописывается текст [ИНФОРМАЦИЯ]. Далее запрос сохраняется.

    

    Рисунок 21. - Параметрический  запрос «Запрашиваемые объекты» MS Access.

    Для более удобной работы в БД MS Access использует отчёты. Сейчас создадим отчёт по всем таблицам БД «Нефтепромысловые объекты». В отчёте невозможно уместить все данные из имеющихся таблиц, поэтому необходимо выбрать определённые поля. В отчёт по таблицам, представленным в БД, будут входить следующие показатели: Балансодержатель, Наименование объекта, Инвентарный №, Руководитель объекта, Должность и Стоимость объекта.

    Для создания отчета переходим на вкладку отчет и выбираем пункт создание отчёта с помощью мастера.

    В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные таблицы и поля, которые будут представлены ниже, для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором перенося её в соседний столбец (рис. 22).

    

    Рисунок 22. - Создание отчёта в MS Access

    На  следующем этапе создания отчёта добавляем уровни группировки (рис. 23).

    

Рисунок 23. Уровни группировки отчёта в MS Access

    Далее выбираем порядок сортировки по полю «Инвентарный №» (рис. 24).

    

    Рисунок 24. - Порядок сортировки отчёта в MS Access

    На  этом этапе выбираем вид макета для отчёта, в данном случае подойдёт макет «В столбец» и ориентация «книжная» (рис. 25).

    

    Рисунок 25. - Вид макета для отчёта в MS Access

    После выбираем стиль, нашему отчёту подойдёт деловой (рис. 26).

    

    Рисунок 26. - Стиль отчёта в MS Access

    На  завершающем этапе создания отчёта вводим название отчёта и открываем  получившийся объект MS Access (рис. 27).

    

    Рисунок 27. - Объект MS Access (общий отчёт)

    Далее создадим главную кнопочную форму. Главная кнопочная форма создается с целью навигации по БД, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

     Для создания главной кнопочной формы (в дальнейшем ГКФ) и ее элементов необходимо открыть базу данных, «Нефтепромысловые объекты» и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм», в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница ГКФ, которую назовём «Нефтепромысловые объекты» (рис. 28).

     

    Рисунок 28. - Страница главной кнопочной формы

    Далее создаём еще три страницы кнопочной формы: формы ввода данных, общий отчёт и запросы. Для этого следует нажать на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Информация о БД» и нажать на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Информация о БД». Аналогичным создаются еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм» (рис. 29).

    

    Рисунок 29. - Основные элементы ГКФ в MS Access

    После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Нефтепромысловые объекты» и нажимаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы» (рис. 30).